مدیریت کسب و کار

شباهت‌ها و تفاوت‌های مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه

هر سازمان بزرگ یا کوچک، با منابع انسانی کم یا زیاد، با کسب و کار پیچیده یا روان و با تعامل‌های گسترده یا محدود دست‌کم به یکی از دو مفهوم مدیریت فرآیند یا مدیریت پروژه برخورد می‌کند. این درحالی است که برخی از سازمان‌ها با هردو مفهوم سروکار دارند. اما در عمل، این دو شاخه از مدیریت سازمانی چه شباهت‌ها و تفاوت‌هایی دارند؟ سازمان شما به کدام‌یک نیاز دارد و چگونه؟ در این محتوا قصد داریم رابطه بین مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند (گردش کار) را با جزئیات زیادی مورد بررسی قرار دهیم.

مدیریت فرآیند چیست؟

جهت تعریف مدیریت فرآیند، ابتدا به تعریف گردش کار یا جریان کار (Workflow) خواهیم پرداخت. مفهوم «گردش کار» عبارت است از مجموعه‌ای از گام‌ها که بین شروع و پایان یک کار (Task) اتفاق می‌افتد. به عبارت دیگر می‌توان گفت گردش کار بیانگر فرآیندی است که جهت اجرای کارها، انجام می‌شود. بنابراین مدیریت گردش کاری بیانگر این است که چگونه گام‌هایی را که ما را به اهداف می‌رساند، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و اجرا می‌کنیم.

مدیریت گردش‌های کاری سازمان به کمک نرم افزارها، منجر به خودکار شدن واگذاری کارها، افزایش کارایی تیم‌ها و به حداقل رساندن گلوگاه‌های کاری می‌گردد. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که اجرای گردش‌های کاری در سازمان ایجاد می‌نماید این است که زمانی که این گردش‌های کاری در سازمان تعیین می‌گردند، اجرای آنها از طریق تغییرات نیروی کاری یا تغییرات غیرمنتظره دچار اختلال نمی‌گردد. همچنین می‌توان مدیریت گردش‌های کاری را در هر سازمانی فارغ از نوع محصول، اندازه سازمان، میزان پیچیدگی کار و نوع صنعت به‌کار گرفت.

مدیریت پروژه چیست؟

می‌توان گفت پروژه (Project) یک برنامه دقیق جهت رسیدن به یک هدف مشخص می‌باشد که به صورت مجموعه‌ای از کارها (Task ها) است که می‌تواند به صورت تیمی یا انفرادی اجرا گردد. این کارها بسته به نوع پروژه متغیر هستند. هر مرحله از پروژه توسط این کارها تعریف، کنترل و ارزیابی می‌گردد.

اگرچه ممکن است گام‌ها یا مراحل (Step ها) در پروژه مانند گام‌ها یا مراحل در یک گردش کار (Workflow) به صورت متوالی باشند، اما ماهیت متغیر و منعطف بودن پروژه‌ و نیاز به قرار دادن برخی محدودیت‌ها برای پروژه مانند محدودیت منابع، زمان و هزینه، آن را از گردش کار متفاوت می‌سازد. یکی دیگر از تفاوت‌های پروژه با گردش کار، موقتی بودن آن است. یک پروژه با دستیابی به هدف پایان می‌یابد در صورتی که ماهیت گردش کار به صورت چرخه‌ای است.

در واقع مدیریت پروژه به ما در تعیین جزئیات پروژه با هدف دستیابی به خروجی‌های موردانتظار کمک می‌نماید. مدیریت پروژه به این دلیل اهمیت دارد که یک تصویر کلی (Big Picture) از پروژه به تیم پروژه ارائه می‌دهد. هر پروژ‌ه جهت مدیریت به صورت حرفه‌ای و کارآمد علاوه بر نیازمندی به ابزارها، استانداردها و متدولوژی‌ها به یک رهبر قوی با قدرت ارتباط، مهارت سازماندهی و درک و بینش پیش‌بینی و حل مشکلات پروژه قبل از رخداد آنها نیاز دارد.

تفاوت‌های مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه

  • مدیریت فرآیند (گردش کار) توسط کامل شدن یک کار (Task)، اندازه‌گیری می‌شود. در صورتی که مدیریت پروژه (Project Management) توسط زمان، اندازه‌گیری می‌شود. به عنوان مثال وقتی از مدیریت گردش کار استفاده می‌کنید، معیار سنجش فقط اتمام و در واقع انجام کار طبق فرآیند یا گردش کار است. در صورتی که در مدیریت پروژه به دلیل اهمیت زمان، در صورتی که کار در موعد مقرر اتمام نشود، اثرات منفی آن را می‌توان بر روی کل پروژه مشاهده نمود.
  • مدیریت گردش کار (Workflow) ثابت است در صورتی که مدیریت پروژه شروع و پایان مشخصی دارد. در واقع می‌توان گفت هر پروژه مجموعه‌ای از کارهای منحصربه‌فرد و مشخصی است که براساس اهداف پروژه تعیین و اجرا می‌شوند، و اجرای کامل این کارها به معنای اجرای پروژه شما است. این در حالی است که گردش کاری می‌تواند ثابت باشد اما برای اجرای کارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
  • مدیریت گردش کار توسط تیم‌های ثابت و دائمی و مدیریت پروژه توسط تیم‌های موقتی سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته این لزوما بدین معنا نیست که افراد هم سرمایه انسانی موقتی سازمان هستند؛ بلکه ممکن است تیمی که برای انجام یک پروژه تشکیل شده، موقتی باشد. بنابراین در حین انجام یا پس از انجام پروژه، همه یا بخشی از این تیم می‌توانند همچنان نقش نیروی انسانی سازمان را داشته باشند.
  • مدیریت گردش کار اغلب ساده و بدون پیچیدگی است در صورتی که ممکن است مدیریت پروژه پیچیده‌تر باشد. به عنوان مثال زمانی که شما کارمند جدیدی به سازمان اضافه می‌کنید، از طریق ارائه مستندات و توضیحات لازم پیرامون گردش‌های کاری حاکم در سازمان، به‌راحتی می‌توانید اطلاعات را منتقل نمایید؛ درصورتی‌که هنگامی که فردی به یک تیم پروژه اضافه می‌گردد، آموزش گردش‌های کاری، مهارت‌ها، ارائه و انتقال همه جزئیات پروژه کار سخت و پیچیده‌ای می‌گردد.
  • مدیریت گردش کار (Workflow Management) بر روی ارتباط بین یک مجموعه از کارها متمرکز است در صورتی که مدیریت پروژه بر روی برنامه‌ریزی، کنترل و ارزیابی موفقیت اجرای کارهای تعیین شده برای پروژه با هدف دستیابی به خروجی موردانتظار پروژه متمرکز است. به عنوان مثال گردش کار «درخواست خدمات پس از فروش مشتری» به یک کارمند نیاز دارد که جزئیات را از مشتری دریافت نماید و سپس مطابق فرآیند تعریف شده به درخواست پاسخ دهد. اما پروژه خدمات پس از فروش مشتریان نیازمند اطلاعات جهت برنامه‌ریزی، ارزیابی اثربخشی برنامه و کنترل این است که آیا گردش‌های کاری تعریف شده هم‌راستا با اهداف پروژه جهت برآورده نمودن توقعات مشتریان هست یا خیر.
  • مدیریت گردش کار متوالی است در صورتی که مدیریت پروژه می‌تواند غیرمتوالی باشد.
  • نتایج مدیریت گردش کار توسط میزان کامل شدن یا اجرای کارها کنترل می‌گردد درصورتی‌که نتایج مدیریت پروژه براساس کیفیت خروجی‌های قابل تحویل پروژه ارزیابی می‌شود.

شباهت‌های مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه

  • مدیریت فرآیند / گردش کار و مدیریت پروژه، هر دو هم جهت دست‌یابی به اهداف ساده و هم جهت دست‌یابی به اهداف پیچیده مورد استفاده قرار می‌گیرند.
  • مدیریت فرآیند / گردش کار و مدیریت پروژه، هر دو هم جهت دستیابی به اهداف طولانی‌مدت و هم جهت دست‌یابی به اهداف کوتاه‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
  • مدیریت فرآیند / گردش کار و مدیریت پروژه، هر دو موجب تسهیل ارتباطات و افزایش مشارکت می‌گردند.
  • مدیریت فرآیند / گردش کار و مدیریت پروژه، هر دو موجب سازماندهی و ساده‌سازی اجرای فرآیندها می‌گردند.
  • مدیریت فرآیند / گردش کار و مدیریت پروژه، به صورت همزمان جهت افزایش بهره‌وری می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند. استفاده از گردش‌های کاری درون پروژه، موجب تسهیل اجرای پروژه، بهبود کیفیت خروجی‌های قابل تحویل پروژه و کارایی می‌گردد.

کدام نرم‌افزار مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه را همزمان پوشش می‌دهد؟

اینکه ترکیب این مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه به صورت قابل توجهی می‌تواند کارایی و بهره‌وری را در سازمان و پروژه‌ها افزایش دهد، امری بدیهی است. در صورتی که بتوان این کنترل پروژه و پیاده‌سازی جریان‌های گردش کار را در سازمان به‌طور یکجا در یک نرم‌افزار مدیریت کرد، می‌توان در یکپارچگی و تعامل سازنده کسب و کار مؤثر باشد. نرم‌افزارهایی هستند که صرفاً به مدیریت پروژه اختصاص دارند و نرم‌افزارهایی هستند که فقط مدیریت گردش کار و فرآیندهای سازمان را پوشش می‌دهند. در همین راستا ما به معرفی یک راه‌حل جامع برای پوشش هر دو حوزه می‌پردازیم:

نرم‌افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین یک تلاش موفق برای پیاده‌سازی همزمان و یکپارچه مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه است. سیستم مدیریت فرآیندی سمین این امکان را به مدیران پروژه می‌دهد که تمامی فرآیندهای الزامی را هم به تفکیک پروژه و هم به تفکیک سازمان ایجاد و کنترل نمایند. همچنین سیستم مدیریت پروژه سمین به مدیران پروژه کمک می‌نماید تمامی به‌روزرسانی‌های پروژه را با جزئیات پیگیری نمایند. علاوه‌براین ارتباطات تیم‌های پروژه را بهبود داده و کاملا امکان کنترل و ارزیابی آنها را برای مدیر یا مدیران مربوطه ممکن می‌سازد. همچین قابلیت گزارش‌گیری تصویری به صورت گانت چارت از میزان پیشرفت پروژه، تهیه انواع گزارش‌های پویا از دیگر قابلیت‌هایی است که نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه سمین در اختیار مدیران و تیم پروژه قرار می‌دهد.

همانطور که گفته شد ترکیب دو سیستم مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه در نرم افزار تحت وب سمین به مدیران این امکان را می‌دهد که فرآیندها را با تمامی جزئیات موردنیاز (گام‌هایی که ورودی مورد نظر را به خروجی تبدیل می‌کند) براساس هدف پروژه تعریف کنند. شروع پروژه و اجرای آن براساس گردش‌های کاری تعریف شده نیز موجب تسهیل و بهبود ارتباطات پروژه و کنترل آنها می‌گردد که این نیز به مدیران پروژه کمک می‌کند طبق برنامه‌ریزی و اهداف پروژه پیش روند.

پی‌نوشت: این مقاله برداشت آزاد و توسعه‌ای از این محتوا است.

سهیلا سرابندی