چه زمانی بهتر است در نرم افزار مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید؟

منطقی است که سرمایه‌گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه ملاحظاتی دارد.  زمانی که از موعدش گذشته باشد و فرآیندهای کاری دچار خلل شده باشند، دیگر خیلی دیر است. از این گذشته، زمانی‌که به این مرحله رسیده باشید، اثرات زیان‌باری را متحمل شده‌اید و شرکت‌تان متضرر شده است. جبران این زیان‌ها کاری بس دشوار است. برای رسیدن به بهترین نتیجه، باید قبل از اینکه شرایط بحرانی شود، باید برای خرید نرم افزار مدیریت پروژه اقدام کنید. گرچه گذشتن از ابزارهای قدیمی، دشوار به نظر می‌رسد اما شدنی است. در ادامه به سه نشانه از زمان مناسب جهت سرمایه‌گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه اشاره شده است:

شاخص‌های مهم سرمایه‌گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه

• رشد

نرخ رشد کسب‌وکار یک فاکتور مهم در تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری در خرید نرم افزار مدیریت پروژه است. اگر پروژه‌ها و اعضای تیم پروژه در حال افزایش هستند، به احتمال زیاد به نرم‌ افزار مدیریت پروژه مناسب نیاز خواهید داشت. زمانی که اعضای پروژه افزایش می‌یابند، از لحاظ جغرافیایی پراکنده می‌شوند و ارتباطات دشوارتر می‌شود. همچنین ممکن است نیاز به اتخاذ روش‌های جدید همکاری، مانند ارتباطات غیر همزمان باشد، که بدون ابزار مناسب مشکل خواهد بود.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین نیز زمانی مفید است که شما متناسب با کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی کنید. اگر شما پروژه‌های پیچیده‌تری را در نظر بگیرید، باید ابزارهای مدیریت پروژه قوی‌تر را اتخاذ کنید.

فرآیندها نیز با رشد شما پیچیده‌تر می‌شوند، بنابراین داشتن ابزاری مناسب برای مدیریت همه قسمت‌ها و سهامداران امری حیاتی است. شما نمی‌خواهید کارهای مهم پروژه را از دست بدهید و یا از هر مسئله‌ای غافل شوید. این می‌تواند تفاوت بین موفقیت و عدم موفقیت یک پروژه باشد.

همچنین زمانی که شرکت شما تکامل می‌یابد، چابکی ضروری می‌شود. این طبیعی است که نیاز به تغییر فرایندها و روش‌ها وجود داشته باشد. به همین خاطر نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند با حداقل دوباره‌کاری و فقدان داده‌های قدیمی، از شما پشتیبانی کند.

• وابستگی متقابل

در شرکت های کوچک، ممکن است کارمندان به صورت جداگانه یا در گروه‌های کوچک مستقل کار کنند. با بزرگ‌تر شدن شرکت و متنوع شدن مشاغل، شرایط تغییر خواهد کرد و پیچیدگی‌ها و نیاز به مشارکت با یکدیگر افزایش می‌یابد. حتی زمانی که سازمان شما در حال رشد نیست، تغییرات در ساختارهای عملکردی و یا موقعیت‌های فیزیکی می‌تواند نیاز به خرید نرم افزار مدیریت پروژه را نشان دهد. در صورتی که پیمانکاران یا کارمندان شروع به دورکاری کنند، مطمئناً ارتباطات و یکپارچه‌سازی بین آنها چالش برانگیزتر خواهد شد.

افزایش مشارکت‌های خارجی با سهامداران مانند فروشندگان، تامین کنندگان و مشتریان نیز ممکن است پیچیدگی پروژه‌های شما را افزایش دهد. به عنوان مثال، اگر در حال انجام پروژه‌ای هستید که به یک پیمان‌کار فرعی نیاز دارد تا ۳۵% کار را تکمیل کند، مدیریت و نظارت به موقع بر این موارد می‌تواند بدون داشتن نرم‌ افزار و فرآیندهای مناسب بسیار مشکل شوند.

• بهره‌وری

بدون خرید نرم‌ افزار مدیریت پروژه آنلاین کارمندان زمان بیشتری را صرف انجام کارهای دستی مانند وارد کردن داده‌ها به صفحات گسترده مانند اکسل می‌کنند. این کار نه تنها زمان بیشتری را صرف می‌کند، بلکه احتمال دوباره‌کاری، ناشی از خطاها و داده‌های نادرست را نیز افزایش می‌دهد. با خارج شدن از کارها از حالت دستی و تکراری، اعضای تیم شما راحت‌تر به تجزیه و تحلیل و برنامه‌ریزی می‌پردازند و از طرفی باعث افزایش کیفیت کار و رضایت‌مندی کارمندان می‌شود که این خود، امتیاز بزرگی به‌شمار می‌آید.

اگر اعضای تیم شما زیر فشار پرونده‌های بزرگ و پیچیده هستند و ابزارهای ساده کفاف کارشان را نمی‌دهد، وقت آن رسیده است که در نرم افزار مدیریت پروژه سمین سرمایه‌گذاری کنید.

 

یادداشت فوق برداشتی آزاد از این مقاله است.