دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟
در طی ۱۰ سال گذشته، ما شاهد تحولی بزرگ در دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) هم به عنوان یک روش اجرا و هم به عنوان یک حرفه بوده‌ایم. امروزه کسب‌وکارها در جهت حرکت به سمت تعالی سازمانی به‌دنبال بهره‌برداری بیشتر از مزایای این حوزه هستند. به‌طوری که طبق پیش‌بینی متخصصان، رشد تقاضا برای مشاغل مدیریت پروژه نسبت به سایر مشاغل در آینده پیش رو بیشتر خواهد بود.
حال سؤال اینجاست دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟
ما این سوال را با پرداختن به بیشترین سوالات رایج در خصوص EPMO، مدیریت پروژه و ابزارهای مورد نیاز برای افزایش سرمایه، پاسخ خواهیم داد. در ادامه همراه ما باشید تا نکات مختلف از تعاریف کاربردی تا تجربیات موفق قابل اجرا را با هم مرور کنیم.
دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست؟
دفتر مدیریت پروژه سازمانی، متشکل از گروهی راهبردی و اجرایی ست که به انجام پروژه‌های در دست اجرای مدیران پروژه در سازمان‌های بزرگ کمک می‌کند. این دفتر علاوه بر ارائه تاکتیک‌هایی برای افزایش بهره‌وری، کمک می‌کنند تا از سازمان‌یافته و یکدست بودن تمام جنبه‌های فنی هر وظیفه اطمینان حاصل شود.
برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌های مشترک دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) عبارت‌اند از:
- اطمینان از همسویی هزینه‌های پروژه با انتظارات
- دقت در اجرای صحیح همه پیمان‌های مرتبط با پروژه
- تطبیق دادن وضعیت و گزارش‌های مالی
- مقایسه برنامه پیش‌بینی‌شده با پیشرفت واقعی پروژه
- نظارت کامل بر تحویل‌شدنی‌ها، دریافت بازخوردها و تنظیم زمان تکمیل پروژه
- هم‌یاری و کمک کلی به مدیر پروژه
اصطلاح EPMO همچنین، برای توصیف دفاتر مدیریت برنامه یا پورتفولیو هم استفاده می‌شود. دفاتر مدیریت برنامه وظایف مشابه دفاتر مدیریت پروژه سازمانی را انجام می‌دهند، با این تفاوت که آن‌ها به‌طور هم‌زمان به همه پروژه‌ها نظارت می‌کنند. همچنین این دفاتر به‌عنوان رابط بین مدیران پروژه و سهام‌داران پروژه عمل می‌کنند و در صورت نیاز، داده‌های مفید، وضعیت به‌روزرسانی شده و گزارش‌ها را ارائه می‌دهند.
از سوی دیگر، دفاتر مدیریت پورتفولیو، دیدگاه گسترده‌تری دارند. اعضای این تیم اطمینان حاصل می‌کنند که اقدامات هر بخش با اهداف همه پروژه‌ها مطابقت داشته باشد. این دفاتر اغلب مجموعه پروژه‌ها و پورتفولیوی کل سازمان را مدیریت می‌کنند (همان‌طور که از نام آن نیز پیداست) افزون بر آن، در طول مسیر، از تیم‌های اجرایی نیز پشتیبانی می‌کنند.
تفاوت دفاتر مدیریت پروژه (PMO) و دفاتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست؟
در دهه گذشته، کسب‌وکارها مدیریت پروژه را به‌عنوان یک روش استاندارد همراه با موفقیت بزرگ آموخته و به‌کار گرفته‌اند. اما همان‌طور که این صنعت نوپا به شکوفایی خود ادامه می‌دهد، باید بفهمیم که مقصد نهایی آن کجاست؟
در حالی‌که دفاتر مدیریت پروژه (PMO) کمک بسیار زیادی به سازمان‌ها کرده است، دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) مسیری به سمت آینده است.
در میان تمام تفاوت‌هایی که دفاتر مدیریت پروژه و دفاتر مدیریت پروژه سازمانی دارند، هر دو از پیش‌زمینه کلیدی واحدی تحت عنوان «چشم‌انداز» پیروی می‌کنند. دفاتر مدیریت پروژه، به طور مستقیم بر فعالیت‌های روزانه پروژه نظارت می‌کنند. درحالی‌که دفاتر مدیریت پروژه سازمانی، نظارت کلی و سطح بالایی از پروژه انجام می‌دهند.
در واقعیت، این موضوع مشابه این است که: برای موفقیت پروژه، دفتر مدیریت پروژه تصمیم به تخصیص بودجه بیشتر می‌گیرد. درحالی‌که دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) ممکن است بر اساس این موضوع که هزینه‌های پروژه دیگر به نفع اهداف اصلی کسب‌وکار نیست، تصمیم به تنظیم مجدد و کاهش بودجه بگیرد. به‌عبارت‌دیگر، دفاتر مدیریت پروژه به دنبال دستیابی به اهداف پروژه‌های خود هستند. اما دفاتر مدیریت پروژه سازمانی به دنبال دستیابی به اهداف کسب‌وکار در سطح کلان هستند.
آیا سازمان شما به EPMO نیاز دارد؟
مویرا الکساندر در مقاله‌ای از سایت CIO توضیح می‌دهد که اثربخشی PMO با انداره‌گیری میزان تاثیر پروژه بر تحقق اهداف کسب‌وکار سنجیده می‌شود. این امر دقیقا کاری است که EPMO ها انجام می‌دهند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) به‌جای اینکه تنها به تخصیص مناسب وظایف محدود شود، یک گام فراتر نهاده و هماهنگی بین عملکرد اعضای تیم، استفاده صحیح از منابع و همسویی با اهداف تجاری را نیز مد نظر قرار می‌دهد.
اگر شرکت شما یک سازمان پروژه محور است و یا قصد استفاده از روش‌های مدیریت پروژه را دارد، شما به یک EPMO نیاز خواهید داشت. در یادداشت بعدی با ما همراه باشید تا به مزایا و چالش‌های داشتن EPMO بپردازیم.
