بررسی اجمالی سیستم مدیریت پروژه

متعهد کردن و آماده‌سازی تیم پروژه به عنوان یک تیم واحد، برای موفقیت پروژه‌ها بسیار ضروری است. اما بدون داشتن سیستم مدیریت پروژه مناسب، ممکن است به نتیجه مطلوب نرسید. به تمام زمان‌هایی فکر کنید که شما درگیر انجام چندین کار در برنامه‌های صفحه گسترده مانند اکسل و یا بررسی ایمیل‌های بیشماری که در صندوق دریافتی ایمیل‌تان تلمبار شده است،بوده‌اید. . امروزه با استفاده از نرم افزارهای مناسب می‌توانید خیلی از مسائل و مشکلات را حل کنید و از منابع خود بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

برای مدیریت بهتر کارها، ابزارها به دو گروه تقسیم‌بندی شده‌اند: ابزار مدیریت کار/تیم  و دیگری ابزار بهره‌وری شخصی. سیستم مدیریت پروژه به عنوان ابرازی جهت مدیریت کار و تیم شناخته می‌شود. سیستم مدیریت پروژه یک تیم ممکن است با تیم دیگر متفاوت باشند، اما بیشتر آنها برنامه‌های رایانه‌ای هستند که به کاربران در برنامه‌ریزی، اجرا و مدیریت پروژه‌ها در یک فضای مجازی متمرکز کمک می‌کنند. در ادامه به بررسی اجمالی این نرم افزار می‌پردازیم.

موارد مورد استفاده سیستم مدیریت پروژه

• برنامه‌ریزی پروژه
• زمان‌بندی پروژه
• تخصیص منابع و برنامه‌ریزی ظرفیت
• بودجه‌بندی و نظارت بر هزینه‌های پروژه
• مدیریت عملکرد پروژه
• مدیریت فرآیند کسب‌وکار
• مدیریت گردش کار
• مدیریت کیفیت
• ذخیره و اشتراک اسناد و مدارک پروژه
• ایجاد و انتشار گزارشات پروژه
• پیگیری زمان واقعی صرف شده برای کارهای پروژه
• تجزیه و تحلیل روند کار و پیش‌بینی آن

چه کسانی باید از سیستم مدیریت پروژه استفاده کنند؟

هرکسی که پروژه‌ای را مدیریت می‌کند، می‌تواند از سیستم مدیریت پروژه بهره‌مند شود. حتی اگر پروژه‌های رسمی را انجام نمی‌دهید و یا عنوان “مدیر پروژه” را ندارید، باز هم سیستم مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، ردیابی، نظارت و اجرای کار شما می‌تواند بسیار مفید باشد.

سیستم‌ها هم مانند پروژه‌ها، انواع متفاوتی دارند. به عنوان مثال، برخی از پروژه‌ها ممکن است ترکیبی از فرایندهای ساده باشند و تنها چند نفر درگیر آن باشند و در مدت زمان کوتاهی انجام شوند. در حالی‌که برخی دیگر ممکن است چندین ماه (یا حتی چندین سال) چند تیم را به خود درگیر کنند. در اینجا به سه نوع نرم افزار که برای مدیریت کارهای فردی و گروهی استفاده می‌شود، می‌پردازیم.

• نرم افزار پیام‌رسان آنلاین و فوری

نرم افزاری که به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید با همکاران خود، از راه دور به صورت آنلاین مکالمه صوتی و یا تصویری داشته باشید. این امر برای هر کسب‌وکاری ضروری است. شما باید صحبت همکاران خود را در جلسات بشنوید و حتی بهتر است که آن‌ها را ببینید. همانطور که می‌دانیم، ارتباط تصویری در این شرایط بسیار مهم است.

• نرم افزار پایگاه داده

پایگاه داده‌ها برای حمایت از عملیات داخلی سازمان‌ها و زیر بنای تعامل آنلاین با مشتریان و تأمین کنندگان استفاده می‌شوند. پایگاه داده‌ها برای نگهداری اطلاعات اداری و اطلاعات تخصصی‌تر مانند داده‌های مهندسی و یا مدل‌های اقتصادی استفاده می‌شود. این نرم افزارها به شما امکان ذخیره اطلاعات در مجموعه‌ای از فایل‌های منظم شده را می‌دهد. همچنین با کمک آن می‌توانید مقادیر زیادی از داده‌ها را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و به اشتراک بگذارید. پایگاه داده به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را از طریق فرم و گزارش‌های حرفه‌ای نمایش دهید و برای هر کاری، از پروژه‌های کوچک گرفته تا مشاغل بزرگ مناسب است.

• نرم افزار اشتراک‌گذاری فایل

برای کارهای مشترک، به روشی برای اشتراک‌گذاری آسان پرونده‌ها نیاز دارید. می‌توانید فایل‌ها را به ایمیل‌ها ضمیمه کنید، اما این کار بسیار ناامید کننده است زیرا اغلب منجر به مشکلات و اتلاف وقت می‌شود. این نرم افزارهای اشتراک داده به شما کمک می‌کنند تا به راحتی فایل‌ها را ذخیره و به‌روزرسانی کنید و همچنین با تیم خود به اشتراک بگذارید.

 

اگر این مطلب برای شما جذاب بوده است، پیشنهاد می‌کنیم که از اینجا بازدید کنید.