چگونه سرعت رسیدن به نتایج مدیریت دانش را افزایش دهیم
مدیریت دانش (Knowledge Management) به فرایند خلق، گردآوری، ذخیره، بازیابی، تسهیم و به کارگیری دانش و اطلاعات در یک سازمان گفته می‌شود. با توجه به اینکه اطلاعات در عصر حاضر نقش بسیار بالایی دارد، اهمیت این حوزه از مدیریت، روشن و بدیهی است. می‌توان گفت مدیریت دانش، از ابزارهای اصلی موفقیت در کسب‌وکارهای کنونی است.
زمان زیادی باید صرف شود تا همه برنامه‌های KM به بالاترین سطح عملکرد خود برسند، اما روش‌هایی برای سرعت بخشیدن به روند کسب نتایج مدیریت دانش وجود دارد. چه پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان شما در مراحل آغازین خود باشد، چه در حال تکمیل و مراحل پایانی، در هر صورت راه‌هایی برای تسریع دستیابی به نتایج آن وجود دارد. ما در این یادداشت به چند مورد از راه‌های تسریع اجرای مدیریت دانش اشاره خواهیم کرد.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
در ابتدا توازن و هماهنگی را بررسی کنید
برنامه مدیریت دانش شما اگر با کسب و کار همسو نباشد، نتیجه خوبی به ارمغان نمی‌آورد. در اینجا پنج سوال وجود دارد که با پاسخگویی به آن می‌توانید موانع عدم همسویی KM با کسب و کار خود را شناسایی نمایید:
- آیا دانش مورد نیاز برای رقابت در کوتاه مدت را داریم؟
- برای نوآوری و رفع نیازهای بلند مدت به چه دانشی نیاز خواهیم داشت؟
- بهبود اشتراک‌گذاری و انتقال دانش و تخصص در سطح سازمان چه تاثیری بر مزیت رقابتی ما در بازار خواهد داشت؟
- آیا در حال حاضر یا آینده، چالش‌هایی مرتبط با حوزه دانشی وجود دارد؟
- موفقیت در پیاده سازی مدیریت دانش، چه منافعی برای سازمان ما خواهد داشت؟
پاسخ به این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا از ایجاد ارزش پروژه مدیریت دانش برای سازمان خود، مطمئن شوید. علاوه بر این باعث می‌شود انتظارات رهبران، اهداف و فرصت‌های قابل دستیابی و چالش‌های بالقوه را نیز شناسایی کنید. هنگامی که مزایا و دامنه کاربرد KM مشخص شد؛ زمان آن است تا اهداف، شاخص‌های کلیدی عملکرد، منابع مورد نیاز و برنامه زمانی اجرای پروژه پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان را مشخص کنید.
تیمی با عملکردی بالا بسازید
شما برای پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهبری آن، به گروهی از کارمندان خوب در نقش‌های مختلف نیاز دارید. بنابراین در زمان جذب نیرو و تشکیل تیم، لازم است که تنها به هسته مرکزی تیم پیاده‌سازی مدیریت دانش متمرکز نشوید. اجرای هر برنامه KM، نیاز به تعدادی نیروی تمام وقت دارد، با این‌حال تحقیقات APQC نشان می‌دهد که هیچ همبستگی آماری بین تعداد کارکنان تیم مدیریت دانش سازمان با نرخ مشارکت در پروژه و یا اثربخشی اجرای آن وجود ندارد.
حتی یک تیم کوچک مدیریت دانش می‌تواند با پشتیبانی افراد داوطلب، قهرمانان دانشی و افراد ویژه سازمان موفق باشد. چون این افراد با ادبیات کسب و کار آشنا هستند و می‌توانند با روش‌های مناسب، درباره مدیریت دانش با همکاران و هم‌تیمی‌های خود صحبت نموده و آن را در بستر کسب و کار جاری نمایند. همچنین افراد داوطلب می‌توانند به افرادی که نیازمند کمک هستند، یاری دهند و مهم‌تر از همه، این افراد می‌توانند موانعی را ببینند و رفع کنند که تیم اصلی KM ممکن است هرگز متوجه آنها نباشد. وجود چنین افرادی در کسب‌وکار برای پشتیبانی از مدیریت دانش به قدری مؤثر است که بسیاری از سازمان‌ها، به ایجاد و تربیت نقش‌های تمام‌وقت، پاره‌وقت و داوطلبانه پشتیبان مدیریت دانش روی آورده‌اند.
به نمای بیرونی کسب و کار خود جلوه ببخشید
داشتن یک استراتژی هوشمندانه و افراد مناسب باعث پیشرفت پروژه خواهد بود. اما همچنان، لازم است که با یک عنوان جذاب و با استفاده از پیام مناسب، KM را در سازمان اطلاع‌رسانی کنید. به یاد داشته باشید که مدیریت دانش باید به طور مداوم برای جلب توجه کارمندان تلاش کند. اگر منابع KM شما شبیه یک اینترنت قدیمی به نظر برسد و ارتباط گرفتن با آن برای کارکنان حوصله‌سربر باشد یا دسترسی به آن دشوار باشد، دیگر هیچ انگیزه‌ای برای به اشتراک‌گذاری دانش وجود نخواهد داشت.
پیش از اینکه بر روی عنوان و پیام‌رسانی خود کار کنید، اول از کارکرد مناسب ابزار مدیریت دانش اطمینان حاصل کنید. تبلیغ روی دسترسی آسان و مستقیم به ابزار در حالی‌که واقعیت چیز دیگری است، مناسب نخواهد بود. پس از اینکه مطمئن شدید ابزار به درستی کار می‌کند، عنوان و پیام قوی و شفاف خود را بسازید و با پرسیدن این سوال که “چرا باید افراد در سازمان ما به مدیریت دانش اهمیت دهند؟” توجه کارکنان را جلب کنید. معمولا ًپاسخ به این پرسشT به ارزش‌ها و استراتژی سازمان باز می‌گردد. به عنوان مثال، “اگر همکاران دانش خود را به اشتراک بگذارند و از آن استفاده مجدد کنند، می‌توانیم خدمات بهتری برای مشتریان خود ارائه دهیم.”
پس از آن، یک طرح ارتباطی مدیریت دانش تهیه و اجرا کنید. شما باید طیف وسیعی از پیام‌ها را منتشر کنید و شما گزینه‌های ایجاد ارتباط داخلی متنوعی را در اختیار دارید، اما لطفاً در برابر وسوسه‌های انتشار همه مطالب در همه جا، از همه کانال‌ها و برای همه مقاومت کنید. در عوض، مخاطبان KM خود را شناسایی و تقسیم‌بندی کنید و برنامه هدفمندی تهیه کنید که مطالب را از طریق مسیر درست، در زمان مناسب به افراد هدف برسانید.
نتیجه‌گیری
تکنولوژی نقش مهمی در توانمندسازی فرآیندها و متدولوژی‌های مدیریت دانش ایفا می‌کند. زمانی که کارمندان به دانش سازمانی دسترسی پیدا می‌کنند، می‌توانند محیط خود را بشناسند و سپس آن را معنادار نمایند. همچنین آنها می‌توانند روش‌های جدید و بهتری را در اجرای کارها بیابند و خلا دانش را جبران کنند. این کار باعث افزایش بهره‌وری و رضایت مشتریان و در نهایت رشد کسب و کار شما می‌شود.
