مشتری در یک نگاه
هلدینگ طبیعت بهعنوان یکی از مجموعههای فعال و شناختهشده در حوزه تولید و توزیع محصولات غذایی، دارای ساختار گسترده فروش، لجستیک و زنجیره تأمین میباشد. با توجه به حجم بالای سفارشات، تنوع کالاها و ارتباط مستقیم واحدهای فروش، انبار و لجستیک، ایجاد یک فرآیند یکپارچه و قابل کنترل برای مدیریت فروش و حملونقل کالا، به یکی از نیازهای اصلی این مجموعه تبدیل شده بود.
در این مجموعه، هماهنگی دقیق میان موجودی انبار، ثبت سفارش، تأییدات مدیریتی و فرآیند خروج کالا از انبار، نقش بسیار مهمی در جلوگیری از خطاهای عملیاتی، مغایرت موجودی و افزایش بهرهوری فرآیندهای اجرایی داشت. از همین رو، هلدینگ طبیعت نیازمند بستری بود که بتواند فرآیندهای فروش و لجستیک را بهصورت متمرکز، سیستمی و مبتنی بر گردش کار مدیریت نماید.
خدمات ارائه شده به مشتری
طبق نیازمندیهای هلدینگ طبیعت و طی جلسات مشاوره و فرآیندکاوی انجامشده توسط تیم استقرار شرکت دادهکاوان اندیشه برتر، خدمات و ماژولهای زیر از سامانه سمین در این مجموعه پیادهسازی و عملیاتی گردید:
مدیریت و کنترل هوشمند فرآیند فروش
- کنترل لحظهای موجودی کالا هنگام ثبت سفارش جهت جلوگیری از فروش مازاد بر انبار
- طراحی و پیادهسازی گردش کار چندمرحلهای تأیید فروش
- تعریف دقیق سطوح دسترسی و تأییدات مدیریتی متناسب با ساختار سازمان
اتصال مکانیزه فرآیند فروش به واحد لجستیک
- سیستم مدیریت و صدور هوشمند بارنامه
- کنترل سیستمی و دقیق خروج کالا از انبار
- مدیریت و ردیابی وضعیت ارسال و تحویل بار به مشتریان
هوشمندسازی زنجیره تأمین و انتخاب پیمانکاران حمل
- طراحی فرآیند مزایده الکترونیکی برای شرکتهای حملونقل
- سیستم انتخاب خودکار کمترین پیشنهاد قیمت حمل بار
نیازمندی های رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، بخش قابل توجهی از فرآیندهای فروش و لجستیک در هلدینگ طبیعت بهصورت دستی و غیرمتمرکز انجام میشد. کارشناسان فروش در بسیاری از موارد بدون کنترل لحظهای موجودی کالا اقدام به ثبت سفارش میکردند که این موضوع منجر به مغایرت موجودی، ثبت فروش بیش از ظرفیت انبار و ایجاد چالش در فرآیند تأمین و ارسال کالا میشد.
از سوی دیگر، فرآیند تأیید سفارشها وابستگی زیادی به پیگیریهای تلفنی و هماهنگیهای دستی میان واحدهای فروش، انبار و لجستیک داشت. نبود گردش کار مشخص باعث میشد برخی سفارشها بدون تأیید نهایی واحدهای مرتبط ثبت یا اجرا شوند که این موضوع احتمال بروز خطاهای عملیاتی را افزایش میداد.
در حوزه لجستیک نیز فرآیند خروج کالا از انبار فاقد کنترل سیستمی یکپارچه بود. بهعنوان مثال، در برخی موارد کالا پیش از تکمیل فرآیند صدور بارنامه یا نهایی شدن هماهنگی حمل از انبار خارج میشد. همچنین انتخاب شرکتهای حملونقل بهصورت سنتی و بدون مکانیزم رقابتی انجام میگرفت که این مسئله باعث افزایش هزینههای حمل و کاهش شفافیت در فرآیند انتخاب پیمانکاران حملونقل شده بود.
با توجه به این چالشها، نیاز به یک سامانه یکپارچه جهت کنترل کامل فرآیند فروش، مدیریت گردش تأییدات، کنترل لجستیک و نظارت دقیق بر خروج کالا از انبار، بهعنوان یکی از نیازهای کلیدی مجموعه مطرح گردید.
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار سامانه سمین و آغاز بهرهبرداری عملیاتی در هلدینگ طبیعت، فرآیندهای فروش و لجستیک مجموعه به صورت کامل مکانیزه و یکپارچه گردید.
مهمترین دستاورد این پروژه، ایجاد کنترل سیستمی بر فرآیند فروش بود؛ به گونهای که کارشناسان فروش تنها بر اساس موجودی واقعی کالا امکان ثبت سفارش داشتند و سامانه از ثبت فروش مازاد بر موجودی جلوگیری مینمود که این موضوع نقش مهمی در کاهش مغایرتهای انبار و افزایش دقت عملیات فروش ایفا کرد.
همچنین فرآیند تأیید سفارشها از طریق گردش کار چندمرحلهای در سامانه پیادهسازی شد و ثبت نهایی سفارشها منوط به تأیید واحدهای مرتبط از جمله مدیر لجستیک گردید که این ساختار موجب افزایش شفافیت، کاهش خطاهای انسانی و کنترل بهتر فرآیندهای بینواحدی شد.
یکی دیگر از مشکلات عملیاتی مجموعه پیش از استقرار سامانه، ثبت همزمان اطلاعات فروش و لجستیک در فایلهای اکسل و نرمافزارهای مختلف بود که علاوه بر اتلاف زمان، احتمال بروز خطا و مغایرت دادهها را افزایش میداد؛ اما با یکپارچهسازی فرآیندها در سامانه سمین، نیاز به ورود اطلاعات تکراری حذف گردید و کاربران توانستند تمامی امور را از طریق یک سامانه متمرکز مدیریت نمایند که این امر باعث افزایش سرعت عملیات و بهبود یکپارچگی اطلاعات شد.
در حوزه لجستیک نیز خروج کالا منوط به ثبت و تأیید بارنامه گردید و با پیادهسازی فرآیند مزایده برای شرکتهای حملونقل، پیشنهاد قیمت باربریها به صورت رقابتی دریافت و کمترین قیمت به صورت شفاف انتخاب شد که این موضوع نقش قابل توجهی در کاهش هزینههای حملونقل و افزایش بهرهوری فرآیند لجستیک هلدینگ طبیعت داشت.
مراحل استقرار پروژه
مرحله شناخت
در مرحله شناخت، جلسات مشاوره و فرآیندکاوی با حضور نمایندگان واحد فروش، انبار و لجستیک برگزار شد. در این جلسات، فرآیندهای جاری فروش، تأیید سفارشها، کنترل موجودی و حملونقل کالا مورد بررسی قرار گرفت تا چالشها و نیازهای واقعی مجموعه بهصورت دقیق شناسایی گردد.
مرحله تجزیه و تحلیل
در مرحله تجزیه و تحلیل، اطلاعات جمعآوریشده بررسی و سناریوی نهایی پیادهسازی سامانه متناسب با ساختار عملیاتی هلدینگ طبیعت طراحی شد. در این مرحله، گردش کار فروش، فرآیند تأییدات، کنترل خروج کالا و مکانیزم مزایده حملونقل در سامانه طراحی و نهایی گردید.
مرحله استقرار، بازخورد و ارزیابی نهایی
در مرحله استقرار، فرآیندها بهصورت گامبهگام در سامانه سمین پیادهسازی شد و پس از هر بخش، بازخورد کاربران دریافت و اصلاحات لازم اعمال گردید. این رویکرد موجب شد سامانه بهصورت کامل با فرآیندهای عملیاتی مجموعه منطبق گردد و کاربران بتوانند بهصورت مؤثر از قابلیتهای سامانه استفاده نمایند.
پس از استقرار نهایی، سامانه در واحدهای فروش، انبار و لجستیک مورد بهرهبرداری قرار گرفت و فرآیند پشتیبانی و بهبود مستمر نیز از طریق تیم پشتیبانی ادامه یافت.
جمعبندی:
در مجموع، استقرار سامانه سمین در هلدینگ طبیعت باعث شد فرآیندهای فروش و لجستیک از حالت دستی و پراکنده، به یک ساختار یکپارچه، قابل کنترل و مبتنی بر گردش کار تبدیل شود. کنترل دقیق موجودی کالا، جلوگیری از فروش مازاد، مدیریت مرحلهای خروج کالا از انبار و ایجاد شفافیت در انتخاب شرکتهای حملونقل، از جمله نتایجی بود که بهصورت ملموس در عملکرد روزمره مجموعه مشاهده گردید.
همچنین حذف ثبت اطلاعات در فایلهای اکسل و سامانههای متعدد و تجمیع فرآیندها در یک بستر یکپارچه، موجب کاهش قابل توجه ورود اطلاعات تکراری، افزایش سرعت عملیات و بهبود دقت دادههای سازمانی شد.
این پروژه توانست علاوه بر افزایش بهرهوری عملیاتی، هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان را بهبود داده و زیرساخت مناسبی برای توسعه فرآیندهای هوشمند مدیریتی در مجموعه فراهم نماید
