سازمان منطقه آزاد کیش بهعنوان یکی از مهمترین سازمانهای توسعهای کشور، مسئولیت برنامهریزی، مدیریت و اجرای پروژههای کلان اقتصادی، اجتماعی، خدماتی و زیرساختی جزیره کیش را بر عهده دارد.
این سازمان با بهرهگیری از معاونتها، مدیریتها و واحدهای تخصصی متعدد، پروژههای متنوعی را در قالب برنامههای کوتاهمدت و چندساله تعریف و اجرا مینماید.
با توجه به گستردگی پروژهها، تنوع ذینفعان و نقش کلیدی مدیران ارشد در راهبری پروژهها، ایجاد شفافیت، یکپارچگی اطلاعات و مدیریت متمرکز پروژهها همواره از دغدغههای اصلی این سازمان بوده است.
خدمات ارائه شده به مشتری
طبق نیازمندیهای سازمان منطقه آزاد کیش و در طی جلسات مشاوره و فرآیندکاوی انجامشده توسط تیم استقرار شرکت دادهکاوان اندیشه برتر، خدمات و ماژولهای زیر از سامانه سمین در این سازمان پیادهسازی و عملیاتی گردید:
| مدیریت و کنترل پروژههای سازمان | تعریف و مدیریت سبد پروژه |
| پیادهسازی دفتر PMO | گانت چارت |
| تعریف ساختار سازمانی، معاونتها و مدیریتها | مدیریت منابع |
| مدیریت وظایف((task management | ساختار شکست |
| مدیریت جلسات و مصوبات | هشدارها |
| گردش کار و پیگیری وظایف بین واحدها | سیستم گزارش گیری |
| مدیریت اسناد | پایگاه دانش |
| سامانه تیکتینگ | تقویم جلسات |
نیازمندی های رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، سازمان منطقه آزاد کیش برای مدیریت پروژهها، برنامهها و فعالیتهای بینواحدی از ترکیبی از ابزارها و روشهای مختلف استفاده مینمود.
بخش قابل توجهی از اطلاعات پروژهها در قالب فایلهای اکسل، گزارشهای پراکنده و گانتچارتهای جداگانه نگهداری میشد که توسط واحدهای مختلف تهیه و بهصورت دستی بهروزرسانی میگردید.
این رویکرد چندابزاری، اگرچه در مقاطع کوتاهمدت پاسخگو بود، اما در عمل چالشهای متعددی را برای سازمان ایجاد کرده بود. نبود یک مرجع واحد برای ثبت و پایش پروژهها باعث شده بود تصویر دقیقی از وضعیت واقعی پروژهها در سطح کل سازمان در دسترس مدیران ارشد قرار نگیرد.
از سوی دیگر، هر واحد با ابزار و شیوه خاص خود پروژهها را مدیریت میکرد که این موضوع منجر به ناهماهنگی، دوبارهکاری و اتلاف زمان میشد.
در حوزه مدیریت جلسات و مصوبات نیز فرآیندها عمدتاً بهصورت دستی انجام میگرفت. ثبت مصوبات، پیگیری تصمیمات و ارجاع وظایف بین واحدها زمانبر بود و در بسیاری از موارد، پیگیری اجرای مصوبات با تأخیر یا ابهام همراه میشد.
همچنین مدیرعامل و مدیران ارشد برای دریافت گزارشهای مدیریتی ناچار به دریافت گزارشهای متعدد از واحدهای مختلف و برگزاری جلسات مکرر بودند.
با توجه به بررسی و بنچمارک چندین سامانه مدیریت پروژه، سازمان با محدودیتهایی از جمله عدم امکان استقرار برخی سامانهها بر روی زیرساخت داخلی، نگرانیهای امنیت اطلاعات، عدم پوشش کامل نیازهای PMO و هزینههای بالای توسعه و خرید ماژولها مواجه شد.
در نهایت، نیاز به یک سامانه یکپارچه، امن، منعطف و قابل توسعه که بتواند جایگزین مجموعهای از ابزارهای پراکنده شود، بهعنوان یک ضرورت جدی مطرح گردید.
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار سامانه سمین و آغاز بهرهبرداری عملیاتی توسط کاربران، تحول محسوسی در شیوه مدیریت پروژهها و فرآیندهای سازمان منطقه آزاد کیش ایجاد شد. مهمترین دستاورد این پروژه، ایجاد یک مرجع متمرکز و واحد برای مدیریت کلیه پروژهها، برنامهها و فعالیتهای سازمان بود.
تعریف سبد پروژه در سامانه سمین این امکان را فراهم نمود تا مدیران در هر لحظه به تصویری یکپارچه از وضعیت پروژههای جاری، آتی و خاتمهیافته دسترسی داشته باشند. این موضوع نقش مهمی در افزایش شفافیت، اولویتبندی پروژهها و تصمیمگیریهای مدیریتی ایفا کرد.
از منظر مدیریتی، مدیرعامل و مدیران ارشد سازمان با استفاده از گزارشها و داشبوردهای سامانه، بدون نیاز به گزارشهای دستی و پراکنده، توانستند وضعیت پروژهها، میزان پیشرفت و چالشهای موجود را بهصورت لحظهای پایش نمایند. این دسترسی سریع و دقیق، سرعت و کیفیت تصمیمگیریهای مدیریتی را بهطور محسوسی افزایش داد.
در حوزه مدیریت وظایف و گردش کار، یکپارچهسازی فرآیندها در سامانه سمین موجب تسهیل در ارجاع، پیگیری و کنترل وظایف بین معاونتها و واحدها شد. این موضوع علاوه بر کاهش دوبارهکاری، باعث شفافتر شدن مسئولیتها و بهبود هماهنگی میان تیمهای اجرایی گردید.
همچنین، مدیریت جلسات و مصوبات که پیش از این فرآیندی زمانبر و غیرمتمرکز بود، بهصورت ساختارمند در سامانه پیادهسازی شد. ثبت، پیگیری و گزارشگیری از مصوبات جلسات بهصورت متمرکز، امکان رصد دقیقتر تصمیمات و اجرای بهموقع آنها را برای مدیران فراهم نمود.
در مجموع، استقرار سامانه سمین منجر به ارتقای بلوغ مدیریت پروژه، افزایش بهرهوری سازمانی و کاهش وابستگی به ابزارهای پراکنده در سازمان منطقه آزاد کیش گردید.
مراحل استقرار پروژه
استقرار سامانه سمین در سازمان منطقه آزاد کیش بهصورت کاملاً حضوری و با تمرکز بر همراستاسازی سامانه با فرآیندهای واقعی سازمان انجام شد. با توجه به گستردگی ساختار سازمان و تنوع واحدها، تیم استقرار شرکت دادهکاوان اندیشه برتر رویکردی مرحلهای و مبتنی بر دریافت بازخورد مستمر را در پیش گرفت.
مرحله شناخت:
در مرحله شناخت، جلسات Kick-Off و مشاوره حضوری با حضور نمایندگان دفتر PMO، معاونتها و واحدهای کلیدی برگزار شد. در این جلسات، فرآیندهای جاری سازمان در حوزه مدیریت پروژه، جلسات و گردش وظایف مورد بررسی و فرآیندکاوی قرار گرفت تا درک دقیقی از نیازهای واقعی سازمان حاصل شود.
مرحله تجزیه و تحلیل:
در مرحله تجزیه و تحلیل، اطلاعات جمعآوریشده تحلیل گردید و سناریوی نهایی پیادهسازی سامانه سمین متناسب با ساختار و اولویتهای سازمان تدوین شد. در این مرحله، طراحی سامانه بهگونهای انجام گرفت که امکان توسعه تدریجی و پوشش کامل نیازهای دفتر PMO فراهم گردد.
مرحله استقرار، بازخورد و ارزیابی نهایی:
در مرحله استقرار و دریافت بازخورد، فرآیندها بهصورت گامبهگام در سامانه پیادهسازی شد و پس از هر بخش، بازخورد کاربران و مدیران دریافت و اصلاحات لازم اعمال گردید.
این رویکرد موجب شد سامانه در نهایت بهصورت کامل با نیازهای عملیاتی سازمان منطبق گردد. پس از استقرار نهایی، سامانه در سطح کل سازمان مورد بهرهبرداری قرار گرفت و فرآیند پشتیبانی از طریق سیستم تیکتینگ بهصورت مستمر ادامه یافت
جمع بندی:
در مجموع، استقرار سامانه سمین باعث شد فرآیندهای مدیریت پروژه و تصمیمگیری مدیریتی در سازمان منطقه آزاد کیش از حالت پراکنده و وابسته به گزارشهای دستی، به یک ساختار یکپارچه و مبتنی بر دادههای بهروز تبدیل شود.
کاهش وابستگی به ابزارهای متعدد، تسهیل فرآیند گزارشگیری، افزایش شفافیت در مسئولیتها و بهبود هماهنگی میان واحدها، از جمله نتایجی بود که بهصورت ملموس در عملکرد روزمره سازمان مشاهده گردید و زمینه را برای مدیریت اثربخشتر پروژهها در سطح کلان سازمان فراهم نمود
