برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

سه روش متفاوت برای مدیریت وظایف

در نوشته پیشین به تعریف و اهمیت مدیریت وظایف پرداختیم. در ادامه این یادداشت به معرفی سه روش معروف و اثبات شده در مدیریت وظیفه و کار می‌پردازیم.احتمالاً در مورد آنها شنیده‌اید، اما بهتر است تکرار شود.

برای ارائه موفقیت آمیز یک پروژه نباید از مدیریت وظیفه غافل شوید. انتخاب بهترین نوع مدیریت وظیفه به عهده شماست. متداول‌ترین روش‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

✍️ دستی و سنتی: ثبت و پیگیری فهرست انجام کارهای روزانه در دفترچه راهنما

📊 الکترونیکی: برنامه‌های صفحه گسترده

👩‍💻 آنلاین: سیستم مدیریت وظیفه تحت وب / ابری

حقیقت این است که اگر وظایف خود را به هیچ روشی مدیریت نمی‌کنید، برای انجام به موقع کارها با یک سربالایی پر شیب روبه‌رو خواهید بود. در اینجا چند روش برای تبدیل آن دسته از وظایف به یک جدول زمانی سازمان یافته وجود دارد.

  1. تهیه فهرستی از کارهای روزانه

این ساده‌ترین راه مدیریت وظایف است. خبر خوب این است که تمام آن چیزی که شما برای تهیه آن نیاز دارید، یک قلم و کاغذ است. اگر لیست وظایف شما نسبتاً کم حجم یا ساده است، این روش ممکن است برای سازماندهی برنامه شما مناسب باشد.  هر کاری که باید انجام شود را یادداشت کنید و مهلت انجام آن را مشخص کنید.کارهایی که زیر دو دقیقه انجام‌پذیرند، فوراً انجام دهید و تیک بزنید. اگر زمان بیشتری می‌برند، باید الویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنید.

اگر ایده برنامه‌ریزی وظایف در فهرست کارها را دوست دارید اما می‌خواهید این کار را به صورت دیجیتالی انجام دهید، می‌توانید از برنامه‌های ابری مانند ابران استفاده کنید. در این نرم افزار، می‌توانید کارهای خود را لیست کرده و برایشان مهلت انجام تعیین کنید و به راحتی در هر زمان و مکان به آن دسترسی داشته باشید.

خبر خوب: برای سازماندهی وظایف خود به شکل دستی و سنتی نیازی به اتصال به اینترنت و یا پرداخت هزینه نیاز ندارید.

خبر بد: لیست کارها بسیار کلی است و اگر شخصی غیر از خود را مدیریت می‌کنید، ایده آل نیست.

 

  1. استفاده از بورد کانبان

روش کانبان روشی در سیستم مدیریت وظیفه است که در دهه ۴۰ میلادی توسط تویوتا توسعه یافت. در ژاپنی، Kanban به معنای تابلوی راهنما است و این دقیقاً همان چیزی است که سیستم مدیریت وظیفه و کار به آن نیاز دارد. برای استفاده از این روش کافی است یک تخته وایت‌برد تهیه کنید و آن را به چند ستون تقسیم کنید: مثل عقب‌مانده‌، در حال کار، منتظر تأیید و انجام‌شده.

مدیریت وظایف از این طریق به شما کمک می‌کند تا هر وظیفه داخل پروژه را تجسم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از ستون‌ها برای نشان دادن مراحل گردش کار یک پروژه استفاده کنید. درون هر ستون کارتی قرار دارد که نمایانگر یک کار فردی است.

همه‌ وظایف و کارهای خود را در برگه‌های استیکی نوت بنویسید و در ستون سمت چپ بچسبانید (می‌توانید از سمت راست هم شروع کنید) و به محض پیشرفت کار برگه‌ها را در ستون‌های مخصوص به خود بچسبانید.

با این حال بورد کانبان کارهایی فراتر از منظم نگه‌داشتن وظایف شما انجام می‌دهد. همچنین برای جلوگیری از بروز مشکلات و قبل زمان سررسید، تیم شما به طور خودکار اعلانی دریافت می کند و شما می توانید قبل از اینکه کل پروژه از ریل خارج شود ، به سرعت به این مشکل رسیدگی کنید.

خبر خوب: کانبان یک روش عالی برای تجسم کارها و وظایف اعضای تیم در داخل یک پروژه است. به همه تصویر روشنی از میزان کار، تاریخ سررسید و نحوه پیشرفت پروژه میدهد.

خبر بد: برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده، بوردهای کانبان قابل اسفاده هستند اما ممکن است بسیار غریب و غیرعادی به نظر برسند.

  1. استفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه و کار

نرم افزار مدیریت وظیفه ساده‌ترین راه برای مدیریت همزمان چندین پروژه است. هر عضو تیم نه تنها به حساب کاربری خود دسترسی خواهد داشت بلکه برنامه، لیست وظایف و موعد مقرر مربوط به هر وظیفه‌ای که به آنها محول می شود نیز قابل مشاهده است. این ساده‌ترین راه برای همکاری و انجام پروژه‌ها است، بدون اینکه ساعت‌ها در جلسات برنامه‌ریزی وقت تلف شود.

با استفاده از یک ابزار مناسب، تمام جزئیات کار قابل مشاهده است. همچنین برای تخمین ظرفیت اعضای پروژه در پروژه‌های آتی می‌توانید از آن استفاده کنید تا افراد را در چندین پروژه تخصیص دهید.

خبر خوب: نرم افزارهای مدیریت وظیفه برای تیم هایی که نیاز به همکاری و برنامه‌ریزی شبکه‌ای دارند، مناسب است.

خبر بد: هزینه این ابزارها بیشتر از قلم و کاغذ است.

چگونه از این روش‌ها استفاده کنیم؟

روش‌های فوق، روش‌های منحصربه‌فردی نیستند و شما ملزم نیستید حتماً از این روش‌ها استفاده کنید. می‌توانید حتی سه روش را با هم ترکیب کنید و پروژه خود را پیش ببرید. از فهرست کارهای روزمره برای فرمول‌سازی وظایف استفاده کنید و یک لیست اولویت‌بندی شده تهیه کنید. از ابزار مدیریت برای پیش‌برد سریع‌تر پروژه استفاده کنید و از روش کانبان برای ردیابی و تصویرسازی وظایف استفاده کنید. همه این‌ها بستگی به شما دارد. بهترین روش را شما برای پروژه خود و تیم خود تشخیص می‌دهید.