مدیریت پروژه

نگاهی بر مدیریت ذینفعان پروژه

اغلب اوقات، موفقیت یک پروژه بیشتر از آنکه به زمان، بودجه و وسعت کار وابسته باشد، به ذینفعان بستگی دارد. ذینفعان پروژه افراد و سازمان‌هایی هستند که به طور فعال در پروژه مشارکت دارند، یا ممکن است منافع آنها در نتیجه اجرا و پیشرفت پروژه تحت تأثیر قرار گیرد. از آنجا که مشارکت و پشتیبانی ذینفعان برای موفقیت پروژه بسیار مهم است، بنابراین موضوع مدیریت ذینفعان برای دستیابی به اهداف پروژه باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گیرد.

ذینفعان می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌توانند گروه‌های زیر باشند:

  1. افراد درون پروژه (اعضای پروژه مانند: مدیر پروژه، طراح، توسعه دهنده و … )
  2. افراد یا واحدهای درون سازمان (مانند مدیر فناوری اطلاعات ، بخش حسابداری ، مدیریت ارشد و …)
  3. افراد یا گروه‌های خارج از سازمان (مانند: مشتریان، فروشندگان، انجمن مصرف کنندگان و …)

شناسایی و تحلیل ذینفعان از فعالیت‌های مهم مدیر پروژه برای اطمینان ازموفقیت پروژه است.قبل از تجزیه و تحلیل و مدیریت ذینفعان، به خاطر داشته باشید که یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب در واقع می‌تواند به مدیران در انتخاب ذینفعان پروژه کمک کند. مدیر پروژه با درنظرگرفتن ابعاد پروژه (برای مثال: اینکه این پروژه به چه مهارت‌هایی نیاز دارد) می‌تواند ذینفعان را پیش از شروع پروژه شناسایی کرده و با ایشان ارتباط برقرار کند.

مدیریت ذینفعان

همانطور که در بالا اشاره شد، مدیریت ذینفعان پروژه از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. مهم‌ترین عاملی که فلسفه وجودی و حیات سازمان‌ها به آن وابسته است، ذینفعان می‌باشند. بر اساس تحقیق اداره تجارت دولتی انگلستان (OGC) یکی از دلایل اصلی شکست پروژه‌ها، ضعف در مواجه و تعامل مؤثر با ذینفعان پروژه‌ها است. فرآیند مدیریت ذینفعان برای یک پروژه شامل هفت فعالیت زیر است، اما ممکن است موارد بیشتری را شامل شود:

  • شناسایی کلیه ذینفعان
  • مستندسازی نیازهای ذینفعان
  • ارزیابی و تجزیه و تحلیل منافع و نفوذ ذینفعان
  • مدیریت انتظارات ذینفعان
  • اقدام کردن
  • بررسی وضعیت و تکرار آن

تحلیل ذیفعان

تجزیه و تحلیل سهامداران بخشی از مدیریت ذینفعان و تکنیک مهمی برای شناسایی سهامداران و تجزیه و تحلیل نیازهای آنها است. از این روش برای شناسایی کلیه ذینفعان اصلی که علاقه خاصی به موضوعات مربوط به پروژه دارند، استفاده می‌شود. ذینفعان اصلی کسانی هستند که تحت تأثیر برنامه‌های مثبت و منفی پروژه قرار می‌گیرند. ذینفعان ثانویه کسانی هستند که به طور غیر مستقیم تحت تأثیر قرار می‌گیرند. ذینفعان ثالثی هم وجود دارد که برنامه‌ها، تأثیر بسیار کمی بر آنها دارد.

هدف از فرآیند تجزیه و تحلیل سهامداران، ایجاد یک دیدگاه استراتژیک از منظر انسانی و نهادی و شناسایی روابط بین سهامداران مختلف و مسائلی است که آنها بیشتر به آن توجه دارند.

گروه‌بندی ذینفعان

بعد از شناسایی ذینفعان و تجزیه و تحلیل تاثیر آنها در روند پیشرفت پروژه، آنها را اولویت‌بندی کنید. حضور ذینفعان مختلف با علایق گوناگون و انتظارات متفاوت، مسئله‌ای است که می‌تواند به یک چالش تبدیل شود. از آنجاییکه برآورده ساختن کلیه انتظارات ذینفعان عملاً امکانپذیر نیست، لازم است گروهبندی ایشان انجام شود. سپس برای هر گروه و بر اساس اولویت، استراتژی مدیریت با آنها را تدوین کرد. این امر به روشهای مختلفی صورت میپذیرد. در ادامه به دو مدل اشاره خواهیم کرد.

شبکه قدرت – علاقه (Power – Interest Gird)

ماتریس علاقه_قدرت از جمله ابزارهایی است که ذینفعان را با توجه به قدرت تأثیرگذاری و سطح علاقه (منفعت)شان نسبت به پروژه دستهبندی مینماید.

  1. ذینفعانی که از قدرت و منافع بالا برخوردار هستند را باید با دقت بیشتری مدیریت کنید. آنها را به طور کامل درگیر کار کنید و برای جلب رضایت آنها تمام تلاش خود را انجام دهید.
  2. به کسانی که قدرت بالا و منافع کم دارند، به اندازه کافی کار بسپارید تا آنها را راضی نگه دارید. کار بیش از حد باعث مزاحمت و آزار آنها می‌شود.
  3. ذینفعان با قدرت کم و با منافع زیاد معمولاً برای اهداف شما مفید هستند، بنابراین آنها را از پیشرفت پروژه مطلع کنید.
  4. کسانی که قدرت و منافع کمی دارند، از طرف شما حداقل تلاش را دارند. کافی است آنها را تحت نظر داشته باشید تا موقعیت آنها در شبکه به چیز قابل توجهی تغییر کند.

برای بهبود اطلاعات بصری موجود در جدول خود، نام ذینفعان را کدگذاری کنید تا نشان دهید که طرفداران شما (سبز)، منتقدان شما (قرمز) و هیچ کدام  (زرد یا رنگ دیگر) باشند.

مدل برجستگی (Salience Model)

یکی دیگر از تکنیک‌های تجزیه، تحلیل و مدیریت ذینفعان، استفاده از مدل برجستگی است. این مدل بر اساس سه خصوصیت قدرت، مشروعیت و ضرورت شکل گرفته است. برجستگی ذینفع به معنی درجه‌ای است که مدیر پروژه برای اولویت‌بندی کردن درخواست‌ها و ادعاهای ذینفعان در پروسه تصمیم‌گیری به آنها می‌دهد.

  • قدرت: توانایی ذینفع برای تأثیرگذاری بر نتیجه پروژه
  • مشروعیت: مشارکت موجه یا درست یک ذینفع در پروژه
  • فوریت: انتظار یک ذینفع برای پاسخ به موقع از طرف پروژه و تیم پروژه

قسمت‌های مختلف این نمودار می‌تواند انواع خاصی از ذینفعان را نشان دهد و این موارد تا حد زیادی، مدیر پروژه را در نحوه مدیریت آنها راهنمایی می‌کند.

 

  • هسته: ذینفعانی که دارای قدرت، مشروعیت و فوریت هستند، شایسته توجه متمرکز در مدیریت ذینفعان هستند.
  • خاموش: ذینفعانی که قدرت دارند اما مشروعیت و فوریتی ندارند. بعید است در پروژه مشارکت داشته باشند.
  • غالب: ذینفعانی که دارای قدرت و مشروعیت هستند اما فوریت کمی دارند. آنها انتظارات خاصی دارند که باید برآورده شود.
  • اختیار: ذینفعانی که مشروعیت دارند اما قدرت یا فوریت کمی دارند. به‌روزرسانی‌های منظم وضعیت، آنها را راضی نگه می‌دارد.
  • وابسته: ذینفعانی که دارای مشروعیت و فوریت هستند اما قدرت کمی بر پروژه دارند. آنها باید با دقت بیشتری مدیریت شوند زیرا آنها می‌توانند از گروه دیگری با قدرت بیشتری بخواهند که درخواست‌های خود را تحمیل کنند.
  • مطالبه‌گر: ذینفعانی که قدرت یا مشروعیت کمی دارند اما همیشه به دنبال توجه فوری هستند. شما بهتر است که بیشتر وقت‌تان را با سایر ذینفعان بگذرانید.
  • خطرناک: ذینفعانی که قدرت و فوریت دارند اما مشروعیت ندارند. آنها واقعاً مربوط به پروژه نیستند، بنابراین مدیر پروژه باید با احتیاط آنها را درگیر کند.
  • افراد غیر ذینفع: افراد یا سازمان‌های فاقد قدرت، مشروعیت و فوریت هستند. آنها مربوط به پروژه نیستند.

همچنین در تجزیه و تحلیل ذینفعان نکته مهمی که باید در نظر بگیرید این است که دائماً وضعیت آنها را بررسی کنید زیرا ممکن است از رده‌ای به رده دیگر تغییر وضعیت دهند.

مزایای تحلیل ذینفعان

تجزیه و تحلیل ذینفعان می‌تواند به پروژه کمک کند تا موارد زیر را شناسایی کند:

  • منافع کلیه ذینفعان ممکن است پروژه را تحت تأثیر قرار دهند یا تحت تأثیر قرار گیرند.
  • گروه‌هایی که باید تشویق شوند تا در مراحل مختلف پروژه شرکت کنند
  • راه‌های کاهش تأثیرات منفی احتمالی و مدیریت ذینفعان منفی
  • مسائل بالقوه‌ای که می‌تواند پروژه را مختل کند
  • برنامه‌ریزی ارتباطی و استراتژی مدیریت ذینفعان در مرحله برنامه‌ریزی پروژه
  • افراد کلیدی برای توزیع اطلاعات در مرحله اجرا

مدیریت ذینفعان و موفقیت در پروژه

مشارکت ذینفعان در طول چرخه عمر پروژه، کلید موفقیت یک پروژه است. اگرچه تضمینی نیست اما مدیریت انتظارات سهامداران و تضمین مشارکت فعال آن‌ها برای یک پروژه به دلایل زیر بسیار مهم است:

  • برای ادامه پروژه و اتمام موفقیت‌آمیز آن ضروری است
  • این فرصت را به افراد یا گروه‌ها می‌دهد تا ایده‌ها، مسائل و نگرانی‌های خود را در مورد پروژه بیان کنند
  • حس پاسخگویی را ایجاد می‌کند و مسئولیت را افزایش می‌دهد
  • امکان شناسایی مؤثر و برنامه‌ریزی را فراهم می کند
  • یک فرصت عالی برای یادگیری تیم پروژه و سهامداران فراهم می‌کند

 

فاطمه مجیدی