تجزیه و تحلیل واریانس پروژه (Variance Analysis)
انجمن مدیریت پروژه (PMI) در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، واریانس را به عنوان انحراف، خروج و یا واگرایی از یک مقدار شناخته شده یا مقدار مورد انتظار تعریف می‌کند. با مشخص شدن اجزای برنامه پروژه، محدوده و برآورد هزینه، مدیر پروژه با کارفرما پروژه در این خصوص مشورت می‌کند و در صورت تأیید موارد فوق، یک برنامه زمان‌بندی و یک برنامه هزینه به مرحله اجرا گذاشته می‌شود. همچنین مدیر پروژه اطلاعات کافی در مورد هزینه‌های واقعی از حسابداران، هزینه‌های انجام شده از اعضای تیم و اطلاعات مربوط به ارزش کسب شده را نیز بدست می‌آورد که با وجود این سه مقدار می‌تواند تجزیه و تحلیل واریانس پروژه را انجام دهد. دو عبارت اصلی برای تجزیه و تحلیل واریانس، واریانس برنامه و واریانس هزینه است که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
واریانس برنامه (Schedule Variance)
واریانس برنامه (SV) به معنی انحراف زمان‌بندی است. این شاخص به ما می‌گوید پروژه در حال اجرا، چقدر از برنامه جلوتر یا عقب‌تر است و آیا حجم کار انجام شده با آنچه برنامه‌ریزی کرده بودیم مطابقت دارد یا خیر. در حقیقت این شاخص تفاوت بین کاری که درواقع انجام شده (ارزش کار کسب شده – EV) و کاری که برنامه‌ریزی شده است (ارزش کار برنامه‌ریزی شده – PV) را نشان میدهد و فرمول آن برابر است با:
SV = EV- PV
- اگر واریانس برنامه برابر با صفر شود یعنی پروژه طبق برنامه انجام شده است.
- اگر واریانس برنامه منفی شود به این معناست که پروژه از برنامه عقب افتاده است.
- اگر واریانس برنامه مثبت شود به این معناست که پروژه از برنامه جلوتر است.
واریانس هزینه (Cost Variance)
انحراف هزینه (CV) یک عامل بسیار مهم برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه است. این شاخص به ما می‌گوید که آیا این پروژه مطابق با بودجه پیش می‌رود و یا خیر. در حقیقت این شاخص تفاوت بین بین ارزش کار کسب شده (EV) با میزان هزینه واقعی کار انجام شده (AC) را نشان می دهد و فرمول آن برابر است با:
CV = EV – AC
- اگر واریانس هزینه برابر با صفر شود یعنی پروژه طبق بودجه مشخص شده پیش رفته است.
- اگر واریانس هزینه منفی شود به این معناست که پروژه کمتر از بودجه هزینه کرده است و مشکل بودجه‌ای ندارد.
- اگر واریانس برنامه مثبت شود به این معناست که پروژه بیش از بودجه هزینه کرده است و مشکل بودجه‌ای دارد.
شاخص‌های عملکرد (Performance Indexes)
تجزیه و تحلیل دیگری که در سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS ) وجود دارد، بررسی شاخص‌های عملکرد زمان‌بندی (SPI) و هزینه (CPI) است که در ادامه به توصیف هر یک از آنها می‌پردازیم.
شاخص عملکرد زمان‌بندی(Schedule Performance Index)
شاخص عملکرد زمان‌بندی (SPI) شاخصی است که نشان دهنده کارایی زمان در پروژه است. این شاخص نسبت بین ارزش کار کسب شده (EV) با ارزش کار برنامه‌ریزی شده (PV) را نشان می دهد. SPI را می توان با استفاده از فرمول زیر محاسبه کرد:
SPI = EV / PV
فرمولی که در بالا ذکر شد، بهره‌وری تیم پروژه را در استفاده از زمان اختصاص یافته برای پروژه نشان میدهد.
- اگر SPI برابر با یک شود یعنی ارزش کسب شده دقیقا برابر با ارزش برنامه‌ریزی است و شرایط مطلوب است.
- اگر SPI بیشتر از یک شود نشان‌دهنده بهره‌وری بالای تیم پروژه در استفاده از زمان اختصاص یافته به پروژه است.
- اگر SPI کمتر از یک شود نشان‌دهنده بهره‌وری پایین تیم پروژه در استفاده از زمان اختصاص یافته به پروژه است.
شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index)
شاخص عملکرد هزینه یا CPI شاخصی برای نشان دادن کارایی هزینه در پروژه است. این شاخص از نسبت ارزش کسب شده (EV) به هزینه واقعی (AC) محاسبه می‌شود و فرمول آن برابر است با:
CPI = EV/AC
فرمول ذکر شده در بالا کارآیی استفاده از منابع اختصاص یافته به پروژه را نمایش میدهد.
- اگر CPI برابر با یک شود یعنی ارزش کسب شده دقیقا برابر با هزینه واقعی است و شرایط مطلوب است.
- اگر CPI بیشتر از یک شود نشان‌دهنده این است که کارایی استفاده از منابع اختصاص یافته به پروژه خوب است.
- اگر CPI کمتر از یک شود نشان‌دهنده این است که کارایی استفاده از منابع اختصاص یافته به پروژه خوب نیست.
علل بالقوه عملکرد مطلوب هزینه
- بهره‌وری در حال تحقق
- کار کمتر از آن چیزی که پیش‌بینی می‌شود، پیچیده است
- تجدید نظر و دوباره کاری کمتر
- نوسانات مطلوب بازار در هزینه کار یا مواد اولیه
- نرخ سربار کاهش می‌یابد
علل بالقوه عملکرد نامطلوب هزینه
- کار پیچیده‌تر است از آنچه پیش‌بینی می‌شد
- نظرات بررسی طراحی گسترده است
- دوباره کاری
- الزامات نامشخص
- کمتر شدن دامنه
- نوسانات نامطلوب بازار در هزینه کار یا مواد اولیه
- نرخ سربار افزایش می‌یابد
چگونگی تجزیه و تحلیل پیشرفت پروژه
اکنون زمان آن رسیده است که یاد بگیریم چطور پیشرفت پروژه را تجزیه و تحلیل کنیم و یا با توجه به اندازه‌گیری‌های انجام‌شده تا به امروز، چگونه به آنچه که در پروژه انتظار می‌رود، برسیم. پیش‌بینی پیشرفت پروژه مستلزم تعیین زمان اتمام پروژه و هزینه اتمام شده آن است. بنابراین برای تکمیل تجزیه و تحلیل خود باید دو شاخص برآورد تکمیلی (EAC) و بودجه تکمیلی (BAC) را نیز بررسی کنیم.
شاخص برآورد تکمیلی (Estimate to Completion)
برآورد تکمیلی (EAC) به شما این امکان را میدهد که هزینه پروژه را بر اساس فعالیت‌ها و هزینه‌هایی که تاکنون انجام شده است تخمین بزنید. هدف از تهیه EAC ارائه پیش‌بینی دقیق هزینه در پایان پروژه است. این شاخص یک ارزیابی دوره‌ای از وضعیت پروژه ارائه میدهد و معمولاً به صورت ماهانه و یا زمانی که تغییر مهمی در پروژه اتفاق می‌افتد، محاسبه می‌شود.
فرمول رایج برای محاسبه آن عبارت است از:
EAC = BAC/CPI
شاخص بودجه تکمیلی (Budget at Completion)
شاخص بودجه تکمیلی (BAC) مجموع همه بودجه‌های اختصاص داده شده به یک پروژه است. این شاخص معمولا در طول زمان (ماهانه، هفتگی و غیره) ارائه می‌شود و از آن برای محاسبه برآورد تکمیلی (EAC) استفاده می‌شود.
BAC پروژه همیشه باید برابر PV Total Project باشد و اگر برابر نباشند، محاسبات و تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده شما نادرست خواهد بود. فرمول آن برابر است با:
BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate
برآوردهای تکمیلی در شرایط مختلفی تهیه می‌شوند اما به طور معمول به صورت سالانه یا زمانی‌که تغییرات عمده‌ای در پروژه اتفاق بیفتد، تهیه می‌شود. شاخص تخمین قیمت تمام شده باید به صورت ماهانه توسط مدیر حساب کنترل (CAM) یا مسئولان، مورد بررسی قرار گیرد. EAC برای پروژه‌ها و همچنین حساب های کنترل و بسته‌های کاری با روش‌های مختلفی توسعه یافته است. تکنیک انتخاب شده بر اساس ارزش دلار پروژه، ریسک، سیستم حسابداری موجود و دقت برآوردها است.
پنج قانون اساسی برای مدیریت موثر ارزش کسب شده آورده شده است:
- تیم پروژه و حوزه کاری را با استفاده از ساختار تفکیک کار سازماندهی کنید. هر وظیفه باید دارای یک شماره WBS و کد سازمانی باشد.
- وظایف را به شیوه‌ای منطقی برنامه‌ریزی کنید تا عناصر برنامه سطح پایین از عناصر بعدی و مراحل مهم سطح بالا پشتیبانی کنند.
- کل منابع بودجه را به حساب‌های کنترل مرحله ای اختصاص دهید.
- ابزارهای عینی برای سنجش میزان پیشرفت کار را ایجاد کنید. بودجه باید به همان روشی که برنامه‌ریزی شده، صرف شود.
- پروژه را با تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و عملکرد، ارزیابی هزینه‌های نهایی، توسعه اقدامات اصلاحی و کنترل تغییرات یکپارچه کنترل کنید.
اگر شما در نقش یک مدیر پروژه، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند سمین استفاده کنید، خواهید دید که چگونه مدیریت ارزش کسب شده با سهولت، سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود. با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید مراحل تجزیه و تحلیل ارزش را انجام دهید. شما می‌توانید با شناخت مزایای مدیریت ارزش کسب شده، کار مدیریت آن را بهتر انجام دهید.
امیدواریم که در مدیریت ارزش کسب شده شرکت خود موفق باشید و به یاد داشته باشید که همه چیز با یک طرح پروژه مستحکم شروع می‌شود.
