مدیریت کارها

در این بخش به تمامی مواردی اشاره خواهد شد که  از طریق آنها می‌توان در نرم افزار سمین کارها را مدیریت (ایجاد، ویرایش، حذف) کرد. کارها در نرم‌افزار سمین می‌توانند به عنوان جزئی از یک پروژه و در واقع فعالیت‌هایی که باید در یک پروژه صورت گیرند، باشند. همچنین فعالیت‌های اداری و جاری سازمان نیز می‌توانند به عنوان کار در نرم افزار ثبت و پیگیری شوند.

در ابتدا به تمامی روش‌هایی اشاره خواهد شد که می‌توانید با استفاده از آنها در نرم افزار سمین کار ایجاد نمایید.

ایجاد کار

برای ایجاد کار در نرم افزار سمین روش‌های زیر وجود دارد:

روش ۱: :منوی بالای صفحه

اگر شما جز کاربرانی در نرم افزار هستید که دسترسی ایجاد کار به شما داده شده است براحتی می‌توانید از مسیر زیر به ایجاد کار در نرم افزار اقدام نمایید.

• منوی کارها- دکمه‌ی کار جدید

روش ۲: دکمه‌ی ایجاد کار در صفحات مختلف پروژه

اگر شما جز کاربرانی در نرم افزار هستید که دسترسی ایجاد کار در پروژه‌ موردنظر به شما داده شده است براحتی می‌توانید از مسیر زیر به ایجاد کار اقدام نمایید.

• پروژه‌ی موردنظر- دکمه‌ی ایجاد کار

لازم به ذکر است که دکمه‌ی ایجاد کار در صفحات مختلف پروژه قابل مشاهده و دسترسی است.

روش ۳:دکمه‌ی برنامه‌ریزی سریع

در صورتی که ماژول برنامه‌ریزی سریع در پروژه‌ی موردنظر فعال شده‌باشد و دسترسی ایجاد سریع کار نیز برای کاربر موردنظر فعال شده باشد. امکان ایجاد کار از طریق دکمه‌ی برنامه‌ریزی سریع وجود دارد.

روش ۴: با استفاده از کلیدهای ترکیبی

برای ایجاد کار می‌توانید از ترکیب کلیدهای Alt+Shift+N استفاده نمایید.

روش ۵: ایجاد کار در صفحه‌ی گانت چارت

از طریق تب گانت چارت فعال بر روی هر پروژه نیز به صفحه‌ی گانت چارت پروژه انتقال داده می‌شوید. در این صفحه نیز می‌توانید نسبت به ایجاد کار اقدام نمایید.

چنانچه از هر یک از روش‌های ذکر شده اقدام به ایجاد کار نمایید صفحه‌ای با فیلدهای زیر که بعنوان فرم ایجاد کار در نرم افزار می‌باشد، قابل مشاهده خواهد بود:

عنوان کار: ایده اصلی را راجع به کار بیان می‌کند و مانند موضوع ایمیل، باید خلاصه بوده و مبهم و طولانی نباشد. چون فرآیند و عنوان کار (در کنار شناسه عددی منحصر به فرد) برای کاربران در صفحات نرم افزار نمایان است، بنابراین انتخاب عنوانی مناسب برای کار بسیار مهم است.

توضیحات کار: در بخش توضیحات می‌توانید در صورت لزوم توضیحات بیشتری پیرامون کار و هدف از ایجاد آن ثبت نمایید. همچنین می‌توانید متن را قالب بندی کنید و با کلیک کردن بر روی لینک قالب‌بندی متن از امکانات بیش‌تری استفاده کنید.

واگذار شده به: از طریق این فیلد می‌توانید کاربری را که می‌خواهید کار موردنظر را به وی واگذار نمایید، انتخاب کنید. در این فیلد تنها امکان انتخاب اعضایی از پروژه که قابلیت واگذاری فعالیت را دارند، وجود دارد. این بدین معنا است که اگر شما می‌خواهید کاری را به کسی واگذار کنید باید اول آن شخص را به عنوان یک عضو به آن پروژه اضافه کنید.

وضعیت: این فیلد وضعیت کار در فرآیند مربوطه را نشان می‌دهد. در واقع از طریق این فیلد می‌توانید تعیین نمایید که کار موردنظر با چه وضعیتی ایجاد و به کاربر/ کاربران واگذار شود (وضعیت‌های قابل انتخاب و یا پیشفرض در این فیلد براساس تنظیمات فرایند فعال بر روی کار موردنظر است).

اولویت: از طریق این فیلد می‌توانید میزان اهمیت و اولویت انجام کار را تعیین نمایید (مقادیر فیلد اولویت از مسیر مدیریت سامانه- دکمه‌ی دسته‌بندی‌ها و مقادیر قابل تنظیم است).

تاریخ شروع: از طریق این فیلد می‌توانید تاریخی را که می‌خواهید کار در آن تاریخ شروع شود، انتخاب نمایید.

تاریخ سررسید: از طریق این فیلد می‌توانید تاریخی را که می‌خواهید حداکثر تا آن تاریخ کار انجام شود، تعیین نمایید.

اگر هر دو فیلد تعیین شده باشند برای نمایش کارها در نمودار گانت و تقویم بکار می‌روند. تاریخ سررسید برای فرستادن ایمیل یادآوری نیز استفاده می‌شود البته در صورتی‌که متن ایمیل تعیین شده باشد.

زمان برآوردی: از طریق این فیلد می‌توانید تخمین زمانی را که از انجام کار موردنظر دارید، ثبت نمایید. این فیلد به خصوص در مواردی مفید است که شما از ماژول پیگیری زمان استفاده می‌کنید، در این مورد، به شما این قابلیت را می‌دهد تا زمانی را که برای یک کار صرف شده، کنترل کنید.

درصد انجام کار: این فیلد برای نشان دادن درصدی از کار است که تا کنون انجام شده است. اگر تاریخ شروع تعیین شده باشد باید مقدار آن ۰ درصد باشد و اگر تاریخ سررسید مشخص شده باشد باید مقدار آن ۱۰۰% باشد. این فیلد هم چنین برای نشان دادن درصد پیشرفت پروژه در چشم انداز نیز کاربرد دارد.

همکاران: در فرم ایجاد کار می‌توانید کاربرانی را که می‌خواهید به عنوان همکار برای کار موردنظر ثبت شوند، انتخاب نمایید. هنگامی که کاربری به عنوان همکار بر روی یک کار انتخاب شود مانند کاربری که کار به وی واگذار شده است دسترسی ویرایش کار را خواهد داشت (در صورتی که دسترسی‌های ویرایش کار نیز برای کاربر فعال باشد). همچنین می‌تواند از هر گونه تغییر یا بروزرسانی بر روی کار موردنظر مطلع شود (جهت انتخاب یک کاربر به عنوان همکار بر روی کار موردنظر، ابتدا می‌بایست کاربر را عضو پروژه موردنظر نمایید)

یادداشت محرمانه: در صورتی که این گزینه‌ی بر روی کار موردنظر قابل فعالسازی باشد، یادداشت‌های کار موردنظر فقط برای کاربرانی که اجازه دیدن یادداشت محرمانه را داشته باشند و کاربری که کار به وی واگذار شده است، قابل مشاهده است (جهت انجام تنظیمات مربوط به محرمانگی به پست پیگیری کارها مراجعه شود). گزینه‌ی محرمانه برای مواردی بکار می‌رود که می‌خواهید کارها فقط برای شما و گروهی که در آن عضو هستید نمایان شود. در صورتی که پروژه هم خصوصی باشد، آن کاربر باید در پروژه عضو باشد تا کار محرمانه را مشاهده نماید.

همچنین در نظر داشته باشید که در صورتیکه فیلدهای سفارشی بر روی موجودیت کار در پروژه‌ی موردنظر ایجاد و فعال نمایید، این فیلدها نیز بر روی فرم ایجاد کار نمایش داده خواهند شد. در صورتی که فیلدهای سفارشی ایجاد شده از نوع ضروری باشند، این فیلدها حتما می‌بایست تکمیل شوند، سپس اجازه‌ی ذخیره‌ی کار موردنظر به شما داده خواهد شد.

حذف کار

به منظور حذف کار ایجاد شده در نرم افزار سمین مسیرهای زیر در دسترس است:

مسیر ۱: پروژه‌ی موردنظر- منوی کارها- کلیک راست بر روی کار موردنظر از لیست کارها- دکمه‌ی حذف از منوی باز شده

مسیر ۲: باز کردن صفحه‌ی شناسنامه‌ی کار موردنظر- دکمه‌ی حذف

مسیر ۳: کلیک بر روی منوی کارها (بالای صفحه)- کلیک راست بر روی کار موردنظر (از لیست کارهای قابل مشاهده)- دکمه‌ی حذف

ویرایش کار

به منظور ویرایش کارهای ایجاد شده در نرم افزار سمین مسیرهای زیر در دسترس است:

مسیر ۱: پروژه‌ی موردنظر- منوی کارها- کلیک راست بر روی کار موردنظر از لیست کارها- دکمه‌ی ویرایش از منوی باز شده

مسیر۲: کلیک بر روی منوی کارها (بالای صفحه)- کلیک راست بر روی کار موردنظر (از لیست کارهای قابل مشاهده)- دکمه‌ی ویرایش

مسیر۳: باز کردن صفحه‌ی شناسنامه‌ی کار موردنظر- دکمه‌ی بروزرسانی

مسیر۴: باز کردن صفحه‌ی شناسنامه‌ی کار موردنظر- آیکون قلم ویرایشگر

مسیر۵: سطر کار موردنظر (از لیست کارهای قابل مشاهده)- آیکون ویرایش سریع کار