ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها و کارآفرینان
هر روز در دنیای استارتاپ اخبار متنوعی به گوش می‌رسد. یک روز نوآوری‌هایی در عرصۀ مالی انجام شده و روز بعد نوبت ارائۀ خدمات جدید و خاص به مشتریان است. یک روز آیتم‌های ساخت محصولات جدید صدر اخبار قرار گرفته و بعد نوبت استارتاپ‌هایی است که برنامه‌های خلاقانه دنیای IT ارائه می‌دهند. خلاصه دنیای امروز، دنیای نوآوری و فرصت رشد برای استارتاپ‌های مختلف است. بازار کارآفرینان داغ است و ما قصد داریم در این یادداشت به انتخاب نرم افزار مناسب جهت مدیریت پروژه برای استارتاپ ها بپردازیم.
مدیریت پروژه‌های استارتاپی سنتی نیست با این‌حال اگر مسئولیت‌های هر پروژه مشخص نباشد، امور می‌تواند از دست خارج شود. زمان و هزینه زیادی هدر برود و در نهایت به نتیجه مثبت نرسد. درست مانند پژوهشی که نشان داد از هر ده استارتاپ آمریکایی، ۹ کسب‌وکار به شکست کامل می‌رسد. البته قرار نیست اجازه بدهیم که آمار و ارقام اوضاع و احوالمان را بر هم بریزد. راهکار، انتخاب ابزار مناسبی مانند ابزارهای مدیریت پروژه است. ابزاری که برای کل تیم برنامه‌ریزی کرده و ریسک وقوع شکست را کاهش داده و احتمال موفقیت را بیشتر می‌کند. به همین خاطر قرار است ببینیم که نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چطور به ما در مدیریت صحیح استارتاپ کمک کرده و بهترین ابزار کدام است؟!
البته قبل آن بیایید به یک سؤال مهم پاسخ بدهیم و آن دلیل استفاده از چنین برنامه‌هایی است.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
چرا سیستم مدیریت پروژه برای استارتاپ ها ضروری است؟
مدیریت مؤثر و کارآمد برای موفقیت هر پروژه‌ای لازم است و این ضرورت هیچ ارتباطی به بزرگی یا کوچکی آن سازمان ندارد. بر اساس گزارش سازمان مدیریت پروژه یا همان PMI حدود ۵۷% از مدیران تغییرات بیزینسی بزرگ و مؤثری را در طول سال گذشته تجربه کردند که ۴۹% این تغییرات فقط در حوزه مدیریت پروژه بوده است. این آمار نشان می‌دهد که استارتاپ‌ها فرصتی برای تغییر و رسیدن به صدر لیست بهترین شرکت‌ها را دارند. این راه یعنی رسیدن به صدر لیست از طریق یافتن یک استراتژی بیزینسی موفق و استفاده از آن در مدیریت پروژه‌هایشان است.
به‌طورقطع، فرموله کردن مدیریت پروژه چندان هم ضروری نیست. زیرا تعریف دقیق پروژه و استفاده از بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌جای فرموله‌سازی، بهترین روش مدیریتی است. به همین بهانه، ابتدا دلایل استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای استارتاپ که چیزی فراتر از برنامه‌ریزی صفر تا صد کار است را با هم مرور کنیم.
تعیین منابع
استارتاپ‌ها معمولاً تیم‌های کوچک و جمع‌وجوری دارند و سعی می‌کنند تا با همکاری همه‌جانبه به اهداف کاری‌شان برسند. تعداد محدودی از نیروها هم موقعیت منعطف‌تری دارند و معمولاً برای حل مشکلات و چالشها مسئول هستند. در واقع این نیروها در موقعیت شغلی بالاتری قرار دارند.
استفاده از سیستم مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای مرتبط در مراحل ابتدایی یک استارتاپ برای تعیین دقیق مسئولیت‌ها به تیم کمک خواهد کرد. پس شما به‌عنوان مسئول برای رسیدن به اهداف، تعیین وظایف اعضا و مدیریت منابع باید از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها استفاده کرده و بدون حاشیه یا گیج شدن نیروها وظایف هرکس را به او گوشزد کنید.
ددلاین را فراموش نکنید
در استارتاپ‌ها گاهی ممکن است اهداف مجموعه تغییر کند. درعین‌حال چون این مجموعه‌ها بر پایه نوآوری هستند، گاهی اوقات ممکن است محصولات و خدمات جدیدی را نیز ارائه دهند. در چنین شرایطی و با وجود فعالیت‌های چند شاخه‌ای، فقط مرتب و منظم ماندن و البته عمل‌کردن بر اساس برنامه‌ریزی باید اولویت تیم باشد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در این مورد برای کنترل کردن مسیر به افراد کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که برنامه‌ریزی تیم تغییر نکرده و ددلاین تحویل هر پروژه‌ای فراموش نشده است. این ساختار باعث می‌شود تا فرهنگ سازمانی استارتاپ به حاشیه رانده نشده و همیشه منعطف و آرام عمل کند.
کارآمدی و بهره‌وری بالا
محیط استارتاپ‌ها معمولاً سطحی از رشد بالا و تغییرات مداوم را به همراه دارند. سرمایه‌گذاری در مدیریت پروژه در مراحل اولیه زمانی‌که استارت‌آپ شما شروع به گسترش می‌کند، منفعت زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت. رشد و تغییرات برای کسب‌و کار می‌تواند قابل توجه باشد. اما اگر سیستم و ابزار مناسبی برای حمایت از این تکامل و گسترش وجود نداشته باشد شرایط می‌تواند برای کارکنان چالش برانگیز شود.
به موازات رشد استارتاپ، مجموعه اهداف بیشتری را دنبال می‌کند و در چنین شرایطی استفاده از سیستم مدیریت پروژه غیرقابل اجتناب است. زیرا این امکان را برای استارتاپ فراهم می‌کند تا ذیل یک مسیر استاندارد به اهداف تعیین شده‌اش برسد. فراموش نکنید که یک پروسه کاری استاندارد برای اعضای جدید تیم به مراتب راحت‌تر از شروع مسیری است که چالش برانگیز باشد.
ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها
مانند هر بخش دیگری در کار و تجارت نرم‌افزارهای مرتبط با مدیریت پروژه استارتاپ‌ها هم احتمالاً انواع مختلفی دارند که انتخاب بهترین آن‌ها چندان هم آسان نیست. برخی از این برنامه‌ها با تمرکز روی نیازهای کاری، موجب تقویت شرکت میشوند و شما دقیقاً باید چنین پلتفرمی را انتخاب کنید.
پس یک سؤال مهم مطرح می‌شود. این نرم‌افزار که قرار است بر اساس نیازهایمان، مدیریت پروژه را بر عهده بگیرد، دقیقاً باید چه ویژگی‌ها و مشخصاتی داشته باشد؟! در ادامه قرار است نگاهی به ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها داشته باشیم که برای ایشان از نان شب واجب‌تر است.
کار تیمی
به‌عنوان یک استارتاپ تیم شما برای رسیدن به اهداف نهایی مجموعه، باید اهمیت بسیاری داشته باشد. این وظیفه اصلی مجموعه است که روی ایجاد محیط مناسب کار تیمی تمرکز کند. توانایی کار تیمی و هم‌زمان روی پروژه‌های مختلف، برعهده گرفتن تسک‌های کاری، همکاری برای جمع‌آوری اسناد مرتبط با هر پروژه، تهیه تقویم تیمی همگی برای یک استارتاپ موفق لازم و ضروری است. با این حساب نرم‌افزار مدیریت پروژه باید این امکان را فراهم کند تا مجموعه نوپا بتواند کار موفق و مؤثر تیمی را دنبال کند.
برنامه‌ریزی اصولی
وقتی کار تیمی و همکاری انجام شود، تسک‌ها سریع‌تر و البته راحت‌تر به نتیجه می‌رسند. با برنامه‌ریزی برای هر تسک کاری از طریق سیستم مدیریت پروژه شما می‌توانید تمام کارهایی که در دست انجام است، چک کرده و پیگیری کنید و به‌جای هدردادن زمان، در جریان به‌روزرسانی وضعیت هر پروژه باشید.
به‌اشتراک‌گذاری و جمع‌آوری اسناد
زمانی‌که شما در حال ساخت یک استارتاپ هستید، پروژه‌های مختلفی را باید به سرانجام برسانید. در نتیجه با اسناد و مدارک مختلفی درگیر هستید. باید مطمئن شوید که همه اعضای تیم به این مدارک دسترسی راحت و سریعی دارند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها، فضایی برای ذخیره تمامی مدارک دارد. همچنین قابلیت اشتراک‌گذاری فوری این مدارک را نیز فراهم کرده است. بنابراین تمامی اطلاعات مهم مطابق سطح دسنرسی به دست اعضای تیم خواهد رسید و برای همه قابل‌دسترس خواهد بود.
مدیریت منابع
تا زمانی‌که در شروع کار منابع محدودی دارید و درعین‌حال نمی‌خواهید هیچ‌کدام از اعضای تیم را از دست بدهید، باید مطمئن باشید که بالانس و تعادل خوبی در تقسیم وظایف کاری به‌صورت مؤثر وجود دارد. ابزارهای مدیریت پروژه امکان مدیریت منابع را نیز در اختیار مدیر پروژه و سرپرست تیم‌ها قرار داده تا بهترین تقسیم‌کار را بین اعضای تیم داشته باشند و با حفظ تعادل مانع از فشار فزاینده روی برخی اعضا شوند. همچنین در صورت تقسیم نامتعادل کار هم می‌توانید دوباره تسک‌ها را از اول وارد سیستم کرده و اصطلاحاً ری‌اساین (reassign) کنید تا پروژه در مسیر درستش حرکت کند.
بررسی ظرفیت‌های زمانی هر پروژه
بررسی زمان موردنیاز برای تکمیل هر پروژه، تعیین اوقات آزاد برای اعضای تیم و یا زمانی که صرف کارهای مفید و غیرمفید شده، به شما کمک می‌کند تا بدانید که اعضای تیم دقیقاً وقت و زمانشان را در چطور سپری می‌کنند. با کمک این دست اطلاعات درباره زمان می‌توانید برنامه‌ریزی بهتری برای اعضای تیم داشته باشید. درآمدتان را ارتقا داده و حتی آینده پروژه را بهتر پیش‌بینی کنید
ارائۀ گزارش‌های واقعی
انعطاف و درک سریع هر موقعیت برای همه استارتاپ‌ها و پروژه‌های تازه‌کار لازم است. از طرف دیگر قدرت و توانایی تصمیم‌گیری سریع و فوری را نیز نباید فراموش کنید. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای استارتاپ ها امکان ارائۀ گزارش‌های واقعی از روند تکمیل پروژه را دارند. این قبیل گزارش‌ها روی تصمیم‌گیری نهایی شما تاثیر داشته و اطلاعاتی را به دستتان می‌رساند تا بر اساس واقعیت موجود در پروژه برای آینده مجموعه تصمیم بگیرید.
مدیریت مالی و بودجه شرکت
هر ذره از پول شما ارزش دارد و مدیریت یک مجموعه همیشه با مسئله کمبود منابع مالی مواجه است. برای جلوگیری از شکست استارتاپ باید تا حد ممکن از هدر رفت منابع مالی دوری کنید.
در واقع هرچقدر زمان کمتری را نگران هزینه‌های پروژه باشید، فرصت بیشتری برای کارآفرینی و نوآوری دارید. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با امکان مدیریت مالی قرار است بار این نگرانی را به‌جای شما به دوش بکشند. بنابراین شما می‌توانید به‌خوبی برای هزینه‌ها و بر اساس شرایط هر پروژه بهترین تصمیم را بگیرید.
با این توصیفات احتمالاً ضرورت استفاده از نرم‌افزار جهت مدیریت پروژه برای استارتاپ ها را درک نموده‌اید. نرم‌افزاری که بر اساس نیازهای تجاری و کاری‌تان بیشترین فایده را برایتان داشته باشد. ما هم سعی کردیم که ویژگی‌های اساسی را لیست کنیم که دقیقاً بدانید از کجا باید شروع کنید!
صرفه‌جویی در هزینه‌ها با نرم‌افزار مدیریت پروژه
حالا بعضی از دوستان گمان می‌کنند که نرم‌افزارهای مدیریت پروژه قرار است هزینه‌های بیشتری را به استارتاپ تحمیل کند. از لحاظ فنی البته این حرف تا حدی درست است. زیرا شما برای خرید و تهیه نرم‌افزار مناسب نیاز به پرداخت هزینه دارید. ولی در نظر بگیرید این هزینه برای همین لحظه است که در حال ساخت مجموعه‌تان هستید. این نرم‌افزار کمک می‌کند تا پروژه‌های شما در مسیر درست قرار بگیرد و درآمد بیشتری داشته باشید. پس با خیال راحت برای خرید آن کمی پول خرج کنید.
یادتان باشد که سازمان‌ها به‌صورت تقریباً غیرقابل‌اجتنابی نیاز به صرفه‌جویی در زمان دارند. زیرا زمان برای آن‌ها منبع ثروت است. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با برنامه‌ریزی مسیر دقیق هر پروژه به تمام لایه‌های کاری شما نظم می‌دهد. کمک می‌کند تا کل اعضای تیم زمان کمتری را صرف کارهایشان بکنند. در نتیجه وقت بیشتری برای کارهای مهم‌تر داشته باشند. پس به‌جای هزینه برای استخدام کارمندان بیشتر بهتر است که فکر یک نرم‌افزار برای مدیریت پروژه، مدیریت زمان و منابع داشته باشید. تا بهتر و سریع‌تر با هزینه و انرژی کمتری به وظایف کاری‌تان رسیدگی کنید. ما هم در ادامه به چند کارکرد نرم‌افزارهای مدیریت پروژه اشاره کردیم که باعث کاهش هزینه‌های جاری هر استارتاپ می‌شود.
کاهش هزینه آموزش نیروها و اعضای تیم
وقتی استارتاپ شما در حال رشد و توسعه است، باید اعضای تیم را بیشتر کرده و بزرگ‌تر شوید. این موضوع این اطمینان را که پروژه‌های مختلف در مسیر درست حرکت کرده و فشار کاری متعادلی بین اعضای تیم تقسیم شده است، تضمین می‌کند. رسیدگی به این همه کار ممکن است گاهی روی آموزش کارمندان جدید تأثیر گذاشته و آن‌ها را از مسیر واقعی‌شان دور کند. پس باید با استفاده از نرم‌افزار و سیستم مدیریت پروژه زمانی را به آموزش کارمندان اختصاص داده و مطمئن شوید هزینه زیادی ندارد.
پیگیری زمان انجام هر پروژه
اگر واقعاً می‌خواهید نسبت به هزینه‌های پروژه آگاهی کامل داشته باشید باید بهره‌وری تیم را بالا برده و تا حد ممکن ناکارآمدی را کاهش دهید. در واقع باید زمانی را که کارمندان مشغول کار مفید و حرفه‌ای هستند، افزایش دهید. زیرا موفقیت هر استارتاپ به میزان ساعت کار واقعی و حرفه‌ای کارمندانش وابسته است. در نتیجه به پیگیری زمانی که اعضای تیم در مجموعه‌تان سپری می‌کنند، نیاز دارید و باید آن را اصطلاحاً تِرک (Time tracking) کنید. این کار را نرم‌افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای و بدون نقص برایتان انجام می‌دهد.
بهبود روابط و از بردن تنش بین اعضای تیم
بهبود روابط در کاهش هزینه‌های تحمیلی به استارتاپ مؤثر است، این را هیچ‌وقت فراموش نکنید. ازدست‌رفتن زمان، تأخیر پروژه و نرسیدن به ددلاین، هدررفتن تلاش و انرژی تیم و از آن مهم‌تر مشکلات مربوط به ارتباط اعضای تیم با یکدیگر همگی به استارتاپ و کارهای مجموعه ضرر می‌رساند.
یک راه مهم و اساسی برای کاهش تنش در حین کار، ایجاد کانال ارتباطی برای بهبود روابط اعضای تیم با یکدیگر است. بستر ارتباطی و تعامل خوب و سازنده باعث کاهش تنش‌های کاری و افزایش تمرکز کاری می‌شود. با این چهارچوب دیگر هزینه یا زمانی فقط به‌خاطر یک سری اختلافات کاری و فردی از بین نخواهد رفت.
هزینه لازم جهت تهیه نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها
هزینه تهیه نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ‌ها چندان هم زیاد نیست. البته آپشن‌های رایگان بسیاری را نیز در اختیارشان قرار می‌دهد. درعین‌حال تعداد زیادی سیستم هم برای همکاری مخصوص کارآفرینان در نرم‌افزار طراحی شده که گاهی شاید حتی به آن نیاز نداشته باشید. علی‌رغم تفاوت میان سیستم‌های مدیریت پروژه مختلف با ویژگی‌های متفاوت، در تهیه نرم‌افزار مناسب چندین نکته کلیدی وجود دارد که باید به آن توجه کنید:
- ویژگی‌های کلی
- هزینه برنامه
- هزینه‌های جانبی
در ادامه نگاهی به این سه ویژگی اصلی خواهیم داشت.
ویژگی‌های کلی نرم‌افزار
برای کارآفرینان تازه‌کار مهم‌ترین چیز این است که بدانند دقیقاً به چه ویژگی‌های نرم‌افزاری برای بهبود و توسعه کارشان نیاز دارند. سپس بر اساس این ویژگی‌ها به دنبال انتخاب بهترین سیستم مدیریت پروژه باشند. بسیاری از شرکت‌های تولید‌کننده این نرم‌افزارها، نسخه دمو رایگان را به‌عنوان نسخه اولیه به کاربران پیشنهاد می‌دهند. این قابلیت امکان بررسی نرم‌افزار را به کارآفرین می‌دهد تا میزان همخوانی با ایده‌ها و شرایط پروژه‌شان مشخص شود. پس در ابتدای کار سراغ نرمافزارهایی بروید که حتماً یک نسخه دمو رایگان برای بررسی دقیق ویژگی‌ها به مشتریانش ارائه می‌دهند.
هزینه‌های تهیه نرم‌افزار
دومین مسئله مهم در انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها، بحث هزینه تهیه این سیستم است. در واقع هر کارآفرین در هنگام تأییدیه دادن برای خرید چنین برنامه‌ای می‌خواهد در جریان هزینه ماهانه و سالانه آن هم باشد.
این هزینه اولیه برای مدیریت مالی مجموعه تأثیرگذار است. اصلاً یکی از دلایل تهیه چنین نرم‌افزاری امکان و قابلیت مدیریت هزینه‌ها است. پس این حق شما به‌عنوان مدیریت استارتاپ است که با هر نرم‌افزار، هزینه‌ها و محدودیت‌هایی که ممکن است برایتان همراه داشته باشد، مطلع شوید.
هزینه‌های جانبی
در هنگام خرید نرم‌افزار فراموش نکنید که هر سیستمی هزینه‌های جانبی هم دارد. پس درباره تمام هزینه‌های جانبی، بخش‌های رایگان برنامه و پرداخت‌های درون برنامه‌ای حتماً پرس‌وجو کنید. مطمئن شوید که این نرم‌افزار برای شما و تمام اعضای تیم در دسترس و قابل‌استفاده است.
در حین استفاده از برنامه گاهی نیاز به راهنمایی متخصصان دارید تا به‌خوبی از نرم‌افزار استفاده کنید. شاید ندانید که همین راهنمایی‌های اولیه در برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیازمند پرداخت هزینه است. حتی برای راهنمایی‌های تخصصی‌تر این مبلغ بیشتر هم می‌شود. در نتیجه باتوجه به چنین موارد مهمی باید برای تهیه نرم‌افزار مدیریت پروژه هزینه تقریباً قابل‌توجهی بپردازید. اما همان‌طور که اشاره شد، بسیاری از سرویس‌ها نسخه رایگانی را برای استفاده اولیه البته با برخی محدودیت‌های درون برنامه‌ای در اختیارتان قرار می‌دهند تا بهترین تصمیم را بگیرید.
نرم‌افزار مدیریت پروژه سمین ترکیبی از نسخه رایگان و پولی (premium) را در اختیار کارآفرینان قرار می‌دهد تا بعد از بررسی و استفاده اولیه، بررسی کنند که آیا استفاده از سمین مطابق خواسته یا نیازهای کاری‌شان است یا خیر؟
در نسخه دمو رایگان سمین شما می‌توانید به طور نامحدود کاربر و برنامه کاری را برای مدت زمان مشخصی به سیستم اضافه کنید. بربه اشتراک‌گذاری فایل‌ها، مدیریت تسک‌های کاری، زمان موردنیاز برای انجام هر پروژه و … قابل افزوده شدن به نسخه رایگان سمین است. همچنین در این نسخه فضای ذخیره فایل دارید و در فضای ابری می‌توانید اطلاعات را نگه دارید. در واقع این پیشنهاد سمین یک آپشن فوق‌العاده برای تیم‌های استارتاپی است که در ابتدای شروع کارشان هستند و برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت پروژه مشغول تحقیق و بررسی هستند. علاوه بر این تیم فروش داده‌کاوان جهت ارائه اطلاعات بیشتر در خصوص طرح‌های فروش در خدمت شما هستند.
بهترین ابزار مدیریت پروژه برای استارتاپ ها
در نهایت انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه به نیازها و خواسته‌های خودتان بستگی دارد. سمین همان‌طوری که گفتیم آپشنها و امکانات مؤثری را برای مدیریت هر پروژه و کل مجموعه در اختیارتان می‌گذارد تا به کمک آن حسابی رشد کرده و به اهداف خود برسید.
سمین برنامه‌های مختلفی را برای انتخاب در اختیارتان قرار می‌دهد. شما می‌توانید بر اساس بودجه‌ای که فعلاً در دست دارید (budget-friendly)، انتخاب مناسبی داشته باشید. سپس با رشد مجموعه و بهبود شرایط کاری‌تان، برنامه را ارتقا داده و از آپشن‌های بیشتری استفاده کنید. ما اعتقاد داریم که سمین بهترین سیستم مدیریت پروژه برای استارتاپ‌ها است که امکانات بسیاری را در اختیارشان قرار داده تا از امکاناتی مانند
- ارتباطات وسیع بین اعضای تیم بر اساس نیازهای مجموعه
- همکاری بهتر، اشتراک‌گذاری داده‌ها و مدیریت کارها
- بهترین ظرفیت برای ارائه و گزارش عملکرد
- دسترسی به تمامی اطلاعات از طریق داشبورد
- مدیریت صحیح و اصولی منابع برای تعادل و تقسیم مناسب کار میان اعضای تیم
- انعطاف برای رشد استارتاپ و مجموعه
- ارائه آموزش‌های لازم و پشتیبانی مستدام
استفاده کنند.
پس به‌خاطر داشته باشید که مدیریت پروژه هر استارتاپ تازه‌کاری، سخت و دشوار است ولی پیچیده نیست. شما به‌عنوان مدیر مجموعه فقط باید ابزار مناسبی را انتخاب کرده و بر اساس شرایط و منابع محدود یک شرکت نوپا، بهترین استفاده را از آن داشته باشید. به‌این‌ترتیب هر پروژه را در زمان معین آماده کرده و به مشتری تحویل می‌دهید و فرصت کافی برای جلب رضایت، رشد و توسعۀ مجموعه‌تان دارید.
