برای ایجاد و تنظیم جریان‌های کاری و دسترسی‌ها، برای هریک از فرآیندهای ایجاد شده در نرم افزار، از طریق صفحه‌ی گردش کار و تب‌های مختلف آن می‌توانید این تنظیمات را انجام دهید. به عبارت دیگر در این صفحه می‌توانید تعیین نمایید که هر نقش، هر وضعیت کار را به چه وضعیت‌هایی می‌تواند تغییر دهد.
از مسیر زیر می‌توانید به صفحه‌ی گردش کار جهت انجام تنظیمات دسترسی داشته‌باشید:
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی گردش کار
تنظیمات گردش کار در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی گردش کار صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای تب‌های زیر است:
تب تغییر در وضعیت کارها
با انتخاب یک نقش در این تب می‌توانید تعیین و تنظیم نمایید که این نقش چه تغییراتی می‌تواند بر روی کارِ فرایند موردنظر انجام دهد. بنابراین از فیلد نقش، نقش موردنظر و از فیلد فرایند، فرایند موردنظر را انتخاب و سپس بر روی دکمه‌ی ویرایش کلیک نمایید.
تنظیمات وضعیت های کار بر روی گردش کاری در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی ویرایش جدولی نمایش داده می‌شود که در ستون سمت راست آن می‌توانید وضعیت اولیه کارها و در ردیف‌ها، وضعیت‌های هدف را مشاهده نمایید. به عبارت دیگر با انتخاب هر یک از چک باکس‌های جدول می‌توانید تعیین نمایید که وضعیت‌ها از ستون سمت راست به چه وضعیت‌هایی در یک ردیف می‌توانند تغییر یابند (فعال نمودن هر یک از چک باکس‌ها بیانگر وضعیت مجاز برای کار موردنظر بر روی فرایند انتخاب شده است).
اولین سطر از جدول برابر با کار جدید است که در این سطر می‌توانید وضعیت پیشفرض را به تفکیک هر نقش تعیین نمایید. در صورت عدم تعیین وضعیت خاصی در این قسمت، وضعیت پیشفرض برای نقش موردنظر، وضعیت پیشفرض فرآیند خواهد بود.
جدول به سه بلوک تقسیم می‌شود این بلوک‌ها عبارتند از:
بلوک بالایی بیانگر تنظیماتی مربوط به کارهایی است که به کاربر واگذار شده یا آن‌ها را ایجاد کرده است.
بلوک دوم مربوط به کارهایی است که کاربر آن‌ها را ایجاد کرده است.
بلوک سوم نیز مربوط به کارهایی است که به کاربر واگذار شده است. لازم به ذکر است که به طور پیشفرض بلوک دوم و سوم بسته است.
بلوک های تنظیمات گردش کار در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
فقط وضعیت هایی که در این فرایند بکار گرفته شده اند، نمایش داده شود: فعال نمودن این گزینه باعث می‌گردد که فقط وضعیت‌هایی در جدول نمایش داده شود که در فرایند انتخاب شده، بکار گرفته شده‌اند.
تب دسترسی به فیلدهای کار
با استفاده از این تب می‌توانید به فیلدهای مختلف، در وضعیت‌های مختلف، به تفکیک هر نقش و فرایند دسترسی داشته باشید. لازم به ذکر است فیلدها شامل فیلدهای استاندارد و فیلدهای سفارشی است. پس از انتخاب نقش و فرآیند با کلیک بر روی دکمه ویرایش، فرم زیر نمایش داده می‌شود.
تنظیمات دسترسی به فیلدهای استاندارد و سفارشی تعریف شده بر روی کار در نرم افزار سمین
- با استفاده از این فرم می‌توانید دسترسی‌ها به فیلدهای استاندارد و سفارشی را تنظیم نمایید.
- در صورتی که علامت ستاره در مقابل فیلدی وجود داشته باشد، آن فیلد الزامی است و فارغ از نوع نقش باید حتماً تکمیل شود.
- فیلدهای بدون ستاره را می‌توانید با یکی از وضعیت‌های فقط خواندنی، الزامی یا دسترسی کامل (با خالی گذاشتن آن) تنظیم نمایید.
فقط خواندنی: اگر این گزینه را برای فیلدی انتخاب نمایید در صورتی‌که کار با فرآیند ارتباط داشته باشد، کاربر با هر نقشی که به این فرآیند مرتبط است، نمی‌تواند مقادیر این فیلد را تغییر دهد.
الزامی: اگر این گزینه را برای فیلدی انتخاب نمایید، فیلد برای کاربرانی که نقششان با این فیلد مرتبط است و کارهایی که با فرآیند مطابقت دارد الزامی می‌شود. مشابه تغییر در وضعیت‌ها در صورتی که دسترسی فیلدها از قبل تنظیم شده باشد، با زمینه رنگی در سلول‌های متناظر نمایش داده می‌شوند (فیلدهایی که بصورت پیش فرض الزامی هستند با ستاره مشخص می‌شوند. فیلدهایی که الزامی نیستند گزینه الزامی را هم دارند).
تب دسترسی به فیلدهای بازاریابی
با کلیک بر روی این تب صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که تمامی فیلدهای سفارشی تعریف شده برای موارد بازاریابی در آن قابل مشاهده و تنظیم است. در این صفحه می‌توانید نوع دسترسی به فیلدها را به تفکیک وضعیت‌های مختلف تنظیم نمایید.
تنظیمات دسترسی به فیلدهای بازاریابی در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
برخی نکات:
- هنگامی که می‌خواهید یک کار تعریف شده روی یک فرایند را از پروژه‌ای به پروژه‌ی دیگر که فرایند بر روی آن فعال نیست، منتقل نمایید، فرایندِ کار در پروژه‌ی جدید به صورت خودکار به به اولین فرایندی که در لیست فرایندهای پروژه تعریف شده است، تغییر خواهد یافت.
- زمانی که گزینه‌ی ” با بسته شدن کار پدر، زیرکارها نیز بسته شوند” فعال باشد، هر وضعیتی که برای کار پدر بکار گرفته شود برای زیرکارهای آن نیز فعال می‌شود، حتی اگر وضعیت زیرکارها در تنظیمات گردش کاری غیرفعال شده باشد.