آدوراطب در یک نگاه
شرکت آدورا طب به عنوان یکی از شرکتهای پیشرو و توزیعکننده سراسری در صنعت دارویی کشور، وظیفه تأمین و توزیع مویرگی محصولات دارویی و تجهیزات پزشکی را به بیش از پانزده هزار داروخانه و مرکز درمانی در سراسر ایران بر عهده دارد.
با توجه به ابعاد گسترده عملیات و حساسیت شدید زنجیره تأمین فرآوردههای دارویی، مدیریت حجم بالای ارتباطات، مستندات و زنجیره پروژهها به یک بستر یکپارچه نیاز داشت. به همین منظور، ضرورت استقرار یک سامانه متمرکز و مبتنی بر گردش کار جهت یکپارچهسازی مکاتبات، وظایف و فرآیندهای اداری و عملیاتی، به عنوان یکی از اهداف راهبردی این هلدینگ بزرگ دارویی مطرح گردید.
خدمات ارائه شده به مشتری
طبق نیازمندهای تخصصی شرکت آدورا طب و پس از عارضهیابی ساختار مدیریت پروژه این مجموعه، خدمات و ماژولهای زیر از سامانه سمین پیادهسازی و عملیاتی گردید:
یکپارچهسازی و بومیسازی ساختار پروژه
- پیادهسازی چارت سازمانی و نقشهای ساختاری در بستر پروژه
- پیادهسازی شناسنامه پروژه و فرمهای اختصاصی هماهنگ با نیاز سازمان
- طراحی گردش کارهای تخصصی و مراحل پیشبرد پروژهها
مدیریت هوشمند منابع و کنترل زنجیره کلان
- ماژول مدیریت ریسکهای پروژه به صورت سنجشپذیر و عددی
- سیستم مدیریت، پایش و تخصیص بودجه پروژهها
- تعریف سطوح دسترسی کاربران و راهبران متناسب با هر پروژه
نظارت عالی و هوش سازمانی
- طراحی داشبوردهای پروژه تخصصی برای کاربران و مدیران هر بخش
- داشبورد مدیریتی کلانِ ویژه مدیرعامل جهت رصد وضعیت پروژهها در یک نگاه
- پیادهسازی آرشیو الکترونیکی و دسترسی سریع به اسناد و فرمهای پروژهها
نیازمندی های رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، فرآیندهای مدیریت پروژه در شرکت آدورا طب با چالشهای ساختاری و عدم یکپارچگی مواجه بود. تمامی فرمهای حیاتی پروژه از جمله شناسنامه پروژه، فرآیندهای مدیریت بودجه و سیستمهای ارزیابی ریسک به صورت دستی وارد و مدیریت میشدند که این ساختار، احتمال بروز خطای انسانی و مغایرت دادهها را افزایش میداد.
نبود داشبوردهای متمرکز و پایش لحظهای باعث میشد که مدیران ارشد و مدیرعامل مجموعه، برای اطلاع از وضعیت واقعی و درصد پیشرفت پروژهها با تاخیر مواجه شوند و دید شفاف و آنی نسبت به کل زنجیره عملیاتی نداشته باشند.
از سوی دیگر، به دلیل سنتی بودن سیستمها، واحد مدیریت پروژه (PMO) به جای تمرکز بر وظایف اصلی خود یعنی نظارت عالیه و هدایت استراتژیک، بخش زیادی از انرژی و زمان خود را صرف پیگیریهای مکررِ فرآیندی، هماهنگیهای حضوری یا تلفنی و جمعآوری دستی اطلاعات از کارشناسان مختلف میکرد.
نبود گردش کار دیجیتال و مشخص برای پیشبرد کارها، سرعت اجرای پروژهها را تحت تأثیر قرار داده و دسترسی سریع به سوابق و اسناد مربوط به هر پروژه را با سختیهای زیادی همراه ساخته بود که این موارد، استقرار یک سامانه یکپارچه را به یک اولویت کلیدی تبدیل کرد.
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار کامل سامانه سمین در شرکت آدورا طب، تحول بزرگی در سرعت، دقت و نحوه مدیریت پروژهها به وقوع پیوست. مهمترین دستاورد این پروژه، متمتمرکز شدن و یکپارچگی کامل ساختار مدیریت پروژه بود؛ به طوری که تمامی فرمها، شناسنامهها و فرآیندهای مالی و بودجهای از حالت دستی خارج شده و به صورت الکترونیکی در سیستم ثبت میشوند.
این یکپارچگی در کنار قابلیت جدید مدیریت ریسک، این امکان را فراهم ساخته است تا خطرات و چالشهای احتمالی هر پروژه به صورت کاملاً عددی و علمی قابل اندازهگیری و پیشبینی باشد که این دستاورد، سرعت انجام کارها و انعطاف عملیاتی را در سطح هلدینگ به شدت افزایش داده است.
دستاورد شاخص دیگر، بازتعریف نقش واحد مدیریت پروژه (PMO) در سازمان بود؛ با مکانیزه شدن پیگیریها، این بخش از یک واحدِ صرفاً پیگیر، به یک واحدِ کاملاً ناظر و تحلیلگر ارتقا یافت. همچنین طراحی و توسعه داشبوردهای مدیریتی اختصاصی به کاربران و مدیران اجازه میدهد تا در هر لحظه وضعیت وظایف خود را رصد کنند.
از طرفی دیگر، مدیرعامل شرکت نیز میتواند با استفاده از داشبورد کلان مدیریتی، در یک نگاه و به صورت زنده، وضعیت و سلامت تمام پروژههای سازمان را رصد کند که این امر کیفیت تصمیمگیریهای استراتژیک را در این شرکت پخش دارویی به اوج رسانده است.
مراحل استقرار پروژه
مرحله شناخت
در این مرحله جلسات Kick-Off با مدیران و ذینفعان پروژه برگزار شد و وضعیت موجود مدیریت پروژه در سازمان مورد بررسی قرار گرفت. فرآیندها، ساختارهای فعلی و چالشهای موجود شناسایی گردید و نیازمندیهای اصلی سازمان استخراج شد.
مرحله تجزیه و تحلیل
در این مرحله، تیم استقرار با بهرهگیری از تجربیات پروژههای مشابه، سناریوهای مختلف پیادهسازی را به سازمان ارائه نمود. پس از تحلیل نیازمندیها، ساختار نهایی مدیریت پروژه، چارت سازمانی، گردش کارها، مدل مدیریت ریسک و داشبوردهای مدیریتی طراحی گردید.
مرحله استقرار، پایلوت و آموزش
پس از طراحی ساختارها، پروژهها و فرآیندها در سامانه پیادهسازی شد و یکی از پروژههای سازمان بهعنوان پایلوت انتخاب گردید. پس از ارزیابی نتایج و اعمال اصلاحات مورد نیاز، آموزش راهبران سامانه و تیم PMO انجام شد تا سازمان بتواند بهصورت مستقل از سامانه بهرهبرداری نماید.
جمعبندی:
در مجموع، استقرار سامانه سمین در شرکت آدورا طب باعث شد فرآیندهای مدیریت پروژه از حالت دستی، فرمهای پراکنده و پیگیریهای سنتی، به یک ساختار کاملاً یکپارچه، متمرکز و هوشمند تبدیل شود. حذف فرمهای کاغذی، سنجشپذیر شدن سیستمهای ارزیابی ریسک و بودجه، و همچنین پیادهسازی داشبوردهای زنده مدیریتی برای سطوح مختلف سازمان، از جمله نتایجی بود که به صورت ملموس سرعت و چابکی عملیاتی را در سطح هلدینگ به شدت افزایش داد. این پروژه توانست با مکانیزه کردن چرخههای کاری، واحد مدیریت پروژه را به یک بخش ناظر و استراتژیک تبدیل کند و هماهنگی میان ارکان مختلف سازمان را بهبود ببخشد.
