پیاده سازی اتوماسیون اداری یا خودکارسازی فرآیندهای کاری در تیم های اثربخش
تصور کنید بیش از یک چهارم از هفته کاری خود را صرف مواردی مانند کپی و چسباندن اطلاعات بین اسناد و صفحات اکسل، ارسال ایمیل‌های متوالی برای تأیید بودجه، یا یادآوری مجدد (دوباره!) به تیم خود برای به‌روزرسانی گزارش وضعیت هفتگی‌شان می‌کنید. اکثر کارکنانی که درگیر اطلاعات هستند، گزارش می‌دهند که این سطح از فعالیت‌های تکراری، واقعیت کاری روزمره آنها است. این واقعیت، بستری را برای به‌کارگیری روش‌های مؤثرتر برای مدیریت کارها فراهم می‌کند. ریشه یکی از این روش‌های مؤثر به‌کارگیری صحیح نرم افزار یا سیستم های اتوماسیون اداری است.
براساس یک مطالعه، ۴۳ درصد از کارکنان می‌گویند که بیش از ۱۱ ساعت در هفته را صرف کارهای دستی و تکراری می‌کنند. حتی با نگاهی دقیق‌تر، ۵۵ درصد از افراد گفته‌اند که بخش قابل‌توجهی از هر روز را صرف کارهای تکراری می‌کنند که به طور مستقیم به موفقیت شرکت آنها کمک نمی‌کند. از طرفی، ۸۰ درصد فکر می‌کنند که اتوماسیون می‌تواند به آنها کمک کند تا خودشان و کارشان کارآمدتر شوند.
مشکل خودکارسازی یا اتوماسیون (Automation) برای این افراد این است که اغلب سیستم‌های مدیریت کار (Work Management Systems) به تخصص فنی برای پیکربندی فرآیندهای خودکارسازی نیاز دارند. این مانع معمولاً به این معنی است که افراد باید در لیست سفارشی‌سازی واحد فناوری اطلاعات (IT) منتظر بمانند تا فرآیندها یا گردش کارشان پیاده‌سازی شود. این اغلب با یک فرآیند ناکارآمد دنبال می‌شود چراکه در آن، واحد IT تمام جنبه‌های کار را تعریف می‌کند، سپس کدنویسی درست را انجام می‌دهد و یا مراحل و تنظیمات سیستم را پیکربندی می‌کند. در پایان، اگر فرآیند تازه اتوماسیون نیازهای کاربر را برآورده نکند، دوباره یک درخواست تغییر با این روند دردناک شروع می‌شود!
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
پیاده سازی اتوماسیون اداری با راه حل ساده و سریع
برخلاف بسیاری از سیستم‌های مدیریت کار، برخی نرم‌افزارهای مدیریت وظایف به کاربران امکان می‌دهد تا بدون نیاز به دانش فنی یا کمک از بخش IT سازمان، فرآیندهای خود را به صورت خودکار انجام دهند. اغلب نرم‌افزارهای مدیریت کار، یک الگوی خاص برای اتوماسیون دارند که به طور معمول نیاز است که فرآیندها توسط مدیر سیستم رمزگذاری شوند. در مقابل، برخی سامانه‌ها بهینه‌سازی شده‌اند تا کاربران غیر فنی هم بتوانند آن دسته از فرآیندهای روزمره را پیاده‌سازی کنند که واقعا به تخصص فناوری اطلاعات یا درگیرکردن واحد فنی نیاز ندارند.
به جای نیاز به نوشتن اسکریپت یا فرمول‌های پیچیده برای خودکار کردن جریان‌های کاری، برخی نرم‌افزارهای مدیریت کار مانند نرم افزار تحت وب سمین نیز به کاربران – البته با رعایت سطح دسترسی و آموزش – اجازه می‌دهند تا گردش کار را با مشخص کردن قوانین واضح و ساده پیاده سازی کنند. این رویکرد مزایای زیادی هم برای کاربران نهایی و هم برای واحد IT دارد:
کار، سرعت می‌گیرد
مشتریان یک نرم افزار مدیریت کار با ویژگی فوق، می‌توانند در لحظه، جریان کار را خودکار کنند. آنها می‌توانند گردش کار موردنظر خویش را ایجاد یا اصلاح کنند و به‌سرعت بهره‌وری و اثربخشی را افزایش دهند. این اثربخشی نه فقط برای کاربر نهایی، بلکه برای کل سازمان رقم خواهد خورد. با حذف نیاز به عبور از نظارت واحد فناوری اطلاعات، صف بازبینی یا صبر کردن برای یک وقت آزاد از مدیر سیستم، تیم‌ها می‌توانند سریع‌تر کار را پیش ببرند.
انعطاف پذیری ایجاد شده است
هر فعالیت کاری دارای نکات ظریف و جزئیاتی است که به‌راحتی نمی‌توان آنها را برای افراد دیگر توضیح داد تا به درک واحدی برسیم. با تکامل و تغییر فرآیندها – یعنی ایجاد گام‌های جدید یا اصلاح برخی مراحل – کاربران نهایی می‌توانند به طور خودکار به روز رسانی های فرآیندها بپردازند. این انعطاف‌پذیری تضمین می‌کند که خودکارسازی جریان کاری می‌تواند با سازمان شما رشد کند و به خدمت در راستای هدف شما ادامه دهد، حتی اگر آن هدف تکامل یابد و به‌روز شود.
افراد مناسب در جای مناسب هستند
زمانی که کاربران نهایی می‌توانند فرآیندهای کاری پایه را خودشان پیکربندی کنند، واحد فناوری اطلاعات زمان موردنیاز را برای تمرکز بر توسعه فرآیندهای پیچیده و یکپارچه‌سازی سیستم به‌دست می‌آورد. کاربران نهایی می‌توانند ایده‌های خود را سریع‌تر جامه عمل بپوشانند و واحد IT نیز می‌تواند منابع خود را به فعالیت‌های راهبردی با اولویت بالاتر اختصاص دهد.
بهبود هر فرآیند کاری اغلب به این مساله مربوط می‌شود که چه کسی بهترین فرد برای بهتر کردن کار موردنظر است. سکویی که کاربران را قادر به ایجاد صحیح اتوماسیون اداری می‌سازد، می تواند به قرارگیری افراد مناسب در جای مناسب کمک کند.
این محتوا، مبتنی‌بر یک برداشت و ترجمه آزاد از این یادداشت بازنویسی شده است.
