شرکت پیشگامان آوا بلندگو، با بیش از ۹ سال سابقه به‌عنوان یکی از آژانس‌های تبلیغاتی خلاق ایران، در زمینه طراحی، تولید و نصب ادوات تبلیغاتی فروشگاهی برای برندهای معتبر داخلی و خارجی فعالیت می‌کند. این شرکت با انعقاد قراردادهای بزرگ با برندهای مطرح، مسئولیت تأمین و نصب ادوات تبلیغاتی نظیر استندها، شلف‌تاکرها، وابلرها، دیوایدرها و سرلاین‌ها را در فروشگاه‌های زنجیره‌ای و خرده‌فروشی‌های سراسر کشور بر عهده دارد. فرآیند کار بلندگو شامل دریافت لیست فروشگاه‌های هدف از برندها، اندازه‌گیری دقیق محل‌های نصب توسط تیم‌های میدانی، پیش‌تولید و تولید ادوات و نهایتاً نصب و اجرا در مقیاس ملی است.
با افزایش تعداد قراردادها و گسترش پروژه‌ها به صدها فروشگاه در سراسر کشور، مدیریت این حجم از پروژه‌ها با روش‌های سنتی به چالشی بزرگ تبدیل شده بود. فرآیندهای دستی، مانند ثبت اطلاعات فروشگاه‌ها در فایل‌های اکسل، پیگیری تلفنی با تیم‌های میدانی و هماهنگی جداگانه با هر برند، منجر به مشکلاتی از جمله ناهماهنگی در زمان‌بندی نصب‌ها، خطاهای انسانی در اندازه‌گیری‌ها و تأخیر در تحویل پروژه‌ها شده بود. به عنوان مثال، در یک پروژه برای نصب استندهای تبلیغاتی یک برند فروشگاهی در ۲۰۰ فروشگاه زنجیره‌ای، ناهماهنگی در داده‌های اندازه‌گیری و تأخیر در تولید باعث شد ۱۵ درصد فروشگاه‌ها با دو هفته تأخیر تکمیل شوند. این مسائل، علاوه بر کاهش رضایت مشتریان، هزینه‌های اضافی برای بازتولید ادوات و جابجایی تیم‌های میدانی را به همراه داشت و پتانسیل رشد بلندگو را محدود می‌کرد.
تصمیم تحول‌آفرین: همکاری با سمین برای استقرار سامانه مدیریت پروژه
مدیریت ارشد پیشگامان آوا بلندگو، با درک نیاز به یک سیستم یکپارچه برای مدیریت پروژه‌های پیچیده و پراکنده جغرافیایی، تصمیم به همکاری با مجموعه داده‌کاوان گرفت تا یک سامانه مدیریت پروژه سازمانی طراحی و پیاده‌سازی شود. این سامانه باید قادر به مدیریت کل چرخه پروژه‌ها، از دریافت لیست فروشگاه‌ها و هماهنگی تیم‌های میدانی تا تولید و نصب ادوات و همچنین ارائه گزارش‌های دقیق از توزیع جغرافیایی و پیشرفت پروژه‌ها بود. شرکت داده‌کاوان اندیشه برتر، با تجربه موفق در ارائه راهکارهای مدیریت پروژه، سامانه‌ای را پیشنهاد داد که نه‌تنها فرآیندهای داخلی بلندگو را ساده‌سازی کند، بلکه امکان رصد لحظه‌ای پروژه‌ها و ارتباط شفاف با مشتریان برند را نیز فراهم آورد.
فرآیند پیاده‌سازی: مهندسی نظم در عملیات گسترده
استقرار سامانه مدیریت پروژه توسط سمین در پیشگامان آوا بلندگو با برنامه‌ریزی دقیق و در مراحل زیر انجام شد:
- تحلیل و طراحی سامانه: تیم سمین با بررسی فرآیندهای بلندگو، نیازهای کلیدی مانند مدیریت لیست فروشگاه‌ها، ثبت داده‌های اندازه‌گیری و زمان‌بندی تولید و نصب را شناسایی کرد. سامانه‌ای طراحی شد که شامل ماژول‌هایی برای مدیریت تسک‌های میدانی، پایش تولید و رصد جغرافیایی فروشگاه‌ها بود.
- سفارشی‌سازی برای نیازهای تبلیغاتی: سامانه برای تطبیق با نیازهای خاص بلندگو، مانند ثبت مشخصات ادوات (ابعاد، جنس و تعداد) و ایجاد نقشه‌های توزیع جغرافیایی فروشگاه‌ها، سفارشی‌سازی شد. این قابلیت‌ها امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای تیم‌های میدانی و تولید را فراهم کرد.
- آموزش و جلب همکاری کارکنان: با توجه به پراکندگی جغرافیایی تیم‌های میدانی بلندگو، سمین برنامه‌های آموزشی ترکیبی (حضوری و آنلاین) برگزار کرد. این برنامه‌ها شامل آموزش استفاده از اپلیکیشن موبایل سامانه برای ثبت اندازه‌گیری‌ها و گزارش پیشرفت بود. برای تشویق کارکنان، تیم‌های برتر در استفاده از سامانه مورد تقدیر قرار گرفتند.
- پیاده سازی سامانه ارتباط با مشتریان: یکی از بخش‌های استقرار، پیاده‌سازی سامانه CRM شخصی سازی شده بلندگو بود تا داده‌های مشتریان و هزینه‌ها به‌صورت متمرکز مدیریت شوند. همچنین، قابلیت اتصال به نقشه‌های دیجیتال برای تحلیل توزیع جغرافیایی فروشگاه‌ها اضافه شد.
- اجرای آزمایشی و گسترش: سامانه ابتدا در یک پروژه نمونه برای نصب شلف‌تاکرهای یک برند نوشیدنی در ۵۰ فروشگاه در سه شهر آزمایش شد. موفقیت این فاز، که با ثبت دقیق ۱۰۰ درصد داده‌های اندازه‌گیری و تحویل به‌موقع پروژه همراه بود، اعتماد سازمان را جلب کرد و سامانه به تمام پروژه‌ها گسترش یافت.
چالش‌هایی مانند پراکندگی تیم‌های میدانی، تنوع نیازهای برندها و مشکلات اولیه در اتصال سامانه به سیستم‌های قدیمی، با پشتیبانی مستمر سمین، آموزش‌های تکمیلی و ایجاد یک واحد داخلی برای نظارت بر سامانه برطرف شد.
نتایج ملموس: کارایی و شفافیت در مقیاس ملی
پیاده‌سازی سامانه مدیریت پروژه توسط سمین، عملکرد پیشگامان آوا بلندگو را به‌طور چشمگیری بهبود بخشید:
- مدیریت ۱۲۰۰ تسک میدانی در ماه: سامانه امکان ثبت و پایش بیش از ۱۲۰۰ تسک میدانی (اندازه‌گیری، تولید و نصب) را در ماه فراهم کرد، که نسبت به روش‌های دستی، هماهنگی را ۴۰ درصد بهبود بخشید.
- تولید گزارشات آنلاین و مدیریتی: قبل از استقرار سمین، تمام گزارشات به صورت دستی تهیه و به دست مدیران بلندگو می‌رسید. این موضوع هم زمان زیادی از نیروها و تیم دفتر مدیریت پروژه می‌گرفت و هم استناد به این گزارشات و تصمیم‌گیری بر مبنای آن‌ها کمی دشوار بود. اما اکنون با استفاده از سمین به صورت سیستماتیک و در لحظه تولید می‌شود که شامل گزارش ادوات تولید شده، تجهیزات ارسال شده و همچنین وضعیت پروژه‌های مختلف در شهرهای مختلف کشور است.
- کاهش قابل توجه درصد زمان فرآیندها: زمان کل چرخه پروژه‌ها، از دریافت لیست فروشگاه‌ها تا نصب نهایی، با خودکارسازی فرآیندها و حذف ناهماهنگی‌ها به طور قابل توجهی کاهش یافت. برای مثال، نصب استندهای یک برند لوازم خانگی در ۱۵۰ فروشگاه، که قبلاً ۶ هفته طول می‌کشید، در ۴.۵ هفته تکمیل شد.
- ثبت دقیق داده‌های اندازه‌گیری: استفاده از اپلیکیشن موبایل سامانه، دقت داده‌های اندازه‌گیری تیم‌های میدانی را افزایش داده و خطاهای تولید را به حداقل کاهش داد.
- شفافیت در گزارش‌دهی: سامانه بیش از ۵۰۰ گزارش ماهانه برای مشتریان و مدیران تولید کرد، که امکان رصد دقیق پیشرفت پروژه‌ها و توزیع جغرافیایی فروشگاه‌ها را فراهم کرد.
- افزایش رضایت مشتریان: بازخوردهای مشتریان نشان داد که بیشتر برندها از سرعت و شفافیت فرآیندها رضایت بیشتری دارند، به‌ویژه به دلیل دسترسی به پورتال مشتریان برای مشاهده وضعیت پروژه‌ها.
خانم خاویان مدیر PMO پیشگامان آوا بلندگو اظهار داشت:
«استفاده از سمین باعث شده مدیریت پروژه ها راحت تر از قبل بشه. همچنین هماهنگی بین تیم‌های مختلف از جمله تیم‌های میدانی بالاتر رفته است.»
آینده‌ای متمایز: پیشگامان آوا بلندگو، پیشرو در بهینه‌سازی تبلیغات فروشگاهی
استقرار سامانه مدیریت پروژه توسط مجموعه سمین، پیشگامان آوا بلندگو را به یک آژانس تبلیغاتی کارآمد و چابک تبدیل کرد که قادر است پروژه‌های گسترده تولید و نصب ادوات تبلیغاتی را در مقیاس ملی با دقت و سرعت بی‌سابقه‌ای مدیریت کند. این تحول، بستری برای توسعه پایدار و هدفمند بلندگو در صنعت تبلیغات فروشگاهی فراهم کرده است.
بلندگو اکنون برنامه‌ریزی کرده تا با تکیه بر قابلیت‌های سامانه مدیریت پروژه سمین، فرآیندهای خود را بهینه‌تر کرده و دامنه خدماتش را گسترش دهد. این چشم‌انداز شامل اقدامات عملی زیر است:
- افزایش مقیاس پروژه‌ها با مدیریت متمرکز: بلندگو قصد دارد با استفاده از داده‌های سامانه، تعداد فروشگاه‌های تحت پوشش در هر پروژه را از ۵۰۰ به ۱۰۰۰ فروشگاه در سال افزایش دهد. این گسترش با بهینه‌سازی برنامه‌ریزی تیم‌های میدانی و تولید، امکان پذیرش قراردادهای بزرگ‌تر با برندهای جدید را فراهم می‌کند.
- بهبود فرآیندهای بازخورد مشتریان: سامانه ارتقا خواهد یافت تا پورتال مشتریان قابلیت ارائه پیشنهادات و بازخوردهای سریع‌تر را داشته باشد، که این امر زمان پاسخگویی به برندها را تا ۵۰ درصد کاهش می‌دهد و رضایت آن‌ها را افزایش می‌دهد.
- استانداردسازی نصب‌ها در مناطق محروم: بلندگو برنامه دارد تا با استفاده از نقشه‌های توزیع جغرافیایی سامانه، خدمات نصب ادوات تبلیغاتی را به شهرهای کوچک‌تر و مناطق کمتر توسعه‌یافته گسترش دهد، که این امر بازار جدیدی برای همکاری با برندهای محلی ایجاد می‌کند.
- کاهش هزینه‌های لجستیک: با تحلیل داده‌های سامانه درباره مسیرهای تیم‌های میدانی و زمان‌بندی تولید، بلندگو در حال طراحی برنامه‌ای برای بهینه‌سازی حمل‌ونقل ادوات است که هزینه‌های لجستیک را تا ۲۰ درصد کاهش خواهد داد.
این اقدامات، بلندگو را به شریکی استراتژیک‌تر برای برندهای بزرگ و کوچک تبدیل می‌کند که نه‌تنها ادوات تبلیغاتی باکیفیت تولید و نصب می‌کند، بلکه با مدیریت کارآمد و پوشش گسترده‌تر جغرافیایی، ارزش بیشتری برای مشتریان خود خلق می‌کند. پیشگامان آوا بلندگو، با این چشم‌انداز، آماده است تا با تکیه بر نظم و کارایی، جایگاه خود را به‌عنوان پیشرو در تبلیغات فروشگاهی ایران تثبیت کند
با ما همراه شوید…
اگر شما هم می‌خواهید مانند گروه پیشگامان فاتح سینا، کسب‌وکارتان را متحول کنید، همین حالا فرم زیر را پر کنید. همکاران ما برای بررسی نیازهای شما، مشاوره رایگان و هماهنگی جلسه دمو با شما تماس خواهند گرفت.
