مشتری در یک نگاه
آوان نگار لحظه بهعنوان یکی از مجموعههای فعال و فرآیندمحور در هلدینگ دات وان، دارای ساختار گستردهای از فرآیندهای سازمانی، اداری و پروژهای میباشد. با توجه به حجم بالای تعاملات داخلی، گردش درخواستها و نیاز به هماهنگی میان واحدهای مختلف، این مجموعه نیازمند بستری متمرکز جهت مدیریت فرآیندها، مکاتبات، جلسات و پروژههای سازمانی بود.
پیش از استقرار سامانه سمین، بسیاری از فرآیندها بهصورت دستی، پراکنده و بدون ساختار یکپارچه انجام میشد و سازمان ابزار مشخص و متمرکزی برای مدیریت فرآیندهای داخلی و پیگیری درخواستها در اختیار نداشت. همچنین مدیرعامل مجموعه برای دریافت گزارشها و وضعیت فعالیتهای سازمان، وابستگی زیادی به ارسال گزارشهای دستی از سمت افراد و واحدها داشت.
از سوی دیگر، وجود فرآیندهای متعدد و یک فرآیند کلیدی تحت عنوان «فرآیند سفارش» که بهعنوان سوپر فرآیند سازمان شناخته میشد، نیازمند طراحی ساختاری منسجم، قابل کنترل و قابل رهگیری بود تا تمامی واحدهای درگیر بتوانند فرآیندها را بهصورت هماهنگ مدیریت نمایند.
همچنین مدیریت جلسات، پیگیری مصوبات و هماهنگیهای اجرایی توسط مسئول دفتر مدیرعامل، یکی دیگر از نیازهای مهم سازمان بود که ضرورت ایجاد یک بستر یکپارچه جهت کنترل و پیگیری فرآیندها را دوچندان میکرد.
خدمات ارائه شده به مشتری
طبق نیازمندیهای شرکت آوان نگار لحظه و طی جلسات مشاوره و فرآیندکاوی انجامشده توسط تیم استقرار شرکت دادهکاوان اندیشه برتر، خدمات و ماژولهای زیر از سامانه سمین در این مجموعه پیادهسازی و عملیاتی گردید:
- اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای سازمانی
- طراحی و پیادهسازی گردش کار فرآیندها
- پیادهسازی فرآیند سفارش بهعنوان سوپر فرآیند سازمان
- دستهبندی و ساختاردهی دپارتمانها و واحدهای سازمانی
- مدیریت درخواستها و فرآیندهای داخلی
- گزارشگیری مدیریتی و داشبوردهای سازمانی
- مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات
- پیگیری وظایف و هماهنگیهای اجرایی توسط مسئول دفتر
- مدیریت مکاتبات داخلی بین واحدها
- مدیریت نامههای وارده و صادره
- بایگانی الکترونیکی مکاتبات و اسناد
- سیستم ارجاع وظایف و Task Management
- مدیریت پروژه بهصورت سبد پروژه و پرتفوی
- پایش و کنترل وضعیت پروژهها
- ثبت و مدیریت پیشرفت پروژهها
- داشبورد مدیریتی پروژهها و گزارشهای تجمیعی
- یکپارچهسازی اطلاعات فرآیندی و پروژهای
نیازمندیهای رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، بسیاری از فرآیندهای داخلی در شرکت آوان نگار لحظه بهصورت دستی و غیرمتمرکز انجام میشد و سازمان فاقد یک بستر یکپارچه برای مدیریت فرآیندها و مکاتبات اداری بود. این موضوع باعث شده بود پیگیری درخواستها، گردش اطلاعات و هماهنگی میان واحدها با دشواری و وابستگی بالا به پیگیریهای فردی انجام شود.
یکی از مهمترین چالشهای سازمان، نبود ساختار مشخص برای دستهبندی دپارتمانها و فرآیندهای سازمانی بود. با توجه به تعدد فرآیندها و ارتباط گسترده واحدها با یکدیگر، نبود یک ساختار متمرکز باعث دشواری در گزارشگیری، پیگیری درخواستها و کنترل عملکرد سازمان شده بود.
همچنین مدیرعامل مجموعه برای دریافت وضعیت فعالیتها و گزارش عملکرد واحدها، وابستگی زیادی به گزارشهای دستی و ارسال اطلاعات توسط افراد داشت که این موضوع فرآیند تصمیمگیری مدیریتی را زمانبر و غیرمتمرکز میکرد.
در این میان، فرآیند سفارش بهعنوان یکی از مهمترین و کلیدیترین فرآیندهای سازمان، نیازمند طراحی یک گردش کار دقیق و یکپارچه بود تا تمامی مراحل ثبت، بررسی، تأیید و اجرای سفارشها بهصورت قابل رهگیری و کنترلشده انجام شود.
در حوزه مدیریت جلسات نیز فرآیند پیگیری مصوبات و هماهنگیهای اجرایی توسط مسئول دفتر مدیرعامل، بهصورت دستی انجام میشد و امکان رهگیری دقیق وضعیت جلسات و وظایف مرتبط با آنها وجود نداشت.
از سوی دیگر، سازمان نیازمند بستری یکپارچه برای مدیریت پروژهها بهصورت سبد پروژه و پرتفوی سازمانی بود. پیش از استقرار سامانه سمین، اطلاعات پروژهها بهصورت پراکنده مدیریت میشد و مدیران دید متمرکز و لحظهای نسبت به وضعیت پروژهها، میزان پیشرفت و عملکرد کلی پروژههای سازمان نداشتند.
با توجه به این چالشها، نیاز به یک سامانه متمرکز جهت مدیریت فرآیندها، مکاتبات، جلسات و پروژههای سازمانی بهعنوان یکی از نیازهای اصلی مجموعه مطرح گردید.
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار سامانه سمین و آغاز بهرهبرداری عملیاتی در شرکت آوان نگار لحظه، تحول قابل توجهی در نحوه مدیریت فرآیندهای سازمانی، مکاتبات و پروژهها ایجاد شد.
یکی از مهمترین دستاوردهای پروژه، ایجاد یک بستر متمرکز برای مدیریت فرآیندهای سازمانی و اتوماسیون اداری بود. این موضوع باعث شد گردش درخواستها، هماهنگی بین واحدها و پیگیری فرآیندها بهصورت کاملاً سیستمی و قابل رهگیری انجام شود و وابستگی به پیگیریهای دستی و غیرمتمرکز به میزان قابل توجهی کاهش یابد.
همچنین طراحی ساختار دپارتمانها و دستهبندی فرآیندها در سامانه، موجب افزایش نظم سازمانی و تسهیل گزارشگیری مدیریتی شد. مدیرعامل و مدیران سازمان توانستند از طریق داشبوردها و گزارشهای سامانه، بدون نیاز به دریافت گزارشهای دستی، وضعیت فرآیندها و عملکرد واحدها را بهصورت لحظهای مشاهده و پایش نمایند.
یکی دیگر از دستاوردهای مهم پروژه، پیادهسازی فرآیند سفارش بهعنوان سوپر فرآیند سازمان بود. با استقرار این فرآیند در سامانه سمین، تمامی مراحل ثبت، بررسی، تأیید و اجرای سفارشها بهصورت یکپارچه و ساختارمند انجام شد و امکان رهگیری دقیق وضعیت هر سفارش برای کاربران و مدیران فراهم گردید.
در حوزه مدیریت جلسات نیز فرآیند ثبت جلسات، پیگیری مصوبات و هماهنگی وظایف اجرایی بهصورت متمرکز در سامانه پیادهسازی شد. این موضوع باعث شد مسئول دفتر مدیرعامل بتواند جلسات، مصوبات و پیگیری وظایف مرتبط را بهصورت دقیق مدیریت و کنترل نماید.
همچنین مکاتبات داخلی، نامههای وارده و صادره و بایگانی اسناد در بستر سامانه متمرکز گردید و کاربران توانستند تمامی سوابق مکاتبات و مستندات را بهصورت یکپارچه و قابل دسترس مدیریت نمایند.
در حوزه مدیریت پروژه نیز تمامی پروژههای سازمان بهصورت سبد پروژه و پرتفوی در سامانه سمین پیادهسازی شد. این ساختار باعث شد مدیران بتوانند وضعیت پروژهها، میزان پیشرفت، اولویتها و عملکرد کلی پروژهها را از طریق داشبوردهای مدیریتی و گزارشهای تجمیعی مشاهده و پایش نمایند.
ایجاد دید متمرکز نسبت به پروژهها، علاوه بر افزایش شفافیت مدیریتی، موجب بهبود تصمیمگیری و تسهیل فرآیند برنامهریزی و کنترل پروژهها در سطح سازمان گردید.
در مجموع، استقرار سامانه سمین در شرکت آوان نگار لحظه منجر به افزایش شفافیت سازمانی، بهبود گردش فرآیندها، یکپارچهسازی مکاتبات و ارتقای مدیریت پروژهها و فرآیندهای سازمانی گردید.
مراحل استقرار پروژه
مرحله شناخت:
در مرحله شناخت، جلسات مشاوره و فرآیندکاوی با حضور مدیران و نمایندگان واحدهای مختلف سازمان برگزار شد. در این جلسات، فرآیندهای جاری، نحوه گردش درخواستها، ساختار مکاتبات، مدیریت جلسات و وضعیت پروژههای سازمان مورد بررسی قرار گرفت تا نیازهای واقعی مجموعه بهصورت دقیق شناسایی گردد.
مرحله تجزیه و تحلیل:
در مرحله تجزیه و تحلیل، اطلاعات جمعآوریشده بررسی و سناریوی نهایی استقرار سامانه متناسب با ساختار سازمان طراحی گردید. در این مرحله، ساختار دپارتمانها، فرآیند سفارش، گردش مکاتبات و مدل مدیریت پروژهها در سامانه سمین طراحی و نهایی شد.
مرحله استقرار، بازخورد و ارزیابی نهایی:
در مرحله استقرار، فرآیندها و ماژولها بهصورت گامبهگام در سامانه پیادهسازی شد و پس از هر بخش، بازخورد کاربران دریافت و اصلاحات لازم اعمال گردید. این رویکرد موجب شد سامانه بهصورت کامل با نیازهای عملیاتی سازمان منطبق گردد و کاربران بتوانند بهصورت مؤثر از قابلیتهای سامانه استفاده نمایند.
پس از استقرار نهایی، سامانه در سطح واحدهای مختلف سازمان مورد بهرهبرداری قرار گرفت و فرآیند پشتیبانی و توسعه مستمر نیز توسط تیم پشتیبانی ادامه یافت.
جمعبندی:
در مجموع، استقرار سامانه سمین در شرکت آوان نگار لحظه باعث شد فرآیندهای سازمانی، مکاتبات و پروژههای مجموعه از حالت پراکنده و دستی، به یک ساختار یکپارچه، متمرکز و قابل کنترل تبدیل شود.
ایجاد ساختار منسجم برای دپارتمانها و فرآیندها، پیادهسازی فرآیند سفارش بهعنوان سوپر فرآیند سازمان، مدیریت متمرکز جلسات و مصوبات، یکپارچهسازی مکاتبات سازمانی و استقرار مدیریت پروژهها بهصورت سبد پروژه و پرتفوی، از جمله نتایجی بود که بهصورت ملموس در عملکرد روزمره سازمان مشاهده گردید.
همچنین استفاده از داشبوردهای مدیریتی و گزارشهای لحظهای، موجب افزایش شفافیت اطلاعات، تسهیل تصمیمگیری مدیریتی و بهبود هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان شد.
