چرا باید از قابلیت تخصیص کار در نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کرد؟

 ویژگی تخصیص کار در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین به شما امکان واگذاری کار به شخص مناسب در تیم پروژه را می‌دهد.

چه در ایجاد یک پروژه جدید و چه در تعریف یک کار جدید، کار باید به منبعی اختصاص یابد تا اجرا شود. اگر کار به فرد مناسب تخصیص داده نشود:

  • مشخص نمی‌شود که چه کسی مسئولیت آن را بر عهده دارد.
  • افراد دقیقاً نمی‌دانند که چه قسمتی از کار را باید انجام دهند.

این موضوع مشکلات زیادی را ایجاد می‌کند. برای جلوگیری از بروز مشکلات و بی‌نظمی، می‌توانید کارها را در دل نرم افزار مدیریت پروژه خود مدیریت کنید. در ادامه نکاتی درباره تنظیم تخصیص کار در نرم افزار مدیریت پروژه ارائه خواهد شد.

استفاده از جدول زمانی منعطف

زمان تخصیص کار را بر اساس تکمیل فاز یا مرحله تنظیم کنید، نه بر اساس تاریخ شروع کار. توجه به این نکته که زمان اقدام به شروع کار از انعطاف‌پذیری برخوردار باشد، مهم است. در غیر این‌صورت ممکن است افراد آماده انجام کار باشند اما چون زمان شروع آن نرسیده است، اقدام نکنند. با استفاده از یک جدول زمانی منعطف، شما می‌توانید برنامه شروع انجام کارها را تعیین تکلیف کنید. پس از آن تیم شما قادر خواهد بود تا مدیریت پیشبرد انجام کارها را به دست بگیرد. این بدان معنی است که اگر مرحله و فاز قبلی کامل شده باشد، کار بعدی صرف نظر از تاریخ شروع آن می‌تواند آغاز شود. شما با این روش می‌توانید جلوتر از برنامه حرکت کرده و از زمان‌های خالی بهره‌مند شوید.

استفاده از وضعیت‌های ثابت از پیش تعریف شده

سیر انجام یک کار را با تعیین و تعریف وضعیت‌های ثابت، مشخص کنید. بنابراین وقتی یک کاربر بخواهد وضعیت کاری را تغییر دهد‌ فقط می‌تواند از وضعیت‌هایی که پیشتر توسط مدیر تعیین و تعریف شده است، استفاده کند. به عنوان مثال، اگر یک کار در وضعیت “در حال انجام است”، کاربر تنها قادر به تغییر آن به وضعیت  “در دست بررسی” یا “انجام شده” می‌باشد . وی گزینه‌ی دیگری را نمی‌بیند یا قادر به انتخاب آن نیست.

کنترل روند تخصیص کار

در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین مزایای زیادی برای انجام وظایف وجود دارد. در عین حال اما  نقطه ضعفی که وجود دارد این است که، وظیفه به طور خودکار به شخصی که در دسترس نیست (به عنوان مثال به علت بیماری یا تعطیلات در مرخصی است، و یا ترک کار کرده است.) واگذار می‌شود. خوشبختانه داشبورد موجود در نرم افزار  امکان تجسم گردش کارها و شناسایی مشکلات موجود را به شما می‌دهد. اگر می‌دانید شخصی غایب است، می‌توانید تمام کارهای آن را مشاهده کرده و تصمیم بگیرید که آیا امکانش است صبر کنید و یا باید کارها به شخص دیگری واگذار شود.

 

مزایای تخصیص کار

بدون قابلیت واگذاری کارها، باید دقت داشت که مسئولیت هر یک از کارها به عهده چه کسانی است و به‌صورت دستی کارها را به ایشان تخصیص داد.  این روال موجب صرف زمان بیشتر برای تهیه و تکمیل فرم‌های مربوطه می‌شود. همچنین خطر واگذاری کار به شخص اشتباه را افزایش می‌دهد. یک کار ممکن است به شخص مناسب واگذار نشود، و یا در زمان نامناسب به شخض مناسب واگذار شود، که تمام این موارد روند انجام کار را مختل خواهد کرد.

اگر وظایف به دقت مدیریت و کنترل نشوند، گاهی اوقات ممکن است یک درخواست هفته‌ها بدون هیچ حرکتی در وضعیت ثابتی بماند و هیچ پیشرفتی نداشته باشد، زیرا مشخص نیست مسئولیت آن به عهده چه شخصی است.  وقتی یک کار به شخص نادرست تخصیص داده شود، زمان برای تغییر مسیر آن هدر می‌رود. این تأخیرها حتی ممکن است باعث از دست رفتن مهلت مقرر شده شود و یا کار نیمه تمام بماند.

امکان واگذاری سیستماتیک وظایف، به شخص مناسب براساس جزئیات پروژه می‌تواند تمام مشکلاتی که به آنها اشاره شد را حل کند. علاوه بر این، مرتبط کردن برخی از وضعیت‌های در حال انجام به بعضی از اعضای تیم، این اطمینان را می‌دهد که کار به محض آماده شدن به طور خودکار به شخص مناسب منتقل خواهد شد.

 

فاطمه مجیدی