ساختار شکست کار (WBS) و بکلاگ محصول: دو پادشاه در یک اقلیم؟
مفاهیم مربوط به WBS یا ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) را می‌توان در بیشتر کتاب‌های مدیریت پروژه و کنترل پروژه یافت. WBS از مفاهیم متداول کنترل پروژه است که براساس استاندارد PMBOK نیز در ناحیه دانشی مدیریت محدوده (Scope) پروژه و دسته فرآیندیِ برنامه‌ریزی دسته‌بندی می‌شود تا بتوان تحویل‌دادنی‌ها و کارهای پروژه را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تقسیم کرد. بنابراین مزیت مهم ساختار شکست کار ارائه یک چشم‌انداز ساختاریافته از چیزهایی است که باید طی پروژه یا در انتهای آن تحویل داده شود.
از سوی دیگر، بکلاگ محصول (Product Backlog) گستره‌ای جامع از پروژه است که به مجموعه‌ای از نیازمندی‌ها و کارهایی که باید انجام شود، تقسیم می‌شود. در ابتدای هر دوره فعالیت، تیم پروژه تعیین می‌کنند که کدام یک از آیتم‌های مهم بکلاگ را می‌توان طی آن دوره تحویل داد. بررسی کیفیت تحویل و خروجی آیتم‌ها، توسط مشتری یا ذی‌نفعان مشخص دیگر انجام می‌شود تا نهایتاً این اطمینان حاصل شود که بکلاگ محصول همان نیازهای کنونی آنها است.
اگر مفاهیم ساختار شکست کار و بکلاگ محصول را با یکدیگر مقایسه کنیم، درمی‌یابیم که ماهیتی نزدیک به یکدیگر دارند. اما سرانجام باید از کدام مفهوم استفاده کرد یا کدامیک را جدی گرفت؟! در این پست قصد داریم بررسی کنیم آیا ارتباطی بین ساختار شکست کار (WBS) و لیست قابلیت‌های قابل ارائه یا بکلاگ محصول وجود دارد یا خیر؟!
تعریفی که PMI (Project Management Institute) از ساختار شکست کار و بکلاگ محصول ارائه می‌دهد عبارت است از:
WBS: تجزیه سلسله مراتبی کل حوزه کاری (کارهایی) که توسط تیم پروژه، به منظور دستیابی به اهداف و خروجی‌های مطلوب پروژه صورت می‌گیرد.
Product Backlog: یک لیست از تمامی نیازمندی‌ها (ویژگی‌ها) و تحویل‌شدنی‌ها که به عنوان موارد ضروری برای محصول خروجی شناسایی و تعریف شده است.
تفاوت‌ها و شباهت‌های WBS و Product Backlog
- WBS و بکلاگ محصول هر دو تعیین‌کننده قلمروی پروژه هستند.
- هر دو به ما در شناسایی کارهایی که طبق هدف پروژه و در طول پروژه باید صورت پذیرد، کمک می‌کنند.
- هر دوی WBS و Product Backlog شماتیک هستتند. این ویژگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است زیرا بیان توضیحات و جزئیات کار به صورت شماتیک منجر به افزایش مشارکت و کارآمدی در اجرای پروژه می‌گردد. همچنین بُرد کارها و دیاگرام WBS به اعضای تیم پروژه در جهت داشتن درک مشترک از پروژه کمک می‌نمایتد و ابهامات را به حداقل ممکن کاهش می‌دهند.
- Product Backlog یا همان لیست سفارشی نیازمندیهای محصول، که منجر به ایجاد و شکست کارها می‌گردد، پویا می‌باشد و به صورت پیوسته در حین اجرای پروژه ممکن است تغییر یابد.
بکلاگ محصول به عنوان یک نوع ساختار شکست کار
ویرایش سوم Practice Standard for Work Breakdown Structure، از Product Backlog به عنوان نوعی از WBS صحبت می‌کند. این ویرایش بیان می‌نماید که ساختار شکست کار، امکان نمایش تصویری محدوده کار را فراهم می‌آورد. ارتباطات نیز به عنوان یکی از قواعد مدیریت پروژه با بیشترین تأثیر بر روی موفقیت پروژه معرفی می‌گردد. این در حالی است که WBS به عنوان یک مکانیزم ارتباطی حیاتی پروژه، از طریق توضیحات گرافیکی، انتقال محدوده پروژه به تیم پروژه و ذی‌نفعان و سایر افراد مرتبط را تسهیل می‌نماید.
WBS و بکلاگ محصول در قاب یک نرم‌افزار
کدام ابزار مدیریت پروژه مبتنی‌بر هر دو مفهوم WBS و Product Backlog بنا شده است؟ این می‌تواند پرسشی بنیادی برای افرادی باشد که قصد دارند این دو ابزار را توأمان یا به طور موازی در پروژه‌های مختلف به کار ببندند. پاسخ ما به این پرسش اگرچه یکتا نیست اما توصیه ما بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت پروژه تحت وب سمین شرکت داده‌کاوان اندیشه برتر است.
سامانه تحت وب سمین پاسخی هم‌زمان به هر دو نیاز است. ساختار شکست کار در سامانه سمین یک فضای پویا و تعاملی بین کاربر و نرم‌افزار است. این فضا موجب می‌شود که کاربر طی یک تعامل ساده و سریع با ابزارهای ارائه شده توسط نرم‌افزار اقدام به طراحی و ساخت WBS مد نظر سازمان کند. همچنین در ادامه می‌تواند فرآیند ایجاد کارها یا به‌روزرسانی آنها را در همین نما نیز انجام دهد.
از طرف دیگر، بخش دیگری از قاب نرم‌افزار مدیریت پروژه سمین به ارائه بُردهای مدیریت چابک برمبنای بکلاگ محصول اختصاص دارد. این سامانه آنلاین با فراهم آوردن هر دو چارچوب اسکرام و کانبان علاوه‌بر انعطاف در استفاده از این ابزارها توانسته است بکلاگ محصول را بر اساس هردو رویکرد پیاده‌سازی کند. فضای تعاملی برد اسکرام و کانبان نیز به همراه سایر ابزارهای مدیریت چابک این امکان را فراهم کرده است که کاربر بتواند به‌راحتی با نرم‌افزار ارتباط برقرار کند.
