نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان ابزار بهره وری شخصی

به طور متوسط هر کارمند، هر ۱۱ دقیقه یکبار حواسش پرت می‌شود. تلاش برای جلوگیری از وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها می‌تواند چالش برانگیز باشد. به همین دلیل بسیاری از کارمندان برای مدیریت کارها و پروژه‌ها به ابزارهای مفید بهره‌وری روی می‌آورند. برنامه های بهره وری می توانند کمک کنند تا شما روی کار خود متمرکز شوید، و کارهای خود را سازماندهی کنید. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها متوجه شدند که این ابزارها برای هر نوع پروژه‌ای انعطاف‌پذیری کافی را ندارند. برای مثال صرفاً استفاده از ایمیل و پیام‌رسان‌های گروهی برای مدیریت پروژه کافی نیست و همچنین منجر به از دست دادن اطلاعات، مشکلات شرح اسناد و عدم شفافیت در اولویت‌بندی و وابستگی‌های کاری می‌شود. اینجاست که نرم‌ افزار مدیریت پروژه وارد کار می‌شود. در ادامه با ما همراه باشید تا نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه و عوامل تاثیرگذار بر آن را بررسی نماییم.

نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف

انواع زیادی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و وظایف در بازار وجود دارد. انتخاب یک نرم افزار مناسب برای شما و تیم‌تان بسیار حیاتی است. در اینجا چند سوال بیان کردیم که هنگام ارزیابی گزینه‌های مختلف نرم‌ افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتر است، مطرح شود:

• آیا مورد استفاده تیم من خواهد بود؟
• کدام بخش‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند؟
• آیا انعطاف‌پذیر است؟
• آیا می‌توان فیلدهای سفارشی در آن ایجاد کرد؟
• آیا راحت و ایمن اجازه ارتباط با کاربران یا افراد خارجی را می‌دهد؟
• آیا با ابزارهای دیگر یکپارچه می‌شود؟

یکی از مهم‌ترین مواردی که هنگام انتخاب نرم افزار باید به آن فکر کنید، این است که آیا استفاده از آن در استراتژی بلند مدت شما دارای جایگاه  است و یا خیر. آشنایی و راحتی تیم شما با نرم افزار مدیریت پروژه به زمان و منابع نیاز دارد. شما باید مطمئن شوید موردی را انتخاب می‌کنید که به جای ایجاد محدودیت بتواند با تیم شما سازگار و باعث رشد آنها شود.

هزینه نرم افزار مدیریت پروژه چقدر است؟

قیمت نرم افزار مدیریت پروژه یا همان نرم افزار مدیریت کار به عوامل مختلفی بستگی دارد که عبارتند از:

• فروشنده نرم‌افزار: هزینه‌ها می‌توانند به طور گسترده در شرکت‌های مختلف متفاوت باشند.
• قابلیت‌های نرم افزار: همه راه‌حل‌های نرم افزاری، دارای ویژگی های یکسانی نیستند. به عنوان مثال، یک نرم افزار ممکن است یک بسته اصلی و در کنار آن بسته‌های جانبی داشته باشد.
• اندازه کسب‌وکار شما: هزینه‌های نرم‌ افزاری مدیریت پروژه بسته به تعداد کاربران و حجم فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز، متفاوت است.

اکثر فروشندگان نرم افزار مدیریت پروژه، چندین بسته جانبی مختلف که متناسب با اندازه کسب‌وکار و نیازتان است، را ارائه می‌دهند. ارائه دهندگان برتر نرم افزار را بررسی کنید و استعلام قیمت بگیرید تا مشخص شود که چه نرم افزاری متناسب با منابع‌تان، نیازهای شما را رفع می‌کند.

بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه که به صورت رایگان در بازار موجود هستند، اغلب با هزینه‌های پنهان همراه هستند. بعضی از نرم افزارهای رایگان آموزش و پشتیبانی را ارائه نمی‌دهند، به این معنی که شما برای پیاده‌سازی و نگهداری سیستم باید هزینه بیشتری نسبت به خرید اولیه نرم افزار پرداخت کنید.

همچنین نداشتن نرم افزار مدیریت پروژه هزینه‌های مضاعفی نیز دارد. همانطور که در یادداشت پیش صحبت کردیم، بدون نرم افزار مدیریت پروژه، اتلاف وقت و احتمال خطا را افزایش خواهید داد که این برای شما هزینه‌های زیادی به همراه دارد.

در مقابل تمام هزینه‌های مضاعفی که شرکت برای ایجاد ارتباط و هماهنگی، بررسی و ثبت اسناد، مدیریت گردش کار و خیلی موارد دیگر صرف می‌کند، هزینه خرید و نگهداری نرم افزار بسیار مقرون و به صرفه به نظر می‌رسد.