کنترل پروژه، رشته‌ای کلیدی در مدیریت پروژه است. در واقع هر پروژه برای رسیدن به نتیجه مطلوب، باید از نظر زمان، هزینه، منابع و میزان پیشرفت به‌طور مداوم بررسی شود. زیرا ممکن است یک پروژه با منابع کافی شروع شود اما در میانه راه دچار تاخیر یا هزینه زیاد شود. اینجاست که کنترل پروژه اهمیت پیدا می‌کند. کنترل پروژه فرآیندی است که وضعیت پروژه را با برنامه اولیه مقایسه می‌کند و اگر اختلاف یا تأخیری وجود داشته باشد، آن را مشخص می‌کند تا بتوان به‌موقع برای رفع آن اقدام کرد. به بیان ساده‌تر، کنترل پروژه تضمین می‌کند که پروژه‌ها نه فقط شروع خوبی داشته باشند، بلکه مسیر خود را تا پایان به درستی طی کنند.

 

وظایف مدیر کنترل پروژه چیست؟

مدیر کنترل پروژه یا کنترل کننده‌ی پروژه با پایش دائم پیشرفت پروژه ها، تلاش می‌کند اگر انحرافی نسبت به برنامه مبنا در پروژه ایجاد شده باشد، آن را سريع‌تر شناسایی کند تا جلوی هزینه و تاخیر بیشتر در پروژه را بگیرد و اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری مدیر پروژه فراهم می‌کند. مهم‌ترین وظایف او عبارت‌اند از:

1. تعریف اهداف کمی و قابل اندازه‌گیری در جهت کنترل هزینه و کیفیت با مشورت مدیر پروژه و طبق سبد پروژه‌های شرکت.
2. تهیه و به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی و بررسی میزان پیشرفت پروژه.
3. پایش هزینه‌ها و بودجه و شناسایی انحرافات مالی.
4. مقایسه عملکرد واقعی با برنامه اولیه و تحلیل دلایل تأخیر یا افزایش هزینه.
5. تهیه گزارش‌های منظم و دوره‌ای از وضعیت پروژه برای مدیران و ذی‌نفعان.
6. پایش منابع پروژه و بررسی نحوه استفاده از نیروی انسانی، تجهیزات و سایر منابع.
7. شناسایی ریسک‌ها و ارائه راهکارهایی برای کاهش تأثیر آن‌ها بر پروژه.
8. کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و ارائه تحلیل برای بهبود روند اجرای پروژه.
9. اطمینان از ارتباطات اثربخش اعضای تیم پروژه با دیگه نفعان
10. بایگانی اسناد پروژه برای استفاده در مراجعات بعدی و مستندسازی از تجربیات این پروژه برای بهبود پروژه‌های بعدی

به‌طور خلاصه، کنترل‌کننده پروژه مسئول اجرای پروژه نیست؛ بلکه با جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات، به مدیر پروژه کمک می‌کند تصمیم‌های دقیق‌تر و به‌موقع‌تری بگیرد.

 

فرایند کنترل پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟

کنترل پروژه بر اساس استاندارد DIN 69901 شش گام دارد. این گام‌ها به صورت یک چرخه در طول مسیر پروژه تکرار می‌شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه از مسیر خود منحرف نشود و در صورت لزوم اصلاحات انجام شود.

استاندارد DIN 69901-5:2009-1 معمولا در شرکت‌های آلمانی و برخی کشورهای اروپایی استفاده می‌شود و در آن، فرآیندها و ساختارهای مدیریت پروژه بیان شده است.

 

 

کنترل‌کننده‎ با همکاری مدیران ارشد، اهداف قابل سنجش و دقیقی را در جهت کنترل زمان، هزینه و کیفیت پروژه تعریف می‌کند تا از همان ابتدا مسیر پروژه مشخص شود.

گام دوم: برنامه‌ریزی با جزئیات دقیق

یک برنامه جامع شامل تعریف منابع و تخصیص آن‌ها، زمان‌بندی دقیق و مایلستون‌ها تدوین می‌شود.

گام سوم: جمع‌آوری داده‌های واقعی

در طول پروژه داده‌های حاصل از ثبت زمان‌های واقعی وظایف و فعالیت‌های انجام‌شده در پروژه جمع‌آوری می‌شود تا مشخص شود پیشرفت واقعی پروژه چقدر بوده است.

گام چهارم: مقایسه وضعیت موجود با واقعیت

اختلاف (تفاوت) پیشرفت واقعی پروژه از پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده اندازه‌گیری می‌شود تا مشخص شود پروژه چقدر از برنامه فاصله گرفته است.

گام پنجم: تحلیل انحرافات

در صورت وجود انحراف در پروژه، دلیل ایجاد آن مورد بررسی قرار می‌گیرد.

گام ششم: انجام اقدامات اصلاحی

پس از شناسایی علت، مدیران پروژه راه‌حل‌هایی را برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی آن پیشنهاد می‌دهند.

 

ابزارهای کنترل پروژه چیست؟

روش‌های متنوعی برای کنترل پروژه وجود دارد که هرکدام براساس ویژگی و حوزه هر پروژه می‌تواند کارایی داشته باشد. درواقع، انتخاب روش مناسب بستگی به نیازهای هر پروژه دارد. در ادامه رایج‌ترین روش‌ها و کاربرد هر یک به طور خلاصه توضیح داده شده است.

• ساختار شکت کار (WBS)

ساختار شکت کار، روشی است که یک پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌کند. این ساختار به شکل یک نمودار درختی یا سلسله‌ مراتبی نشان داده می‌شود و در پایین‌ترین سطح به بسته‌های کاری (work package) می‌رسد. در واقع با رسم ساختار شکست کار، محدوده پروژه (scope) مشخص شده و از انجام کارهای خارج از محدوده جلوگیری می‌شود. همچنین به برنامه‌ریزی دقیق‌تر و تخصیص هدف‌مندتر منابع کمک می‌کند.

• گزارش‌های وضعیت

تهیه این گزارش‌ وضعیت پروژه به پایش مداوم پیشرفت پروژه کمک می‌کند و برخی داده‌های مرتبط با هزینه‌ها، تلاش انجام‌شده، مهلت‌های سررسید و … را به مدیر پروژه نشان می‌دهد.

با بهره‌گیری از برخی ابزارهای کنترل پروژه مثل سمین، می‌توان گزارش‌های وضعیت ایجاد کرد و باعث تسهیل تصمیم‌گیری برای مدیران پروژه و افزایش شفافیت در روند پروژه شد.

همچنین می‌توان با استفاده از خطوط مبنا (baselines) گزارش‌های مقایسه‌ای ایجاد کرد تا از مقایسه‌ وضعیت فعلی با برنامه اولیه، انحرافات پروژه را سنجید.

• مایلستون

مایلستون‌ها رویدادهای مهم در یک پروژه هستند و نقاط پیشرفت کلیدی را نشان می‌دهند. در واقع مایلستون‌ها مانند تابلوهای کیلومتر شمار هستند و نشان می‌دهند پروژه به چه نقطه‌ی کلیدی‌ای رسیده است. به عنوان مثال “تایید نهایی نمونه اولیه” یک مایلستون است که نشان دهنده‌ی اتمام یک فاز یا تحویل یک خروجی است. مایلستون‌ها از همان روز اول پروژه مشخص می‌شوند و در طول پروژه نمای شفاف از میزان پیشرفت پروژه به ما ارائه می‌دهند.

• درگاه‌های کیفیت (Quality Gates)

درگاه‌های کیفیت، نقاط بازرسی در مسیر اجرای پروژه هستند و مانند مایلستون‌ها مشخص کننده نقاط مهم پیشرفت هستند.

از درگاه‌های کیفیت به منظور برآورده شدن الزامات کیفی مشخصی قبل از وارد شدن به فاز بعدی پروژه استفاده می‌شود. به بیان دیگر، مشخص می‌کند آیا کیفیت کار آنقدر بالاست که استاندارهای ما را پاس کند تا بتوان وارد فاز بعدی پروژه شد؟

به عنوان مثال در توسعه یک داروی جدید، بعد از پایان مرحله آزمایش‌های پیش بالینی (آزمایش روی حیوانات) برای اطمینان از تکمیل ارزیابی‌های ایمنی، یک درگاه‌ کیفیت تعریف می‌شود و سپس در صورت تایید، پروژه می‌تواند وارد مرحله کارآزمایی بالینی (آزمایش روی انسان‌ها) شود.

• مقایسه بودجه برنامه‌ریزی شده با هزینه‌های واقعی

این روش به کمک مقایسه هزینه‌های پیش‌بینی‌شده با هزینه‌هایی که در واقعیت تا یک لحظه مشخص خرج شده‌اند، یک روش رایج برای کنترل هزینه‌های پروژه است.

با این روش، اختلاف هزینه‌ها به صورت تصویری قابل نمایش است و به مدیران این امکان را می‌دهد که به سرعت در مقابل انحراف از بودجه واکنش نشان دهند. این کار به کنترل بودجه کمک می‌کند.

• ارزش کسب‌شده (EV)

تحلیل ارزش کسب‌شده که با نام ” ارزش عملکرد” نیز شناخته می‌شود، تحلیلی فراتر از “مقایسه بودجه برنامه‌ریزی شده با هزینه واقعی” ارائه می‌دهد. در واقع این شاخص با در نظر گرفتن “درصد برآوردی تکمیل کار” و “هزینه” به طور هم‌زمان، اطلاعات دقیق‌تری از پیشرفت پروژه به ما می‌دهد.

تحلیل این شاخص اغلب در پروژه‌های پیچیده و با مقیاس بزرگ برای سنجش هم‌زمان میزان هزینه و وضعیت عملکرد پروژه کاربرد دارد؛ مانند پروژه‌های تحقیق و توسعه در صنعت هوانوردی و هوافضا.

ارزش کسب‌شده (EV) با استفاده از سیستم مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) محاسبه و مدیریت می‌شود.

• ریسک‌ها و فرصت‌ها

در این روش، ریسک‌ها و فرصت‌های بالقوه و تأثیر آن‌ها بر پروژه شناسایی و تحلیل می‌شوند و میزان خسارت یا سود ناخالص هریک به همراه اقدامات پیشنهادی تعیین می‌گردد. این روش، از نمودار ماتریسی استفاده می‌کند که ریسک‌ها و فرصت‌ها را بر اساس دو معیار “احتمال وقوع” و “شدت تأثیر” در سه سطح بالا، متوسط و پایین دسته‌بندی می‌کند. ریسک‌هایی که احتمال وقوع بالا و خسارت شدیدی دارند، به عنوان بحرانی‌ترین موارد شناخته شده و به اقدامات فوری جهت کاهش خطر نیاز دارند. در مقابل، فرصت‌هایی با احتمال موفقیت بالا و سود زیاد، در اولویت سرمایه‌گذاری و بهره‌برداری قرار می‌گیرند.

به عنوان مثال، در فرآیند عرضه محصولی جدید در بازار، مواردی همچون اختلال در تأمین یا مشکلات پذیرش بازار به عنوان ریسک، و مواردی نظیر کاهش هزینه‌ها یا کسب رهبری بازار به عنوان فرصت، با استفاده از این روش به بهترین شکل قابل مدیریت هستند.

• گزارش‌های نهایی

گزارش‌های نهایی پس از پایان پروژه آماده می‌شوند و تصویر کاملی از تاریخ تحویل، بودجه و هزینه‌های نهایی ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها پس از تأیید مدیر پروژه، قفل می‌شوند و دیگر قابل تغییر نیستند.

فرآیند تهیه این گزارش‌ها با جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل روند پروژه شروع می‌شود و مواردی چون مایلستون‌ها، چالش‌ها، راهکارها، مقایسه هزینه و زمان واقعی با برنامه‌ریزی اولیه را در بر می‌گیرد. هدف اصلی از تنظیم این سند، مستندسازی موفقیت‌های پروژه، استخراج تجربیات ارزشمند برای پروژه‌های آینده و افزایش شفافیت برای مدیریت است.

 

شاخص های کنترل پروژه چیست؟

کنترل‌کنندگان پروژه برای فهمیدن این‌که پروژه از نظر پیشرفت و کارایی در چه وضعیتی قرار دارد، نیاز دارند با شاخص‌ها و مقادیر خاصی کار کنند. این شاخص‌ها به آن‌ها در شناسایی سریع‌تر مشکلات و انحرافات کمک می‌کند.

تعریف، واحد و کاربرد هرکدام از این شاخص‌ها در جدول زیر آورده شده است.

 

• نکته 1: مقدار SPI برابر 1 یعنی پروژه دقیقا طبق برنامه پیش رفته است. مقدار SPI کمتر از 1 نشان‌دهنده روند کندتر از برنامه و مقدار SPI بیشتر از 1 بیانگر روند سریع‌تر از برنامه است.
• نکته 2: مقدار CPI برابر 1 یعنی پروژه دقیقا طبق بودجه پیش رفته است. مقدار CPI کمتر از 1 نشان‌دهنده گران‌تر بودن از چارچوب بودجه و مقدار CPI بیشتر از 1 بیانگر ارزان‌تر بودن از چارچوب بودجه است.

 

نقش نرم‌افزارهای PMIS در کنترل پروژه چیست؟

مشکل بسیاری از سازمان‌ها در فرآیند کنترل پروژه این است که اطلاعات پروژه آن‌ها در فایل‌ها و نرم‌افزارهای مختلف ذخیره شده است و این موضوع تهیه‌ی گزارش‌های دقیق را دشوار می‌کند. همچنین عدم وجود یک محیط یک‌پارچه باعث اختلاف در آمار و کاهش دقت تحلیل‌ها می‌شود.

در این شرایط، نرم‌افزارهای مديريت اطلاعات پروژه (PMIS) مانند یک مرکز فرماندهی اطلاعاتی، امکان مشاهده داده‌های مرتبط با هزینه، منابع، پیشرفت واقعی و برنامه‌ای پروژه را در یک محیط يک‌پارچه فراهم می‌کند. در این صورت افراد می‌توانند با ایجاد داشبوردهای مديريتی و تحلیل‌های گرافیکی، به طور دائم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را پایش کرده و تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند و اقدامات اصلاحی را هرچه سریع‌تر انجام دهند.

استفاده از یک نرم‌افزار PMIS مانند نرم افزار کنترل پروژه سمین در سازمان‌ها، باعث ساختارمندتر شدن فرآیند کنترل پروژه و افزایش شفافیت در آن‌ها می‌شود.

 

نتیجه‌گیری درباره کنترل پروژه

کنترل پروژه به عنوان یکی از ارکان مهم مدیریت پروژه، امکان برنامه‌ریزی و پایش کارآمد پروژه را فراهم می‌سازد. با بهره‌گیری از ابزارهایی مانند گزارش‌های وضعیت، تحلیل‌ مایلستون‌ها، تحلیل ارزش کسب‌شده (EVA)، به مدیران کمک می‌کند تا روند اجرای پروژه را به طور مداوم پایش کرده و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را به‌موقع انجام دهند. در واقع کنترل پروژه از این‌که پروژه‌ها در زمان مقرر و در محدوده‌ بودجه و استانداردهای کیفی مورد نظر انجام شوند، اطمینان حاصل می‌کند.

همچنین با تهیه داشبوردهای مديريتی و ابزارهای گرافیکی که توسط نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ایجاد می‌شوند، تصمیم‌گیری در روند پروژه آسان‌تر خواهد شد.

 

منبع برای مطالعه بیشتر:

Project Controlling: Definition, Methods and Key Figures