نرم افزار مدیریت پروژه کلید مؤثر مدیریت ارتباط با مشتریان
نکته قابل توجه در هر پروژه به خصوص پروژه‌های ارائه خدمات، حفظ رضایت‌مندی مشتریان است. برای ارائه خدمات حرفه‌ای به مشتریان، نیاز به برقراری تعادل بین حجم کار و مهلت اتمام آن و همچنین حفظ و بالا نگه داشتن روحیه تیم خدمات دهنده است. در این یادداشت قصد داریم به برخی سوالات از قبیل: مدیریت ارتباط با مشتری چیست؟ چرا شرکت‌ها از مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده می‌کنند؟ و تاثیر نقش نرم افزار مدیریت پروژه در تعامل سازنده با مشتری پاسخ دهیم.
مدیریت ارتباط با مشتریان چیست؟
تعریفی که می‌توان از مدیریت ارتباط با مشتریان ارائه نمود عبارت است از: استراتژی (Strategy) که برای مدیریت تعاملات با مشتریان فعلی و احتمالی کسب و کارمان مورد استفاده قرار می‌دهیم. هدف مدیریت ارتباط با مشتریان، کسب اطمینان از ایجاد یک حس و تجربه مثبت، برای مشتریان است. این موضوع علاوه بر اینکه منجر به افزایش رضایت‌بخشی مشتریان می‌گردد، منجر به منافع بیشماری برای کسب و کار، از جمله بهبود اعتبار، افزایش سود ، حفظ مشتریان فعلی، جذب مشتریان جدید و … می‌گردد. پیش‌تر در یادداشتی به‌طور اختصاصی به چگونگی مدیریت ارتباط با مشتریان در دل سمین پرداختیم.
چگونه ابزارهای مدیریت پروژه به ایجاد ارتباط با مشتریان کمک می نمایند؟
حصول اطمینان از این موضوع که مشتریان تجربه مثبت از همکاری با ما دارند، همیشه کار آسانی نیست. ابزارهای مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا مطمئن شوید آیا با وجود محدودیت‌ها، مشتریان از خدمات و حرفه‌ای بودن آن احساس رضایت‌مندی دارند یا خیر؟!
نرم افزار مدیریت پروژه شفافیت ایجاد می‌کند
زمانی‌که سازمان شما متعهد به اجرای پروژه بر اساس مهلت تعیین شده (Deadline) می‌گردد؛ دریافت خروجی‌های مورد انتظار پروژه (محصول نهایی)، برای مشتریان حائز اهمیت بسیار خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه این امکان را برای مشتریان شما فراهم می‌کند تا در جریان پیشرفت پروژه باشند. آنها می‌توانند هر‌گونه به‌روزرسانی بر روی کارها و در واقع روند پیشرفت پروژه را پیگیری و مشاهده نمایند.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه منجر به تسهیل ارتباط با مشتریان می‌شود
یکی از منافع به‌کارگیری نرم افزارهای مدیریت کار مشارکتی (Collaborative work management software)، تسهیل ارتباط بین اعضای تیم پروژه و مشتریان است. از قابلیت‌های نرم افزار سمین، امکان تشکیل تیم‌های اجرایی پروژه و گروه‌های مشتریان به تفکیک هر پروژه و با رعایت مدیریت سطوح دسترسی است. هر تیم حساب کاربری اختصاصی همراه با دسترسی‌های مشخص شده دارد و به‌راحتی می‌تواند با بروزرسانی کارها (Tasks)، میزان پیشرفت کارها و پروژه را با سایر تیم‌ها و مشتریان به اشتراک بگذارد.
نرم افزار مدیریت پروژه، دامنه (Scope) و انتظارات پروژه را مشخص می‌کند
همانطور که پیش‌تر گفتیم استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه باعث می‌شود مشتری به عنوان کارفرما در جریان چگونکی پیشرفت پروژه باشد؛ نظرات و پیشنهادات خود را در این مسیر اعلام نماید و توقع و انتظاراتش هم‌راستا با سازمان شود.
نرم افزار مدیریت پروژه به تحویل به موقع خروجی پروژه کمک می‌نمایند
ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند معضلات و مشکلات پیشروی اجرای پروژه‌ها را کاهش دهید و امکانات زیر را بوجود می‌آورد:
- افزایش شفافیت و آشکار بودن اطلاعات پروژه: در واقع با اشتراک لحظه به لحظه وضعیت اجرای پروژه با مشتریان و به اشتراک‌گذاری اطلاعات موردنیاز، شفافیت اطلاعات پروژه افزایش می‌یابد.
- تسهیل راه‌های ارتباطی با مشتریان
- تعیین صریح و واضح محدوده‌ی پروژه و انتظارات و توقعات مشتریان و ذینفعان
- تحویل به موقع خروجی‌های پروژه
در این یادداشت، نیم‌نگاهی به تاثیر نقش مثبت نرم افزار مدیریت پروژه در حفظ رضایت‌مندی مشتریان انداختیم. اکنون شما می‌‌دانید که نرم افزار مدیریت پروژه نیاز اساسی و مکمل مدیریت ارتباط با مشتری است و این دو با هم دو بازوی قدرتمند ارائه خدمات حرفه‌ای به مشتریان را تشکیل می‌دهند. از سوی دیگر می‌توانید به کسب و کار یا سازمان خود بازگردید و نکاتی که در بالا ذکر شد را متناسب با کسب و کار خویش بررسی نمایید. اگر مایل به جلب رضایت مشتری و ایجاد وفاداری آنها هستید نرم افزار سمین را به شما پیشنهاد می‌کنیم. این نرم افزار در بستری واحد امکانات مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتری را به شما ارائه می‌دهد.
شما می‌توانید با رجوع به این صفحه متن اصلی این یادداشت را مطالعه کنید.
