پنج کلید مؤثر برای دورکاری افراد در تیم های مجازی

هنگامی که صحبت از دور کاری یا کار از راه دور به میان می‌آید، این بیت از هوشنگ ابتهاج – شاعر معاصر – به ذهن تداعی می‌شود که «باغ ها را گرچه دیوار و در است  /  از هواشان راه با یکدیگر است»! در واقع هیچ باغی منحصر به مرزهای خودش نیست چرا که هوا یک ارتباط غیرفیزیکی را بین باغ‌ها فراهم می‌کند. این تعبیر شاعرانه بهانه‌ای است برای مرور این مفهوم که اگرچه اغلب کارکنان دورکار (remote workers) در فضاهای مجازی زندگی می‌کنند اما دریچه ارتباط حتی در شرایط دورکاری بسته نیست.

با این حال، کسانی که دورکاری می‌کنند ممکن است از ریتم روزانه کسب‌وکار و اهداف شرکت یا تیم خود فاصله بگیرند. این تجربه می‌تواند برای کارمندان مجزا یا در قرنطینه و همچنین برای کسب‌وکار پرهزینه باشد. ​نگه داشتن تیم‌ها به‌طور متعهد و باانگیزه در حال کار یک مساله با اهمیت است که ارزش حل کردن دارد. براساس نظرسنجی موسسه گالوپ، شمار ساکنان ایالات‌ متحده که دست‌کم در برخی از اوقات از راه دور کار می‌کنند، در حال حاضر ۴۳ درصد است. با چنین درصد بالایی از دورکاری پرسنل، رهبران کسب‌وکار به چالش کشیده می‌شوند تا آنها را خلاق و درگیر نگه دارند.​ ​

در اینجا پنج کلید را برای اطمینان از این که تیم‌های از راه دور شما کارآمد، متعهد و مؤثر هستند، پیشنهاد می‌دهیم. این پنج کلید براساس این تحلیل از اسمارت‌شیت گردآوری شده است.

۱. انتظارات روشنی داشته باشید و فرهنگ پاسخگویی ایجاد کنید

بهره‌وری کارمند عمدتاً از درک روشنی از آنچه انتظار می‌رود سرچشمه می‌گیرد. کارکنان دورکار یک قدم بیشتر از فرهنگ شرکت شما فاصله دارند، بنابراین ارائه شفاف نقش‌ها و اهداف نوشته شده و انجام جلسات یک به یک به طور منظم اهمیت دارد. ​اولویت دادن به این دو اقدام، به کارمندان از راه دور این امکان را می‌دهد تا بدانند که بخش مهمی از تیم هستند و تضمین می‌کنند که با تغییر پروژه‌ها و اهداف، همسو و پاسخ‌گو باقی می‌مانند. ​همچنین دادن ابزارهای همکاری موثر به تیم می‌تواند به ایجاد فرهنگ پاسخگویی با ارائه یک دیدگاه بین تیمی از این که کارکنان چگونه اهداف خود را دنبال می‌کنند، کمک کند. ​این سطح از تعامل اعضای تیم را تشویق می‌کند که انگیزه داشته باشند و تصویر روشنی را از نقش خود در موفقیت کلی تیم ارائه دهند. ​

۲. همه چیز را قابل‌ پیش‌‌بینی نگه دارید

انعطافی که یک کارمند دورکار به دست می‌آورد می تواند به ارتباط ناکارآمد نیز منجر شود! ​برای جلوگیری از این امر، یک آهنگ و ریتم مشخص از مهلت‌های زمانی را که کارمندان می‌توانند به طور مستقل کار کنند، انتخاب کنید. یک پلتفرم مدیریت کار مشترک انتخاب کنید که به شما اجازه می‌دهد تا درخواست‌های به‌روزرسانی را به‌طور خودکار تنظیم کنید و کارکنان هم بتوانند در آن گزارش بدهند. این مسیر به آنها اجازه می‌دهد که بدون نیاز به ارسال ایمیل یا استفاده از پیام‌رسان‌ها، بتوانند به‌روزرسانی‌های خود را مستقیماً در صفحات پروژه مربوطه ثبت کنند. تصویر زیر، یک نمونه از فرم به‌روزرسانی کار در نرم‌افزار مدیریت کار و پروژه سمین را نمایش می‌دهد که قابلیت بهره‌برداری به عنوان نرم افزار دورکاری را دارد.

فرم به روز رسانی کار در نرم افزار مدیریت کار سمین

 

۳. به افراد دورکار کمک کنید تا به عنوان یک تیم عمل کنند

برای هماهنگ کردن تلاش‌ها و کار موثرتر با یکدیگر، هیچ چیزی مانند مجاورت و ارتباط نزدیک وجود ندارد. برقراری ارتباط کلامی و غیر کلامی، و گفتگوهای کوتاه در حین ناهار یا قدم‌زدن در راهروهای شرکت، هدایت پروژه‌ها در مسیر مطلوب و تکمیل آنها را تسهیل می‌کند.​ اما هنگامی که هم‌تیمی‌ها در مکان‌ها و مناطق زمانی پخش می‌شوند، نرم‌افزارها یا برنامه‌های مدیریت کار (work management apps) که بینش واقعی را نسبت به وضعیت پروژه – و وابستگی‌های و مشکلات آن – ارائه می‌دهند، می‌توانند همه افراد را در یک صفحه با هم همراه کند. ​افرادی که دورکار هستند، می‌توانند به‌موقع از برنامه بسترهای مختلف ارتباطی نظیر تلفن همراه یا اینترنت به‌منظور پیگیری و به‌روزرسانی وضعیت پروژه‌ها استفاده کنند. ​

۴. کارمندانی که دورکاری می‌کنند را روی کار موردنظر متمرکز کنید

دفتر یک کارمند دورکار (remote employee) می‌تواند از فضای کاری اختصاصی و آرام تا گوشه‌ای از یک کافی‌شاپ یا حتی سالن انتظار فرودگاه باشد؛ نه اینکه همیشه در محیط‌هایی حضور داشته باشد که باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.​

برای کمک به به حداکثر رساندن بهره‌وری، فرآیندهای فرعی ساده و خودکار کنید. این امر به افراد اجازه می‌دهد تا بر کاری که مستقیماً به اهداف و وظایف آنها مرتبط است، تمرکز کنند. با استفاده از یک ابزار مدیریت کارها، می‌توانید کارهای روزمره مانند تایید بودجه‌ها یا تکمیل اسناد مناقصه را خودکار کنید. به روز رسانی های خودکار وضعیت‌ها به شما این امکان را می‌دهد که زمانی را در برنامه خود که به طور معمول برای جلسات تکراری کنار می‌گذارید، دوباره به دست آورید.

۵. بیشتر ارتباط برقرار کنید!

در بسیاری از موارد، کارکنان دورکار از چرخه اصلی سازمان بیرون می‌افتند، زیرا آن‌ها حضور فیزیکی ندارند تا تغییرات سریع را دریابند. اما می‌توان این شکاف را با استفاده از ابزارهایی که ارتباط را به طور مستقیم برقرار می‌کنند، بست. با داشتن یک نرم افزار مدیریت وظایف و درخواست‌های خودکار بروزرسانی، کارمندان می‌توانند پیشرفت را بی‌درنگ و لحظه‌ای (real time) در داشبورد تیم مشاهده کنند. علاوه بر این، می‌توانند اطلاعات مربوطه را مستقیماً در صفحات و فرم‌های پروژه وارد کنند. در این شرایط ارتباطات خودکار می‌شود و تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با دسترسی آسان به اطلاعات یکسان رو به جلو حرکت کنند.

نمونه ای از گزارش وضعیت پروژه در قالب داشبورد تیم در نرم افزار مدیریت وظایف سمین

ایجاد یک تیم از راه دور موثر نیاز به تجدیدنظر در فرآیندها و عملیات دارد تا به کارکنان شما کمک کند همکاران موثری باشند و برای سازمان شما کارآمدتر عمل کنند. نرم‌افزار سازمانی سمین یکی از پلتفرم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که تاکنون در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلفی موفق به پیاده‌سازی فرآیندها و گردش‌های کاری شده است. برای اطلاعات بیشتر درباره این سامانه نرم‌افزار آنلاین می‌توانید به اینجا مراجعه کنید.

تیم توسعه محتوا