وقتی تعداد پروژه‌های یک سازمان زیاد می‌شود، اولویت‌بندی و مدیریت زمان، هزینه و منابع آن‌ها به طور همزمان دیگر ساده نیست. در این مواقع PMO به سازمان کمک می‌کند تا پروژه‌ها را هماهنگ‌تر پیش ببرد.

 

اما به‌منظور دستیابی به این هماهنگی در سطح کل سازمان به EPMO نیاز داریم. این مقاله به شما کمک می‌کند تا تفاوت دفتر مدیریت پروژه (PMO) و دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) را بهتر درک کنید؛ با وظایف PMO، انواع آن و چالش‌های پیاده‌سازی آن در سازمان آشنا شوید.

 

همچنین بعد از خواندن مقاله متوجه خواهید شد که آیا سازمان شما به PMO نیاز دارد یا صرفا یک نقش مدیر پروژه برای شما کافی خواهد بود.

 

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) مخفف عبارت Project Management Office می‌باشد. درواقع PMO یک واحد عملیاتی و تاکتیکی در سازمان است که مسئول تعریف استانداردهای مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی اصطلاحات به کاررفته در پروژه‌ها و همچنین مدیریت منابع و ریسک‌های همزمان چند پروژه باهم است.

 

همچنین نقش و وظایف PMO در سازمان‌ها ممکن است بسته به نیاز سازمان متفاوت باشد که در ادامه مقاله به طور کامل به آن پرداخته‌ایم.

 

دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) چیست؟

دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، یک واحد استراتژیک در سطح کل سازمان است. این دفاتر به عنوان دفاتر مدیریت پورتفولیو در کل سازمان، وظیفه اولویت‌بندی پورتفولیو (سبد پروژه‌ها) و اطمینان از هم‌راستایی اهداف استراتژیک سازمان با همه پروژه‌ها را دارد.

 

همچنین این دفاتر به‌عنوان رابط بین مدیران پروژه و سهام‌داران پروژه عمل می‌کنند و در صورت نیاز، داده‌های مفید، وضعیت به‌روزرسانی شده و گزارش‌ها را ارائه می‌دهند.

 

در طی ۱۰ سال گذشته، دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) هم به‌عنوان یک روش اجرا و هم به‌عنوان یک حرفه تحول بزرگی داشته است و طبق پیش‌بینی متخصصان، رشد تقاضا برای مشاغل مدیریت پروژه در آینده بیشتر از سایر مشاغل خواهد بود.

 

برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) عبارت‌اند از:

• مدیریت سبد پروژه‌ها و اولویت‌بندی استراتژیک
• تعیین سیاست‌های کلان سازمان
• مدیریت ریسک کلان
• ایجاد ارتباط بین مدیران ارشد و مدیران اجرایی

 

تفاوت PMO و EPMO چیست؟

تفاوت این دو در سطح فعالیت و رویکرد آن‌هاست. فعالیت PMO در سطح دپارتمان است و معمولا پروژه‌های مرتبط با یک حوزه را نظارت و کنترل می‌کند اما EPMO در سطح کل سازمان فعالیت می‌کند و تمام پروژه‌های سازمان را زیرنظر دارد.

 

از منظر رویکرد نیز PMO رویکردی تاکتیکی‌ دارد و مدیران پروژه و اعضای تیم را شامل می‌شود اما EPMO در سطح استراتژیک‌تری قرار دارد و اکثرا مدیران ارشد و هیئت مدیره در آن حضور دارند.

 

به بیان دیگر PMO مسئولیت «انجام درست پروژه‌ها» را برعهده دارد اما EPMO به «انجام پروژه‌های درست» و انتخاب پروژه‌ها و طرح‌های هم‌راستا با اهداف سازمان می‌پردازد.

 

به عنوان مثال ممکن است سازمان شامل واحدهای مختلفی همچون IT، عملیات، فروش و … باشد. در چنین شرایطی ممکن است چندین PMO در سازمان وجود داشته باشد که هر PMO پروژه‌های مربوط به واحد مشخصی را کنترل و نظارت کند اما تنها یک EPMO در سازمان وجود دارد که بر تمام پروژه‌های سازمان نظارت دارد.

 

وظایف و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه

PMO وظایف متفاوتی دارد که ما را در کنترل بهتر پروژه‌ها یاری می‌کند و تا حد امکان باعث کنترل هزینه‌ها در چارچوب بودجه تعیین‌شده و جلوگیری از تأخیر در اجرای برنامه زمان‌بندی می‌شود. وظایف PMO در سازمان به شرح زیر است.

 

• تعریف استانداردهای مدیریت پروژه و نظارت بر اجرا: واحد PMO مقررات و استانداردهای لازم در زمینه‌های متفاوت همچون مستندسازی، فرآیندها و گردش‌کارها را تعریف می‌کند و بر اجرای آن‌ها نظارت دارد.
• مدیریت ریسک‌ها: در PMO مدیریت ریسک در سطح کلان‌تر از تنها یک پروژه بررسی می‌شود. همین امر باعث می‌شود تا PMO الگوهای مشترک ریسک به طور همزمان در چندین پروژه را شناسایی کند و از احتمال بروز آن در چند پروژه جلوگیری کند.
• نظارت بر وضعیت پروژه‌ها: واحد مدیریت پروژه از طریق تهیه گزارش‌های پیشرفت و … بر اساس KPI های لازم، امکان شناسایی زودهنگام انحراف پروژه‌ها از برنامه زمان‌بندی را فراهم می‌کند.
• مدیریت عملیاتی سبد پروژه‌ها: PMO پروژه‌های یک دپارتمان یا حوزه مشخص را بر اساس این‌که کدام یک بیشتر با اولویت‌های اجرایی هم‌راستا هستند اولویت‌بندی می‌کند و راجع‌به تخصیص منابع به پروژه‌های متفاوت تصمیم‌گیری می‌کند که تا حد امکان بارکاری هر منبع بیش از ظرفیت آن نشود.

 

انواع PMO

PMO از نظر میزان اختیار به سه نوع «حمایتی، کنترلی و دستوری» تقسیم می‌شود که هر کدام را بسته به بلوغ سازمان و میزان نظارت و کنترلی که پروژه‌های آن سازمان نیاز دارند، می‌توان به‌کار برد. همچنین از نظر محل استقرار نیز به دو نوع «داخلی و خارجی» تقسیم می‌شود.

 

PMO حمایتی (Supportive PMO)

این نوع PMO فقط بین پروژه‌های مختلف هماهنگی ایجاد می‌کند و هیچ‌گونه قوانین سختگیرانه‌ای را بر روی پروژه‌ها اعمال نمی‌کند و در کل نظارت و کنترل پایینی روی پروژه‌ها دارد.

 

وظایف این PMO شامل موارد زیر است:

• اشتراک دانش و تجربه میان تیم‌های مختلف پروژه
• ایجاد پایگاه دانش شامل درس‌آموخته‌ها
• برگزاری دوره‌های آموزشی لازم برای بازدهی بیشتر پروژه‌ها
• فراهم کردن دسترسی به مدیران پروژه مجرب

 

PMO کنترلی (Controlling PMO)

PMO کنترلی تا حدی تیم‌های پروژه را ملزم به رعایت استانداردها و قوانین خاصی می‌کند اما به‌اندازه‌ای که تیم‌ها همچنان از آزادی عمل برخوردار باشند. درواقع میزان کنترل و نظارت این نوع PMO بین PMO حمایتی و PMO دستوری قرار دارد.

 

این نوع دفتر مدیریت پروژه معمولا وظایف زیر را برعهده دارد:

• تعریف چرخه عمر مشخص برای پروژه‌ها
• مدیریت ریسک پروژه‌ها
• ایجاد همکاری نزدیک با مدیران ارشد
• استانداردسازی داشبوردها و ابزارهای گزارش‌دهی

 

PMO دستوری یا نظارتی (Directive PMO)

این نوع PMO بیشتر مناسب پروژه‌های بزرگ است و زمانی کاربرد دارد که مدیران ارشد خواهان نظارت مستقیم بر پروژه‌ها هستند. در واقع در PMO دستوری واحد PMO مستقیما کنترل پروژه‌ها را برعهده دارد و تیم‌ها به طور کامل وظیفه پیروی از قوانین وضع‌شده را دارند.

 

 

PMO خارجی (External PMO)

گاهی سازمان‌ها واحدی درون سازمان به نام PMO ندارند. در واقع سازمان‌هایی که فقط به طور موقت به نظارت و کنترل بیشتر نیاز دارند و یا منابع داخلی برای ایجاد واحد PMO ندارند از دفتر مدیریت پروژه خارجی استفاده می‌کنند. به عنوان مثال در مواقعی که شرکت درحال ادغام یا خرید شرکت‌های دیگر است استفاده از PMO خارجی می‌تواند مفید باشد.

 

نقش نرم‌افزار مدیریت پروژه در عملکرد دفتر مدیریت پروژه

نرم‌افزار مدیریت پروژه به عنوان ستون فقرات واحد PMO عمل می‌کنند و از طریق هماهنگ‌سازی پروژه‌های متفاوت باعث بهبود عملکرد واحد PMO می‌شوند. استفاده از این نرم‌افزارها در دفتر مدیریت پروژه مزایای زیر را برای سازمان به همراه دارد:

 

• جمع‌آوری اطلاعات پروژه‌ها در یک مرکز واحد بجای پراکنده بودن در ابزارهای گوناگون
• امکان گزارش‌گیری و مقایسه پروژه‌ها
• امکان اولویت‌بندی پروژه‌ها بر اساس معیارهای استراتژیک سازمان
• خودکارسازی متدولوژی‌های مدیریت پروژه از طریق تعریف گردش کار در این نرم‌افزارها
• کاهش احتمال تخصیص بیش از ظرفیت به یک منبع به دلیل نظارت بر چندین پروژه

 

آیا سازمان شما به PMO نیاز دارد؟

همه سازمان‌ها الزاما به دفتر مدیریت پروژه احتیاج ندارند. اگر شرکت شما یک سازمان پروژه محور است و تعداد زیادی پروژه دارد و این پروژه‌ها از منابع مشترک و محدودی استفاده می‌کنند احتمالا شما به PMO احتیاج خواهید داشت. بخصوص اگر:

 

1. هماهنگی زیادی میان پروژه‌های شما وجود ندارد و همین امر باعث تاخیر در تحویل پروژه یا هزینه کردن بیشتر از بودجه شما می‌شود.
2. فرآیندهای مشخص و استانداردی برای اجرای پروژه موجود نیست.
3. فشار کاری زیادی روی منابع شما وجود دارد.
4. عدم تطابق میان دستاورد پروژه‌ها با اهداف سازمان وجود دارد.

 

مویرا الکساندر در مقاله‌ای از سایت CIO توضیح می‌دهد که اثربخشی PMO با اندازه‌گیری میزان تأثیر پروژه‌ها بر تحقق اهداف کسب‌وکار سنجیده می‌شود.

 

چالش‌های پیاده‌سازی PMO

معمولا پیاده‌سازی و استقرار PMO در سازمان‌ها با چالش‌هایی رو به رو است که چند مورد آن به شرح زیر است.

• مقاومت در برابر تغییر: اگر PMO به تازگی در سازمان پیاده شده باشد، معمولا زمان زیادی طول می‌کشد تا اعضای سازمان خودشان را با آن وفق بدهند و در ابتدا مقاومت به تغییر وجود دارد.
• بی اعتمادی و تصور غلط: بعضی افراد این تفکر را دارند که PMO فقط برای کنترل و نظارت بر آن‌ها به‌وجود آمده و جنبه حمایتی و پشتیبانی ندارد.
• نیاز به اثبات مفید بودن PMO: بسیاری از افراد توقع دارند مزایا و فواید به‌کارگیری PMO را بسیار دقیق و با اعداد و ارقام ببینند اما بسیاری از فواید PMO فقط با گذشت زمان نمایان می‌شود.

 

چک‌لیست اولیه برای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه

برای ایجاد دفتر مدیریت پروژه در سازمان و رسیدن به عملکرد مطلوب لازم است مراحل زیر طی شود.

 

۱. وضعیت کنونی سازمان را بررسی کنید.

از طریق صحبت با مدیران ارشد سازمان می‌توان چالش‌ها و مشکلات فعلی در روند اجرای پروژه‌ها و همچنین ضعف‌های موجود در فرآیندها را شناسایی کرد.

 

۲. نوع و ساختار PMO را مشخص کنید.

با توجه به فرهنگ سازمان و میزان کنترلی که نیاز دارید، از بین 4 نوع PMO گفته‌شده نوعی که بیشترین تطابق را با نیازهای شما دارد انتخاب کنید. همچنین جایگاه PMO در سازمان، مدیر PMO و نحوه گزارش‌دهی را مشخص کنید.

 

۳. فرآیندها و ابزارهای اصلی را فراهم کنید.

در شروع کار فقط فراهم کردن ابزارهای اصلی کافی است و در ابتدای کار لازم نیست همه ابزارها را در سازمان به‌کار گیرید. استانداردهای مدیریت پروژه، قالب‌های مورد نیاز و نرم‌افزار مناسب برای پشتیبانی از فعالیت‌های PMO را انتخاب کنید.

 

۴. به اعضای پروژه آموزش دهید.

نحوه کارکرد فرآیندها و چارچوب‌های جدید را به اعضا و مدیران پروژه آموزش دهید و تا زمان جا افتادن PMO در سازمان از آن‌ها پشتیبانی مستمر کنید.

 

۵. به طور مستمر عملکرد سازمان را پایش کنید.

گاهی لازم است فرآیندهایی که باعث پیچیدگی در سازمان شده است را اصلاح کنیم. برای فهمیدن این موضوع باید شاخص‌هایی مانند میزان موفقیت و زمان تحویل پروژه‌ها را قبل و بعد از به‌کارگیری PMO در سازمان مقایسه کنیم تا بفهمیم PMO تا چه اندازه مزایا برای ما داشته است.

 

 

جمع‌بندی

نکته‌ای که باید به آن توجه داشت این است که PMO و EPMO جایگزین یک‌دیگر نیستند و دو مرحله از بلوغ سازمان را نشان می‌دهند. به بیان ساده‌تر اگر تعداد پروژه‌های یک سازمان زیاد شوند، برای هم‌راستایی بیشتر پروژه‌ها با اهداف استراتژیک علاوه بر PMO به EPMO نیز نیاز داریم. هرچند که مرز بین این دو همیشه شفاف نیست و گاهی EPMO درگیر کارهای جزئی و اجرایی می‌شود و به سمت PMO میل پیدا می‌کند و گاهی هم برعکس این موضوع صادق است.