هر یک از کاربرانی که در پروژه عضو می‌شوند باید دارای نقش نیز باشند. در نرم افزار امکان تخصیص چند نقش به یک کاربر وجود دارد که در اینصورت اجتماع دسترسی‌های کاربر موردنظر در هر یک از نقش‌ها به عنوان دسترسی‌های آن کاربر در نظر گرفته می‌شود. همچنین یک فرد در پروژه‌های مختلف می‌تواند نقش‌های مختلفی داشته باشد. به منظور تنظیم این دسترسی‌ها مسیر زیر وجود دارد.
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی نقش‌ها و دسترسی‌ها- دکمه ی نقش جدید
در این مسیر می‌توانید تمامی دسترسی‌هایی که در نرم افزار می‌توان به یک کاربر تخصیص داد، مشاهده نمایید. این دسترسی ها عبارتند از:
دسترسی‌های نقش به صورت عمومی
در این بخش دسترسی‌های کلی به نرم افزار قابل تنظیم است. در واقع کاربر اگر در یکی از پروژه‌ها این نقش را داشته باشد، در تمامی بخش‌های نرم افزار به موارد مشخص شده دسترسی خواهد داشت (عضویت به پروژه خاصی لازم نیست). این دسترسی‌ها از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌شود.
پروژه: می توانید برای کاربر دسترسی ایجاد، حذف و ویرایش پروژه را فعال نمایید.
برد چابک: می‌توانید تعیین نمایید که چه کاربرانی می‌توانند دسترسی ایجاد و مدیریت بردهای کانبان و اسکرام را داشته باشند.
هشدارها: تعیین می‌نمایید که کاربران شما چه کارهایی ( ایجاد، مدیریت، حذف و …) در بخش هشدارها می‌توانند انجام دهند.
حضور و غیاب: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که چه کاربرانی می‌توانند اطلاعات حضور و غیاب خود یا سایر کاربران را ببینند، حذف یا ویرایش نمایند.
بودجه: می‌توانید تعیین نماید که کاربر علاوه بر دیدن بودجه، قادر به ایجاد درآمد، هزینه و سایر تنظیمات مربوط به بودجه باشد.
بازاریابی: می‌توانید کاربری را که می‌خواهید دسترسی به موارد بازاریابی داشته باشد، تعیین نمایید و اهداف کاربری حوزه‌ی بازاریابی را نیز مدیریت نماید.
چت: در این بخش تعیین می‌نمایید که آیا کاربر دسترسی استفاده از چت درون نرم افزار را داشته باشد یا خیر.
مخاطبان: در این بخش تعیین می‌نمایید که آیا کاربر می‌تواند دسترسی دیدن و مدیریت مخاطبان را داشته باشد یا خیر.
گانت چارت و مدیریت منابع: می‌توانید دسترسی دیدن و مدیریت منابع بر روی گانت چارت را به کاربر ارائه دهید.
میز امداد: تمامی دسترسی‌های مربوط به مدیریت میز امداد از این بخش قابل تنظیم است.
پایگاه دانش: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که چه کاربرانی می‌توانند دسترسی دیدن، ایجاد، ویرایش و یا حذف پست‌های دانشی را داشته باشند.
تقویم کاری: از طریق این بخش می‌توانید به کاربر دسترسی دیدن و ویرایش تقویم کاری را ارائه دهید.
جدول حقوق و دستمزد: از طریق این بخش می‌توانید به هر کاربر دسترسی دیدن جدول حقوق و دستمزد و نرخ‌های داخلی و خارجی را ارائه دهید.
برآورد هزینه پروژه: در این بخش می‌توانید دسترسی حذف یا ایجاد کار به/ از برآورد هزینه‌ی پروژه، را به کاربر ارائه دهید.
زمان ثبت شده: از طریق این بخش می‌توانید دسترسی ثبت زمان برای خود یا سایر کاربران، دیدن زمان‌های ثبت شده خود یا سایر کاربران، ویرایش، تایید یا رد آنها را به کاربر ارائه دهید.
تایم شیت: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که آیا کاربران می‌توانند دسترسی مشاهده‌ی تایم شیت خود را داشته باشند یا خیر.
یاد آور: می‌توانید دسترسی مشاهده‌ی لیست کارهایی که می‌بایست توسط کاربر انجام شود را جهت مشاهده در نوار کناری صفحه‌ی شخصی کاربر، برای کاربر فعال نمایید.
دیگر دسترسی‌ها: در این بخش دسترسی‌هایی از قبیل امکان ویرایش صفحه‌ی شخصی، ماژول مدیریت منابع و … وجود دارد.
دسترسی‌های پروژه
برای دسترسی به مواردی که در این قسمت وجود دارد باید کاربر عضو پروژه باشد. در این قسمت دسترسی‌های مختلفی که در قسمت پروژه‌ها وجود دارد مورد بررسی قرار می‌گیرد. بخشی از این دسترسی‌ها عبارتند از:
پروژه: در این بخش تمامی دسترسی‌های لازم جهت ویرایش پروژه قابل مدیریت و اعمال است.
پیوست‌ها: در این بخش دسترسی‌های مربوط به پیوست‌های کارهای یک پروژه قابل تنظیم است.
خطوط مبنا: از طریق این بخش می‌توانید به کاربر اجازه‌ی دیدن خطوط مبنا یا مدیریت آنها را ارائه دهید.
بودجه: از طریق این بخش تمامی دسترسی‌های مربوط به برنامه‌ریزی بودجه، هزینه‌ها و درآمدهای برنامه‌ریزی شده/ واقعی قابل تنظیم و ارائه است.
CRM: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که اگر کاربری می‌تواند موارد بازاریابی را مشاهده کند، دسترسی مدیریت آنها را نیز داشته
باشد.
تقویم: تنظیم نمایید که چه کسانی می‌توانند تقویم را مشاهده نمایند.
چک لیست: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر دسترسی ایجاد، حذف، ویرایش و تغییر چیدمان آیتم‌های چک لیست را داشته باشد.
مدیریت اسناد: در این بخش می‌توانید دسترسی‌های مربوط به دیدن، افزودن و حذف اسناد را به کاربر ارائه دهید.
فایل‌ها: در این بخش می توانید تعیین نمایید که کاربر دسترسی دیدن و مدیریت فایل‌های پروژه را داشته باشد.
ارزش حاصله (EVM): در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر می‌تواند دسترسی دیدن و ویرایش ارزش‌ها در ماژول مدیریت ارزش بدست آمده (EVM) را داشته باشد.
مدیریت رویدادهای SLA: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر دسترسی دیدن و مدیریت سطح خدمت قابل ارائه را داشته باشد.
میز امداد: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر به ماژول میز امداد دسترسی داشته باشد.
برد کانبان: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر دسترسی دیدن و ویرایش برد کانبان را داشته باشد.
پایگاه دانش: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که کاربر دسترسی دیدن و مدیریت پست‌های دانشی بر روی پروژه را داشته باشد.
اخبار: در این بخش می‌توانید به کاربر دسترسی دیدن، افزودن و مدیریت ماژول اخبار بر روی پروژه را ارائه دهید.
برآورد هزینه پروژه: از طریق این بخش می‌توانید تعیین نمایید کاربر دسترسی دیدن هزینه‌ی پروژه را داشته باشد.
برنامه ریزی سریع پروژه: با فعال نمودن این بخش می‌توانید به کاربر دسترسی برنامه ریزی سریع پروژه را ارئه دهید.
برد اسکرام: از طریق این بخش می‌توانید به کاربر دسترسی دیدن، ویرایش و مدیریت برد اسکرام بر روی پروژه را ارائه دهید.
زمان ثبت شده: در این بخش می‌توانید به کاربر دسترسی دیدن و ویرایش زمان‌های ثبت شده بر روی فعالیت‌های پروژه را دهید.
پیگیری کارها: در این بخش می‌توانید دسترسی‌های مربوط به دیدن، ایجاد، ویرایش، حذف و … کارها را برای کاربر تنظیم نمایید.
برخی نکات
- در صفحه‌ی نقش‌ها و دسترسی‌ها، تمامی نقش‌هایی که در نرم افزار ایجاد شده است نمایش داده می‌شود همچنین نقش‌های غیر عضو و نا‌شناس نیز در این صفحه وجود دارد که این نقش‌ها در واقع مجازی هستند. بدین معنا که آنها در حقیقت در پایگاه داده وجود ندارند، بنابراین نمی‌توانید آنها را دوباره نامگذاری یا حذف نمایید، همچنین ترتیب آنها را نیز نمی‌توانید تغییر دهید. نقش غیر عضو برای کاربرانی به کار می‌رود که عضو پروژه نیستند و نقش نا‌شناس برای کاربرانی است که به نرم افزار وارد نشده‌اند.
- در صفحه‌ی نقش‌ها با استفاده از ویژگی Darg & Drop می‌توانید ترتیب چیدمان و نمایش نقش‌ها را تغییر دهید.