ده علت اصلی شکست پروژه

به گفته چارلز آر. سویندول، ۱۰ درصد زندگی آن چیزی است که برای شما اتفاق می‌افتد و ۹۰ درصد دیگر، نحوه واکنش شما نسبت به آن اتفاق است. اگر موافق هستید و می‌خواهید کار خود را در زمینه مدیریت پروژه تقویت و از شکست پروژه جلوگیری کنید، می‌توانید به راحتی نکات، منابع و دستورالعمل‌های مورد نیاز را پیدا کنید. منابع بی‌انتهایی وجود دارد که چگونگی هدایت و برقراری ارتباط مناسب را با زبانی ساده بیان می‌کند. در ادامه در مورد علل شکست پروژه‌ها و ابزارهای پیشگیری از آنها صحبت خواهیم کرد. همچنین پنج نرم افزار برتر مدیریت پروژه را به شما معرفی می‌کنیم.

جدیدترین آمارها در مورد شکست پروژه‌ها

بروز احساسات منفی و ناراحتی در زمان تحلیل و بررسی علت شکست پروژه‌، عاملی است که موجب می‌شود کمتر در مورد آن صحبت کنیم. اکثر افراد تمایلی به اعتراف شکست خود ندارند، با این‌حال به دلیل وجود ابهامات در پروژه‌ این اتفاق همچنان می‌افتد و بسیار شایع است.

طبق نظرسنجی‌های جهانی مانند KPMG ، AIPM و IPMA ۲۰۱۹:

  • حداقل ۱۹ درصد سازمان‌ها پروژه‌های موفقی را ارائه می‌دهند.
  • فقط ۳۰ درصد سازمان‌ها پروژه را به موقع تحویل می‌دهند.
  • فقط ۳۶ درصد پروژه‌ها متناسب با بودجه مشخص شده تحویل داده می‌شوند.
  • فقط ۴۴ درصد پروژه‌های ارائه شده، اهداف اصلی را برآورده می‌کنند.
  • فقط ۴۶ درصد از پروژه‌های تحویل داده شده، شامل رضایت ذینفعان است.

به همین دلیل، ارزیابی پروژه از همان ابتدای کار مهم است. لازم است تمام موانع و مشکلات احتمالی را به صورت دقیق بررسی کنید. قبل از شروع یک پروژه، دانستن اینکه دقیقاً چه چیزی پیش رو است، به مدیران پروژه، اعضای تیم و همچنین مشتریان کمک می‌کند تا حد ممکن از خطرهایموجود جلوگیری کنند و یا آنها را کاهش دهند.

نرم افزارهایی برای پیشگیری از شکست پروژه

برای داشتن یک پروژه فعال و موفق، ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری در نرم افزار داشته باشید. ابزارهای مدیریت پروژه به مدیران در سازماندهی تمامی کارها از جمله مشخص کردن حجم کارها، تعریف وظایف، ردیابی پیشرفت کارها، ارتباطات تیمی و همکاری و همچنین مدیریت اسناد کمک بسزایی می‌کند. تحقیقات KPMG در مورد نرم افزارهای مدیریت پروژه آمار زیر را ارائه داده است:

  • ۷۱ درصد سازمان‌ها برای بهبود مدیریت و کنترل پروژه‌ها و برنامه‌های خود از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.
  • ۳۹ درصد سازمان‌ها از نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه، ۲۰ درصد آنها از راه‌حل‌های داخلی و ۱۲ درصد هم از نرم افزارهای تجاری استفاده می‌کنند.
  • ۵۱ درصد سازمان‌ها از ابزارهای همکاری برای تحویل پروژه خود استفاده می‌کنند.

پنج نرم افزار برتر مدیریت پروژه

این نرم افزارها به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را، با تمام جزئیات، مدیریت کنید.

  • Tara AI

Tara AI به تیم‌های نرم افزاری کمک می‌کند تا کارها را با اولویت‌های مشخص شده تحویل دهند و پروژه‌ها را تا ده برابر سریع‌تر از حالت عادی تحویل دهند. عملکرد مهندسی شده آن را از همان ابتدا با وجود نگرش اسپرینت و گزارش‌دهی‌های خودکار را می‌توانید درک کنید. زمان کمتری را برای مدیریت کارها صرف کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید. همین باعث می‌شود که بتوانید بر روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.

  • Jira

نرم افزار Jira ابزاری ساده و قدرتمند برای ردیابی و مدیریت مسائل است. این نرم افزار تمام موضوعات و مشکلات مختلف را حل می‌کند و می‌تواند در موضعات مختلفی مانند ردیابی باگ‌ها، کمک به توسعه، مدیریت پروژه یا فهرست‌بندی کارهای گروهی مورد استفاده قرار گیرد.

  • Buildertrend

نرم افزار Buildertrend اولویت اول برای انجام پروژه‌های عمرانی، پیمانکاران و بازسازی و ساخت و ساز خانه‌ها است. این نرم افزار ساخت و ساز یک راه‌حل All in one است و همچنین این برنامه شامل تمامی مواردی است که شما در یک برنامه ساختمانی نیاز دارید.

  • WorkflowMax

نرم افزار گردش کار و مدیریتی ابری که به صورت سرویس ارائه می‌شود، یک راه حل مدیریت پروژه سراسری است که دارای ابزاری برای هدایت، برآورد هزینه‌ها، جدول زمانی، مدیریت کارها و صورتحساب است.

  • BuildTools

BuildTools یک نرم افزار مدیریت پروژه در زمینه کارهای عمرانی کاملاً یکپارچه و تحت وب عمل می‌کند. یک پلتفرم مدیریتی ساختمانی چند بخشی است که برای مدیریت فرایندهای دفتر کار سازندگان و افرادی که به صورت سفارشی بازسازی می‌کندد، طراحی شده است.

ده علت عمده شکست پروژه

  • عدم آمادگی

شما قبل از انجام هر کاری باید تصویر واضحی از آنچه که می‌خواهید انجام دهید داشته باشید. در غیر این صورت، ممکن است با شکست مواجه شوید. شما باید بدانید که یک پروژه موفق در آغاز کار چگونه است و تمرکز خود را از دست ندهید. اگر در مراحل اولیه روند کار، تمرکز نداشته باشید، کارها را برای خود سخت‌تر خواهید کرد. جلسات متعددی برگزار کنید و با ذینفعان خود در مورد انتظارات آنها در مورد هزینه، زمان و کیفیت محصول صحبت کنید. مشخص کنید که چگونه می‌خواهید وظایف خود را انجام می‌دهید تا انتظارات همه را برآورده کنید.

  • نبود مستندات و پیگیری کافی

ایجاد مستندات و پیگیری، مسئولیت مدیر پروژه است. پیگیری مایلستون‌ها برای این است که مطمئن شوید که آیا انتظارات برآورده می‌شود. Proper recording and monitoring lets the PM identify where they need more resources to complete a project on time.

  • رهبری ضعیف

رهبری پروژه تنها مسئولیت مدیر پروژه نیست. رهبران در هر سطح مدیریتی باید از موفقیت پروژه اطمینان حاصل کنند. مدیریت نباید از نوع مدیریت خرد باشد اما مدیریت تکیه‌گاهی فراهم می‌کند تا مدیران پروژه بتوانند انتظاراتی که از آنها می‌رود را به درستی انجام دهند.

  • عدم تعریف پارامترها و اجرای آنها

برای مدیر پروژه بسیار مهم است که بتواند به خوبی با تیم کار کند. اگر وظایف یا اهداف مطابق با استاندارد پیش نروند، عواقب بدی به همراه خواهد داشت. وظایف را باید با اولویت رتبه بندی کنید و آنها را به ماهرترین فرد واگذار کنید.

  • مدیران پروژه بی تجربه

مدیران پروژه مسئولیت زیادی دارند. متخصصان باید از تحصیلات و تجارب متناسبی برخوردار باشند. ممکن است در برهه‌ای از زمان، مدیران بی‌تجربه پروژه‌ها را مدیریت کنند. البته شاید آنها توانایی مدیریت پروژه‌ها را داشته باشند اما نکته اصلی، نگه داشتن پروژه‌ها در مسیر موفقیت است. هر چیزی خارج از این باشد با شکست مواجه می‌شود. طبق گزارشی از PMI’s Pulse of the Profession، مدیران پروژه بی‌تجربه در ۲۰ درصد مواقع از دلایل اصلی شکست پروژه هستند.

  • برآورد نادرست هزینه‌ها

ممکن است مواردی پیش آید که مطابق با برآورد هزینه‌های نباشد. همانطور که می‌دانید، با اتمام منابع، پروژه متوقف خواهد شد. با شناسایی کمبود منابع اولیه از این امر جلوگیری کنید. طبق گزارش نظرسنجی PMI 2017، ۲۸ درصد از پاسخ دهندگان، برآورد نادرست هزینه را دلیل اصلی شکست پروژه می‌دانند.

  • ارتباطات اندک در هر سطح مدیریتی

ارتباط ناکافی یا ضعیف دلیل اصلی شکست پروژه است. خواه این ارتباط ضعیف بین مدیران ارشد باشد خواه بین اعضای تیم یا سایر سهامداران باشد. همه باید حق نظر دادن داشته باشند تا به راحتی بتوانند  نگرانی‌ها یا پیشنهادات خود را بیان کنند. وقتی همه در یک صفحه باشند، پروژه از شفافیت بالایی برخوردار خواهد بود و گردش کار نیز در سطح مطلوبی انجام می‌شود.

  • فرهنگ یا عدم انطباق اخلاقی

فرهنگ شرکت باید شامل شایستگی، فعالیت زیاد و حرفه‌ای باشد. در غیر این صورت، اعضای تیم انگیزه لازم برای انجام کار خود به بهترین وجه ممکن را ندارند. هنگامی که همه به نقش و مسئولیت خود متعهد می‌شوند، مطمئناً در موفقیت پروژه سهیم هستند.

  • عدم برنامه ریزی منابع

۲۳ درصد از مواقع، پیش بینی نادرست منابع علت اصلی ناکارآمدی پروژه‌ها است. هنگامی که منابع کافی موجود نباشد، باعث ایجاد عدم تعادل بین منابع پرسنل و بودجه می‌شود که اتفاق بر اجرا و تحویل پروژه تأثیر زیادی  می‌گذارد. به همین خاطر در ابتدا، مدیران پروژه باید بدانند که چه مقدار منابع و برای چه مدت نیاز دارند.

  • نادیده گرفتن علائم هشدار پروژه

هنگامی که یک پروژه در آستانه شکست است، علائم هشدار ظاهر می‌شوند. مدیران پروژه باید سریعاً برای نجات پروژه وارد عمل شوند. در غیر این صورت، تمام تلاش‌های صورت گرفته از بین می‌روند

 

چگونه از این علل شایع جلوگیری کنیم؟

آموزش کافی کارمندان، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مناسب و وجود شفافیت مدیریتی منجر به موفقیت در پروژه می‌شود. یافتن نرم افزار مدیریت پروژه مناسب یکی از آسان‌ترین مراحل برای نگه داشتن پروژه در مسیر درست و موفقیت‌آمیز است. این ابزارها برای جلوگیری از ناکارآمدی پروژه بسیار ضروری هستند. کاربران به راحتی می‌توانند وظایفی مانند ردیابی زمان، پیگیری هزینه و برآورد هزینه را مدیریت کنند. همچنین جلوگیری از بروز این ده دلیل می‌تواند به افزایش موفقیت پروژه تا حد زیادی کمک کند و تمام آیتم‌های موفقیت با وجود یا نرم افزار مدیریت پروژه کامل و جامع امکان‌پذیر است.

فاطمه مجیدی

منتشر شده توسط
فاطمه مجیدی