در مورد نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی بیشتر بدانید
در زندگی همه ما وظایف و کارهای متنوعی وجود دارد. این کارها چه به منظور امور تجاری باشند و چه شخصی، باید به شیوه‌ای صحیح مدیریت شوند. مدیریت وظایف در سطح تیم و سازمان، متفاوت از مدیریت وظایف شخصی است. حتی در شرکت‌های کوچک و بزرگ با یکدیگر متفاوت است. به‌طوریکه برخی از شرکت‌ها از طریق روش‌های سنتی و یا برنامه‌های صفحه گسترده نمی‌توانند کارهایشان را مدیریت کنند و به نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی رو می‌آورند. استفاده از این نرم‌افزار تاثیر به‌سزایی درافزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارکنان دارد و باعث تسهیل همکاری بین آنها می‌شود. بنابراین توصیه می‌شود برای مدیریت موثر کارها در سطح سازمان به خصوص سازمان‌های پروژه محور از یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی مناسب استفاده شود. با این‌حال انتخاب بهترین روش جهت مدیریت وظایف به عهده شماست.
متداول‌ترین این روش‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- دستی و سنتی: ثبت و پیگیری فهرست انجام کارهای روزانه در دفترچه راهنما
- الکترونیکی: برنامه‌های صفحه گسترده
- آنلاین: سیستم مدیریت وظیفه تحت وب / ابری
حقیقت این است که اگر وظایف خود را به هیچ روشی مدیریت نمی‌کنید، برای انجام به موقع آنها با یک سربالایی پر شیب روبه‌رو خواهید بود. در اینجا چند روش برای تبدیل آن دسته از وظایف به یک جدول زمانی سازمان یافته وجود دارد.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
۱. تهیه فهرستی از کارهای روزانه
این ساده‌ترین راه برای مدیریت وظایف است. خبر خوب این است که تمام آن چیزی که شما برای تهیه آن نیاز دارید، یک قلم و کاغذ است. اگر لیست وظایف شما نسبتاً کم حجم یا ساده است، این روش برای سازماندهی برنامه‌های شما مناسب است. کارهایی که باید انجام شود را یادداشت کرده و مهلت انجام آن را مشخص کنید. کارهایی که زیر دو دقیقه انجام می‌پذیرند را فوراً انجام داده و تیک بزنید. اگر زمان بیشتری می‌برند، باید الویت‌بندی و برنامه‌ریزی کنید.
اگر ایده برنامه‌ریزی وظایف در فهرست کارها را دوست دارید اما می‌خواهید این کار را به صورت دیجیتالی انجام دهید، می‌توانید از برنامه‌های ابری مانند ابران استفاده کنید. در این نرم‌افزار می‌توانید کارهای خود را لیست کرده، برایشان مهلت انجام تعیین نموده و به راحتی در هر زمان و مکان به آنها دسترسی داشته باشید.
خبر خوب: برای سازماندهی وظایف خود به شکل دستی و سنتی نیازی به اتصال به اینترنت و یا پرداخت هزینه نیاز ندارید.
خبر بد: لیست کارها بسیار کلی است و اگر به‌صورت تیمی کار می‌کنید، ایده‌آل نیست.
۲. استفاده از بورد کانبان
روش کانبان روشی در سیستم مدیریت وظایف است که در دهه ۴۰ میلادی توسط تویوتا توسعه یافت. در ژاپنی، Kanban به معنای تابلوی راهنما است و این دقیقاً همان چیزی است که سیستم مدیریت وظایف به آن نیاز دارد. برای استفاده از این روش کافی است یک تخته وایت‌برد تهیه کنید و آن را به چند ستون کارهای عقب‌مانده، در حال کار، منتظر تأیید و انجام‌شده تقسیم کنید.
مدیریت وظایف از این طریق به شما کمک می‌کند تا هر وظیفه داخل پروژه را تجسم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از ستون‌ها برای نشان دادن مراحل گردش کار یک پروژه استفاده کنید. درون هر ستون کارتی قرار دارد که نمایانگر یک کار فردی است.
همه وظایف و کارهای خود را در برگه‌های استیکی نوت بنویسید و در ستون سمت چپ بچسبانید (می‌توانید از سمت راست هم شروع کنید) و به محض پیشرفت کار برگه‌ها را در ستون‌های مخصوص به خود بچسبانید.
با این حال بورد کانبان کارهایی فراتر از منظم نگه‌داشتن وظایف شما انجام میدهد. همچنین برای جلوگیری از بروز مشکلات و قبل زمان سررسید، تیم شما به طور خودکار اعلانی دریافت می کند و شما می‌توانید قبل از اینکه کل پروژه از ریل خارج شود، به سرعت به این مشکل رسیدگی کنید.
خبر خوب: کانبان یک روش عالی برای تجسم کارها و وظایف اعضای تیم در داخل یک پروژه است. به همه تصویر روشنی از میزان کار، تاریخ سررسید و نحوه پیشرفت پروژه میدهد.
خبر بد: برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده، بوردهای کانبان قابل اسفاده هستند اما ممکن است بسیار غریب و غیرعادی به نظر برسند.
۳. استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی
نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی ساده‌ترین راه برای مدیریت همزمان چندین پروژه است. هر عضو تیم نه تنها به حساب کاربری خود دسترسی خواهد داشت بلکه برنامه، لیست وظایف و موعد مقرر مربوط به هر وظیفه‌ای که به آنها محول می شود نیز قابل مشاهده است. این ساده‌ترین راه برای همکاری و انجام پروژه‌ها است، بدون اینکه ساعت‌ها در جلسات برنامه‌ریزی وقت تلف شود.
با استفاده از یک ابزار مناسب، تمام جزئیات کار قابل مشاهده است. همچنین برای تخمین ظرفیت اعضای پروژه در پروژه‌های آتی می‌توانید از آن استفاده کنید تا افراد را در چندین پروژه تخصیص دهید.
خبر خوب: نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی برای تیم‌هایی که نیاز به همکاری و برنامه‌ریزی شبکه‌ای دارند، مناسب است.
خبر بد: هزینه این ابزارها بیشتر از قلم و کاغذ است.
حال به نظر شما، مهم‌ترین عامل جهت سرمایه‌گذاری در نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی چیست؟
در واقع تشخیص و اطمینان از اینکه این نرم‌افزار با مدیریت صحیح تیم پروژه موجب تحویل به‌موقع و حفظ رضایت مشتریان می‌شود، مهم‌ترین عامل است. در ادامه نمونه‌ای از داستان موفقیت استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف آورده شده است.
داستان موفقیت
شرکت ارتباطات از راه دور Strencom، پیش از تهیه نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی سعی داشت صدها پروژه خود را با استفاده از ابزارهای سنتی مانند ایمیل، برنامه‌های صفحه گسترده و اسناد فیزیکی مدیریت کند. این روال نه تنها تحویل پروژه‌ها را به تاخیر انداخت بلکه باعث بروز مشکلات بسیار در زمینه ارتباط با مشتریان (کارفرمایان پروژه) شد. کولام باکلی Colum) Buckley) مدیر عامل شرکت می‌گوید: وضعیت شرکت به یک کابوس تبدیل شده بود، برای رهایی از آن به دنبال راهکار گشتیم و در نهایت با انتخاب یک نرم افزار مناسب، توانستیم از این بحران خارج شویم. در حال حاضر با استفاده از این نرم افزار:
- برنامه‌ریزی و پیگیری وظایف و تعامل با کارفرمایان تسهیل یافته است.
- همواره به اطلاعات واقعی در مورد پیشرفت کارها دسترسی داریم.
- زمان تحویل پروژه‌ها را کاهش و در عوض تعداد پروژه‌ها افزایش یافته است.
ما توانستیم در عرض ۵ سال شاخص NPS خود را که معیاری برای اندازه‌گیری وفاداری مشتریان است به سه برابر ارتقا دهیم و اکنون بابت شاخص تحویل به موقع و قابل اطمینان پروژه، شهرت یافته‌ایم. زمان تحویل برای ما به یک ارزش افزوده واقعی تبدیل شده است و به رشد قابل توجهی در بهره‌برداری رسیده‌ایم.
چگونه یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی مناسب انتخاب کنیم؟
انتخاب یک نرم افزار مناسب که پاسخگوی نیازهای خاص شما باشد، بسیار مهم است. بنابراین شما باید در انتخاب خود دقت نموده و تمام جوانب را بررسی نمایید.
برخی از نرم افزارهای موجود ساده و ابتدایی هستند. برخی دیگر اکثر ویژگی‌های لازم و حتی بیشتر از آن را دارند. مهم است که قبل از سرمایه‌گذاری در چنین نرم افزارهایی دقیق بدانید که چه نیازی دارید.
باید از خود بپرسید:
- به طور معمول چه نوع پروژه‌هایی را در دست اجرا دارید؟
- آیا بیشتر اعضای تیم پروژ همکاری لازم را می‌کنند؟
- آیا به ویژگی مانند اعلان و هشدار خودکار نیاز دارید؟
- آیا به ویژگی‌هایی چون گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل و داشبورد سازی نیاز دارید؟
- آیا به ویژگی‌ردیابی زمان نیاز خواهید داشت؟
- آیا برای بهبود مدیریت وظیفه خود از الگوهای خاص پروژه بهره‌مند می‌شوید؟
- آیا قابلیت اتصال و یکپارچگی با ابزارهای موجود از طریق وب سرویس، برای شما حائز اهمیت است؟
جهت انتخاب یک نرم‌افزار مناسب مطمئن شوید که همه نیازهای مهم و اساسی شما از طریق آن تأمین خواهد شد و از قوانین و اصول مشخص شده شرکتتان عبور نخواهد کرد!
یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی قدرتمند تعریف و تخصیص وظایف، پیگیری و گزارش‌گیری را برای شما آسان می‌کند. به شما امکان برنامه‌ریزی و سازماندهی میدهد. شما می‌توانید کلیه اطلاعات مورد نیاز و میزان پیشرفت پروژه و وظایف را در یک نمای واحد و در لحظه مشاهده کنید. اگر هدایت یک تیم متوسط یا بزرگ به عهده شماست و اوضاع آنطور که دوست دارید منظم نیست، نرم افزار مدیریت وظایف فارسی سمین را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
سخن پایانی: چگونه از این روش‌ها استفاده کنیم؟
هر سه روش فوق، روش‌های منحصربه‌فردی نیستند و شما ملزم نیستید حتماً از این آنها استفاده کنید. می‌توانید حتی سه روش را با هم ترکیب کرده و پروژه خود را پیش ببرید. از فهرست کارهای روزمره برای فرمول‌سازی وظایف استفاده کنید و یک لیست اولویت‌بندی شده تهیه کنید. از ابزار مدیریت برای پیش‌برد سریع‌تر پروژه استفاده کنید و از روش کانبان برای ردیابی و تصویرسازی وظایف استفاده کنید. همه این‌ها بستگی به شما دارد. بهترین روش را شما برای پروژه خود و تیم خود تشخیص می‌دهید. اما پر واضح است که استفاده از نرم‌افزار تاثیر به‌سزایی در موفقیت شما خواهد داشت.
