پنج راهکار برتر با سمین

در این یادداشت سعی کردیم به برخی از مشکلات رایج که اکثر مشاغل با آن روبرو هستند و اینکه چگونه سمین این مشکلات را با راهکارهای ساده و آسان حل می‌کند بپردازیم، پس با ما همراه باشید.

  1. مدیریت پروژه

هر کسب و کاری فارغ از زمینه کاری نیازمندمدیریت صحیح وظایف و پروژه‌ است. برای اینکه همه چیز در مسیر صحیح قرار گیرد، باید کل فرایند کاری را سازماندهی شود. بدون استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، تیم شما مستعد بروز خطا و مشکلات زیادی خواهد بود. در روش‌های سنتی، مردم وظایف و کارهای خود را به صورت دستی و نوشتاری انجام می‌دادند و این کار باعث افزایش اشتباهات و ایجاد سردرگمی در تیم می‌شد. بعدها با پیشرفت فناوری و ظهور مدیریت زمان، بهره‌وری و کیفیت کارها افزایش یافت. ابزارهای مدیریت پروژه به تیم‌ها در مدیریت، پیگیری و اصلاح پروژه‌های خود در زمان واقعی تا حد زیادی کمک کردند.

مردم نرم افزار سمین را به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه می‌شناسند. با وجود سمین می‌توان چندین پروژه را هم‌زمان مدیریت کرد و خطاها و مشکلات را تا حد زیادی کاهش داد. همچنین شما قادر خواهید بود تا از طریق یک روش آسان و مؤثر، فعالیت‌ها و روند کسب و کار خود را ساده‌تر کنید.

یکی دیگر از مزایای سمین به عنوان ابزار مدیریت پروژه این است که می‌توانید با تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های کاربران، از طریق ابزارهای مختلف کارها و پروژه‌ها را به ایشان تخصیص دهید. به این ترتیب آنها فقط می‌توانند در پروژه‌های تعیین شده مشارکت داشته باشند.

شما می‌توانید با تعریف الگوی پروژه و جزئیات مربوط به آن اعم از نحوه همکاری و ارتباطات و …، انجام امور را تسریع و تسهیل کنید. بنابراین قادر خواهید بود در کمترین زمان ممکن گزارش و نتیجه کار را دریافت کنید. این روال به شما در تصمیم‌گیری بهتر و آگاهانه کمک بسیاری خواهد کرد.

  1. پیگیری زمان

یکی از عوامل مهم برای افزایش بهره‌وری کسب و کار شما مدیریت زمان است. افزایش بهره‌وری پروژه‌ها از طریق مدیریت زمان، تا حد زیادی باعث رشد کسب و کار شما می‌شود. غفلت مدیران نسبت به پیگیری مکرر پروژه‌هاt به طور معمول موجب کاهش سرعت و دقت کارمندان در انجام وظایفشان می‌شود. این تعویق و تأخیرها می‌تواند به هر دلیلی باشد. ممکن است کارمندان به دلیل پیچیدگی در انجام برخی از پروژه‌ها با مشکل مواجه شده باشند و همین مسائل باعث کاهش بهره‌وری کسب و کار شما خواهد شد.

اینجاست که سمین برای نجات مدیران در مدیریت زمان وارد میدان می‌شود. قابلیت مدیریت زمان سمین با نظم‌‌دهی و برنامه‌ریزی زمان، تاخیرها را شناسایی کرده و از رخداد آنها جلوگیری می‌نماید. شما می‌توانید به غیر از مدیریت پروژه‌های خود، پیشرفت هر پروژه را در زمان واقعی‌اش پیگیری کنید. همچنین ساعات کارکرد هر کارمند را بسته به وظایف، دشواری پروژه و غیره تعیین و پیگیری کنید، برای این منظور سمین جدول گزارش زمانی در اختیار شما قرار می‌دهد.

بنابراین با قابلیت پیگیری زمان در سمین، می‌توانید کارهای روزانه خود را سازماندهی کرده و بهره‌وری کسب و کار را تا حد زیادی افزایش دهید.

در ضمن، سمین یک نرم افزار ابری به نام ابران دارد که بدون نیاز به سرور، می‌توانید وظایف و کارها را مدیریت و سازماندهی کنید.

  1. مدیریت منابع

مدیریت منابع شامل امکاناتی است که هر کاربر می‌تواند برای انجام هر پروژه به آن تکیه کند. با وجود مدیریت منابع شما می‌توانید بهره‌وری مدیریت پروژه خود را به حداکثر برسانید. همچنین می‌توانید نیروی کار، تجهیزات، ابزار، مواد و لوازم مورد استفاده برای هر پروژه را پیگیری کرده و نحوه کاهش بار کاری خود و کارمندان را تجزیه و تحلیل کنید.

به هنگام تخصیص پروژه و وظایف به کارمندان، مطمئناً منابع خاصی را باید صرف این کار کنید.

مدیریت منابع نرم افزار سمین یکی از ابزارهای مهم برای برنامه‌ریزی حرفه‌ای و تخصیص وظایف است. مدیریت منابع به شما این امکان را می‌دهد که حجم کاری کارکنان و افراد فعال پروژه را به گونه‌ای تنظیم نمایند که پروژه نیز طبق زمانبندی صورت گرفته، پیشرفت داشته باشد. با استفاده از ماژول مدیریت منابع سمین می‌توانید برنامه کاری آینده‌ی افراد (منابع کاری) و ظرفیت کاری آنها را مشاهده نمایید، همچنین می‌توانید زمان‌هایی را که حجم کاری منابع زیاد و یا زمان‌هایی که حجم کاری آنها کم است، مشاهده کنید و متناسب با ظرفیت‌های تعریف و تنظیم شده به منابع کاری کار تخصیص دهید.

در ادامه سه تکنیک در این خصوص مطرح شده است:

  • منابع خود را اختصاص دهید
  • منابع خود را سطح بندی کنید
  • منابع خود را تسهیل کنید

به طور خلاصه، هنگامی که از نرم افزار سمین به عنوان ابزار مدیریت پروژه خود استفاده می‌کنید، میزان موفقیت پروژه خود شما را تا حد مطلوبی افزایش می‌دهد.

  1. میز خدمت

آیا در سازماندهی اطلاعات، فرم‌ها و ساده‌سازی فعالیت‌های کسب و کار خود با مشکل روبرو هستید؟

اگر پاسخ شما مثبت است، شما به نرم افزار میز خدمت نیاز دارید. میز خدمت ارتباطات و گردش کار را ساده‌تر کرده و با گردآوری و تجمیع اطلاعات، کارمندان را نسبت به امور متمرکز و به روز می‌کند.

این ابزار به افزایش بهره‌وری کسب و کار شما کمک زیادی می‌کند و راه‌حل بسیاری از مشکلات رایج شما است. شما برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی می‌توانید تمام درخواست‌های خود را در یک پلت فرم واحد مدیریت کنید. تیم فناوری اطلاعات شما نیز می‌تواند میزان زمان صرف شده را کاهش داده و کارها را بر اساس اولویت‌بندی مشخص شده انجام دهد.

نرم افزار سمین نه تنها ابزار مدیریت پروژه و ردیابی زمان به همراه دارد بلکه یک نرم افزار میز خدمت نیز می‌باشد. این نرم افزار به شما در بهبود گردش کار و تجزیه و تحلیل روندهای فناوری اطلاعات کمک می‌کند.

نرم افزار مدیریت پروژه سمین به کاربران کمک می‌کند تا مشکلات را در کمترین زمان طبق اولویت‌بندی مشخص شده، حل کنند. مدیران می‌توانند از طریق گزارش‌های میز خدمت بینش روشنی در مورد مشکلات و مسائل، نحوه پاسخ به آنها و مدت زمان سپری شده برای مرتفع کردن مشکلات به دست آورند. 

  1. سیستم پیگیری و تنظیم وظایف

یکی دیگر از مزایای محبوب سمین قابلیت سیستم پیگیری وظایف است. شما با استفاده از این قابلیت می‌توانید وظایف را پیگیری کرده و گردش کار را مدیریت کنید. بدینصورت که تمام وظایف در یک مکان واحد تعریف می‌شوند. از سوی دیگر با تعیین مجوزها و نقش‌ها برای هر کاربر، وظایف به ایشان تخصیص داده می‌شود. به این ترتیب هر یک از کاربران تنها می‌توانند مواردی را مشاهده کنند که برای آنها مجوز دارند.

شما می‌توانید از این طریق سابقه و سیر پیشرفت وظایف را پیگیری کنید و از اشتباهات و خطاهای انسانی که در روش‌های سنتی وجود دارد فاصله بگیرید.

سخن پایانی

نرم افزار مدیریت پروژه سمین یک ابزار بسیار محبوب میان مدیران ایرانی است. زیرا مشکلات عمده‌ای که بسیاری از مشاغل با آن روبرو هستند را به راحتی حل می‌کند. این نرم افزار روندهای کاری شما را ساده کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

در نظر داشته باشید که شما با به حداقل رساندن خطاها و زمان مصرفی و به حداکثر رساندن کارایی می‌توانید تصمیمات بهتری بگیرید و سرعت رشد تجارت خود را افزایش دهید.

فاطمه مجیدی