برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

قابلیت های لازم برای نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

امروزه استفاده از نرم افزارهای مدیرت پروژه برای هر کسب و کاری (فارغ از اندازه و حوزه فعالیت) به یک الزام تبدیل شده است. اما انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب که همه قابلیت‌های لازم را داشته باشد خود می‌تواند چالش بزرگی باشد. برای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب باید یک سری امکانات و ویژگی‌‌هایی که مورد نیاز کسب‌وکارتان است را مشخص کنید. در ادامه چند مورد از مهم‌ترین ویژگی‌های مورد نیاز کسب‌وکارها مطرح شده است.

قابلیت‌های اصلی نرم افزار مدیریت پروژه

مدیریت وظایف در دل نرم افزار مدیریت پروژه

مدیریت وظایف برای بهبود بهره‌وری ضروری است و صرفاً سازماندهی وظایف در تقویم تلقی نمی‌شود. مدیریت وظایف، فرآیند مدیریت یک وظیفه در چرخه زندگی آن است. ویژگی‌های نرم افزار مدیریت وظایف به اعضای تیم پروژه این امکان را می‌دهد تا وظایف مربوطه را ایجاد و مدیریت کرده و در صورت نیاز به روزرسانی کنند. همچنین به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا:

  • کارهای وابسته به هر وظیفه را مشخص کنند
  • ساختار شکست کار را اجرا کنند
  • تسک‌های دوره‌ای در تاریخ و زمان مشخص را ایجاد کنند
  • بیش از یک کاربر را به وظیفه‌ای تخصیص دهند
  • بتوانند از طریق یک فایل خارجی لیستی از کارها را به صورت ورودی به برنامه دهند

یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه، مدیریت وظیفه بصری است که تحت عنوان بورد کانبان، نمودار گانت، مبدل آبشاری و نمودار Burndown ارائه می‌شود.

نمایی از برد اسکرام در نرم افزار مدیریت پروژه چابک سمین
برد کانبان در نرم افزار مدیریت پروژه چابک سمین

همکاری تیمی

همکاری اعضای تیم با یکدیگر کمک زیادی به حل پروژه‌های پیچیده می‌کند. همکاری، ویژگی مورد نیاز در هر نرم افزار مدیریت پروژه است و تیم های پروژه و ذینفعان را قادر می‌سازد تا:

  • تبادل اطلاعات کنند
  • بحث و گفت‌وگو کنند
  • نظرات یا تأییدیه‌ها را ارسال کنند
  • فایل‌های کاری را به اشتراک بگذارند
  • به یکدیگر پیغام ارسال کنند

 مستندات پشتیبانی

مستندات پشتیبانی در نرم افزار مدیریت پروژه به اعضای تیم به ویژه اعضای جدید کمک می‌کند تا مشکلات موجود در نرم افزار را عیب‌یابی کنند و استفاده سریع از ابزارها را بیاموزند. ابزارهای مستندسازی و پشتیبانی که فرآیند یادگیری را کوتاه می‌کنند عبارتند از:

  • مقالات میز راهنما
  • فیلم‌های پشتیبانی
  • وبینارهای آموزشی دوره‌ای
  • مجموعه نکات راهنما در نرم افزار
  • ربات پاسخگو
  • ایمیل یا تلفن پشتیبانی

پیگیری پست الکترونیکی

ارسال ایمیل در یک نرم افزار مدیریت پروژه قابلیت‌هایی به شرح ذیل ارائه می‌دهد:

  • ارسال اطلاعیه به اعضای تیم در رابطه با وضعیت پروژه‌ها
  • ارسال هشدار در رابطه با تاریخ‌های مقرر، کلمات کلیدی یا تغییرات وضعیت
  • ایجاد وظایف جدید و یا به‌روزرسانی وظایف موجود از طریق ایمیل
  • اضافه کردن نظرات، فایل‌ها و یا برچسب‌های سفارشی برای کار فعلی

این قابلیت‌ها بهره‌وری را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. زیرا کاربر می‌تواند کارها را بدون وارد شدن به نرم افزار انجام داده و همچنین کارهای خود را از طریق ایمیل به روزرسانی کنند. اعضای دیگر تیم که به خاطر محدودیت در تعداد کاربران نرم افزار، قادر به استفاده از آن نیستند، می‌توانند انواع اعلان‌ها و اطلاعیه‌ها از طریق نامه الکترونیکی (ایمیل) دریافت کنند.

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد ابزاری است که در دنیای پیشرفته دیجیتالی امروز، مورد نیاز هر کسب‌وکاری است. یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین خوب، فضایی را برای اعضای تیم‌ها فراهم می‌کند تا پرونده‌ها را مستقیماً از طریق ابزار مدیریت پروژه یا با استفاده از یک راه‌حل یکپارچه دیگر ذخیره و مدیریت کنند. قابلیت‌های مدیریت اسناد که در یک نرم افزار مدیریت پروژه است عبارتند از:

  • ذخیره‌سازی اسناد در یک منبع متمرکز
  • توانایی ضمیمه کردن اسناد به تسک‌ها
  • توانایی ضمیمه یادداشت و توضیحات برای اسناد آپلود شده
  • بارگذاری اسناد متعدد با استفاده از کشیدن و رها کردن
  • سازمان‌دهی اسناد در چهارچوب پوشه‌ها، پروژه‌ها و یا تنظیمات سفارشی
  • کنترل نسخه‌ها

یک برنامه مدیریت پروژه آنلاین فضای ذخیره‌سازی ابری را نیز فراهم می‌کند و یا با ابزارهای دیگر قابل ادغام است.

اپلیکیشن موبایل

دسترسی به برنامه‌های مدیریت پروژه از طریق موبایل به تیم‌ها کمک می‌کند تا در هر زمان و مکان کارها را پیگیری کنند. این قابلیت امکان ایجاد ارتباطات کاربری و قابلیت‌های آشنایی را به شکا ساده و سریع فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند به راحتی هنگام کار از پس کار و هم‌تیمی‌های خود برآیند. فروشندگان نرم افزار مدیریت پروژه قابلیت‌های اپلیکشن تلفن همراه را در سیستم عامل‌ها و فناوری‌های مختلف مانند iOS ، Android یا HTML5 ارائه می‌دهند.

قابلیت‌های اختیاری اما مفید نرم افزار مدیریت پروژه

ادغام برنامه‌های متفاوت یا API

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه دارای هسته‌ای جامع از ویژگی‌های مدیریت پروژه هستند که به کاربران این امکان را می‌دهد تا پروژه‌ها را به طور موثر مدیریت کنند. یک راه‌حل انعطاف‌پذیر می‌تواند به راحتی با بسیاری از برنامه‌ها و خدمات محبوب مورد استفاده امروز مانند G Suite ، Microsoft 365 ، Salesforce یا Dropbox ادغام شود.

برچسب سفید، نام تجاری و تنظیمات سفارشی

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه زمانی که برای مشتریان خارجی مورد استفاده قرار می‌گیرند، به میزان زیادی از ویژگی‌های اضافی مانند برچسب‌گذاری سفید، مارک تجاری سفارشی و یا تنظیمات سفارشی بهره می‌برند. این ویژگی‌ها اغلب مورد توجه آژانس‌های فروش و بازاریابی و شرکت‌های جهانی یا چند ملیتی که می‌خواهند ابزار خود را با نیازهای فرهنگی و زبانی تطبیق دهند، است.

گزارش‌گیری در نرم افزار مدیریت پروژه

نرم‌افزار مدیریت پروژه قابلیت گزارش‌دهی به شکل‌های مختلف را دارد. عمق نیازهای گزارش‌گیری خود را در نظر بگیرید و بررسی کنید که آیا نرم‌افزار مورد نظر شما این نیازها را برآورده خواهد کرد یا خیر. ویژگی دیگری که باید به آن توجه کنید این است که خیلی از شرکت‌ها از یک یا چند نرم افزار مختلف استفاده می‌کنند پس بهتر است، نرم افزارها امکان ارسال کردن داده‌های پروژه به یک ابزار  دیگر را داشته باشد.

زمان‌بندی

یک نرم افزار مدیریت پروژه با زمان‌بندی مناسب، باعث پیشرفت سازمان و گستردگی تیم‌ها می‌شود. به کاربر این امکان را می‌دهد تا برنامه‌ها را متناسب با وظایف تنظیم و جدول زمانی و مایلستون را ایجاد کند. همچنین با استفاده از زمان‌بندی می‌توان وابستگی‌ها و منابع را تعیین کرد. برای برخی این یک عملکرد اساسی مدیریت پروژه است. با این حال، برای شرکت‌ها با پروژه‌های ساده و کوتاه‌مدت و وجود تیم‌های کوچک این امر ممکن است مهم نباشد.

مدیریت زمان

ویژگی‌های مدیریت زمان در یک برنامه مدیریت پروژه به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا مدت زمانی که صرف کارهای غیرمرتبط می‌کنند را پیگیری کنند. همچنین اجازه می‌دهد مدیران پروژه اهداف زمانی ایده‌آل را برای پروژه تعیین و با برنامه حقوق و دستمز کارمندان ادغام کنند. تیم‌هایی که دارای پروژه‌های بلند مدت هستند یا به طور منظم پیمانکاران مختلفی را استخدام می‌کنند ممکن است این قابلیت برایشان بسیار مفید باشد.

سخن آخر

ما در داده کاوان کوشیده‌ایم تمامی قابلیت های لازم و اختیاری را در نرم افزار مدیریت پروژه سمین ارائه دهیم تا یک راهکار پویا و جامع و مطمئن برای برنامه ریزی و مدیریت طرح ها و پروژه ها شما فراهم شود. مهندسان فروش ما آماده‌اند تا تمامی اطلاعات لازم را در اختیار شما بگذارند، با ما در ارتباط باشید.