چرا باید از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کرد؟

مدیریت یک پروژه بدون داشتن نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین مناسب ممکن است، اما احتمال بروز اشتباهات و ناکارآمدی در فرآیند کاری افزایش خواهد یافت. در این یادداشت به علل استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و مزایای آن می‌پردازیم.

کاربرد نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه

نرم‌افزار مدیریت و کنترل پروژه امکان شفاف‌سازی و همکاری مناسب بین اعضای تیم را فراهم می‌کند. از طرفی بدون وجود نرم افزار، ردیابی پروژه‌ها به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. به روزرسانی وضعیت پروژه‌ها به صورت دستی و در قالب استفاده از اسلایدها، خطر بروز اشتباهات را افزایش می‌دهد. جهت به اشتراک گذاشتن اطلاعات به‌روز شده پروژه برای اعضای تیم، باید اطلاعات را به طور متناوب به روز کرده و در یک مکان مرکزی بارگذاری کرد. خوشبختانه نرم افزار مدیریت پروژه سمین خیلی از مشکلات را برای مدیران و اعضای تیم حل کرده و از بروز بسیاری از خطاها جلوگیری می‌کند. شما به راحتی می‌توانید اطاعات مورد نظر خود را به صورت آنلاین در پرونده پروژه مورد نظر خود به روزرسانی کنید.

موضوعات دیگری که مدیران پروژه در هنگام استفاده از صفحات اسلاید (مانند اکسل) درگیر هستند عبارتند از:

• نسخه‌های مختلفی از یک پرونده موجود است و همین باعث سردرگمی افراد می‌شود.
• در همگام‌سازی اطلاعات مشکلاتی وجود دارد به همین خاطر افراد به سختی می‌توانند در زمان معین با هم کار کنند.
• مشکلات امنیتی ناشی از بارگیری اطلاعات چندین بار در چندین مکان‌ مختلف رخ می‌دهد.
• مشکل در ثبت سریع تحولات و به روزرسانی‌های اطلاعات وجود دارد.

نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین سمین به شما کمک خواهند کرد تا بر تمام این مسائل غلبه کنید. در ادامه ده دلیل دیگر که چرا مردم از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند را بیان کردیم.

علل استفاده از نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه

• به راحتی می‌توانید با استفاده از فایل‌ها و الگوهای قدیمی، پروژه‌ها و کارهای جدیدی را ایجاد کنید.
• تغییرات در پروژه‌ها و وظایف موجود به طور خودکار به روز می‌شوند. همچنین تمام وظایف و کارها و سایر متغیرهای وابسته فوری به روزرسانی می‌شوند.
• برای تجسم بهتر عملکرد پروژه می‌توانید صفحه اعلانات و داشبورد مناسب بسازید.
• ریسک کمتری در رسیدن به اهدافتان نسبت به روش‌های مدیریت و کنترل دستی وجود دارد.
• ذینفعان به راحتی می‌توانند پیشرفت و گزارشات کار را در هر زمانی مشاهده کنند.
• دیدن همه چیز در یک مکان، تصویر روشنی از سلامت کلی پروژه به شما می‌دهد.
• شما می‌توانید هشدارها را تنظیم کنید تا وظایف جدید یا عقب‌افتاده را به شما اطلاع دهد.
• تجربیات و مستندات پروژه‌های قبلی را می‌توان در یک مکان جامع و منظم ذخیره کرد.
• شما می‌توانید برنامه‌هایی مانند Dropbox، OneDrive و Google Drive را برای افزایش کارایی ادغام کنید.
• شما می‌توانید وظایف را هماهنگ کرده و گردش کار را به صورت خودکار تعریف کنید، در نتیجه اعضای تیم می‌دانند چه زمانی کار خود را شروع کنند.

مزایای نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه چیست؟

نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه برای هر شرکتی که پروژه‌ای را مدیریت می‌کند، صرف‌نظر از اندازه و صنعت، مفید می‌باشند. این نرم‌افزارها توانایی‌ مدیریت پروژه و مدیریت منابع را فراهم می‌کنند و هر کس به راحتی می‌تواند از آن استفاده کند. هر شرکتی که به روشی موثر برای برآورد، برنامه‌ریزی، پیگیری و ارائه خدمات نیاز داشته باشد می‌تواند با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه نیازهایش را برطرف کند. همچنین نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای کارآمد و بهینه شده‌ای را برای تیم و کسب و کار خود ایجاد و مدیریت کنید.

در ادامه سه مورد از مزایای اصلی نرم افزار مدیریت پروژه را بیان می‌کنیم:

1. تمرکز

نرم‌افزار مدیریت و کنترل پروژه آنلاین یک فضای کاری متمرکز و دانش محور برای تیم شما ایجاد می‌کند. تمرکز کردن بر روی کارها و پروژه‌ها را آسان‌تر می‌کند. همچنین باعث کاهش سردرگمی و بی‌دقتی می‌شود.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانید برنامه‌ریزی و برآورد پروژه‌های آتی را بهبود بخشید. گزارشات زمان‌های ثبت شده به شما این امکان را می‌دهد تا مدت زمان انجام پروژه‌های دیگر را پیش‌بینی کنید. همچنین می‌توانید از این اطلاعات برای تعیین اینکه آیا پروژه‌های احتمالی سودآور هستند یا خیر، استفاده کنید.

نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین همچنین کار و زمان مورد نیاز برای پیگیری و جمع‌آوری اطلاعات را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. استفاده از صفحات گسترده باعث ریسک خطای انسانی، تأخیر در به روزرسانی‌ها و داشتن نسخه‌های متعدد از یک فایل می‌شود.

2. توازن

نرم‌افزار مدیریت پروژه به تیم شما در هماهنگی کارها و جریان کار کمک کرده تا به طور خودکار انجام شود. به این صورت که هنگام شروع کار، اعضای تیم را مطلع کرده و همین امر باعث کاهش تأخیر در انجام کار می‌شود.

نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین (تحت وب) همچنین بینشی درست در مورد پیشرفت، موانع کاری و موفقیت فراهم می‌کند. یکی از مزایای استفاده از آن برای کسب و کارهای کوچک، ردیابی زمان است. بررسی هر دقیقه انجام کار به صاحبان تجارت‌های کوچک کمک می‌کند تا نقاط ضعف را شناسایی و برطرف کنند و باعث ایجاد توازن میان کارها خواهد شد.

بدون وجود یک پایگاه متمرکز برای هماهنگی و به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات، شما و تیم‌تان قربانی اسناد نادرست، ارتباط نادرست و حدس و گمان‌های پیرامون پیشرفت کار خواهید شد. نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین سمین اطمینان می‌دهد که کیفیت کار دچار چالش نخواهد شد و وظایف در زمان مقرر به انجام خواهد رسید.

3. ارتباطات

ارتباط چابک یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه است. کسب‌وکارها بیش از هر زمان دیگری، به تیم‌های دورکار و فریلنسرها متکی هستند. این امر زمانی‌که شرکت‌ها بتوانند به طور موثر با اعضای تیم خود چه در دفتر و چه خارج از آن ارتباط برقرار کنند، به طور فزاینده‌ای مهم می‌شود.

با نرم‌ افزار مدیریت پروژه تحت وب، تیم‌های مجازی و سهامداران می‌توانند هر زمان از هر مکانی که هستند به فضای کار اصلی وارد شوند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین بدون در نظر گرفتن مکان افراد، دسترسی فوری به اطلاعات به روز شده، گزارش‌های پیشرفت کار و اعلانات مختلف پروژه را برای آنها فراهم می‌کند. سهامداران دیگر مجبور نخواهند بود منتظر بمانند تا یک گزارشات پیشرفت پروژه از طریق یکی از اعضای تیم پروژه برایشان ایمیل شود.