هر سازمان بزرگ یا کوچک، با منابع انسانی کم یا زیاد، با کسب و کار پیچیده یا روان و با تعامل‌های گسترده یا محدود دست‌کم به یکی از دو مفهوم مدیریت فرآیند یا مدیریت پروژه برخورد می‌کند. این درحالی است که برخی از سازمان‌ها با هردو مفهوم سروکار دارند. اما در عمل، این دو شاخه از مدیریت سازمانی چه شباهت‌ها و تفاوت‌هایی دارند؟ سازمان شما به کدام‌یک نیاز دارد و چگونه؟ در این محتوا قصد داریم رابطه بین مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند (گردش کار) را با جزئیات زیادی مورد بررسی قرار دهیم.
جهت تعریف مدیریت فرآیند، ابتدا به تعریف گردش کار یا جریان کار (Workflow) خواهیم پرداخت. مفهوم «گردش کار» عبارت است از مجموعه‌ای از گام‌ها که بین شروع و پایان یک کار (Task) اتفاق می‌افتد. به عبارت دیگر می‌توان گفت گردش کار بیانگر فرآیندی است که جهت اجرای کارها، انجام می‌شود. بنابراین مدیریت گردش کاری بیانگر این است که چگونه گام‌هایی را که ما را به اهداف می‌رساند، برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرا می‌کنیم.
مدیریت گردش‌های کاری سازمان به کمک نرم افزارها، منجر به خودکار شدن واگذاری کارها، افزایش کارایی تیم‌ها و به حداقل رساندن گلوگاه‌های کاری می‌گردد. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که اجرای گردش‌های کاری در سازمان ایجاد می‌نماید این است که زمانی که این گردش‌های کاری در سازمان تعیین می‌گردند، اجرای آنها از طریق تغییرات نیروی کاری یا تغییرات غیرمنتظره دچار اختلال نمی‌گردد. همچنین می‌توان مدیریت گردش‌های کاری را در هر سازمانی فارغ از نوع محصول، اندازه سازمان، میزان پیچیدگی کار و نوع صنعت به‌کار گرفت.
می‌توان گفت پروژه (Project) یک برنامه دقیق جهت رسیدن به یک هدف مشخص می‌باشد که به صورت مجموعه‌ای از کارها (Task ها) است که می‌تواند به صورت تیمی یا انفرادی اجرا گردد. این کارها بسته به نوع پروژه متغیر هستند. هر مرحله از پروژه توسط این کارها تعریف، کنترل و ارزیابی می‌گردد.
اگرچه ممکن است گام‌ها یا مراحل (Step ها) در پروژه مانند گام‌ها یا مراحل در یک گردش کار (Workflow) به صورت متوالی باشند، اما ماهیت متغیر و منعطف بودن پروژه و نیاز به قرار دادن برخی محدودیت‌ها برای پروژه مانند محدودیت منابع، زمان و هزینه، آن را از گردش کار متفاوت می‌سازد. یکی دیگر از تفاوت‌های پروژه با گردش کار، موقتی بودن آن است. یک پروژه با دستیابی به هدف پایان می‌یابد در صورتی که ماهیت گردش کار به صورت چرخه‌ای است.
در واقع مدیریت پروژه به ما در تعیین جزئیات پروژه با هدف دستیابی به خروجی‌های موردانتظار کمک می‌نماید. مدیریت پروژه به این دلیل اهمیت دارد که یک تصویر کلی (Big Picture) از پروژه به تیم پروژه ارائه می‌دهد. هر پروژه جهت مدیریت به صورت حرفه‌ای و کارآمد علاوه بر نیازمندی به ابزارها، استانداردها و متدولوژی‌ها به یک رهبر قوی با قدرت ارتباط، مهارت سازماندهی و درک و بینش پیش‌بینی و حل مشکلات پروژه قبل از رخداد آنها نیاز دارد.
اینکه ترکیب این مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه به صورت قابل توجهی می‌تواند کارایی و بهره‌وری را در سازمان و پروژه‌ها افزایش دهد، امری بدیهی است. در صورتی که بتوان این کنترل پروژه و پیاده‌سازی جریان‌های گردش کار را در سازمان به‌طور یکجا در یک نرم‌افزار مدیریت کرد، می‌توان در یکپارچگی و تعامل سازنده کسب و کار مؤثر باشد. نرم‌افزارهایی هستند که صرفاً به مدیریت پروژه اختصاص دارند و نرم‌افزارهایی هستند که فقط مدیریت گردش کار و فرآیندهای سازمان را پوشش می‌دهند. در همین راستا ما به معرفی یک راه‌حل جامع برای پوشش هر دو حوزه می‌پردازیم:
نرم‌افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین یک تلاش موفق برای پیاده‌سازی همزمان و یکپارچه مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه است. سیستم مدیریت فرآیندی سمین این امکان را به مدیران پروژه می‌دهد که تمامی فرآیندهای الزامی را هم به تفکیک پروژه و هم به تفکیک سازمان ایجاد و کنترل نمایند. همچنین سیستم مدیریت پروژه سمین به مدیران پروژه کمک می‌نماید تمامی به‌روزرسانی‌های پروژه را با جزئیات پیگیری نمایند. علاوه‌براین ارتباطات تیم‌های پروژه را بهبود داده و کاملا امکان کنترل و ارزیابی آنها را برای مدیر یا مدیران مربوطه ممکن می‌سازد. همچین قابلیت گزارش‌گیری تصویری به صورت گانت چارت از میزان پیشرفت پروژه، تهیه انواع گزارش‌های پویا از دیگر قابلیت‌هایی است که نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه سمین در اختیار مدیران و تیم پروژه قرار می‌دهد.
همانطور که گفته شد ترکیب دو سیستم مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه در نرم افزار تحت وب سمین به مدیران این امکان را می‌دهد که فرآیندها را با تمامی جزئیات موردنیاز (گام‌هایی که ورودی مورد نظر را به خروجی تبدیل می‌کند) براساس هدف پروژه تعریف کنند. شروع پروژه و اجرای آن براساس گردش‌های کاری تعریف شده نیز موجب تسهیل و بهبود ارتباطات پروژه و کنترل آنها می‌گردد که این نیز به مدیران پروژه کمک می‌کند طبق برنامه‌ریزی و اهداف پروژه پیش روند.
پی‌نوشت: این مقاله برداشت آزاد و توسعه‌ای از این محتوا است.