رقابت در کسب و کارهای خدماتی و مدیریت تغییر با یک راه حل نرم افزاری

بر اساس یک تعریف رایج، کسب و کارهای ارائه دهنده خدمات، اشخاص، سازمان‌ها، شرکت‌ها و یا مجموعه‌هایی هستند که خدمات سفارشی‌شده و مبتنی بر دانش را به مشتریان ارائه می‌کنند. از جمله رایج‌ترین خدمات حرفه‌ای می‌توان به وکلا، حسابداران، مشاوران مالی و مالیاتی، معمارها، مشاوران تبلیغاتی و … اشاره کرد. با این حال، زمانی که از صنعت خدمات صحبت می‌کنیم می‌توانیم به مجموعه‌های کسب و کار خدماتی جامع‌تر نظیر بانک ها و بیمه ها، شرکت های فناوری اطلاعات، بنگاه‌های مشاوره مدیریت، دفاتر مالی و حسابداری، پزشکان و بیمارستان‌ها و … نیز اشاره کنیم. طی سال‌های اخیر، شرکت‌های خدمات حرفه‌ای (Professional services firms) در ایالات متحده بیش از ۲ تریلیون دلار درآمد داشته‌اند و این رقم رو به افزایش است. فرصت در صنعت خدمات در حال افزایش است، اما رقابت در بازار شدید است.

شما به عنوان مدیر یک تیم ارائه خدمات حرفه‌ای، تحت فشار هستید؛ تا سریع‌تر کار کنید و سود ناخالص را افزایش دهید. در پروژه‌های با هزینه ثابت، کار هوشمندانه‌تر به جای کار سخت‌تر، روشی است که می‌توانید اهداف، حاشیه سود، رضایت مشتری و KPIها را برآورده کنید. این مدیران با چالش‌های زیر به صورت مشترک مواجه هستند:

  • زمان و بودجه پروژه از برنامه خارج می‌شوند
  • زمان از دست رفته و کارایی فرآیندهای فروش، اجرا، تحویل و خاتمه پروژه
  • زمان هدر رفته در کارهای تکراری و بدون ارزش کسب کار
  • متعادل کردن بار کاری کارمندان به منظور اجتناب از فرسودگی شغلی یا عدم استفاده از قابلیت‌ها
  • دید کم در وضعیت پروژه و تنگناهای تصمیم‌گیری سریع
  • تخصیص منبع مناسب به کار درست

تیم‌های ارائه خدمات و سازمان‌های خدماتی باید از ابزارهایی استفاده کنند که به آن‌ها اجازه می‌دهد تا جریان کار را خودکار و استاندارد کنند؛ در حالی که تطبیق پذیری لازم برای واکنش سریع را فراهم می‌کنند. در واقع، تحقیقات دانشگاه هاینگ درباره شرکت‌های خدمات حرفه‌ای نشان می‌دهد که شرکت‌های با رشد بالا به احتمال زیاد تکنولوژی بازاریابی و اتوماسیون را اولویت‌بندی می‌کنند. ​

ما نرم‌افزار مدیریت سازمان سمین را برای خدمات حرفه‌ای راه‌اندازی کرده‌ایم که تیم‌های ارائه خدمات آن را به عنوان راه حل قدرتمند برای بهینه‌سازی تحویل پروژه، خودکار کردن جریان کار و مدیریت تیم استفاده کنند.​ اکنون شرکت‌های بازاریابی، مشاوران IT، سازمان‌های مدیریت مشاوره و تیم‌های خدمات حرفه‌ای می‌توانند کسب و کار ارائه خدمات خود را در سمین مدیریت نمایند.

طبق نظر فوربس، برندگان و بازندگان در سال ۲۰۲۰ توسط یک شاخص از هم جدا خواهد شد: توانایی تصحیح سریع و قاطع که به طور موثر و با فوریت اجرا می‌شود. تصمیم‌گیری ساده، بهینه‌سازی برنامه‌ریزی عملی و سرعت بخشیدن به اجرای پروژه با استفاده از سمین برای عملکرد خدمات حرفه‌ای، و اضافه کردن قدرت تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته برای کمک به شما در اجرای کسب و کار ارائه خدمات. ​

چه زمانی پروژه‌ها از زمان و بودجه برنامه‌ریزی شده خارج می‌شوند؟

حقیقت این است که پروژه‌ها همیشه به آرامی اجرا نمی‌شوند. مشتری به موقع بازخورد ارائه نمی‌کند. هرچه یک پروژه پیچیده‌تر باشد، فرصت بیشتری برای خارج شدن از ریل وجود دارد. شما تنها نیستید! در بررسی صنعت و کسب و کارهای خدمات حرفه‌ای، ۹۷ % پاسخ دهندگان تا حدودی تاخیر در پروژه را گزارش دادند. ​

سمین برای کنترل پروژه در مدیریت خدمات حرفه‌ای، تجزیه و تحلیل سفارشی، فوری، مدیریت پورتفو و گزارش کار را فراهم می‌کند تا به شما دیدی خاص از تمام پروژه‌ها و وظایف خود بدهد. داشبورد به شما اجازه می‌دهد تا به سرعت پروژه‌های عقب افتاده را ببینید و وارد جزئیات شوید تا بتوانید آن‌ها را به مسیر اصلی برگردانید. ​

صرفه‌جویی در زمان و هزینه با خودکار کردن فرآیندهای فروش تهیه صورت حساب

فروش! شما برنده یک مشتری جدید شدید. تبریک می‌گوییم! اما حالا کار واقعی شروع می‌شود. شما باید تمام اطلاعات را به تیم پروژه منتقل کنید تا آن‌ها بتوانند پروژه را با استوار آغاز کنند. سمین به CRM شما متصل می‌شود تا اطلاعات کلیدی مشتری و پروژه را فراهم کند. با اینکه هر پروژه متفاوت است، بسیاری شامل مراحل مشابه هستند. برای شروع می‌توانید از الگوهای آماده سمین استفاده کنید. اینجا جایی است که فرآیند پیشتیبانی نیازهای مشتری در کسب و کار خدماتی شما به چشم می‌آید.

وقتی کار تحویل داده شد، سمین با سیستم‌های مالی برای صدور صورت حساب ادغام می‌شود. تیم مالی می‌تواند از فعالیت‌های انجام شده به صورت خودکار صورت حساب تهیه نماید. همچنین کلیه اطلاعات صورت حساب‌ها با بودجه پروژه یکپارچه است و به صورت لحظه‌ای همه اطلاعات به‌روز شده و قابل گزارش‌گیری است.

به کارمندان کمک کنید تا کارهای فاقد ارزش افزوده را کاهش دهند

​​​​​​​​در گزارش بررسی خدمات حرفه‌ای، ۲۲ % پاسخ دهندگان گفتند که اگر بتوانند وظایف تکراری و اداری را خودکار کنند، می‌توانند ۵۰ % بیشتر کار کنند. بررسی‌ها همچنین نشان داد که حدود ۶۰ درصد از پاسخ دهندگان، ۱ تا ۳ ساعت در هفته وضعیت پروژه به‌روزرسانی می‌کنند، ایمیل‌های به‌روزرسانی ارسال می‌کنند، گزارش‌های وضعیت تولید می‌کنند، یا جلسات به‌روزرسانی دارند.​

سمین درخواست‌های نیروی انسانی را متمرکز کرده و فرآیندهای اجرایی مانند پیگیری زمان و صدور صورت حساب را خودکار می‌کند. تیم‌ها را آزاد می‌کند تا بر روی کار قابل تبلیغاتی که مشتریان را خوشحال می‌کند تمرکز کنند.

کارهای روتین را خودکار کرده و بهترین روش‌ها را استاندارد کنید تا در وقت صرفه‌جویی کنید و به اعضای تیم اجازه دهید کار بیشتری انجام دهند. زمانی که یک تاخیر رخ می‌دهد، سمین زمانبندی مجدد کارها را آسان می‌کند.

نمایی از صفحه تنظیمات گردش کار در نرم افزار سمین

کاهش فرسودگی شغلی کارکنان

​​​​​​​​در بررسی بهره‌وری کارمندان، ۲۶ درصد از پاسخ‌دهنده‌ها گفته‌اند که روشی برای مدیران جهت دیدن همه چیز در یک صفحه و متعادل کردن بهتر حجم کاری به آن‌ها کمک خواهد کرد که در کار فعال‌تر و پربارتر باشند. برای تیم‌های خدمات حرفه‌ای، این تعادل بسیار مهم‌تر است. ​

هنر ارائه خدمات، به سطح مناسب منابع انسانی وابسته است. باید از کمبود ظرفیت و رزرو بیش از حد اجتناب کرد. تمرکز هم‌کاری در سمین همه را با ارتباط زمانی و واقعی در حلقه کار نگه می‌دارد. وقتی پروژه‌ها تغییر می‌کنند، رویت حجم کاری در سمین و مدیریت منابع به مدیران این امکان را می‌دهد که به صورت پویا دیده شوند.

نمایی از صفحه مدیریت منابع در نرم افزار سمین

برای تصمیم‌گیری و رشد کسب و کار خدماتی به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟

زمانی که می‌خواهید کسب و کار خدماتی خود را گسترش دهید، همیشه وقت ندارید که به صورت دستی روی جدیدترین پروژه‌ها اطلاعات کسب کنید! شما باید همین الان وارد گود شوید! با این حال، برای رشد واقعی، باید به طور مداوم فرآیند خود را بهبود دهید و تصمیمات برگرفته از داده در مورد کار جدید بگیرید. ​

باید اطلاعات پروژه، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل را متمرکز کنید تا هر چیزی که نیاز دارید را مدیریت کنید، سود ناخالص را افزایش دهید، و KPI های کسب و کار را پی‌گیری کنید. درآمد واقعی، بودجه و زمان صرف شده برای بهبود پیش‌بینی را مقایسه کنید و به راحتی پروژه‌های بیشتری را انتخاب کنید. ​

تخصیص منبع مناسب به کار درست

​​​​​​​​اغلب پروژه‌ها نیازمند منابع مختلفی همچون افراد، تیم‌ها، ابزارها، منابع مالی یا زمان هستند. برنامه‌ریزی ضعیف منابع می‌تواند منجر به تاخیر، مشتریان ناراضی و کارمندان مضطرب شود. ​

کار پروژه را برنامه‌ریزی کنید و الزامات قراردادها را با زمان‌بندی منابع مبتنی بر نقش ارزیابی کنید تا بتوانید به راحتی کار را به اعضای مناسب تیم تخصیص دهید. هزینه‌های اجرای خدمات حرفه‌ای به شما کمک می‌کند که منبع مناسب را به کار درست تخصیص دهید. سمین امکان مشاهده در دسترس بودن منابع را فراهم می‌کند و به از بین بردن جلسات منابع بی‌پایان کمک می‌کند. ​

مدیریت زمان و مرور کلی حجم کار به مدیریت منابع کمک می‌کنند، زیرا تیم بازنگریِ روشنی بر تکمیل یا عدم تکمیل یک پروژه در پارامترهای زمانی مشخص شده دارد. این کار در نهایت از کارمندان ما در برابرِ کارِ فراتر از ظرفیت آن‌ها محافظت می‌کند.

ابوالفضل خوشنویسان