زمان‌ بندی پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه سمین

یک پروژه موفق همیشه با یک برنامه‌ریزی دقیق شروع به کار می‌کند و اولین مؤلفه‌ای که مطرح شود، زمان‌ بندی پروژه است. به عنوان یک مدیر پروژه، ممکن است وسوسه شوید که کار را به سرعت شروع کنید و حین انجام کار زمان‌ بندی را انجام دهید. این روش می‌تواند شما را به شدت به چالش بکشد. بعد از مدتی شما نمی‌توانید متوجه شوید که آیا پروژه شما در مدت زمان تعریف شده به اهداف خود رسیده است یا خیر. برای اجتناب از مواجه با چنین چالشی، نیاز به برنامه ریزی زمانی است. زمان‌ بندی به ماهیت پروژه شما بستگی دارد و می‌تواند از یک تقویم کاری ساده تا یک شبکه درهم تنیده شده از فعالیت‌های مرتبط و متفاوت باشد.

صرف نظر از نوع پروژه، می‌توانید با رعایت چند نکته مشخص و استفاده از ابزارهای مناسب، یک برنامه‌ریزی قابل اعتماد بسازید. با استفاده از سامانه مدیریت پروژه سمین می‌توانید پروژه‌های خود را به صورت آنلاین برنامه‌ریزی و منابع خود را مدیریت کنید. در ادامه، راهنمای گام به گام سمین برای ایجاد زمان‌بندی موثر پروژه آورده شده است.

۱ – پروژه‌ی خود را به وظایف کلیدی تقسیم کنید

اولین مرحله در اجرای هر پروژه این است که بدانید برای دستیابی به خروجی نهایی، چه کارهایی باید انجام شود. به نظر واضح است اما اکثر مردم برخی از موارد مهم را فراموش می‌کنند. پس از تهیه برنامه زمان‌ بندی، آنها به ندرت به خاطر می‌آورند که فعالیت‌های از قلم افتاده را اضافه کنند.

بهترین راه برای تهیه یک لیست کاری جامع، درگیر کردن کل تیم است. برای شروع، هر آنچه که می‌دانید نیاز است را در برنامه زمان‌ بندی بگنجانید. با توجه به دانش تخصصی اعضای تیم، می‌توانید نظرات و پیشنهادات آنها را در برنامه  اجرا کنید.

مسلماً به خاطر بیماری همه‌گیر ویروس کرونا خیلی از همکاری‌های گروهی کنسل شده است. با این وجود، با برگزاری جلسات مجازی کوتاه و متعدد می‌توانید تا حدی کمبودها را جبران کنید.

در حالی‌که پروژه خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم‌بندی می‌کنید (WBS)، مراقب باشید هدف اصلی فراموش نشود. ساختار شکست کار (WBS) یک چک لیست از هر فعالیتی است که باید برای ایجاد محصول نهایی انجام شود. این چک لیست به مبنایی برای زمان‌ بندی پروژه ، تخصیص منابع، و بودجه‌بندی تبدیل می‌شود .سمین می‌تواند به شما در ایجاد این چک لیست‌های پویا کمک کند و مانع از فراموشی مراحل شود. همچنین با ذخیره تغییرات و سوابق، می‌توانید تصویری واضح از آنچه در سیر پیشرفت پروژه رخ داده است برای اعضای تیم پروژه به نمایش بگذارید.

 

۲ – سازمان‌دهی وظایف

گام بعدی پس از تعیین وظابف کلیدی، منظم کردن کارها و فعالیت‌ها است. شما نمی‌توانید برای شروع همه کارها را به طور هم‌زمان سازما‌دهی کنید، مگر اینکه منابع غیر منطقی داشته باشید.

تأثیر نمودار گانت در سازمان‌دهی وظایف بی‌نظیر است. نمودار گانت یک ابزار مصور مناسب برای نمایش کارهایی است که در طول پروژه برنامه‌ریزی شده‌اند. گانت به‌طور معمول برای زمان‌ بندی، پیگیری و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، و علاوه بر نمایش جریان کارها، روابط بین آنها را نیز به شما نشان می‌دهد.

نمودار گانت سمین ارتباطات میان کارها و پروژه‌ها را برای شما ترسیم می‌کند. به خصوص در مواردی که پروژه درگیر با تیم‌های خارجی است، کمک می‌کند تا دید بهتری نسبت به آن داشته باشید.

گانت چارت

۳ – تنظیم مایلستون‌ها

مایلستون (Milestone) در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها بسیار پرکاربرد است. همچنین در کنترل برنامه زمان‌ بندی شده تاثیر بسزایی دارند. برای مثال فرض کنید که تاریخ اتمام فاز طراحی در پروژه شما از اهمیت زیادی برخوردار است و می‌خواهید این زمان را در برنامه‌ریزی پروژه به شکل واضح مشخص باشد و وضعیت آن در گزارشات پروژه ارائه شود. بنابراین لازم است این تاریخ به عنوان یک مایلستون تعریف و در گانت چارت پروژه نمایش داده شود. هچنین استفاده از مایلستون‌ها در گزارشات مدیریتی، می‌تواند در بررسی زمان تکمیل فعالیت‌های مهم پروژه به مدیران کمک زیادی نماید.

از دیگر مزایای مایلستون می‌توان به زمان‌ بندی و ارزیابی مجدد اشاره کرد. وجود مایلستون‌ها به حفظ پروژه طبقِ برنامه زمانی کمک می‌کند، به طوری که وقتی به مایلستون می‌رسید شانس این را دارید که برنامه پروژه خود را مجدداً بررسی کرده و مشکلات به وجود آمده را برطرف کنید.

مایلستون

۴ – تنظیم جدول زمانی

هنگامی که وظایف را تعریف و مرتب نموده و مایلستون‌های متناسبی را ایجاد کردید. مرحله بعدی افزودن تاریخ‌ انجام کارها است. می‌توانید با استفاده از تقویم زمان‌ بندی سمین، برنامه خود را به طور یکپارچه برنامه‌ریزی کنید. همچنین کارهایی که باید طی روز در زمان مشخصی انجام شود، قابل مشاهده است.

۵ – تخصیص منابع

پس از طی مراحل فوق برنامه زمان‌ بندی شما کامل شده است. با این حال، برای اجرای صحیح آن، باید منابع مورد نیاز جهت انجام رساندن کارها را، بر اساس آنچه که انتظار داشته‌اید مورد بررسی قرار دهید. در غیر این صورت ممکن است استفاده مطلوب از منابع خود نکرده باشید.

فهرست کارها را مرور کرده و بر اساس اولویت به آنها منابع لازم را تخصیص دهید. برای این منظور سمین ماژول مدیریت منابع را به شما پیشنهاد می‌دهد. از طریق آن می‌توانید با درنظرگرفتن زمان برآوردی برای کارها (در پروژه یا واحد سازمانی) و میزان زمان در دسترس برای افراد به متوازن کردن و تسطیح منابع اقدام کنید. امکان داشتن داشبورد برای این قسمت نیز وجود دارد.

۶ – بازنگری دوره‌ای

مراحل فوق، بدون شک دلگرم‌کننده است. با این‌حال ممکن است در اولین تلاش نتوانید برنامه زمان‌ بندی مناسبی را ایجاد کنید. برنامه شما با پیشرفت پروژه تغییر می‌کند، به ویژه اگر اصلاحاتی در دامنه پروژه داشته باشید. بنابراین نیاز است که حداقل هر ماه، برنامه خود را بررسی کرده و اطمینان حاصل نمایید که ذینفعان از هرگونه تغییر در آن آگاهند و می‌توانند انتظارات خود را متناسب با تغییرات تنظیم کنند.

همین امروز برنامه ‌زمان‌ بندی خود را با سمین ایجاد کنید

برنامه زمان‌ بندی پروژه، بخش مهمی از مستندات تیم و مالک پروژه است. ذیل آن فعالیت‌های کلیدی، چگونگی و زمان انجام آنها در پروژه‌ مشخص می‌شود.

ما امیدواریم که شما  با طی کردن مراحل فوق در نرم افزار سمین، بتوانید یک برنامه زمان‌ بندی جامع برای پروژه‌های آتی خود ایجاد کنید. همین امروز برای داشتن سامانه سمین اقدام و تجربه مدیریت پروژه خود را متحول کنید.

فاطمه مجیدی