مدیریت کسب و کار

بهترین نرم افزار مدیریت وظایف رایگان برای شرکت‌های کوچک

مدیریت وظایف در شرکت‌های بزرگ یک امر اجتناب ناپذیر است. بدون حضور نرم افزار مدیریت وظایف، کنترل دقیق روند کار امکان‌پذیر نیست و البته شرکت‌های کوچک هم از این مقوله مستثنا نیستند. حتی اگر یک شرکت کوچک بدون وجود نرم افزار بتواند از پس کارهای روزمره برآید، اما در نهایت بررسی و ارزیابی وضعیت بدون وجود نرم افزار کار دشواری خواهد بود. به‌علاوه درک نادرست و برداشت غلط و یا عدم ایجاد ارتباط مناسب و همکاری در شرکت‌های کوچک باعث می‌شود، انجام وظایف سخت و بی‌اثر شوند. اداره شرکت بدون نرم افزار مدیریت وظایف برای مدیران سخت خواهد بود. آنها باید موارد زیادی را مانند موعد مقرر جلسات، ارائه محصول و … را بخاطر بسپارید و همین موضوع امکان بروز خطا و ایجاد مشکل را افزایش می‌دهد.

پس استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف برای شرکت‌های کوچک نیز، ارزش افزوده قابل توجهی را به ارمغان خواهد آورد.

اهمیت نرم افزار مدیریت وظایف

نرم افزار مدیریت وظایف به شما و اعضای تیم‌تان کمک می‌کند تا امور روزمره و پروژه های طولانی مدت خود را مدیریت کرده و بهره‌وری را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. کار کردن در یک بستر واحد و دسترسی به اطلاعات لازم به صورت یکپارچه، حتی برای یک تیم کوچک نیز حائز اهمیت است.

فرض کنید شما مدیر بازاریابی محتوا هستید. این نرم افزار تا حد زیادی کارها را برای شما ساده و روان می‌کند. شما می‌توانید پروژه‌های بازاریابی، از کمپین‌های تولید ویدئو تبلیغاتی گرفته تا برنامه‌های کوچک‌تری مانند به روزرسانی وبلاگ‌ها را در بستر آن کنترل و مدیریت کنید. دیگر لازم نیست وقت خود را برای تنظیم یادداشت‌، نوشتن ایمیل‌ و یا توضیح جزئیات کارها تلف کنید. دیگر نکران تعیین وظایف دوره‌ای نباشید.

نرم افزار مدیریت وظایف با ارائه راه‌حل‌های موثر ،کارها را به بهترین شکل ممکن پیش می‌برد. با وجود یک ابزار مناسب، مدیریت گردش کار بسیار آسان‌تر و کارآمدتر خواهد شد.

مزایای اصلی نرم افزار مدیریت وظایف

  • نیازی نیست که سررسید کارها و جزئیات مربوط به آن را به یاد داشته باشید. اعلان‌های مناسبی در نرم افزارهای مدیریت وظایف تعبیه شده است تا شما بدون نگرانی و با خیال راحت بتوانید بر روی پروژه خود متمرکز شوید.
  • عملاً در هر برنامه مدیریت وظیفه می‌توانید بدون نگرانی نسبت به از دست رفتن اطلاعات، وظایف را به اعضای تیم خود واگذار کنید. دیگر این اطلاعات مهم در صندوق پستی آنها گم نمی‌شود.
  • با استفاده از این نرم افزار شما می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید. کارهایی چون اشتراک اسناد، ارتباطات مؤثر، امکان همکاری در هر لحظه، ردیابی زمان و … را به بهترین نحو در بستر این نرم افزار انجام می‌شود.
  • یک نرم افزار مدیریت وظایف خوب دارای قابلیت‌هایی مانند بورد کانبان، تقویم، کارهای تکرارشونده و اشتراک آنلاین وظایف است. این قابلیت‌ها باعث می‌شود  مدیریت پروژه آسان‌تر و شفاف‌تر انجام شود.

حال سؤال اینجاست که:

چگونه می‌توانید بهترین نرم افزار مدیریت وظایف که متناسب با نیازهایتان است را انتخاب کنید؟ با ما همراه باشید تا نگاهی به بهترین ابزارهای رایگان مدیریت وظیفه بیندازیم. سعی ما این است تا  به شما در تصمیم‌گیری اینکه کدام یک از آنها برای کسب و کار شما مناسب است، کمک کنیم.

بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف رایگان برای شرکت‌های کوچک

HeySpace

HeySpace شامل دو بخش مدیریت وظایف و ارتباطات است. این برنامه برای حداکثر ۵ عضو رایگان است و محدودیت بارگذاری فایل ندارد (حجم نامحدود ارائه می‌دهد). بنابراین این نرم افزار گزینه مناسبی برای تیم‌های کوچکی است که در انجام کارهای روزمره و پروژه‌های کوچک خود به کمک نیاز دارند.

HeySpace امکان برقراری ارتباطات در هر زمان را برای شما فراهم می‌کند. شما می‌توانید در هر زمان ممکن تسک‌ ایجاد کنید و  از برخی ویژگی‌های پیشرفته‌تر مانند برچسب‌ها، چک لیست‌ها، کارهای تکرار شونده و … استفاده کنید تا هوشمندانه‌تر کارها را پیش ببرید. استفاده از HeySpace آسان است، بنابراین نیازی نیست که ساعت‌ها برای پیاده‌سازی و یادگیری آن وقت بگذارید.

طرح رایگان ارائه شده توسط HeySpace  به شما این امکان را می‌دهد تا حداکثر پنج کاربر را از خارج از سازمان خود دعوت کنید و امکان دسترسی به فضاهای خاص را به آنها بدهید. این کار باعث می‌شود مشتریان احساس درگیری بیشتری داشته باشند و راهی آسان برای برقراری ارتباط با آنها است.

همچنین می‌توانید از HeySpace به عنوان مدیر وظایف شخصی خود نیز استفاده کنید تا کارهای خود را منظم‌تر کرده و از آن به عنوان دستیار خود استفاده کنید.

Mockplus

Mockplus  یک ابزار طراحی سریع نمونه اولیه برای ساخت سریعتر، هوشمندانه تر و ساده تر از نمونه اولیه است. در این ابزار  همه طراحان، توسعه دهندگان، مدیران محصولات و سایر شرکت‌کنندگان در پروژه می‌توانند در یک پلتفرم با هم کار کنند.

این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا وظایف را ایجاد و به اعضا واگذار کنید. سررسیدها را تعیین و آنها را به راحتی مدیریت کنید. همچنین می‌توانید کارها و صفحات مربوط به طراحی را به یکدیگر پیوند دهید تا کنترل کامل بر روند طراحی و بررسی داشته باشید. برای تسهیل گردش کار ، می‌توانید به راحتی چرخه روند کار را با تعیین وضعیت‌های پیش‌فرض، مشخص کنید.

MeisterTask

MeisterTask یک نرم افزار مدیریت وظیفه آنلاین است. افراد می‌توانند در یک محیط قابل کنترل و سازگار با نیازهایشان به سازماندهی و مدیریت وظایف بپردازند. به لطف وجود بوردهای کانبان، تیم‌ها می‌توانند جریان کارها ساده‌سازی کرده و بهره‌وری خود را حفظ و یا حتی افزایش دهند. همه‌ی کارهای مربوطه روی بوردها موجود هستند، بنابراین مجبور نیستید جلسه اعلام وضعیت را مکرراً برگذار کنید. اعضای تیم می‌توانند به راحتی پیشرفت کار را در یک فضای مشترک دنبال کنند.  قطعاً انجام کارها و همکاری در بستر این نرم افزارهای آنلاین آسان‌تر و مؤثرتر خواهد بود.

Bitrix24

Bitrix24 یک برنامه اجتماعی است که به مدیریت بسیاری از کارهای روزمره کمک می‌کند. این مجموعه طیف وسیعی از ویژگی‌های مدیریت پروژه را برای مدیریت کارآمدتر کارها ارائه می‌دهد. Bitrix24 با وجود امکاناتی چون مدیریت منابع و نمایش نمودارهای گانت تعاملی برنامه‌ریزی وظایف و کارها را آسان‌تر می‌کند. این ابزار دارای بسیاری از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت وظایف خوب مانند جزئیات وظایف، مدیریت حجم کار کارمندان یا گزارش‌گیری است. بسیاری از مدیران پروژه این نرم افزار را کارآمد را توصیه می‌کنند، اما آن را بیشتر مناسب تیم‌های بزرگ می‌دانند. این نرم افزار علاوه بر مدیریت وظایف ابزارهای اضافی دیگری مانند ردیابی زمان، CRM، مرکز تماس یا فروشگاه آنلاین را نیز ارائه می‌دهد.

Hitask

Hitask یک پلتفرم مدیریت وظیفه است که امکاناتی چون ایجاد پروژه‌ی جدید، واگذاری وظایف، اشتراک اطلاعات، ارسال اعلان و هشدار، استفاده از کتابخانه پرونده‌ها و تقویم مشترک را دارد. استفاده از این ابزار آسان است و این امکان را به شما می‌دهد تا وظایف و کارها را از طریق تلفن همراه خود به راحتی مدیریت کنید. در Hitask همچنین می‌توانید فایل‌ها و اطلاعات لازم را به وظایف و پروژه‌ها ضمیمه کنید، دسترسی بعضی از کارمندان را به اطلاعات مورد نظر محدود کنید، از طریق ایمیل تسک جدیدی بسازید، وظایف فرعی مرتبط با کارهای پدر ایجاد کنید و یک مرور سریع وظایف از طریق داشبوردهای موجود در یک صفحه را داشته باشید.

Trello

ترلو یک ابزار مدیریت وظیفه است که همکاری و برقراری ارتباط را تسهیل می‌کند و به ساده‌سازی روند مدیریت پروژه در یک شرکت کمک می‌کند. این نرم افزار کاربر پسند و بصری است و با توجه به امکاناتی که دارد مورد توجه بسیاری از مدیران پروژه قرار گرفته است. مجهز به بوردهای کانبان  است و به شما این امکان را می‌دهد تا بر روی پروژه‌های مختلف با تیم خود کار کنید. می‌توانید کارها را از یک لیست به لیست دیگر منتقل کنید که شامل توضیحات، پرونده‌ها، نظرات و چک لیست‌ها نیز می‌باشد. Trello همچنین امکانات دیگری مانند ردیابی زمان برای هر کار را ارائه می‌دهد.نرم افزار Trello برای استفاده شخصی یا مدیریت تیم‌های کوچک نیز مناسب است.

Infolio

Infolio یک نرم افزار مبتنی بر همکاری (نرم افزار مدیریت تیم) است. این نرم افزار به شما امکان اجرا و کنترل پیشرفت پروژه‌ را در قالب بوردهای کانبان می‌دهد. همچنین دارای ابزارهایی مانند تقویم و جدول زمان‌بندی و … است و  قابلیت سفارش‌سازی را برای مدیریت آسان‌تر پروژه ارائه می‌دهد. اگر نمی‌دانید چگونه کارهای مدیریتی خود را شروع کنید می‌توانید از یکی از الگوهای پیش‌فرض پروژه استفاده کنید.

Todoist

Todoist یکی از محبوب‌ترین برنامه‌ها برای ایجاد لیست کارها و برنامه‌ریزی مؤثر آنها است. این برنامه به شما امکان اشتراک‌گذاری پروژه را می‌‌دهد. بنابراین می‌توانید با همکاران خود برای انجام کارها مشورت کرده و با یکدیگر کار کنید. todoist با وجود ویژگی بصری کردن کارها و وجود سیستم اطلاع‌رسانی، یک نرم افزار بسیار کارآمد است. بنابراین اگر می‌خواهید ابزاری ساده برای سازماندهی و مدیریت کارها داشته باشید و به صورت حرفه‌ای عمل کنید، این ابزار برای شما بسیار مؤثر خواهد بود.کار کردن با این نرم افزار بسیار ساده و آسان است، حتی برای دانشجویان و تیم‌های کوچک نیز کاربرد دارد.

TaskQue

TaskQue یک ابزار مبتنی بر همکاری است که برای افزایش بهره‌وری کارها طراحی شده است. به عنوان یک مدیر وظیفه آنلاین، به شما این امکان را می‌دهد تا بر روی کار خود تمرکز کنید و دیگر نگران فراموش کردن مهلت‌ها و سررسیدها نباشید. با استفاده از TaskQue می‌توانید فرآیند تعیین تکلیف را خودکار کرده و از منابع خود برای به حداکثر رساندن بهره‌وری خود استفاده کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از داشبوردها، یک مرور کلی از یک پروژه داشته باشید. TaskQue به تیم‌ها کمک می‌کند تا هوشمندانه‌تر کار کنند و از اتلاف وقت آنها جلوگیری می‌کند.

Airtable

Airtable ابزاری برای مدیریت وظایف به صورت صفحه گسترده است که باعث می‌شود تمامی اطلاعات موردنیاز شما به طور واضح در یک جدول قابل مشاهده باشد. شما می‌توانید پروژه خود را به راحتی برنامه‌ریزی کنید، تمام جزئیات لازم را اضافه کنید و سپس اطلاعات و نتایج را به هر طریقی که می‌خواهید گروه‌بندی و سازماندهی کنید. با وجود ویژگی‌های خوب Airtable، همه اعضای تیم در یک صفحه هستند و می‌دانند که باید بر روی چه چیزی تمرکز و کار کنند. Airtable یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف موجود در بازار است.

Pipefy

Pipefy یک سیستم مدیریت کار است که در سازماندهی و کنترل جریان کار به شما کمک می‌کند. شما می‌توانید وظایف و کارها را به راحتی به اعضای تیم خود واگذار و مهلت زمانی برای آنها تعیین کنید، عملکرد افراد را پیگیری کنید و از پیشرفت پروژه‌ها مطلع شوید. در Pipefy هر پروژه به چند مرحله تقسیم می‌شود و بر استفاده از روش کانبان مدیریت می‌شود. Pipefy نه تنها یک مدیر وظیفه خوب است بلکه کاربردهای سازمانی پیشرفته‌تری مانند اتوماسیون‌سازی، ایجاد یکپارچگی، قابلیت سفارشی‌سازی و به اشتراک گذاشتن فرم‌ها را نیز ارائه می‌دهد.

Asana

Asana یک نرم افزار مدیریت وظیفه بسیار محبوب برای استفاده شخصی و تیمی است. به لطف نماهای مختلفی مانند لیست کارها، بوردها، جداول زمانی و تقویم می‌توانید کارهای خود را به راحتی مدیریت کنید. در آسانا می‌توانید به راحتی به هم تیمی‌های خود وظایفی را اختصاص دهید و به لطف پیگیری راحت کارها و وجود سررسیدهای مقرر شده، عملکرد آنها را ارزیابی کنید. آسانا بسیار انعطاف‌پذیر است و یکی از بهترین راه‌حل‌های مدیریت وظیفه در بازار است.

 

ClickUp

ClickUp  یک نرم افزار عالی برای انواع تیم‌ها است. این ابزار قابلیت تنظیم با نیازهای شما را دارد و با استفاده از قابلیت‌های مختلف به مدیریت و سازماندهی کارهای شما کمک می‌کند. ClickUp می‌تواند جایگزین بسیاری از ابزارهای موجود شما باشد. برای تیم‌های کوچک نیز بسیار عالی خواهد بود زیرا می‌توانند از بین نماها و ویژگی‌های پیشرفته، امکانات مورد نظر خود را  انتخاب کنند. بنابراین از شلوغ کاری پرهیز شده و به راحتی کارها مدیریت خواهد شد.

در این نرم افزار با تعریف وظایف، تنظیم تاریخ‌های سررسید و واگذاری کارها به کاربران می‌توانید شروع به کار کنید. در عین حالی که پروژه‌های شما در حال رشد و پیشرفت هستند، می‌توانید از ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند صفحه گسترده و ردیابی زمان استفاده کنید.

بهترین نرم افزار مدیریت کار کدام ابزار است؟

هیچ پاسخ روشنی برای این سوال وجود ندارد! این به نوع کار و نیازهای شما بستگی دارد. ممکن است شما به برخی ویژگی‌ها مانند پیگیری زمان، اتوماسیون‌سازی کار و غیره نیاز داشته باشید و سایر ویژگی‌ها برای شما بلااستفاده باشد. بهترین راه برای تصمیم‌گیری و انتخاب یک نرم افزار خوب این است که یک بررسی کاملی از نوع کارها و نیازهایتان انجام دهید، سپس متناسب‌ترین نرم افزار مدیریت کار رابه صورت آزمایشی استفاده کنید و در نهایت تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما مناسب‌تر خواهد بود.

اکثر ابزارهای مدیریت وظیفه ارائه شده یک نسخه آزمایشی رایگان یا حتی یک برنامه رایگان دائمی با ویژگی‌های محدود را ارائه می‌دهند و به راحتی می‌توانید و هر کدام را تست کنید. اگر در یک تیم بزرگ‌تر کار می‌کنید و نیاز است که همکاران دیگر هم اظهار نظر کنند، بهتر است به آنها هم اجازه دهید تا نرم افزارهای مختلف را آزمایش و بررسی کنند و نظر خود را ارائه دهند. یک چیز که کاملاً واضح است این است که اگر وظایف خود را در یک مکان واحد مانند ابزارهای مدیریت وظایف، نگه دارید کارها بسیار راحت‌تر و مؤثرتر انجام خواهند شد.

فاطمه مجیدی