آنالیز ارزش کسب شده در پروژه

اصطلاح مهمی که در زمینه مدیریت ارزش کسب شده (EVM) استفاده می‌شود، تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA) است. تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده روشی است که به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا میزان کار انجام شده در پروژه را فراتر از بررسی‌های اولیه هزینه و زمان‌بندی پروژ‌ها اندازه‌گیری کند. تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده روشی را ارائه می‌دهد که اجازه می‌دهد پروژه‌ها با توجه به پیشرفت بدست آمده محک زده شوند. بنابراین مدیر پروژه می‌تواند با استفاده از نتایج بدست آمده، بر اساس تجزیه و تحلیل روند یا با استفاده از نرخ افت درآمد پروژه، هزینه کل و تاریخ اتمام پروژه را پیش‌بینی کند. این روش متکی بر یک معیار کلیدی است که به عنوان ارزش کسب شده پروژه شناخته می‌شود.

اغلب اوقات اصطلاح ارزش کسب شده به عنوان بودجه کار برنامه‌ریزی شده (BCWP) تعریف می‌شود. بودجه کار انجام شده در واقع بودجه‌ای است که ما در صورت انجام یک کار و بر مبنای رقم پیش‌بینی برای انجام فعالیت به دست می‌آوریم. مدیر پروژه با توجه به بودجه مشخص شده برای انجام کارها می‌تواند، محاسبه شاخص‌های عملکرد یا نرخ افت درآمد برای اجرای طرح‌های هزینه و زمان‌بندی را ارائه دهد. این شاخص همچنین اطلاعاتی در مورد اینکه پروژه‌های در حال انجام نسبت به برنامه‌های اولیه خود در چه جایگاهی هستند، ارائه می‌دهد. از طرفی هنگامی که این شاخص‌ها برای پروژه‌های آتی به کار می‌روند، به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا پیش‌بینی کند که پروژه در آینده چگونه پیش خواهد رفت. با فرض اینکه نرخ افت درآمد نوسان نخواهد کرد، که اغلب اوقات یک فرض بزرگ است.

الزامات تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده

برای اینکه تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده به شکل درست و دقیق انجام شود، به یک طرح پروژه قابل اطمینان نیاز است. بسیار عجیب است که بسیاری از پروژه‌ها بدون طرح پیش می‌روند، در حالی‌که کلیدی‌ترین مرحله چرخه عمر یک پروژه، ایجاد طرح پروژه است. طرح پروژه تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه شامل رویدادها، وابستگی‌ها، منابع و چارچوب های زمانی را ارائه می‌نماید. طرح پروژه، به ویژه شرح محدوده پروژه، پایه و اساس EVA است.

موسسه مدیریت پروژه (PMI) در استاندارد دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، شرح محدوده پروژه را به صورت زیر تعریف کرده است:

محدوده پروژه شامل دستاورهای اصلی، اهداف، مفروضات و محدودیتهای پروژه است.  همچنین مشخص می‌کند که چه کارهایی در محدوده شامل می‌شود. بنابراین مبنایی مستند برای تصمیم‌گیری‌های آینده پروژه و تأیید یا توسعه درک مشترک از پروژه در بین ذینفعان است.

مراحل ایجاد طرح پروژه

برای ایجاد یک طرح پروژه در ابتدا باید یک ساختار شکست کار (WBS) تعریف گردد. ساختار شکست کار مراحل، فعالیت ها و وظایف مورد نیاز انجام یک پروژه را فهرست می نماید. سپس لازم است منابع لازم برای انجام هر یک از فعالیت های فهرست شده شناسایی شوند و در نهایت باید یک برنامه زمان‌بندی که جریان وظایف و چارچوب های زمانی برای هر وظیفه مشخص شده را تشریح می نماید، ایجاد گردد.

تعریف ساختار شکست کار

این مرحله که جزییات طرح پروژه را ایجاد می نماید باید یک ساختار شکست کار همه جانبه باشد. ساختار شکست کار تمام مراحل، فعالیت ها و وظایف مورد نیاز برای انجام یک پروژه را فهرست می نماید. شناسایی و تشریح هر مرحله پروژه، فعالیت و وظایف مورد نیاز برای موفقیت یک پروژه ضروری است. وظایفی را که باید انجام پذیرند ترسیم کرده (سعی کنید از نامگذاری منحصر بفردی برای هر وظیفه استفاده نمایید) و هر گونه وابستگی های کلیدی داخلی یا خارجی پروژه را شناسایی نمایید. همچنین تمام رویدادهای بحرانی پروژه مانند تکمیل ستانده های کلیدی پروژه، را فهرست نمایید.

شناسایی منابع مورد نیاز

هنگامی که تمامی وظایف لازم برای انجام پروژه فهرست شدند باید منابع عمومی مورد نیاز برای تکمیل هر وظیفه شناسایی گردد. کارکنان تمام وقت یا پاره وقت، پیمانکاران، تجهیزات و مواد لازم نمونه هایی از منابع هستند. برای هر دسته از انواع منابع، مقادیر مورد نیاز، تاریخ های سررسید و وظایف تعیین شده ای که برای تکمیل پروژه لازم هستند باید مشخص گردد.

زمانبندی پروژه

اکنون لازم است تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ساختن یک برنامه زمانبندی با جزییات کامل یک پروژه جمع آوری گردد. برای زمانبندی پروژه باید اقدامات زیر صورت پذیرد:

-تجربه نشان داده است با دنبال کردن این سه گام یک طرح پروژه مناسب به منظور افزایش احتمال موفقیت پروژه ایجاد خواهد شد. طرح پروژه برای موفقیت پروژه و  تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده در پروژه شما ضروری است. با ما همراه باشید تا در ادامه  بر سه حوزه اصلی منبع اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه EVA تمرکز کنیم.

مفاهیم اولیه مدیریت ارزش کسب شده (EVM)

همانطور که در مطالب فوق مطرح شد، سیستم‌های EVM به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا به سه سؤال زیر که مربوط به پروژه هستند، پاسخ دهد:

  1. پروژه در چه مرحله‌ای از کار بوده است؟
  2. الان در چه شرایطی است؟
  3. در آینده به چه مرحله‌ای خواهد رسید؟

در مدیریت ارزش کسب شده ، برخلاف مدیریت سنتی ، سه منبع داده وجود دارد:

  • ارزش برنامه‌ریزی شده (PV)
  • هزینه‌های واقعی (AC)
  • ارزش کسب شده (EV)

ارزش کسب شده از این سه منبع داده استفاده می‌کند و می‌تواند ارزش بودجه برنامه‌ریزی شده را با هزینه‌های واقعی و ارزش کسب شده مقایسه کند.

ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value)

ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) به عنوان برآورد هزینه بودجه برنامه‌ریزی شده (BCWS) در هر مرحله از پروژه نامیده می‌شود. هزینه اولیه و برنامه زمان‌بندی به کار فیزیکی برنامه‌ریزی شده و بودجه مصوب برای انجام کارهای برنامه‌ریزی شده اشاره دارد. این در کنار هم به یک ارزش مهمی به نام ارزش برنامه‌ریزی شده می‌رسند. به ارزش برنامه‌ریزی شده می‌توان از دو جهت تجمعی و جاری نگاه کرد.

ارزش برنامه‌ریزی شده تجمعی، مجموع بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی است که تا به امروز برنامه‌ریزی شده‌اند. ارزش برنامه‌ریزی شده جاری، بودجه‌ مورد تأیید فعالیت‌هایی است که قرار است در یک دوره معین انجام شود. این دوره می‌تواند نشان‌دهنده روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و غیره باشد.

ارزش برنامه‌ریزی شده همچنین به عنوان هزینه بودجه کار برنامه‌ریزی شده (BCWS) نیز شناخته می‌شود و می‌تواند به شرح زیر تعریف شود:

  1. شناخت کامل محدوده پروژه با استفاده از روش ساختار شکست
  2. شناخت فعالیت‌های پروژه با حفظ محدوده و یکپارچگی پروژه
  3. زمان‌بندی فعالیت‌ها و تنظیم پیشنیازی‌ها
  4. تخصیص منابع و هزینه‌ها به فعالیت‌ها
  5. تجزیه و تحلیل کل داده‌ها و تنظیم زمان‌بندی کل پروژه

هزینه‌های واقعی (Actual Costs)

هزینه واقعی (AC) که مخارج واقعی نیز نامیده می‌شود، هزینه‌ای است که برای انجام کار در یک پروژه متحمل می‌شود. این رقم به شما می‌گوید که چه مقدار هزینه کرده‌اید و مانند ارزش برنامه‌ریزی شده می‌توانید از نظر تجمعی و جاری به آن نگاه کنید. هزینه واقعی تجمعی، مجموع هزینه‌های واقعی فعالیت‌های انجام شده تا به امروز است. هزینه واقعی جاری، هزینه واقعی فعالیت‌های انجام شده در یک دوره معین است. این دوره می‌تواند نشان دهنده روزها، هفته‌ها‌، ماه‌ها و غیره باشد. AC همچنین هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) نیز نامیده می‌شود.

ارزش کسب شده (Earned Value)

برای گزارش دستاوردهای پروژه باید ارزش کسب شده (EV) را برای ارقام و محاسبات پروژه اعمال کنید. ارزش کسب شده کمی کردن ارزش کار انجام شده تا به امروز است. به عبارت دیگر، ارزش کسب شده به شما در مورد آنچه که پروژه از نظر فیزیکی انجام داده است، می‌گوید. همانطور که برای PV و AC  مطرح شد EV را نیز می‌توان به صورت تجمعی و جاری بیان کرد. ارزش کسب شده تجمعی، مجموع بودجه فعالیت‌های انجام شده تا به امروز است. ارزش کسب شده جاری مجموع بودجه فعالیت‌های انجام شده در یک دوره معین است. ارزش کسب شده را نیز هزینه بودجه انجام شده کار (BCWP) نیز می‌نامند.

ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) با هزینه و برنامه زمان‌بندی اولیه تعیین می‌شود. هزینه واقعی (AC) با هزینه واقعی انجام شده در پروژه تعیین می‌شود. ارزش کسب شده (EV) به شما می‌گوید که از نظر فیزیکی، پروژه چه چیزی را انجام داده است.

فاطمه مجیدی

منتشر شده توسط
فاطمه مجیدی
برچسب‌ها: EVEVAEVMارزش کسب شده