مدیریت پروژه

نرم افزار پیگیری زمان چه تاثیری بر بهبود کارایی تیم‌ پروژه دارد؟

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های یک مدیر پروژه، یافتن راه‌حلی مناسب برای نظارت بر پیشرفت کار کارمندان بدون دخالت بی‌مورد است. کیفیت کار کارمندان، با نظارت شدید و پیگیری‌های دائم کاهش خواهد یافت. از طرفی دیگر، سازمانی که در خصوص نحوه صرف وقت کارمندان اطلاع کافی ندارد ممکن است با به وجود آمدن یک مشکل یا تأخیر اساسی در انجام امور، غافل‌گیر شود. برای چنین شرایطی نرم افزار پیگیری زمان به عنوان یک ابزار حیاتی برای مدیریت پروژه و کسب و کارها مطرح شده‌ است.

این نرم افزار اطلاعات مهمی از کارهای روزمره کارمندان را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد تا بتوانند با استفاده از آن، اعضای تیم را در رسیدن به اهداف بزرگ راهنمایی و مدیریت کنند. شما به عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانید با اجرای یک برنامه ساده در تلفن همراه یا رایانه شخصی کارمندان، با روشی مطمئن داده‌های زیادی جمع‌آوری کنید. سپس با به کارگیری سیاست‌های صحیح مدیریتی، پیگیری زمان و برنامه‌ریزی آگاهانه‌تر و بهتری داشته باشید. بنابراین اگر می‌خواهید مدیریت پروژه خود را از طریق مدیریت زمان بهبود دهید، برای تهیه برنامه‌ای مناسب و جامع در خصوص تقویت عملکرد تیم خود هرچه سریع‌تر اقدام کنید.

انتخاب یک نرم افزار پیگیری زمان کاربردی

طیف گسترده‌ای از نرم افزارهای پیگیری زمان برای سیستم عامل‌هایی مانند Android ، Mac و iPhone وجود دارد که برخی از آنها به صورت رایگان در دسترس می‌باشند. شما باید در نظر بگیرید که کدام راه‌حل، نیازهای‌تان را پوشش می‌دهد و قبل از تصمیم‌گیری، دقیقاً مشخص کنید که:

  • ضعف‌ها و مشکلات شما چیست؟
  • برای اجرای بهتر برنامه‌ها و رسیدن به اهداف به چه چیزی نیاز دارید؟

توجه داشته باشید که انواع مختلفی از کاربردهای متداول برای نرم افزار پیگیری زمان وجود دارد، از جمله:

  • ثبت ساعات قابل پرداخت برای کارمندان غیر حقوقی، پیمانکاران و فریلنسرها
  • امکان پاسخ‌گویی کارمندان با توجه به مدت زمانی که برای هر کار صرف می‌کنند
  • امکان گزارش‌گیری دقیق نسبت به نحوه گذراندن ساعات کاری اعضای تیم

در حالی که گزینه‌های زیادی در دسترس است اما بهترین برنامه پیگیری زمان برنامه‌ای است که با ارائه یک راه‌حل، بسیاری از نیازها را برطرف کند.  نرم افزار سمین یکی از بهترین ابزارها در این خصوص است. به این ترتیب، مدیران پروژه توانایی خود را در تعیین وظایف و مشاهده و بررسی پیشرفت کار اعضای تیم به حداکثر می‌رسانند. اعضای تیم نیز می‌توانند به راحتی اسناد و اطلاعات بدست آمده را در هر زمانی به اشتراک بگذارند.

نرم افزار پیگیری زمان

کشف فرصت‌ها و ایجاد بهبود

داده‌های حاصل از برنامه‌های پیگیری زمان، اطلاعات مربوط به پرسنل و منابعی که در تکمیل یک پروژه دخیل هستند را نشان می‌دهد. پر کردن الگوی پیگیری زمان پروژه می‌تواند موارد زیادی در مورد علت برآورده نشدن انتظارات را به شما بگوید. به عنوان مثال، پیگیری حضور و غیاب ممکن است عدم حضور منظم برخی از کارمندان و به تبع بهره‌وری پایین آنها را نشان دهد.

مدیرانی که از برنامه پیگیری زمان پروژه استفاده می‌کنند، نباید بر روی مسائل جزئی تمرکز کنند. آنها باید بدانند که کارمندان گهگاهی استراحت کوتاهی می‌کنند و یا  ممکن است دچار حواس‌پرتی شوند. از سوی دیگر، بررسی داده‌های ثبت شده تا حد زیادی به کارمندان کمک می‌کند تا روز خود را بهتر برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنند. ایشان با کاهش هزینه کارهای غیرمولد مانند کوتاه کردن مدت زمان پاسخ دادن به ایمیل‌ها و یا پاسخ به سوالات همکاران، زمان خود را بهتر مدیریت می‌کنند.

همچنین این برنامه پیش از آنکه ناکارآمدی در بخشی از پروژه به یک مشکل جدی تبدیل شود، هشدار می‌دهد تا با بررسی موضوع از ریسک احتمالی جلوگیری شود.

ماژول حضور و غیاب

تعیین واضح سیاست‌ها و اهداف

استفاده از نرم افزار پیگیری زمان تنها در صورتی شما را به یک مدیر پروژه خوب تبدیل می‌کند که بتوانید همه اعضای تیم را در یک صفحه واحد قرار دهید. برای این کار، از ابتدا باید یک برنامه زمان‌بندی مشخص تعریف کنید. ذیل این برنامه باید چگونگی اندازه‌گیری کارها مشخص باشد. تعریف سیاست‌ها به شکل صریح و صادق، کمک زیادی به حفظ روحیه تیم می‌کند.

هنگامی که اهداف مشخصی را تعیین می‌کنید و به آنها پایبند هستید، نرم افزار پیگیری زمان پروژه سهم قدرتمندی در ایجاد انگیزه کارمندان ایفا می‌کند. سعی کنید جنبه‌هایی از عملکرد فردی و تیمی را توسعه دهید و به خاطر داشته باشید که هر کارمند روش خاص خود را برای برای انجام کارهایی که به او محول شده است، دارد. بسیاری از عوامل مختلف باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. لازم است، قبل از ایجاد هر تغییر که منجر به پروژه‌های موفق‌تر و مقرون به صرفه‌تر می‌شود، اطلاعات کافی در این زمینه بدست آورید.

پیگیری زمان می‌تواند سرآغاز نتایج بهتری برای تیم شما باشد. نرم افزار پیگیری زمان علاوه بر برنامه‌ریزی دقیق مایلستون‌ها، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، از دستاوردهای اعضای تیم نیز پشتیبانی می‌کند. مدیران با در نظر گرفتن عواملی که باعث تغییر زمان تحویل پروژه و برنامه بودجه می‌شود، تصمیمات آگاهانه‌تری خواهند گرفت و همین باعث افزایش انگیزه کارمندان خواهد شد.

با نرم افزار مدیریت پروژه سمین با یک تیر چند نشان بزنید. سمین علاوه بر داشتن برنامه پیگیری زمان، ده‌ها ویژگی و امکانات دیگر نیز دارد.

برای کسب اطالاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.

یادداشت فوق، ترجمه‌ای آزاد از این مقاله بوده است.

فاطمه مجیدی