بحران کرونا، تلنگری به سیستم‌های سنتی مدیریت کسب و کار

زمانی‌که ویروس کرونا هنوز در قرنطینه ووهان چین جولان می‌داد، کمتر کسی می‌توانست چنین وضعیتی از جهانی مبتلا به کرونا را تصور کند. اگر هم این موضوع در ذهن مسئولین بهداشت جهانی یا صاحبان خرد مدیریت بحران جای داشته است، دستِ کم در میان مدیران کسب و کارها کمتر رایج بود. امروز با شیوع پرشتاب این ویروس در نقاط مختلف دنیا و نیز ایران، محدودیت‌های متفاوتی به کسب و کارها تحمیل می‌شود.

بنگاه‌های تجاری تا جایی که می‌توانند تلاش می‌کنند که از حجم فعالیت رایج و حضوری خود بکاهند چرا که ضروری است تجمع سرمایه انسانی خود را به حداقل برسانند. این رویه منطقی است و کمک می‌کند که این بحران گریبان‌گیر سرمایه انسانی کسب و کار نشود اگرچه به قیمت کاهش سود یا سرمایه صاحبان سهام تمام شود. اما در این بین، راهکاری برای جلوگیری از معلق‌شدن رویه‌های رایج شرکت‌ها وجود دارد؟ بدیهی است که دورکاری یا کار در منزل که این روزها در میان بسیاری از کسب و کارها متداول شده است، روشی سودمند برای پاسخ‌دهی به این پرسش است. اما این روش در دل خود نیاز به یک بستر فناوری و نیز فرهنگ سازمانی قابل توجه دارد.

کسب و کارهایی که کمتر به سراغ مدیریت کارها و وظایف خویش از طریق سامانه‌های تحت وب رفته‌اند یا حداکثر تلاش‌شان برای ایجاد یک همکاری آنلاین، استفاده از واتساپ یا تلگرام برای ارتباط بوده، امروز خلأ یک سکوی مجازی برای مدیریت کارها، ارتباط‌ها، واگذاری وظایف، زمان‌بندی و نظارت بر امور را احساس خواهند کرد. از سوی دیگر، وقتی چنین بستر نرم‌افزاری در یک سازمان متداول نبوده است، بدیهی است که متداول‌کردن آن در چنین شرایطی قدری با تأخیر همراه خواهد بود زیرا کارمندان با سیستم آفلاین و حضوری پیشین خو گرفته‌اند و – با یک نگاه خوش‌بینانه – آرام آرام می‌توانند به قواره جدید در بیایند.

اکنون، کسب و کارهای آفلاین چه باید بکنند؟

صورت مسأله را با ایمیل یا پیام‌رسان‌ها پاک نکنید!

زمانی‌که مدیریت آنلاین کسب‌وکار در یک سازمان جریان داشته باشد، تیم سازمان زمان بیشتری را برای تمرکز بر کارها و پیگیری آنها خواهد داشت. در شرایط سابق، بخشی از این زمان باید صرف گشتن در میان ایمیل‌های قدیمی یا پیام‌های ارسال شده از طریق پیام‌رسان‌های مجازی می‌شد تا فهرست کارها و جزئیات آنها روشن شود؛ در‌حالی‌که در شرایط جدید، تخصیص کارها به افراد روشن است و تاریخچه فعالیت‌ها و مستندات آن ذیل هر کار وجود دارد و بایگانی شده است.

شفافیت را بالا ببرید!

ابزارهای مدیریت کارها و وظایف تیم‌های قدرتمندتری می‌سازند چرا که بستر نرم‌افزاری باز برای ارتباطات، افراد را به باز بودن بیشتر تشویق می‌کند. بنابراین، ارتباطات تسهیل شده و اموری نظیر سؤال پرسیدن، دادن و گرفتن بازخورد و به‌روزرسانی کارها و پروژه‌ها سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌گیرند. این امور نه‌تنها حجم کارها را افزون نمی‌کنند، بلکه سبب شفافیت بیشتر و نیز تمرکز بالاتر می‌شوند تا در نهایت بهره‌وری بیشتری به دست آید.

روی کار متمرکز باشید نه موقعیت افراد!

اینکه در مدیریت سنتی سازمان‌ها، میل به حضور کارمندان بیشتر بوده است، می‌تواند دلایل متعددی داشته باشد، اما شاید یکی از مهم‌ترین علل آن نگرش تمرکزگرایانه در مستقر بودن کارمندان در محیط کاری سازمان است. این موضوع امروزه کمی وارونه شده است. یعنی می‌توانیم تمرکز در کارها را بدون استقرار پیش ببریم. اگر ارتباطات و تخصیص وظایف شفاف و متمرکز باشد، هم‌افزایی اتفاق می‌افتد در عین اینکه ممکن است کارمندان از نقاط مختلفی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. مدیر می‌تواند همه‌چیز را در یک داشبرد ببیند بدون اینکه بخواهد کارمند خویش را حتما در اتاق کناری دفتر خود بنشاند!

همگام‌سازی کنید!

با همه‌گیر شدن کرونا، کارمند یک شرکت، به جای روشن کردن کامپیوتر خود در محیط کاری‌اش، باید پشت لپ‌تاپ خود در منزل بنشیند یا با گوشی خود فعالیت‌هایش را مدیریت کند. یک نرم‌افزار مدیریت وظایف می‌تواند همه‌چیز را روبه‌راه کند و نگرانی خانه‌نشین‌شدن سرمایه‌های انسانی را تا حد قابل قبولی برطرف سازد. کافی است همه‌چیز از قبل مرتب باشد: کارها و پروژه‌ها به دقت تعریف و زمان‌بندی شده باشند. هشدارها و یادآورها سرموقع تنظیم شده باشند. داشبوردهای گزارش‌گیری و مدیریتی از قبل به خوبی طراحی شده باشند. نقش‌ها و دسترسی‌ها به‌درستی تعریف شده باشند. با این رویه، کافی است همه نقش خود را ایفا کنند، همگام‌سازی افراد و اطلاعات قبلا با خیالی راحت به سامانه مدیریت وظایف سپرده شده است.

سمین، یک سکوی آنلاین برای مدیریت کارها

ما برای سازمان‌های بزرگ و حتی کسب و کارهای کوچک و متوسط یک راه‌حل فارسی و کارا پیشنهاد می‌کنیم. نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین سمین با قابلیت مدیریت همزمان پروژه‌ها و کارها (task ها) که توسط شرکت داده کاوان اندیشه برتر توسعه داده شده است، می‌تواند راه حل جامعی برای مدیریت سازمان تحت وب باشد. ساختار شکست کارها و پروژه‌های سازمان، ارتباطات درون سازمانی، زمان‌بندی و تخصیص کارها، تعریف نقش‌ها و دسترسی‌های مختلف برای کارکنان سازمان، تقویم جلسات، کتابخانه اسناد، مستندسازی و پایگاه دانش، داشبوردها و گزارش‌های منعطف و بسیاری امکانات دیگر در این سامانه تحت وب به صورت یکپارچه فراهم شده است تا بتوان سازمان را به‌طور آنلاین و با تمرکز بالا هدایت نمود.

ویژگی بارز سمین این است که می‌تواند چارچوب خود را متناسب ساختار سازمانی و رفتارهای موردانتظار سازمان‌های متفاوت تنظیم کند و لزوما یک راه‌حل یکسان را به همه سازمان‌ها یا شرکت‌ها با زمینه‌های مختلف پیشنهاد نکند. سمین می‌تواند برای سازمان شما نیز یک مسیر منحصربه‌فرد ارائه کند. در این باره بیشتر بخوانید یا با تیم مشاور ما تماس بگیرید.

تیم توسعه محتوا