چرا سمین را به عنوان یک EPMO پیشنهاد می‌دهیم؟
در نوشته پیشین دانستید که EPMO، یک چارچوب مرتبط با کسب‌وکار است که با همکاری مدیران سازمان در سطح استراتژیک سازمان فعالیت می‌کند. در ادامه با مزایا و چالش‌های EPMO آشنا خواهیم شد. و در نهایت به مبحث چرایی پیشنهاد سمین به عنوان یک نر‌افزار موثر EPMO می‌پردازیم.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
مزایای EPMO چیست؟
- یک خط اتصال بین تدوین استراتژی، اجرا و سنجش اثربخشی ایجاد می‌کند.
- تلاش می‌کند تا بسیاری از روش‌های منسوخ شده نقش سنتی PMO را اصلاح کند.
- همسویی استراتژیک را نه‌فقط برای یک پروژه و در یک‌زمان، بلکه برای تمام وظایف در سراسر سازمان فراهم می‌کند.
- به ایجاد و اجرای عملیات تا زمانیکه همه پروژه‌ها به‌طور یکنواخت موفق شوند،کمک می‌کند.
- اغلب به‌عنوان یک رابط و هماهنگ کننده بین بخش‌های مختلف عمل کرده و حتی در پیچیده‌ترین پروژه‌ها برقراری ارتباطات و پشتیبانی را تضمین می‌کند.
- مانند PMO سنتی روی یک پروژه واحد کار نمی‌کند. بلکه قادر به اولویت‌بندی وظایف موجود و پیش‌بینی تقاضا برای پروژه‌های آتی است.
- می‌تواند چگونگی مدیریت پروژه‌ها، گزارش‌ها و داده‌ها را استانداردسازی کرده و با ثبت سوابق متحدالشکل به تصمیم‌گیری مدیران اجرایی کمک کند.
چالش‌های رایج EPMO کدام هستند؟
قابلیت مشاهده:
اصطلاح «قابلیت مشاهده» به میزان راحتی دسترسی اعضای تیم و ذی‌نفعان پروژه به اطلاعات و داده‌های مربوط به پروژه اشاره دارد. EPMO اغلب با گروه‌های متنوعی سروکار دارد که در سراسر کشور یا دنیا پراکنده هستند. اختلاف‌زمانی مناطق مختلف، زنجیره‌های متعدد ایمیل و لزوم به‌روزرسانی و آگاه‌سازی افرادی که از چرخه اطلاعات مورد نیازشان جا مانده‌اند، هماهنگ‌سازی اعضای پروژه با یکدیگر را چالش‌برانگیز می‌کند.
آگاه شدن از به‌روزرسانی‌های کلیدی از طریق کانال‌های قابل‌مشاهده پروژه، منجر به کاهش بازخوردهای تکراری و مشخص شدن کارهای زاید می‌شود. در نتیجه تعداد افراد بیشتری از پروژه، پیش از بروز مسائل، متوجه آن‌ها می‌شوند.
همچنین قابلیت مشاهده، با تسهیل ارتباط بین افراد، باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. برای مثال، به‌جای ارسال ایمیل یا پیام به اعضای تیم برای دریافت گزارش، ذی‌نفعان می‌توانند به سادگی به محتوای پروژه دسترسی داشته باشند و آنچه را که نیاز دارند، فوری و به‌راحتی، بدون نیاز به رفت و برگشت اطلاعات، دریافت کنند.
سلسله‌مراتب و اخذ تاییدیه
انطباق با زنجیره فرماندهی جدید در پروژه، برای تیم‌های مختلف، زمان‌بر خواهد بود. وقتی اعضای پروژه عادت به برقراری ارتباط مستقیم با مدیر اجرایی سازمان داشته و یا سیستمی بر پروژه حاکم باشد که افراد به‌صورت مستقل و جزیره‌ای فعالیت کنند، این تغیییر شیوه، حساس‌تر و مهم‌تر خواهد بود. EPMO در پروژه، به‌عنوان رابطی بین اعضای تیم و مدیران میانی سازمان عمل می‌کند. EPMO معمولاً، خودش اظهار نظر کرده و مسائل را حل می‌کند. مگر در مواردی که نیاز به اخذ تأییدیه برای کاری وجود داشته باشد. برای اینکه EPMO، نقش نقطه تعامل ارتباطات در پروژه را داشته باشد، لازم است با عناصر زیر ارتباط بگیرد:
- استراتژیست‌ها
- مدیران پورتفولیو
- مدیران برنامه
- متخصصان فناوری اطلاعات
- مدیران اجرایی
- ذی‌نفعان پروژه
اگر تیم‌ها نتوانند با سرعت و اشتیاق با فرایند جدید منطبق شوند، ممکن است در طول انتقال، موانعی ایجاد شود.
ناهماهنگی
یکی از مهم‌ترین وظایف EPMO ایجاد همسویی بین پروژه و اهداف کسب‌وکار است. این موضوع فقط به معنی برقراری ارتباط بین دو هدف و یافتن فصل مشترک بین آن‌ها نیست. بلکه لازم است مشارکت همه کارکنان، فرآیندها و ابزارهای درگیر در پروژه با اهداف سازمان هم‌راستا شوند. و فراموش نکنید که باید نرخ بازگشت سرمایه‌ای پیش‌بینی گردد که برای کل کسب‌وکار دقیق و ارزشمند باشد.
در هر زمان، ممکن است بیش از ده‌ها پروژه در حال انجام و یا متوقف‌شده وجود داشته باشد که بر هزینه‌های شرکت و بهره‌وری کلی تأثیر می‌گذارد. بنابراین، EPMO نه‌تنها باید سیستم‌های پروژه موجود را بررسی کند، بلکه باید روشی برای بررسی همسویی یا توانمندسازی دیگران برای انجام این کار از طریق دستورالعمل‌های دقیق ایجاد کند.
بهترین شیوه‌ها و چارچوب EPMO
چارچوب EMPO ایجاد هماهنگی بین برنامه و پروژه‌ها و اهداف استراتژیک کسب‌و کار است. شما چه شخصی را بکار بگیرید و یا با نرم‌افزار EMPO کار کنید لازم است موارد زیر را مد نظز قرار دهید.
- برای همه‌ی طرح‌ها، روابط و منابع پروژه روش تعاملی مشترک ایجاد کنید.
- وظایف و فازهای پروژه را به‌صورت دقیق زمان‌بندی کنید. بهترین شیوه برای دستیابی به این امر این است که کارهای انفرادی در نظر گرفته شود. ( در محاسبات آورده شود) تا درنتیجه اعضای تیم براوردی از مدت زمان لازم برای تکمیل کارها داشته باشند.
- راه‌هایی برای حذف یا کاهش ریسک‌های احتمالی پروژه با در نظر گرفتن جدول زمانی، بودجه و ابزارهای بصری بیابید.
- برای ریسک‌های احتمالی منابع کافی تخصیص دهید. به‌طوری‌که چالش‌های پیش‌بینی‌نشده باعث توقف/ براندازی کل پروژه نشود.
- جمع‌آوری، سازمان‌دهی و تحلیل داده‌های کلیدی را خودکار کرده تا همه اعضا سازمان بتوانند از دانش پروژه‌ها استفاده کنند.
- برنامه جامع ارتباطی تهیه کنید. این کار دریافت تأییدیه‌ها، به‌روزرسانی وضعیت وظایف و نحوه مشارکت و ارتباط بین اعضای تیم پروژه را تسهیل می‌کند.
- به ایجاد الگوهایی خارج از پروژه‌ها، فازها و وظایف تکراری موفق آمیز عادت کنید تا بتوان از آن‌ها برای ساده‌سازی برنامه‌ریزی در آینده استفاده کرد.
- محل ذخیره‌سازی منحصری برای اسناد و محتوای پروژه (صورت‌جلسات، اطلاعات بازاریابی و …) ایجاد کنید.
- گردش کار و فرآیندهایی را تعیین کنید تا اثربخشی انجام کار اعضای پروژه را افزایش دهد.
چرا از سمین به‌عنوان EPMO استفاده کنید؟
سمین تجربه کمک به سازمان‌ها برای غلبه بر چالش‌های رایج مدیریت پروژه، از جمله تمامی مسئولیت‌های پیچیده‌ای که مدیران پروژه EPMO به‌صورت روزانه با آن‌ها سروکار دارند، را دارد.
سوال اینجاست که سمین چگونه اینکار را انجام می‌دهد؟ این سوال از جنبه‌های زیر قابل‌بررسی است:
- سمین ارتباطات بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند. سمین با قابلیت ارسال پیام در پلتفرم، داشتن تالارهای گفتگو، ثبت سابقه مکالمات ذیل هر کار، محیطی برای همه بخش‌های مرتبط با پروژه ایجاد می‌کند تا اعضا بتوانند در آن به‌راحتی با یکدیگر تعامل و ارنباط داشته باشند. همچنین سایر ویژگی‌ها مانند دریافت هشدار برای شروع کارهای وابسته، وقتی که نوبت به فرد بعدی در زنجیره کار می‌رسد،کار را برای اعضای تیم تسهیل می‌کند.
- سمین اهداف پروژه را هم‌تراز می‌کند. امکانات بصری پروژه و ایجاد شفافیت در اهداف تخصیص یافته، مدیریت کل اکوسیستم پروژه‌های شرکت شما را بصورت یکجا تسهیل می‌کند.
- سمین باعث تخصیص منابع بصورت موفقیت‌آمیز در سازمان می‌شود. منابع سمین این امکان را به شما می‌دهد که به کل منابعی که سازمان باید در سراسر پروژه مصرف می‌کند، به‌صورت جامع و در یک نمای کلی نگاه کنید.همچنین می‌توان از سمین برای محاسبه جزئیات مهم اما کوچک مثل میزان دسترس‌پذیری هر یک از اعضا تیم استفاده کرد بررسی مواردی مانند اینکه حجم کار مورد نیاز هر یک از اعضا برای تکمیل پروژه چقدر است؟ عدم حضور هر یک از اعضا چه تاثیری بر روی زمان‌بندی پروژه می‌گذارد؟
- سمین به ردیابی مهلت سررسید کارها و دستیابی به آن‌ها کمک می‌کند. مدیران پروژه EPMO می‌توانند برای کل پروژه‌ها، مراحل پروژه و حتی وظایف افراد ضرب‌الاجل تعیین کنند. و با ابزارهای بصری مانند نمودار گانت، اعضای تیم می‌توانند به‌روزرسانی‌های وظایف محوله خود را با یک نگاه سریع بفهمند.
