مدیریت فرآیند

فیلدهای سفارشی، فیلدهایی هستند که به صورت پیش‌فرض در سامانه وجود ندارند و برای ثبت داده‌های مشخص، جمع آوری اطلاعات خاص و تسهیل گزارش‌گیری‌ها کاربرد دارند. امکان ساخت فیلدهای سفارشی بر روی موجودیت‌های مختلف نرم افزار وجود دارد.

جهت مدیریت فیلدهای سفارشی مسیر زیر در دسترس است:

• منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی فیلدهای سفارشی

با کلیک بر روی دکمه‌ی فیلدهای سفارشی صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که لیستی از فیلدهای سفارشی که تاکنون در نرم افزار ایجاد شده است را نمایش می‌دهد.

ایجاد فیلد سفارشی

در صفحه‌ای که لیست فیلدهای سفارشی برای شما نمایش داده می‌شود، دکمه‌ی سبز رنگ فیلد سفارشی جدید قابل مشاهده است. با کلیک بر روی آن صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که از طریق آن می‌توانید موجودیتی که می‌خواهید فیلد سفارشی بر روی آن موجودیت ایجاد شود، انتخاب نمایید، سپس با کلیک بر روی دکمه‌ی بعدی، فرم ایجاد فیلد سفارشی با فیلدهای زیر نمایش داده می‌شود:

نام: عنوانی است که می‌خواهید برای فیلد سفارشی ثبت نمایید و فیلد سفارشی با این نام در فرم/ فرم‌های موردنظرتان نمایش داده‌خواهد شد. تنها فیلد اجباری است.

قالب: از طریق این فیلد می‌توانید نوع قالب فیلد سفارشی را تعیین نمایید. هر نوع قالب تغییراتی را در فرم فیلد سفارشی به وجود می‌آورد که به صورت جزئی آنها را بررسی خواهیم کرد. در ادامه به بررسی قالب‌های فیلد سفارشی می‌پردازیم.

حداقل – حداکثر طول: کمترین و بیشترین مقدار فیلد سفارشی را مشخص می‌کند (عدد صفر بیانگر این است که هیچگونه محدودیتی وجود ندارد).

ویرایشگر پیش فرض: با فعال نمودن این گزینه می‌توانید مقادیر فیلدهای سفارشی را مشاهده و ویرایش نمایید.

مقدار پیش‌فرض: این فیلد برای تعیین مقادیر پیش فرض فیلد سفارشی بکار می‌رود.

مقادیر ممکن: از طریق این فیلد می‌توانید تمامی مقادیری که فیلد سفارشی می‌تواند داشته باشد را ثبت نمایید (باید توجه داشته باشید که هر مقدار در یک خط می‌بایست ثبت گردد، در واقع پس از ثبت کردن هر مقدار، بر روی دکمه‌ی Enter کلیک نمایید تا در خط بعد مقدار بعدی را ثبت نمایید).

مقادیر چندگانه: این فیلد تعیین کننده‌ی مقادیر برای فیلدهایی است که همزمان چند مقدار می‌توانند داشته باشند.

لینک به  URL: با مشخص کردن آدرس در این فیلد، مقدار فیلد سفارشی به صفحه‌ی مشخص شده مرتبط می‌شود.

الزامی: با فعال نمودن این گزینه، فیلد سفارشی که در حال ایجاد آن هستید می‌بایست حتما در هر فرمی که قرار می‌گیرد، تکمیل شود.

استفاده در فیلترها: با انتخاب این گزینه، امکان گزارش‌گیری بر اساس فیلدهای سفارشی فراهم می‌شود. فیلتر کردن و در نهایت گزارش‌گیری تنها فیلدهای سفارشی را در بر نمی‌گیرد، هم چنین برای پروژه‌ها، مایلستون‌ها، کاربران و گروه‌ها هم در دسترس است.

نمایش در بیشتر: این گزینه برای فیلدهای سفارشی از نوع کار فعال است. در صورت انتخاب این گزینه، در هنگام ویرایش کار، فیلد مربوطه در قسمت اطلاعات بیشتر قابل رویت و ویرایش است.

برای همه پروژه‌ها: از طریق این فیلد می‌توانید تعیین نمایید که آیا فیلد سفارشی باید برای همه پروژه‌ها در دسترس/ فعال باشد. این گزینه فقط برای موجودیت کار بکار گرفته می‌شود و درصورتی ‌که انتخاب نشود، مدیران پروژه فیلد سفارشی را برای پروژه‌های مشخص در بخش پروژه‌ها می‌توانند فعال نمایند.

جستجو پذیر: با فعال نمودن این گزینه، بر روی فیلد سفارشی قابلیت جستجو کردن فعال خواهد شد.  این چک باکس فقط برای موجودیت‌های پروژه‌ و کار در دسترس است.

اطلاع رسانی ایمیلی: فعال نمودن این گزینه، موجب می‌شود که هر گونه تغییری بر روی فیلد سفارشی ایجاد شود، آگاه‌سازی ایمیلی ارسال خواهد شد.

قالب فیلدهای سفارشی

قالبی که برای فیلدهای سفارشی انتخاب می‌نمایید تعیین کننده و محدود کننده‌ی نوع داده‌های ورودی به فیلد سفارشی است. همچنین استفاده از قالب‌های فیلد سفارشی موجب سهولت در ورود اطلاعات می‌شود. البته لازم به ذکر است همه قالب‌های فیلد سفارشی در همه‌ی قسمت‌های نرم افزار قابل استفاده نیستند. در زیر به قالب‌های موجود برای ایجاد فیلد سفارشی اشاره می‌شود:

متن: با انتخاب این نوع قالب می‌توانید هر نوع کاراکتری را در فیلد ایجاد شده ثبت نمایید.

متن طولانی: این قالب بسیار شبیه مورد قبلی است، تنها تفاوت این است که قالب “متن” محدودیت تعداد کاراکتر دارد در حالی که در این قالب هیچ محدودیتی وجود ندارد.

عدد صحیح: در صورت انتخاب این قالب، فیلد سفارشی فقط اعداد صحیح را قبول می‌کند. انتخاب حداقل و حداکثر اندازه برای فیلدهای این قالب، امکان پذیر می‌باشد (مثلاً فقط مقادیر مثبت).

شناور: در صورت انتخاب این قالب، فیلد سفارشی فقط اعداد اعشاری را قبول می‌کند و همچنین امکان انتخاب حداقل و حداکثر اندازه را نیز در بر می‌گیرد.

فهرست: این قالب برای مواردی کاربرد دارد که از طریق فیلد سفارشی کاربر می‌بایست یکی از مقادیر پیش فرض را انتخاب نماید. به عنوان مثال، در فیلد سفارشی انتخاب نوع کالا (کالای مصرفی یا سرمایه‌ای) یکی از گزینه‌های مصرفی یا سرمایه‌ای می‌بایست انتخاب شود. با انتخاب این فیلد، فیلدهای مقادیر ممکن و چندگانه به فرم ایجاد فیلد سفارشی اضافه می‌شود.

تاریخ: این قالب زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بخواهید مقادیری که در فیلد سفارشی ثبت می‌کنید، از جنس تاریخ باشد. در کنار فیلدی که با این قالب ایجاد می‌شود، آیکون تقویم نیز وجود دارد.

بولی: این قالب برای ایجاد فیلدهایی کاربرد دارد که در آنها نیاز به انتخاب گزینه‌های بله و خیر است. با سه روش می توان فیلدهای سفارشی با این قالب را نمایش داد:

• چک لیست
• دکمه های رادیویی
• لیست کشویی

کاربر: در صورت انتخاب این قالب، منویی که شامل لیستی از اعضای پروژه است، نمایش داده می‌شود که انتخاب یک یا چند نفر از اعضای پروژه به عنوان مقادیر فیلد سفارشی به کار می‌رود.

مایلستون: این قالب، شبیه قالب کاربر است. عناصر ورودی این قالب، به‌صورت لیستی ارائه می‌شود، که مایلستون‌های پروژه را در بر می‌گیرد. مشابه قالب کاربر، قابلیت چند انتخابی را نیز دارد.

افزایش خودکار:  این قالب یک فیلد سفارشی عددی با مقدار پیشفرض است که به صورت خودکار و با فاصله‌ی ۱ واحدی افزایش می‌یابد. برای پروژه ها و فرایندها قابل فعالسازی است و مقدار پیش فرض آن و همچنین حداکثر مقدار آن قابل تنظیم است. با انتخاب هر دو گزینه‌ی پروژه و فرایند مقدار عددی آنها وابسته به هم افزایش می‌باید.

انتخاب کشور:  با انتخاب این قالب، لیست تمامی کشورها در فیلدی که ایجاد می‌نمایید قابل نمایش و انتخاب است.

آدرس – نقشه: با انتخاب این قالب می توانید در فیلد سفارشی ایجاد شده آدرس ثبت نمایید.

ایمیل: با انتخاب این قالب، حتما باید فیلد سفارشی ایجاد شده با قالب ایمیل تکمیل گردد.

جستجو: در صورتی که قالب فیلد سفارشی را از نوع جستجو انتخاب نمایید فیلدی به نام موجودیت نمایش داده می‌شود که می‌توانید انتخاب نمایید، جستجو بر روی چه موجودیتی صورت پذیرد. همچنین پس از انتخاب موجودیت، فیلد خصوصیت نمایش داده می‌شود که از طریق این فیلد می‌توانید انتخاب نمایید، که چه خصوصیتی از موجودیت انتخاب شده مورد جستجو قرار گیرد.

در این قسمت موجودیت‌های مختلفی وجود دارد که شامل موارد ذیل است:

• مایلستون‌ها
• مخاطبین
• مستندات
• موارد بازاریابی
• پروژه‌ها
• کاربران
• کارها
• گروه‌ها

درخت مقادیر: با انتخاب این قالب می‌توانید مقادیری که برای فیلد در بخش مقادیر ممکن ثبت می‌نمایید به صورت درختی تعریف نمایید (نمایش به صورت درختی) و همچنین می‌توانید چند مقدار را به صورت همزمان انتخاب نمایید.

فیلد محاسباتی: با انتخاب این قالب برای فیلد سفارشی، مقادیر مربوط به فیلد سفارشی از فیلدهای دیگر محاسبه خواهد شد. در فیلد شناسه، رابطه‌ی بین فیلدها مشخص می‌شود.

لینک: فیلدی که قالب لینک دارد مقدار آن به صورت لینک نمایش داده می‌شود که با استفاده از لینک می‌توانید به صورت مستقیم به آدرس موردنظر وصل شوید.

کلید/ فهرست مقدار: این نوع قالب مانند قالب فهرست است با این تفاوت که در صورتی که بخواهید تغییری در مقادیر ایجاد نمایید مقادیر ثبت شده‌ی قبلی نیز متناسب با مقادیر جدید بروزرسانی خواهند شد در صورتی که در قالب فهرست با تغییر مقادیر، مقادیر ثبت شده‌ی قبلی تغییری نخواهد کرد. قالب کلید/ فهرست مقدار جهت ایجاد فیلدهای وابسته مورد استفاده قرار می گیرد. به اینصورت که می‌بایست قالب فیلد موردنظر را بر روی کلید/ فهرست مقدار تنظیم نمایید. همچنین می‌بایست سطح فیلدی را که در حال ایجاد آن هستید، تعیین و سپس ذخیره نمایید (به عنوان مثال هنگام ایجاد فیلدهای وابسته‌ی کشور، استان و شهر، فیلد کشور سطح ۱،فیلد استان سطح ۲  و فیلد شهر سطح ۳ محسوب می‌گردد). پس از ذخیره‌سازی امکان مقداردهی به هر یک از این فیلدها مطابق تصویر ممکن می‌گردد.

فهرست وابسته:برای ایجاد فیلدهای وابسته می‌بایست از قالب‌های فهرست و فهرست وابسته استفاده نمایید که در پست فیلدهای سفارشی وابسته به صورت مجزا نحوه‌ی ایجاد این فیلدها توضیح داده شده است.

در ادامه موجودیت‌ها یا ماژول‌هایی معرفی می‌شود که می‌توانید بر روی آنها فیلد سفارشی ایجاد نمایید.

• اسناد
• فعالیت‌ها (ثبت زمان)
• الگوهای پروژه‌ها
• مایلستون‌ها
• اولویت کارها
• مخاطبین
• حقوق ماموریت
• موارد بازاریابی
• هزینه‌های ماموریت
• هزینه‌های برنامه‌ریزی شده
• پایگاه دانش
• هزینه‌های واقعی
• درآمد‌های واقعی
• پروژه‌ها
• درآمدهای برنامه ریزی شده
• کاربران
• دسته بندی اسناد
• کارها
• زمان‌های ثبت شده
• گروه مخاطبین
• صورت حساب‌ها
• گروه‌ها
• فایل‌ها

 

برخی نکات پیرامون فیلدهای سفارشی

• در صورتی که قالب فیلد سفارشی از نوع بولی و مدل نمایش آن چک لیست باشد و هیچ گزینه‌ای انتخاب نگردد، ارزش صفر که معادل گزینه‌ی خیر است، به عنوان مقدار فیلد لحاظ خواهد شد.
• فیلد سفارشی با قالب کاربر فقط بر روی موجودیت‌های مرتبط با پروژه مانند کارها، زمان صرف شده، مایلستون‌ها، اسناد و پروژه‌ها به درستی کار می‌کند و چنانچه بر روی موجودیتی غیر از موارد ذکر شده فیلد سفارشی با قالب کاربر ایجاد نمایید اعضای پروژه قابل نمایش نمی‌باشند، در این صورت می‌بایست فیلد سفارشی با قالب جستجو به جای قالب کاربر ایجاد نمایید.
• زمانی که قالب فیلد سفارشی را از نوع فهرست مقادیر انتخاب می‌نمایید ابتدا می‌بایست فیلد سفارشی را که در حال ایجاد آن هستید بدون ثبت مقادیر ذخیره نمایید، سپس گزینه‌ی ویرایش مقادیرِ ممکن فعال خواهد شد که می‌توانید مقادیر موردنظر را ثبت نمایید.