ده دروغ رایج در مدیریت پروژه – قسمت دوم
در ادامه یادداشت پیشین به تعدادی دیگر از دروغ‌های رایج در مدیریت پروژه و گزارش وضعیت پروژه، می‌پردازیم.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
۴- شرایط و انتظارات پروژه تأیید شده است.
دلیل اینکه بسیاری از پروژه‌ها شکست می‌خورند چیست؟ زیرا اعضای تیم پروژه و ذینفعان از انتظارات پروژه و چگونگی تحقق اهداف آن آگاهی ندارند، در نتیجه عدم اطلاع و آگاهی ایشان موجب هدر رفت بسیاری از تلاش‌ها و منابع می‌شود.
بنابراین لازم است مشخص کنید که چه کسی واقعاً اهداف پروژه را می‌فهمد، چه چیزی انتظار می‌رود و چگونه می‌توان به اهداف دست یافت. سپس اعضای تیم را وادار کنید تا به سرعت نیازهای پروژه را تجزیه و تحلیل کنند. اگر ابهامی وجود داشت و یا تضادی ایجاد شد، ذینفعان پروژه را فراخوانده و از آنها بخواهید تا انتظاراتشان را بگویند. این رویه هرگز اتلاف وقت نخواهد بود، بلکه خواهید دید:
- تفسیر نیازها نادرست بوده است
- نیازها تغییر کرده‌اند
- نیازهایی وجود دارد که شما از آنها آگاهی نداشته‌اید
بله، ممکن است که اعضای پروژه شرایط پروژه را تائید کرده باشند، اما آنها واقعاً چه چیزی را تأیید کردند؟ در جلسه بررسی افراد درست حضور نداشتند. آنها نگران این پروژه نبودند. مهم‌ترین نگرانی آنها این بود که هر چه زودتر از اتاق جلسات خارج شوند و هرچه سخنران گفت یا هر چیزی هم که تصمیم گرفته شد تائید کنند تا سریع‌تر جلسه تمام شده و به تایم ناهار برسند.بدانید که نیازهای کسب و کار از اهداف پروژه است و به مرور زمان و طی جلسات کامل می‌شوند. شما به یک درک و دیدگاه مشترک از همه ذینفعان نیاز دارید.
-
آنچه که در ابتدا گفته شده است:
“انتظارات پروژه در قالب یک سند، مورد تأیید مدیریت ارشد و کارمندان پروژه قرار گرفته است.”
-
آنچه که در واقعیت انجام شده است:
یک سند که تنها به کلیات موضوع پرداخته و در آن به جزئیات هیچ اشاره‌ای نشده است.
۵- در گزارشات مدیریت پروژه اعلام می‌شود، برنامه زمان‌بندی مناسب و به موقع است.
در پروژه‌های بزرگ، حفظ برنامه زمان‌بندی شده تقریباً یک کار تمام وقت است. مدیران پروژه غالباً زمان مورد نیاز برای به‌روز نگه‌داشتن برنامه و حفظ تعادل بین وظایف، ترتیب کارها و در دسترس بودن افراد کلیدی را دست کم می‌گیرند.
در نتیجه ، برنامه به طور کلی سه مرحله را دنبال می کند:
- در زمان آغاز پروژه که برنامه زمان‌بندی تقریبا به روز و مسیر بحرانی روشن است.
- چند قدم بعدتر که در آن برنامه فقط برای کسانی که در پروژه درگیر هستند قابل درک است و مسیر بحرانی حساس شده است.
- در میانه اجرای پروژه با هزارتویی حیاتی مواجه می‌شویم.
برنامه زمانی می‌تواند همیشه به موقع باشد، اما اگر فقط کارهایی با پیچیدگی یا اولویت کم انجام شود (تنها برای نشان دادن اینکه تیم پروژه کاری انجام می دهد) مطمئنا برنامه یک روز سقوط می کند و مدیریت پروژه شما با شکست مواجه می‌شود.
داشتن یک برنامه زمانی با جزئیات زیاد ضروری نیست جزئیات بیشتر بار اداری سنگین تر را به دنبال دارد. به دنبال یک برنامه زمانی باشید که در آن مسیر بحرانی و وابستگی‌های کلیدی مشخص و برجسته باشد. کارها را اولویت‌بندی و سپس وضعیت دقیق موارد مهم را بررسی کنید. بدین‌صورت شما یک تصویر واضح از برنامه زمان‌بندی پروژه خواهید داشت و می‌توانید ارزیابی کنید که آیا پروژه طبق برنامه زمانی پیش می‌رود و یا نه.
-
آنچه که در ابتدا گفته شده است:
“وظایف پروژه در بازه زمانی تعیین شده انجام می‌شود.”
-
آنچه که در واقعیت انجام شده است:
به جای کار کردن روی توسعه سیستم اصلی فرایند شبیه‌سازی مدیریت تغییرات را انجام دادند چون راحت‌تر و جذاب‌تر بود.
۶- تیم پروژه همان کاری را که مدیریت پروژه از آنها خواسته انجام خواهد داد
شما یک تیم پروژه متشکل از متخصصان عالی و ستاره‌های در حال ظهور دارید. حتی اگر تمام مهارت‌های پیشرویتان را به کار گرفته باشید و با آنها رابطه مطمئنی داشته باشید ، پروژه پیشرفت خوبی نخواهد داشت. چرا؟
در یک سازمان با ساختار ماتریسی ( سازمانی که در آن اشخاص نقش‌های متفاوتی دارند)، زمانی‌که نیاز به حضور اشخاص در پروژه است، مدیرانشان با اکراه قبول می‌کنند.
در بدترین حالت که به طور مکرر اتفاق می‌افتد:
- شما هیچ پیوندی در تیم خود ندارید
- تیم شما هیچ هدف شخصی در پروژه شما پیدا نکرده است
- تیم شما نمی‌خواهد روی پروژه شما کار کند.
خواهید دیدید که یک تیم رویایی روی کاغذ به شما اعطا شده است، اما در واقع، تیم ارواح است. بهتر است بدانید که اعضای تیم روی پروژه شما کار خواهند کرد اگر بهشون دسترسی و انگیزه بدید. در غیر این صورت شما با پروژه خود تنها هستید.
-
آنچه که در ابتدای مدیریت پروژه گفته شده است:
“ما بسیار خوشحالیم که با شما کار می کنیم. برای کمک به شما چه کاری از ما ساخته است؟”
-
آنچه که در واقعیت انجام شده است:
هیچ چیزی!
۷- مستندات کامل است و وضعیت پروژه را منعکس می‌کند.
یکی از اصول چابک می‌گوید که مستندسازی را در پایان پروژه انجام دهید. زیرا اگر قرار باشد مستندات را هر بار بر اساس تغییرات ذینفعان به روز کنید، زمان زیادی از دست خواهید داد.
واگذاری تهیه اسناد پروژه به شخص نادرست، اتلاف وقت است. بسیاری از افراد علاقه‌ای به تهیه و تنظیم اسناد ندارند و یا آموزش مستندسازی را ندیده‌اند. بدانید که مستندسازی خوب تنها توسط یک نفر در تیم پروژه محقق نخواهد شد.
به عنوان مدیر و در راستای مدیریت پروژه به طور منظم بررسی کنید که اسناد چگونه و توسط چه کسی تکمیل می‌شوند. برای مطالعه دقیق یکی از اسناد پروژه وقت بگذارید. اگر نویسندگان خوبی در تیم خود دارید، از این فرصت استفاده کنید و از آنها بخواهید کارهای بیشتری انجام دهند و آنها را به عنوان رهبر اسناد معرفی کنید.
-
آنچه که در ابتدا گفته شده است:
“تمام اسناد پروژه در اینجا است. کامل به روز نیست اما در پایان پروژه به‌روزرسانی بزرگی انجام می‌شود. در حال حاضر، ما اولویت‌های دیگری داریم. ”
-
آنچه که در واقعیت انجام شده است:
پوشه مستندات پروژه خالی است یا از الگوهای بی‌اعتبار پروژه که فقط نام آن تغییر کرده، پر شده است.
یادداشت فوق ترجمه‌ای آزاد از این محتوا است که در یادداشت بعد به ادامه آن و جمع‌بندی موضوع خواهیم پرداخت.
