مدیریت کسب و کار

ارکان سیستم مدیریت کار و وظایف

امروزه مدیریت کار و وظایف هنگام اجرا چگونه است؟ در ادامه با ما همراه باشید تا نگاهی به سه رکن مهم سیستم مدیریت کار و وظایف بیندازیم تا نشان دهیم مدیریت وظایف در عمل چگونه است و از طرفی چگونه باعث همکاری آسان و به دور از استرس می‌شود.

رکن اول: سازماندهی عناصر سیستم مدیریت کار و وظایف

سه عنصر اصلی که کار و برنامه کاری را در یک تیم یا سازمان تعریف می‌کند عبارتند از:

یک ابزار مدیریت کار مواردی چون برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای کار را بر اساس این سه عنصر اصلی برای تیم‌ها و سازمان‌ها آسان‌تر می‌کند. در ادامه هر یک از عناصر را به صورت دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.

  • وظایف: وظایف نمایانگر بخش‌های مختلفی از کار هستند و می‌توانند تکرار شوند مانند گزارش‌دهی ماهانه یا به‌روزرسانی صفحه وب سایت. مهم نیست که شغل شما چیست یا تیم شما روی چه پروژه‌ای کار می‌کند، مهم این است که کار مورد نظر باید در سه مورد، شفافیت ایجاد کند: چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهد. به نظر ساده می‌رسد اما اگر وظایفی تعریف شود که این سه مورد مشخص نباشد، ناکام خواهید ماند.
  • پروژه: مجموعه‌ای از وظایف، دومین عنصر اصلی کار یعنی پروژه را تشکیل می‌دهد. پروژه‌ها نماینده هدف بزرگ‌تری است که تیم‌ها در تلاش برای دستیابی به آن هستند مانند راه‌اندازی یک محصول جدید یا شروع یک کمپین تجاری. به عبارت دیگر همه پروژه‌ها، چه بزرگ و چه کوچک، به سادگی از چندین وظیفه فردی تشکیل شده‌اند.
  • سبد پروژه‌ها: سومین عنصر اصلی سیستم مدیریت کار و وظیفه، سبد پروژه است. به طور خلاصه، مجموعه‌ای از پروژه‌ها هستند که بیشتر برای پیگیری بسیاری از کارها مفید هستند. ردیابی پیشرفت با استفاده از این اصل باعث ایجاد شفافیت و اعتماد در بین اعضای تیم‌ می‌شود و یک هماهنگی یکپارچه‌ را در همه سطوح، از رهبران ارشد گرفته تا کارمندان ایجاد می‌کند. سبد پروژه در یک سیستم مدیریت کار و وظیفه به شما چشم‌انداز کلی از ابتکار عمل را می‌دهد و همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های فردی را بررسی کنید و ببینید که اعضای تیم شما روی چه چیزی کار می‌کنند.

بهترین نرم افزارهای مدیریت وظیفه این سه عنصر را به صورت یکپارچه به همراه دارند. پاسخگویی و شفافیت اولین گام برای کاهش استرس و پیشرفت بیشتر است. سیستم مدیریت کار و وظیفه ساختار مناسبی برای کار ایجاد می‌کند و همه چیز، از کوچک‌ترین جزئیات تا بزرگ‌ترین را در یک محل نگهداری می‌کند.

رکن دوم: نماها و پیشخوان های پویا در سیستم مدیریت وظایف

اگرچه ساختار کلی برای استاندارد کردن چگونگی ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی اطلاعات کار، مهم است. (رکن اول) اما یک نرم افزار مدیریت کار با استفاده از روش‌های پویا برای مشاهده اطلاعات می‌تواند بازدهی تیم شما را افزایش دهد.

در سطح فردی، افراد باید بتوانند وظایف خود را به راحتی و به وضوح در پروژه مورد نظر مشاهده کنند. نمای آن، چه به صورت فهرست و چه به صورت تقویم، باید طوری باشد که بایدها و نبایدهای کار خود را ببینند و با توجه به اولویت‌بندی، بر کارها متمرکز شوند. این کار به افراد کمک می‌کند تا کار و وظایف را سازماندهی، اولویت‌بندی و کنترل کنند.

در سطح پروژه، برخی از پروژه‌ها برای تصویرسازی و تجسم کارها، مناسب‌تر از سایر پروژه‌ها هستند. یک رویداد که متشکل از چک لیست‌های طولانی بهتر است در نمای فهرستی (لیست) تصویر کشیده شود.

برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده که شامل تعداد زیادی از ذینفعان و شرکای چند وظیفه‌ای هستند، داشتن یک سیستم مدیریت کار بسیار ضروری است. به عنوان مثال، یک مدیر بازاریابی ممکن است بخواهد همه خروجی‌های یک روز را در لیست مشاهده کند یا ممکن است به یک زمان‌بندی مناسب نیاز داشته باشد تا مطمئن شود که همه‌ی کارها در زمان مشخص شده انجام خواهند شد. مهم‌ترین قسمت یک سیستم مدیریت وظایف این است که انعطاف‌پذیر باشد تا به تیم شما اجازه دهد در لحظه بین هر کدام از دیدگاه‌های مفید تغییر وضعیت دهند.

 

نمونه ای از گزارش وضعیت پروژه در قالب داشبورد تیم در نرم افزار مدیریت وظایف سمین

 

رکن سوم: اتوماتیک سازی فرآیندها با استفاده از سیستم مدیریت کار و وظایف

بسیاری از کارهایی که ما انجام می‌دهیم شامل فرآیندهای مداوم یا وابسته هستند و حتی ممکن است متوجه بسیاری از آن‌ها نشوید. با اتوماسیون کردن فرآیندهای ساده با استفاده از یک سیستم مدیریت وظایف، می‌توانید سرعت کارها را افزایش و خطاها را کاهش دهید و همچنین شفافیت و وضوح کافی را برای تیم خود فراهم کنید.

یک سیستم مدیریت وظایف به شما این امکان را می‌دهد تا الگویی را برای پروژه‌ها و فرآیندهایی که تیم شما اغلب، آنها را انجام می‌دهد، ایجاد کنید تا مجبور نباشید هر بار از یک مرحله مشابه شروع به کار کنید و جریان کار را طراحی کنید. همچنین این اطمینان را به شما می‌دهد که هیچ کس در تیم شما، هیچ یک از مراحل مهم را از دست ندهد. مطمئناً هر پروژه تغییرات ناگهانی و خاص خود را دارد، اما شما دیگر مجبور نیستید دائماً مفاهیم اولیه را تعریف کنید و این به تیم شما وقت و درک بیشتری نسبت به فرآیندهای کاری می‌دهد.

برخی از سیستم‌های مدیریت کار، مانند سمین، به شما این امکان را می‌دهند تا برخی از کارهای کوچک‌تر که وقت تیم شما را می‌گیرد را به صورت خودکار انجام دهید. کارهایی همچون اختصاص دادن کار مناسب به هم‌تیمی صحیح، تنظیم یا تغییر موعد مقرر و تحویل کار در زمان مناسب. هنگامی که تیم شما از سیستم مدیریت وظایف و کار با ویژگی‌های خودکار استفاده می‌کند، کارآمد ساختن بسیاری از فرآیندها این اطمینان را به شما می‌دهد که هیچ کس قدم‌های اساسی را از دست نمی‌دهد و از طرفی به تیم شما کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری حرکت کند.

 

با استفاده از یک سیستم مدیریت کار و وظایف به طور مؤثرتر با یکدیگر همکاری کنید

با استفاده از یک سیستم مدیریت کار، شما و تیم خود به جای اینکه تمرکزتان فقط بر روی یک پروژه محدود باشد، می‌توانید به بررسی کل سیستم و پروژه‌هایی که در آن کار می‌کنید بپردازید. وقتی می‌توانید مانند یک پرنده همه چیز را ببینید و در جریان باشید و اینکه مشاهده کنید که چگونه کار شما با اقدامات گسترده‌تری ارتباط برقرار می‌کند، باعث می‌شود تا تیم شما تأثیرگذارتر باشند.

به جای اینکه نگران باشید که چه کسانی چه موقع چه کاری را انجام می‌دهند یا در جستجوی سندی از طریق ایمیل باشید یا ممکن است در تلاش برای به یاد آوردن چگونگی برنامه‌ریزی آخرین پروژه توسط تیم باشید، سیستم مدیریت کار همه چیز را برای شما به طور منظم ثبت می‌کند. با کمک سیستم مدیریت کار و وظایف سمین، شما و تیم‌تان می‌توانید برنامه‌های کاری محکمی را ایجاد کنید و از طرفی می‌توانید یکدیگر را مسئول کار تعریف شده بدانید و با استرس کمتری به موفقیت بیشتری دست یابید.

 

ابوالفضل خوشنویسان