پژوهشگاه رویان بهعنوان یکی از مراکز پیشرو در حوزه پژوهشهای زیستپزشکی و توسعه محصولات سلامتمحور، نقش مهمی در پیشبرد پروژههای تحقیقاتی، پیشبالینی و بالینی در کشور ایفا میکند. این پژوهشگاه با بهرهگیری از واحدهای تخصصی متعدد، فرآیند توسعه محصول را از مراحل تحقیق و توسعه تا تولید، کارآزمایی بالینی و ورود به بازار هدایت مینماید.
ماهیت پروژههای پژوهشگاه رویان، محصولمحور و مبتنی بر چارچوبهای TRL است؛ بهگونهای که هر محصول از مجموعهای از مراحل علمی، فنی و اجرایی عبور میکند و همزمان چندین واحد تخصصی در پیشبرد آن نقش دارند. همین تنوع واحدها و وابستگی متقابل فعالیتها، مدیریت یکپارچه پروژهها و هماهنگی بینبخشی را به یکی از چالشهای کلیدی سازمان تبدیل کرده بود.
خدمات ارائه شده به مشتری
بر اساس نیازمندیهای پژوهشگاه رویان و در نتیجه جلسات مشاوره، تحلیل فرآیندها و طراحی ساختار اجرایی، سامانه سمین بهعنوان بستر اصلی مدیریت پروژههای توسعه محصول در این پژوهشگاه پیادهسازی شد. در این راستا، خدمات و قابلیتهای زیر در اختیار سازمان قرار گرفت:
- مدیریت و کنترل پروژههای پژوهشی و توسعه محصول
- تعریف و مدیریت همزمان چند محصول مبتنی بر الگوی TRL
- طراحی و پیادهسازی ساختار شکست کار (WBS) استاندارد برای محصولات
- ایجاد کارتابلهای مجزا برای پروژه، مدیران و کارشناسان
- مدیریت وظایف و گردش کار بین واحدها
- تسهیل ارتباط بین کارشناسان واحدها و مدیران واحدهای مختلف
- مدیریت جلسات، مصوبات و پیگیری تصمیمات
- سیستم گزارشگیری مدیریتی
- مدیریت مستندات پروژهها
- سامانه تیکتینگ و پشتیبانی
- پشتیبانی از فرآیند بودجهبندی و نیازمندیهای واحدهای اجرایی
نیازمندی های رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، پروژههای توسعه محصول در پژوهشگاه رویان بر اساس چارچوبهای TRL تعریف میشدند، اما در مرحله اجرا با چالشهای جدی مواجه بودند. هر محصول برای تکمیل، نیازمند مشارکت همزمان واحدهای تحقیق و توسعه، تولید، کنترل کیفیت، پیشبالینی، تضمین کیفیت، کارآزمایی بالینی، کلینروم، انبار و خرید و همچنین مدیکومارکتینگ و کمیته TRA بود.
اگرچه الگوی کلی TRL مشخص بود، اما هماهنگی عملیاتی بین این واحدها بهصورت غیرمتمرکز و عمدتاً وابسته به جلسات، مکاتبات و پیگیریهای دستی انجام میشد. این موضوع باعث میشد تحویلهای بینواحدی بهدرستی رصد نشود، مسئولیتها در مرز بین واحدها شفاف نباشد و تأخیر در یک فعالیت، کل زنجیره توسعه محصول را تحت تأثیر قرار دهد.
از سوی دیگر، ارتباطات بین کارشناسان واحدها و همچنین بین مدیران واحدهای مختلف، فاقد یک بستر سیستمی مشخص بود. این مسئله علاوه بر افزایش حجم هماهنگیهای غیررسمی، ریسک دوبارهکاری و از دست رفتن اطلاعات را افزایش میداد.
یکی دیگر از نیازمندیهای مهم سازمان، مدیریت بودجه پروژهها بود. واحدهای آزمایشگاهی برای پیشبرد فعالیتها نیازمند تأمین بهموقع مواد، تجهیزات و اقلام مصرفی بودند و نبود یک سازوکار شفاف برای ثبت این نیازها و اتصال آنها به پروژهها و فازهای اجرایی، تصمیمگیری مدیریتی در خصوص تخصیص بودجه را با چالش مواجه میکرد
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار سامانه سمین، مدیریت پروژههای توسعه محصول پژوهشگاه رویان وارد مرحلهای ساختارمند و یکپارچه شد. پروژهها و محصولات در قالب یک الگوی مشترک مبتنی بر TRL در سامانه تعریف شدند و امکان مدیریت همزمان چند محصول با ساختار شکست کار مشخص فراهم گردید.
ایجاد کارتابلهای اختصاصی برای پروژهها، مدیران و کارشناسان، بستر ارتباطی مشخصی بین واحدها ایجاد کرد و فرآیند هماهنگی بین کارشناسان و مدیران واحدهای مختلف را تسهیل نمود. این موضوع موجب کاهش وابستگی به جلسات متعدد و پیگیریهای غیرسیستمی شد و شفافیت در مسئولیتها و تحویلها را افزایش داد.
در حوزه مدیریت وظایف و گردش کار، پیادهسازی فرآیندهای بینواحدی در سامانه سمین باعث شد فعالیتها، وابستگیها و وضعیت پیشرفت هر فاز بهصورت شفاف قابل رصد باشد. این امر نقش مؤثری در کاهش گلوگاههای اجرایی و بهبود هماهنگی در تکمیل محصولات ایفا کرد.
همچنین، ثبت و پیگیری نیازمندیهای مرتبط با مواد، تجهیزات و اقلام مصرفی در بستر پروژهها، امکان تصمیمگیری دقیقتر مدیران در خصوص تخصیص بودجه را فراهم نمود و ارتباط میان فعالیتهای اجرایی و منابع مالی شفافتر شد.
در مجموع، استقرار سامانه سمین منجر به افزایش شفافیت در فرآیند توسعه محصول، بهبود هماهنگی بین واحدهای تخصصی، تسهیل گزارشگیری مدیریتی و ارتقای نظم و بلوغ مدیریت پروژههای پژوهشی در پژوهشگاه رویان گردید
مراحل استقرار پروژه
استقرار سامانه سمین در پژوهشگاه رویان با رویکردی مرحلهای و مبتنی بر همراستاسازی سامانه با فرآیندهای واقعی سازمان انجام شد. در این پروژه، علاوه بر پیادهسازی سامانه، تمرکز ویژهای بر طراحی فرآیندها، نظمدهی به ساختار پروژهها و ورود صحیح دادهها وجود داشت.
مرحله شناخت:
در مرحله شناخت، جلسات مشاوره و بررسی فرآیندها با حضور مدیران و کارشناسان واحدهای مختلف برگزار شد و ساختار پروژهها، تعامل واحدها و نیازمندیهای اجرایی مورد تحلیل قرار گرفت.
مرحله تجزیه و تحلیل:
در مرحله تجزیه و تحلیل، ساختار شکست کار مبتنی بر TRL طراحی و الگوی اجرایی پروژهها تدوین شد. همچنین کارتابلهای متناسب با نقشهای مختلف تعریف گردید تا هر ذینفع بتواند وظایف و تعاملات خود را بهصورت شفاف مدیریت کند.
مرحله استقرار، بازخورد و ارزیابی نهایی:
در مرحله استقرار و دریافت بازخورد، فرآیندها بهصورت تدریجی در سامانه پیادهسازی شد و با دریافت بازخورد کاربران و مدیران، اصلاحات لازم اعمال گردید. این رویکرد موجب شد سامانه بهصورت کامل با نیازهای واقعی پژوهشگاه منطبق گردد و بهرهبرداری عملیاتی از آن در سطح سازمان انجام شود.
جمع بندی:
پیادهسازی سامانه سمین در پژوهشگاه رویان، نمونهای موفق از بهکارگیری یک راهکار یکپارچه برای مدیریت پروژههای پژوهشی و توسعه محصول در یک محیط چندواحدی و مبتنی بر TRL است.
این پروژه نشان داد که با ترکیب ابزار مناسب، طراحی فرآیندهای اجرایی و ایجاد بستر ارتباطی مؤثر بین واحدها، میتوان چالشهای هماهنگی، شفافیت و تصمیمگیری مدیریتی را بهصورت عملی برطرف نمود.
استقرار سامانه سمین، علاوه بر ایجاد نظم و ساختار در مدیریت پروژهها، زمینهساز بهبود هماهنگی بین واحدهای تخصصی، شفافسازی جریان فعالیتها و ارتقای بلوغ مدیریت توسعه محصول در پژوهشگاه رویان گردید و بستری پایدار برای پیشبرد همزمان چندین محصول پژوهشی فراهم ساخت.
