نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه ، ابزاری برای موفقیت (قسمت دوم)
در نوشته پیشین در مورد نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه و انواع و مزایای آن صحبت کردیم. با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری در این خصوص به شما ارائه دهیم.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
چالش‌های نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه
گاهی اوقات برنامه‌ریزی پروژه کار ساده‌ای نیست و پیچیدگی‌های خودش را بروز می‌دهد. امکان شکست پروژه‌ها حتی با وجود کارآمدترین روش‌های مدیریت پروژه ترکیبی و تیم‌های پروژه وجود دارد. به همین علت توصیه می‌شود از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. همچنین اعضای تیم پروژه علاوه بر مهارت‌های تخصصی لازم، با برنامه‌ریزی پروژه نیز آشنا باشند. بنابراین تا حد زیادی می‌توان مطمئن بود که علاوه بر اجرا پروژه بر اساس اصول علمی و تکنیکی، به پیشرفت آن در محدوده بودجه و زمان از پیش تعریف شده توجه خواهد شد.
در ادامه به تعریف چالش‌های استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه می‌پردازیم.
-
سیستم‌های قدیمی و مسائل زیرساختی
سیستم‌های قدیمی، نرم‌افزارهایی‌اند که روی سرورهای سازمان نصب شده‌اند و توسط تیم داخلی فناوری و اطلاعات سازمان مدیریت می‌شوند.
سازمان‌ها منابع قابل توجهی را بابت خرید، پیاده‌سازی، نگهداری و ارتقاء این سیستم‌ها سرمایه‌گذاری کرده‌اند. بنابراین تمایل دارند نیازهای خود را از طریق سیستم‌ها موجود برطرف کنند. حتی اگر این سیستم‌ها کارایی لازم را نداشته و مناسب نیازهایشان نباشد، باز تمایل به استفاده از آنها را دارند. از طرفی بسیاری از ذینفعان نمی‌خواهند از ابزارهای نوآورانه جدید برنامه‌ریزی پروژه استفاده کنند. حتی اگر از مزایای بالقوه آن آگاه باشند.
بنابراین مدیران پروژه باید بکوشند تا با ترسیم مزایای نرم‌افزار مدیریت پروژه و تاثیر آن بر سازمان، نظرات مخالف را موافق کرده و سد مقاومت در برابر این تغییر را بشکنند.
-
کاربرانی با دانش نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه
خرید نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه ممکن است ساده باشد، اما تشکیل تیمی که اعضای آن دانش بکارگیری آن ابزار را داشته باشند می‌تواند چالش برانگیز باشد. بکارگیری نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه پیچیده یا بزرگ‌تر به طور معمول به سطح بیشتری از تخصص و تجربه اجرایی نیاز دارد. سازمان‌ها ممکن است مجبور شوند مدتی را صرف یافتن نیروی مستعد و مناسب نمایند، تا امکان اجرای مؤثر نرم‌افزار فراهم شود.
-
تنظیم سطوح دسترسی کاربران
سازمان نیازمند سیستم امنی است که سلسه مراتب و سطوح دسترسی در آن رعایت شده باشد. یکی از موضوعات مهم در پیاده‌سازی ابزار برنامه‌ریزی پروژه آن است که کلیه کاربران (اعضای مختلف تیم پروژه، مدیران ارشد و مدیران اجرایی و …) بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌های خود، مجوزها و دسترسی‌های لازم را در سطح کاربر داشته باشند.
برای مثال، ممکن است به یکی از اعضای تیم فناوری اطلاعات دسترسی کامل داده شود، زیرا باید به‌روزرسانی‌ها، ارتقاء و تغییرات مربوطه را در ابزار ایجاد کند. از طرفی کاربری که عضو یک پروژه خاص متصل است نیازی ندارد به فضای سایر پروژه‌ها دسترسی داشته باشد.
پیاده‌سازی بسیاری از ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه‌های مالی ممکن است نیاز به انطباق قانونی با سیاست‌های شرکت، استانداردهای خاص صنعت، قوانین و مقررات داشته باشند.
-
امکان سازگاری و قابلیت یکپارچه شدن
شرکت‌ها به طور معمول از چندین نرم‌افزار مختلف استفاده می‌کنند. مطابق با آمار سال ۲۰۲۱ حتی شرکت‌های کوچک به‌طور میانگین از ۲۵ تا ۵۰ نرم‌افزار در قالب خدمات (SaaS) استفاده می‌کنند. بنابراین امکان سازگاری و قابلیت یکپارچه شدن نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه با سایر نرم‌افزارها، امری ضروری است.
لازم است مدیران پروژه از نیازهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای مختلف اطلاع داشته تا بفهمند چگونه آنها یکدیگر را تکمیل می‌کنند. برای مثال، یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه مالی باید امکان اتصال با نرم‌افزارهایی چون، مدیریت قراردادها، CRM و … را داشته باشد.
در نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه باید به دنبال چه ویژگی‌هایی باشید؟
آیا آمادگی دریافت ابزار برنامه‌ریزی پروژه برای شرکت خود را دارید؟ قبل از ادامه، ویژگی‌های مهمی را که هنگام جستجوی مورد مناسب باید در نظر بگیرید، چک کنید.
همه ابزارها به یک شکل ایجاد نمی‌شوند. با وجود اینکه بسیاری از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی پروژه درون نرم‌افزار مدیریت پروژه گسترده‌تر همراه هستند، عملکردها و کاربردهای آنها ممکن است متفاوت باشد.
چند پارامتری که در ادامه به آنها اشاره می‌شود را در زمان بررسی گزینه‌های نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه در نظر بگیرید:
-
قابلیت توسعه و افزودن امکانات جدید
در لیست اهداف هر مدیر عامل «رشد» بعنوان هدف شماره یک او محسوب می‌شود. ۵۳ درصد از مدیران اجرایی شرکت‌ها می‌دانند که رشد، کلید بقا و موفقیت سازمان است.
چنانچه نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه دارای ویژگی‌های محدودی باشد، قادر نخواهد بود خود را با تغییرات کسب‌وکار یا نیازهای رو به رشد بازار سازگار کند.
با رشد شرکت، نیازها، اولویت‌ها و اهداف آن نیز تغییر می‌کند. اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه شما موجب رشد باشد نه مخرب رشد. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت توسعه داشته باشد. امکان اضافه کردن قابلیت‌های جدید، ماژول‌های اضافی، فضای ذخیره‌سازی یا اعضای تیم بیشتر را برای شما فراهم کند.
-
سفارشی‌سازی و و یکپارچه‌سازی معتبر
نیازها و اولویت‌های هر شرکت با دیگری تفاوت دارد. نرم‌افزار مدیریت پروژه چندمنظوره به شما امکان پیکربندی نرم‌افزار براساس نیازهای اختصاصی تیم داخلی، اهداف کسب و کار و ذینفعان خارجی را می‌ذهد.
نرم‌افزار تحت وب برنامه‌ریزی پروژه مانند سمین، امکان دسترسی به فایل‌ها بدون محدودیت زمان و مکان را برای اعضای تیم پروژه فراهم می‌کند. آنها می‌توانند داشبوردهای خود را براساس اولویت‌های خود سفارشی‌سازی و ایجاد کنند.
مطمئن شوید که نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه‌ای که انتخاب می‌کنید با نرم‌افزارهای شخص ثالث (third-party) نیز سازگار است. از آنجایی که شرکت‌ها از برنامه‌های متعددی برای فرآیندهای کاری خود استفاده می‌کنند، داشتن ابزارهایی که با یکدیگر سازگار هستند به ساده‌سازی گردش کار و تسریع در تحویل پروژه کمک می‌کند.
نرم‌افزارهای شخص ثالث، نه توسط شما ارائه می‌گردد و نه توسط شرکت طرف حساب شما، بلکه از طرف یک شخص ثالث ارائه می شود. مثلا نسخه ویندوزی مرورگر کروم نه توسط مایکروسافت ایجاد شده است و نه توسط کاربر ویندوز. بلکه توسط یک شرکت شخص ثالث دیگری (گوگل) تولید شده است.
-
تناسب با نیاز شما
از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز خود لیستی تهیه کنید. به هنگام انتخاب بین ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه از آن لیست استفاده کنید. نیازهای خود را به فهرست‌های «لازم و ضروری» و «مطلوب» طبقه‌بندی کنید. ابزارهای مختلف را بر اساس ویژگی‌هایشان مقایسه کرده و بررسی کنید که آیا می‌توانند به تیم شما در برنامه‌ریزی موفق پروژه‌ها کمک کنند.
زمان بررسی ابزارها، ابتدا موارد موجود در فهرست «لازم و ضروری» را بررسی کنید. اگر ابزار برنامه‌ریز پروژه مورد بررسی همه آیتم‌های این لیست را دربرگرفت، آنگاه به سراغ موارد لیست «مطلوب» بروید. با استفاده از این روش در زمان کمتر و با سرعت بیشتری به نتیجه مطلوب خواهید زسید.
-
پشتیبانی از متدولوژی مدیریت پروژه شما
۶۰ درصد از مدیران پروژه ترجیح می‌دهند از یک رویکردی که روش‌های تکرارپذیر و پیش‌بینی‌پذیر را برای تحویل پروژه‌ها ترکیب می‌کند، استفاده کنند.
اکثر مدیران پروژه یک متودولوژی مدیریت پروژه محبوب دارند. بیشتر آنها حتی اگر یک رویکرد را بصورت مستقل انتخاب نکنند از ترکیب دو یا چند روش برای بهبود میزان موفقیت پروژه خود استفاده خواهند کرد.
در اینجا چند مورد از محبوب‌ترین و پرکاربردترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه که اکثر ابزارهای برنامه ریز پروژه با آنها سروکار دارند آورده شده است:
- نمودار گانت: نمودار گانت به صورت بصری طرح پروژه، فعالیت‌ها و وظایفی را که باید تکمیل شود را نشان داده و وابستگی‌های متقابل مختلف، مایلستون‌های پروژه و مدت زمان هر کار پروژه را منعکس می‌کند.
- مسیر بحرانی (CPA): تحلیل مسیر بحرانی نموداری است که با تخمین تعداد کارهایی که باید تکمیل شوند، وابستگی ها، مایلستون‌ها و تایم لاین‌های آنها، تایم لاین نهایی پروژه را ایجاد می‌کند.
- کانبان: برد کانبان یک ابزار ردیابی بصری پروژه است که به شما امکان می‌دهد کارها را با تغییر وضعیت آنها جابجا کنید. این کار کمک می‌کند تا با داشتن درکی از وضعیت فعالیت‌های مختلف، زمان لازم برای تکمیل آنها را تخمین بزنید.
-
فرصتی برای تست رایگان
برای اجتناب از احساس پشیمانی، قبل از خرید نرم‌افزار را به صورت رایگان تست کنید تا ببینید چگونه کار می‌کند؟
بررسی کنید که آیا ابزار برنامه‌ریزی پروژه امکان تست نرم افزار را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد یا خیر. انجام این کار به تیم شما کمک می‌کند تا بفهمند از ابزار برنامه‌ریز پروژه خود چه انتظاری دارند و به دنبال چه چیزی هستند.
بررسی کنید که آیا این ابزار قابلیت سفارشی‌سازی دارد؟ آیا با سایر ابزارهایی که استفاده می‌کنید سازگار است؟ همچنین به اندازه کافی ساده است که با گردش‌های کاری داخلی شما یکپارچه شود؟
هیچ نرم‌افزاری کامل نیست. اما با کمی تحقیق و بررسی کامل، می‌توانید ابزاری را پیدا کنید که بیشتر نیازهای برنامه‌ریزی پروژه شما را برآورده کند.
