ده دروغ رایج در مدیریت پروژه – قسمت سوم

در اینجا و ادامه یادداشت پیشین به بخش پایانی دروغ‌های رایج در مدیریت پروژه و جمع‌بندی و نتیجه‌گیری موضوع می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

۸- بهترین پیمانکار انتخاب شده است.

از انتخاب صحیح پیمانکاران پروژه از آن جهت که فرایند زمان‌بری است، غالباً  صرف نظر می‌شود. در نهایت پیمانکاران بر اساس شهرت‌شان انتخاب می‌شوند. بهتر است تا هرچه سریع‌تر پیمانکاران در پروژه نقش داشته باشند. در غیر این صورت با شروع پروژه، مشکلات واقعی شروع می‌شوند. پیمانکار هیچ اطلاعی از کاری که شما انجام می‌دهید ندارد و یا نیروهای بدون تجربه و دانش را برای پروژه شما تخصیص می‌دهند.

لیست پیمانکاران منتخب را مرور کنید. نحوه انتخاب آنها ، معروف بودن آنها ، منابع و توانایی آنها در ارائه آنچه شما نیاز دارید را بررسی کنید. اگر انتخاب‌های درستی نیستند ، سعی کنید در اسرع وقت قرارداد را به پایان برسانید یا برای به اشتراک گذاشتن “اثر یادگیری” با آنها مذاکره کنید.

  • آنچه که در ابتدا گفته شده است:

“ما این پیمانکار را انتخاب کردیم زیرا این شرکت پیشرو در بازار است.”

  • آنچه که در واقعیت انجام شده است:

ما درخواستی برای پیمانکاران پیشنهادی ندادیم زیرا بی‌فایده بود. این شرکت برای فلان فامیل‌مان است، ما می‌توانیم به آنها اعتماد کنیم.

۹- مردم از پروژه آگاه هستند

نکته مهم در برقراری ارتباط، تکرار پیام و زمان‌بندی ارسال پیام است. مطمئن شوید که پیغام‌های کلیدی به روش‌های مختلف فرستاده و تکرار شده‌اند. کنترل کنید پیام‌های مهم در زمانی که کاربران آنلاین هستند و پیام را دریافت می‌کنند، منتشر شوند. در این مورد با تیم ارتباطات داخلی مذاکره کنید.

حتما پیگیری و ردیابی کنید که چه کسانی پیغام را باز یا از سایت بازدید کرده‌اند. شاید عجیب باشد که نرخ واکنش ارتباطی کاربران (کلیک بر روی لینک یا هم‌رسانی پیام) حدود ۵ درصد است.

در زمان‌های استراحت، از کاربران بپرسید که برداشتشان از پیام چه بوده تا اگر متوجه شدید که مفهوم پیام درست منتقل نشده است، در زمان مناسب دیگری و از طریق رسانه متفاوت، دوباره پیام را ارسال کنید.

ارسال ایمیل، اتمام کار برقراری ارتباط نیست. بلکه باید مطمئن شوید که پیام‌های کلیدی به درستی درک شده‌اند و کاربران نهایی، دیدگاه مشابهی با شما درباره پروژه دارند.

  • آنچه که در ابتدا گفته شده است:

“اطلاعات از طریق همه رسانه‌های موجود ارسال شده است. با ارسال ایمیل به همه افراد و انتشار خبر در رسانه دیجیتال شرکت.”

  • آنچه که در واقعیت انجام شده است:

ایمیل در آخرین ساعت روز کاری قبل از تعطیلات ارسال شده و یک لینک مختصر در پایین سایت ایجاد شده که ده ثانیه بعد، با ظهور یک تبلیغ جذاب دیگر پوشیده شده است.

۱۰- آموخته‌ها و تجربیاتی از پروژه کسب شده است.

فرض کنید پروژه مشابهی برای سومین بار در طی ده سال در شرکت انجام شده و هر سه بار شکست خورده است. دلیل این مساله این است که ما به سختی از شکست‌ها درس می‌گیریم.

وقتی یک پروژه بزرگ شکست می‌خورد، همه چیز سریع پاک و فراموش می‌شود تا از شرمساری جلوگیری شود. شرکت سرمایه‌گذاری نمی‌کند تا چرایی و چگونگی ایجاد این وضعیت را متوجه شود. همه افراد پروژه کنار گذاشته می‌شوند و افراد کم‌تجربه و مشاوران خارجی جایگزین می‌شوند. بودجه قطع می‌شود و پول هدر می‌رود. در نتیجه، همان اشتباهات تکرار می‌شوند، همان ایده‌های غلط انجام می‌شوند و پروژه دوباره به شکست می‌انجامد.

برای حل موضوع، ابتدا سعی کنید درس‌آموخته‌های پروژه را به طور رسمی دریافت و ثبت کنید تا در شرکت ذخیره و استفاده شود. همچنین سعی کنید با مدیران سابق پروژه تماس بگیرید، حتی اگر آنها دیگر در شرکت نیستند. پروژه‌هایی را که مشابه پروژه شما هستند را پیدا کنید. با کارکنان اصلی این پروژه‌ها و کاربران نهایی گفتگو کنید تا نظرات آنها را در مورد آنچه که انجام شده و نتیجه مثبت یا منفی داده است، دریافت کنید.

  • آنچه که در ابتدا گفته شده است:

“براساس آموزه‌هایی که آموخته‌ایم، می‌دانیم چه چیزی این پروژه را به موفقیت می‌رساند.”

  • آنچه که در واقعیت انجام شده است:

ما پروژه را به روش خود انجام خواهیم داد. مدیر پروژه قبلی دیگر در شرکت نیست، بررسی اینکه در گذشته چه کاری انجام شده، بی‌فایده است.

نتیجه‌گیری

در مورد اینکه چرا مردم دروغ می‌گویند پاسخ ساده‌ای وجود ندارد. علاقه شخصی؟ تمایل به خوب نشان دادن وضعیت در هر مکان، هر زمان و بدون توجه به آنچه اتفاق می‌افتد؟ حذفیات؟

شاخص‌های مطلوب در گزارش وضعیت پروژه، تضمین‌کننده موفقیت نهایی پروژه نیستند. ریسک بالا یا نقاط شکست پروژه‌ها، با یک نگاه خوش‌بینانه یا کنترل‌نشده به راحتی نادیده گرفته می‌شوند و منجر به شکست نهایی پروژه می‌گردد.

روشی که برای حفظ امنیت در جاده هنگام رانندگی به کار می‌بریم، برای مدیریت پروژه‌ها در زمان بحران و خطر هم میتواند مفید باشد: آرامش را داخل خودرو حفظ کنیم ولی همیشه مراقب بدترین اتفاق‌ها باشیم.

خطرات در اطلاعاتی که به شما داده می‌شود نهفته است: جزییات مهم است، همیشه اطلاعات بیشتری کسب کنید. همیشه داده‌هایی که ارایه می‌شود را کنترل کنید و در صورت لزوم سریع واکنش نشان دهید. این رویکرد باعث می‌شود که مسیر درست را طی کنید و به موفقیت برسید.

به یاد داشته باشید که در پی هر پروژه شکست خورده بک نفر باید قربانی شود، پس سعی کنید شما آن فرد نباشید.

خلاصه و جمع بندی سه قسمت

حتی اگر همه چیز مطلوب به نظر برسد و مدیریت پروژه در بهترین حالت انجام شود، پروژه با ریسک روبرو است. چون حقایق ممکن است در زیر لایه‌هایی از دروغ پنهان باشد:

  • بودجه کافی است، اما فقط بودجه قابل قبول مدیریت است و بودجه واقعی نیست.
  • دفتر مدیریت پروژه مستقر شده است، اما متشکل از کارکنان کم تجربه است.
  • رویکرد چابک فقط برای پنهان کردن کمبودهای مدیریت پروژه ترویج می‌شود.
  • الزامات پروژه تعیین شده‌اند، اما خوانده و درک نشده‌اند.
  • پروژه طبق برنامه زمانی پیش رفته است، اما کارها به ترتیب یا با اولویت‌بندی انجام نشده‌اند.
  • تیم پروژه در محل حضور دارند، اما هیچ هدف و رویکرد مشترکی از پروژه شما ندارند.
  • مستندسازی انجام شده است، اما فقط شامل الگوهای از پیش آماده است که مفید نیستند.
  • پیمان‌کار پروژه بر اساس رفاقت و رابطه قبلی انتخاب شده است.
  • اطلاعات هنگامی ارسال شده است که هیچ کس دریافت نکرده است.
  • درس‌هایی آموخته شده است، اما به‌کار گرفته نشده‌اند.

کنترل چیزهایی که گفته می‌شود با چیزهایی که واقعا انجام شده است، کلید بازگشت به مسیر درست و نجات پروژه است.

یادداشت فوق ترجمه‌ای آزاد از این محتوا است.

فاطمه مجیدی

منتشر شده توسط
فاطمه مجیدی