مدیریت کسب و کار

نرم افزار مدیریت وظایف و کارها چه مزایایی دارد؟

به عنوان یک رهبر یا مدیر، بخشی زیادی از مسئولیت شما حول محور تصمیم‌گیری است. بخشی از این تصمیمات ممکن است پیرامون موضوعات کوچک و پیش پا افتاده باشد اما به‌طور قطع بخش عمده آن مربوط به موضوعات بزرگ و حائز اهمیت و مرز باریک بین شکست و پیروزی است. استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و کارها فرایند تصمیم‌گیری را تسهیل نموده و استرس و سردرگمی شما را کاهش می‌دهد. این نرم‌افزار تأثیر مستقیمی بر افزایش بهره­‌وری، سازماندهی و رشد نهایی کسب‌وکار شما دارد. از آنجا که اطلاعات به صورت یکپارچه در آن جمع‌آوری می‌گردد، به بهبود عملکرد کارکنان نیز کمک می‌نماید. البته کارکنان ممکن است در برابر استقرار این نرم‌افزار از خود مقاومت نشان دهند. برای مقابله با چنین واکنشی، پنج مزیت اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف را در ادامه ذکر کرده‌­ایم تا بتوانید دلیل انتخاب خود را با آنها در میان بگذارید.

 

مزایای نرم افزار مدیریت وظایف و کارها

  • فعالیت سازمان را متمرکز می‌کند

نرم ­افزار مدیریت وظایف به شما این امکان را می­‌دهد تا تمام فعالیت­‌های خود را در یک مکان، گردآوری کنید. این کار خطر حذف اطلاعات و یا از بین رفتن آن را کاهش می­‌دهد. همچنین می­‌تواند باعث افزایش راندمان کاری تیم شما شود. از طرفی به شما این امکان را می‌­دهد تا تمام فعالیت‌های مربوط به مشتری را در کل تیم خود کنترل کنید. این بدان معناست که می‌توانید بر نحوه بررسی موثر و کارآمد درخواست‌ها نظارت کنید.

  • کار تیمی را بهبود می­‌بخشد

متمرکز کردن فعالیت­‌ها و اطلاعات در یک مکان، این امکان را به شما می‌دهد تا با مراجعه به منبع اطلاعاتی، از دانش موجود در سازمان استفاده کنید. اگر در جلسه‌­ای روی ایده خلاقانه­‌ای کار کرده‌­اید، می­‌توانید تمام ایده­‌های اصلی را در این سیستم ذخیره کنید تا در هر زمان قابل دسترس باشد. این کار باعث افزایش سطح همکاری در کل تیم شما می­‌شود. زیرا ایده­‌های مشترک برای همه در هر زمان قابل دسترس است. همچنین تیم شما را تشویق می‌­کند تا اطلاعات ثبت شده توسط سایر همکاران را ببیند. در نتیجه، اگر نتایج مثبت باشد، دیگران نیز تشویق می‌شوند به روشی مشابه برای افزایش بهره­‌وری خود عمل کنند.

  • موجب اولویت‌بندی کارها می‌شود

نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به کارمندان شما اجازه می­‌دهد لیست وظایف خود را مشاهده کنند. سپس به موثرترین روش، کارهای خود را اولویت­‌بندی نمایند. استفاده از این نرم‌افزار به افراد این امکان را می‌­دهد تا در مهلت مقرر شده به کارها رسیدگی کنند.

این نرم افزار، مهلت­‌ها، جلسات و سایر فعالیت­‌هایی را که از قبل وارد سیستم شده است، ذخیره می­‌کند. این کار به کارکنان کمک می­‌نماید تا زمان خود را به طور کارآمدتری مدیریت کنند. همچنین امکان اعلام فرصت‌ بهبود و تسریع کار را  برای مدیر خود آشکار داشته باشند. اعضای تیم می‌توانند یک روش پیشگیرانه برای تفکیک و مدیریت بار کاری تیم به مدیر خود پیشنهاد دهند.

  • نظارت بر عملکرد کارکنان را آسان می‌کند

یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت وظایف و کارها، امکان نظارت بر زمان صرف شده کارکنان است. این موضوع به چند دلیل دارای اهمیت است. در وهله اول بر اساس تلاشی که تیم شما برای پروژه مشتری انجام می‌دهد به شما امکان قیمت­‌گذاری درست می‌دهد.

دوم، به شما اطلاعاتی در خصوص کارایی افراد جهت ارزیابی عملکرد آنها می‌دهد. شما می­‌توانید از این اطلاعات برای تشخیص نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود و همچنین جذب نیروی جدید استفاده کنید­. کاربرد دیگر این اطلاعات برای تخصیص وظایف به افراد استفاده کرد. تخصیص کارهایی که فرد بیشترین بازده را در آن دارد، باعث افزایش بهره‌وری تیم می‌شود.

علاوه بر موارد ذکر شده اگر پروژه­‌ای در محدوده زمانی مشخص شده به نیروی بیشتری نیاز داشته باشد، می­‌توانید پشتیبانی مناسبی برای آن تامین نمایید. بنابراین کار به بهترین نحو در مدت زمان مشخص شده انجام خواهد شد.

نمایش زمان‌های اظهار شده در نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی سمین

 

  • نرم افزار مدیریت وظایف و کارها آنلاین، در هر زمان و مکان قابل استفاده است

نرم افزار مدیریت وظایف تحت وب، شما را ملزم می­‌کند تا به اینترنت متصل باشید. مزیت اصلی آن هم انتقال تیم خود به یک محل کار دیجیتالی است. می­‌توانید با ورود به این نرم‌افزار به‌راحتی در هر زمان و مکان، اطلاعات به‌­روزرسانی شده توسط اعضا را مشاهده کنید. اگر با درخواست مشتری سر و کار دارید، می­‌توانید به سرعت و آسان به آن رسیدگی کنید. این بستر، برای کارکنان شما انعطاف‌پذیری بیشتری ایجاد می­‌کند. از جمله انجام کار و برگزاری جلسات در منزل و یا حتی حین سفر

 

مدیریت کارها یا وظایف چگونه بر تصمیم گیری مدیران و تیم ها اثر می‌گذارد؟

پس از آشنایی با مزایای نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به تاثیر آن بر تصمیم‌گیری مدیر پروژه و عملکرد سایر اعضای تیم پروژه می‌پردازیم.

اثر یکم: مدیریت وظایف محتوای سلسله مراتبی ایجاد می‌نماید

براساس تحقیقاتی که تاکنون صورت گرفته است، بسیاری از افراد یا تیم‌ها در استفاده از تجربیات گذشته به عنوان ابزار راهنمایی جهت تصمیم‌گیری‌های جدید، عملکرد بسیاری ضعیفی داشته‌اند. یک پلتفرم مدیریت وظایف، به شما امکان مشاهده‌ی تجربه‌های قبلی را به‌راحتی می‌دهد. این امکان می‌تواند منجر به بهبود فرآیند تصمیم‌گیری شما گردد. اگر به یک تصمیم‌گیری واقع‌بینانه برای تعیین مهلت‌های زمانی برای تیم پروژه در طول پروژه جدید / فعلی نیاز دارید بهتر است گاه‌شمار (Timeline) پروژه‌های قبلی که مشابه پروژه جدید / فعلی هستند را با جزئیات بررسی نمایید. بررسی جزئیات پروژه‌های قبلی به شما این امکان را می‌دهد که با آگاهی بیشتر و معقولانه‌تر تاریخ‌های اتمام را در طول پروژه تعیین نمایید.

همواره این نکته را به خاطر داشته باشید که تاریخ، بهترین معلم است و نرم‌افزار مدیریت وظایف و تخصیص کار به شما کمک می‌کند ذهن‌تان را برای گوش دادن به آن، آموزش دهید.

اثر دوم: مدیریت کارها به‌جای غریزه بر روی حقایق متمرکز است

نرم افزار مدیریت وظایف و کارها حقایق را بر سر راه مدیران قرار می‌دهد. به آنها کمک می‌کند تا به جای تصمیم‌گیری بر اساس تصورات، بر مبنای حقایق و واقعیت‌ها تصمیم‌گیری نمایند. یک نرم افزار مدیریت وظایف قابل اطمینان، باید امکان ارائه‌ی گزارش‌ها با قابلیت شبیه‌سازی و سفارشی‌سازی را داشته باشد. این قابلیت به شما به عنوان رهبر تیم یا مدیر پروژه کمک می‌کند که اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم‌گیری را در فرمت‌های مختلف و کارآمد داشته باشید. به عنوان مثال می‌توان به گزارش‌گیری بر مبنای حجم کاری اشاره کرد. این گزارش هر یک از منابع و میزان کارهای تخصیص داده شده به آنها را با جزئیات نمایش می‌دهد.

در واقع این سبک از گزارش‌ها، به شما کمک می‌کند که به‌طور دقیق روی اطلاعات موردنظرتان تمرکز کنید و جزئیات آنها را  بررسی نمایید. این قابلیت، یکی از ویژگی‌های پراهمیت نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی سمین می‌باشد که با امکان ساخت انواع گزارش در فرمت‌های مختلف، شما را در فرایند تصمیم‌گیری/ تصمیم‌سازی به عنوان یکی از تاثیرگذارترین فرایندهایی که مدیران پروژه همواره با آن روبه رو هستند، یاری می‌نماید.

اثر سوم: نرم افزار مدیریت وظایف و کارها ارتباطات را متمرکز می‌کند

تصمیم‌های شما به عنوان یک مدیر یا رهبر، بر روی کل تیم‌تان تأثیر می‌گذارد. ممکن است هنگام تصمیم‌گیری پیشنهادها و ایده‌های مختلفی دریافت نمایید که فرایند تصمیم‌گیری را برای شما تسهیل نماید. یک سیستم مدیریت وظایف مانند سمین می‌تواند فضایی را به شما اختصاص دهد که یک کار (Task) یا پروژه (Project) ایجاد نمایید. سپس افرادی که می‌خواهید از نظرات و پیشنهادات آنها بهره‌مند گردید را در آن پروژه عضو نموده (در صورتی که کار (Task) وجود داشته باشد، کار را به آنها واگذار نمایید) و درخواست کنید نظرات و پیشنهادهای خود را ثبت نمایند.

سپس می‌توانید از قابلیت وزن‌دهی کارها یا پروژه‌ها در نرم‌افزار سمین، جهت وزن‌دهی و اولویت‌بندی راهکارها و ایده‌ها استفاده کنید. همچنین می‌توانید قابلیت گزارش‌سازی پویا را در جهت ساخت انواع گزارش به منظور دستیابی به اطلاعات موردنظرتان به‌کار ببندید. بنابراین این قابلیت به شما امکان متمرکز کردن ارتباطات و تسهیل آن را می‌دهد.

اثر چهارم: مدیریت وظایف، یک برنامه‌ی قابل تکرار جهت موفق شدن ایجاد می‌نماید

شغل یا موقعیت کاری شما می‌تواند استرس‌زا باشد و مسئولیت ناشی از تصمیم‌گیری‌ها نیز استرس کار شما را افزایش خواهد داد. براساس یک مقاله درباره دلایل استرس مدیران، تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین عوامل افزایش استرس در بین مدیران / رهبران است. زمانی که بر روی یک پروژه در موقعیتی قرار گرفته‌اید که به سختی تصمیم‌گیری نموده‌اید، ثبت تجربه و برنامه‌ای که برای آن پروژه به کار گرفته‌اید به شما در پروژه‌های مشابه در آینده کمک می‌نماید. این کمک باعث می‌شود که بدون نیاز به سپری نمودن فرآیند سخت تصمیم‌گیری فقط با اندکی تغییر، کارآمدترین تصمیم یا انتخاب را داشته باشید.

بهترین استراتژی، به‌کارگیری سیستم‌ها و فرآیندها است. راهکارها و فرآیندهایی که برای هر پروژه تعیین و به‌کار گرفته شده و موثر نیز واقع شده است را به عنوان قالب‌های آماده (Templates) تهیه و برای پروژه‌های مشابه آینده استفاده نمایید.

یک راهکار مدیریت وظایف و تخصیص کارهای سازمانی مانند نرم‌افزار تحت وب سمین این امکان را به شما می‌دهد که بنا بر پروژه‌های تاکنون اجرا شده قالب‌های مختلف تهیه و برای پروژه‌های آینده در حوزه‌های مختلف استفاده نمایید. در واقع سمین مرحله برنامه‌ریزی و هماهنگی‌ لازم برای پروژه را در این سطح تا حد امکان تسهیل می‌نماید.

 

جمع‌بندی

مدیران با وجود مسئولیت‌های بسیار، بار سنگین وظیفه تصمیم‌گیری را بر دوش دارند. در اینجا استفاده از برخی ابزارها مانند نرم افزار مدیریت وظایف و کار می‌تواند سختی فرآیند تصمیم‌گیری و در نتیجه، پیامدهای آن را تا حد قابل تأملی کاهش دهد. در نهایت و به طور کلی می‌توان بیان کرد استفاده از این نرم‌افزار محاسن زیر را برای مدیران و سازمان به همراه خواهد داشت:

  • ایجاد محتوای سلسه مراتبی در فرایند تصمیم‌گیری
  • هدایت مدیران با حقایق به جای تصورات
  • متمرکز سازی ارتباطات
  • ایجاد یک برنامه‌ی قابل تکرار (برنامه ی موفق) برای موفق شدن
فاطمه مجیدی