تجربیات یک مدیر پروژه از انتخاب نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه

بسیاری از متخصصان مدیریت پروژه بر این باورند که استفاده از تجربیات موفق و روش‌های اجرایی مناسب، بسیار مهم‌تر از به‌کارگیری ابزار و نرم افزار مدیریت پروژه است. آیا شما هم با این نظر موافقید؟ پس با ما همراه باشید. ممکن است تا پایان این مقاله نظر خود را تغییر دهید. این یادداشت ترجمه‌ای تقریبا متعهدانه از این تجربه است.

داستانی کوتاه درباره یک متدولوژی ناموفق

من از سال ۱۳۸۱ مشغول به کار مدیریت پروژه هستم. در ابتدای فعالیت کاری، من به عنوان مهندس مسئول بخش فنی و مدیریتی پروژه‌ها بودم. پس از طی کردن پله‌های ترقی در مسیر شغلی، در سال ۱۳۹۰، به عنوان مسئول راه‌اندازی و اداره یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) منصوب شدم. با توجه به محدودیت‌های مالی و این‌که قادر به سرمایه‌گذاری بزرگ نبودیم، تمرکز من روی ایجاد شیوه‌نامه‌ها، تدوین روش‌های اجرایی و فرم‌ها و نیز طراحی و اجرای برنامه‌های آموزشی بود. پس از مدتی و با وجود این‌که، رعایت دستورالعمل‌های PMO الزامی بود، در کمال تعجب متوجه شدم تعداد بسیار کمی از توصیه‌های من عملی و اجرایی شده است.

به همین دلیل در مورد علت آن شروع به بررسی کردم و متوجه شدم که این‌گونه نیست که افراد روش اجرای کار را ندانند و یا اینکه نخواهند از آن پیروی کنند؛ بلکه مساله، حجم کاری بالای مدیران پروژه بود. اتفاقی که می‌افتد این است که مدیران پروژه پس از انتصاب، با مراجعه به بخش «دفتر مدیریت پروژه» در سایت و شبکه داخلی شرکت، «راهنمای مدیریت پروژه» و سایر منابع و مدارک مرتبط با روش‌های اجرایی را تهیه و مطالعه نموده و سپس با کپی کردن فایل‌های مربوطه از پوشه اشتراکی، شروع به تکمیل تمامی فرم‌ها و اجرای رویه‌ها می‌کنند. در حقیقت، مدیران پروژه در ابتدای مسیر، درست حرکت می‌کنند. اما با پیشرفت پروژه مشکلات کم‌کم ظاهر می‌شوند. زیرا تلاش و زمان بسیار زیادی برای به‌روز نگه‌داشتن و یکپارچه کردن همه فایل‌ها در قالبی منسجم نیاز است و در نتیجه حجم کاری بالایی ایجاد می‌شود.

گرچه تجربیات من در خصوص بازه‌ی زمانی ۱۳۸۱ تا ۱۳۹۴ است، اما متأسفانه هنوز بسیاری از سازمان‌ها درگیر چنین مسائلی هستند و از وضعیت مشابهی رنج می‌برند: بهره‌وری کاهش می‌یابد، نرخ خطا و انحرافات پروژه افزایش پیدا می‌کند، و زمانی‌که سازمان نیاز به آموزش بیشتری دارد، افزایش فرآیندهای کنترلی، ممیزی و نظارتی و درخواست گزارش‌های مدیریتی جدید، منجر به افزایش بیشتر حجم کار نیز می‌شود.

راه‌کار: استفاده از ابزار و نرم افزار مدیریت پروژه

وقتی برای اولین بار در سال ۱۳۸۳ با نرم‌افزارهای مدیریت سبد پروژه (PPM) و مدیریت پروژه‌های سازمان (EPM) آشنا شدم، فکر نمی‌کردم که زیاد به کار بیاید. تا این‌که در سال ۱۳۹۰، متقاعد شدم که دستیابی به بلوغ و کمال مدیریت پروژه و پورتفولیو بدون بهره‌گیری از این نرم‌افزارها امکان‌پذیر نیست.

دفتر مدیریت پروژه (PMO) برای اینکه بتواند از یک جعبه ابزار استاندارد در سرتاسر پروژه بهره گیرد، معمولاً از رویکردهای سنتی (فایل‌های اکسل و مدارک کاغذی) استفاده می‌کند. ریسک این کار این است که این استانداردها محدود به حداقل‌ها می‌شود و منتج به استفاده نکردن از برنامه‌های کاربردی در سطح سازمان می‌گردد.

سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا استفاده از ابزار یا یک نرم‌افزار خاص برای موفقیت در مدیریت پروژه الزامی است؟ خیر، اما استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مناسب موجب افزایش بلوغ سازمان خواهد شد.

زمانی که مسئولیت انجام یک پروژه را بر عهده می‌گیریم، باید یادمان باشد که موفقیت در انجام پروژه به سه عامل مهم زمان، منابع و نتایج کار بستگی دارد. کلیه پروژه‌ها در خدمت رضایت ذی‌نفعان هستند. زمانی‌که بتوانیم تعادلی مناسب بین سه عامل مذکور ایجاد کنیم رسیدن به موفقیت در پروژه و جلب رضایت ذی‌نفعان بسیار آسان خواهد بود. بعد از دریافت پروژه مهم‌ترین قدم برای اجرایی کردن آن و دستیابی به هدف مورد نظر داشتن برنامه‌ریزی و استراتژی درست و کارآمد برای پیش‌برد هرچه بهتر و سریع‌تر پروژه است؛ و برای مدیریت بهتر افراد، وظایف و منابع لازم است که از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده شود.

هنگامی که سازمان به شناخت دقیق نیازهایش برسد، عارضه‌های اصلی‌اش را بداند، از حداقل ساختار سازمانی و استراتژی مشخصی برخوردار باشد، به یک بلوغ نسبی رسیده است و آن زمان می‌تواند از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کند. کمی به عقب برگردیم، به ابتدای این مقاله؛ من به طور کامل به این واقعیت آگاه هستم که اگر نحوه استفاده از یک نرم‌افزار را ندانیم، به‌کارگیری آن نرم‌افزار فایده خواهد بود. با این حال، هنگامی که سازمان از دانش و فرایندهای پایه‌ای بهره‌مند باشد، می‌تواند با استفاده از یک نرم‌افزار و ابزار مناسب، فرایند یادگیری را سرعت بخشد و بهره‌وری را به صورت جهشی افزایش دهد.

برای مثال، تصور کنید که شما از دانش اولیه ریاضی و امور مالی بهره‌مند هستید. خوب؛ چه زمانی یک ماشین‌حساب حسابداری خریداری خواهید کرد؟ پس از این‌که به مدت پنج سال، استهلاک را به طور دستی حساب کردید؟ مسلماً این انتخاب هوشمندانه‌ای نیست. قطعاً چند سال محاسبه دستی، پیش‌نیاز تهیه یک ماشین‌حساب نخواهد بود! همان‌طور که برای خرید یک دوچرخه، نیازی نیست که یک دوچرخه‌سوار حرفه‌ای باشید.

در مدیریت پروژه، برخی از مفاهیم بنیادین را می‌توان با استفاده از نمودارها، یادداشت‌ها و نرم‌افزار اکسل آموزش و ارائه داد؛ اما بدون بهره‌گیری از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، نمی‌توان برنامه زمانی و هزینه‌ای واقع‌بینانه و قابل اطمینان برای پروژه ایجاد کرد. البته نه این‌که این کار غیرممکن باشد، بلکه موجه و منطقی نیست.

در واقع، در دهه‌های ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰، پروژه‌های عظیم فضایی آپولو و پولاریس، بدون کمک ابزارهای نرم‌افزاری که در آن زمان وجود خارجی نداشتند، برنامه‌ریزی و اجرا شدند. اما تکمیل این پروژه‌ها، مدت زمان زیادی طول کشید.

امروزه ما در دنیای مدرنی زندگی می‌کنیم که چرخه عمر پروژه‌ها کوتاه‌تر شده‌اند، چندین پروژه به طور هم‌زمان مدیریت می‌شوند، میزان بی‌ثباتی وعدم قطعیت بیشتر شده است و مدیران پروژه نیز باید تکامل یابند. دیگر توانایی مدیران را با قدرت در پیش‌بینی تغییرات محیط نمی‌توان سنجید؛ بلکه این قابلیت ایجاد تغییر و ساختن محیط است که یک مدیر را تبدیل به یک اعجازگر می‌کند؛ و این امر میسر نیست مگر به کمک راهکاری که بتواند اطلاعات لازم و مناسب را از بخش‌های مختلف سازمان، در کوتاه‌ترین زمان، در قالب‌های مناسب، در دسترس افراد مناسب قرار داده و در عین حال تصمیم‌ها و سیاست‌های اتخاذ شده از سوی رده‌های بالای سازمان را به سرعت در سطوح عملیاتی سازمان جاری کرد؛ بنابراین بهترین روش، استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است.

چگونگی استقرار ابزارهای PPM و EPM

مدیریت سبدی پروژه (PPM) و مدیریت پروژه سازمانی (EPM)، یک بستر و زیرساخت برای راهبری سبد محصولات، برنامه‌ها، پروژه‌ها و منابع در سطح کل شرکت است. در حالت ایده‌آل، دفتر مدیریت پروژه (PMO)، مسئولیت انتخاب ابزار مدیریت پروژه را برعهده دارد، زیرا تنها مرجعی است که نمای کلی از تمامی مدیران پروژه، اعضای تیم‌ها و واحدهای سازمانی را دارد.

برای انتخاب یک ابزار مناسب مدیریت پروژه، لازم است موارد زیر را در نظر بگیرید:

1. عملکردها و قابلیت‌ها
2. الزامات پیاده‌سازی و رابط‌های کاربری
3. نگهداری، پشتیبانی و به‌روزرسانی
4. در دسترس بودن مستندات آموزشی
5. در دسترس بودن فروشنده
6. هزینه (شامل سفارشی‌سازی، حق لایسنس، پشتیبانی و …)
7. منابع سخت‌افزاری مورد نیاز برای استقرار

بسته به اندازه سازمان، لازم است که نرم‌افزار را پیش از به‌کارگیری در کل سازمان، در بخشی از سازمان به صورت آزمایشی پیاده‌سازی کرد. همچنین، ضروری است که کارفرما و سایر ذی‌نفعان، به طور مداوم از اطلاعات زیر آگاه باشند:

• گزارش‌های پیشرفت پروژه
• حمایت مالی و تاییدیه‌های مدیران ارشد
• برنامه زمانی اجرای کار
• آموزش کاربران

دقت داشته باشید که تلاش بسیار زیادی برای به‌کارگیری یک نرم افزار مدیریت پروژه در کل سازمان مورد نیاز است و هرگز نباید این کار را دست‌کم گرفت.