گزارش وضعیت پروژه فرصتی برای پایش عملکرد و پیشرفت پروژه
ارائه گزارش وضعیت پروژه، مدیران ارشد را قادر می‌کند تا آگاهانه تصمیم‌گیری کنند و این امر موجب می‌گردد تا شانس دستیابی به نتیجه مطلوب افزایش یابد. علاوه بر این، گزارش‌های معتبر باعث می‌شوند که اطلاعات عملکرد پروژه به ذی‌نفعان ارائه شود و موجب حفظ مشارکت آنها شود. این گزارش ها در قالب گزارش پیشرفت پروژه در مدیریت پروژه نیز قابل ارائه است.
اطلاعات ارائه شده در PSR یا گزارش وضعیت پروژه (Project Status Report) میزان انحرافات پروژه نسبت به برنامه‌های اولیه را در ابعاد مختلفی چون زمان، هزینه، کیفیت، ریسک و … نشان می‌دهد. این اطلاعات با مشخص کردن انحرافات مهم، باعث دستیابی به نتیجه مطلوب می‌شود. با این حال، متأسفانه شاهد هستیم که بیشتر مواقع، گزارش‌ها بدون خوانده‌شدن توسط مدیران کنار گذاشته می‌شوند. درحالی‌که استفاده از این ابزار می‌تواند موفقیت پروژه را افزایش دهد. علت کم‌توجهی به این ابزار مهم، ریشه در دلایل زیادی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره می‌شود.
مباحثی که مورد بررسی قرار می گیرد:
ویژگی‌های یک گزارش وضعیت پروژه نامطلوب!
محتوای گزارش
اولین مشکلی که در گزارش‌های پروژه وجود دارد، عدم ارائه اطلاعات مناسب از گستره داده‌های موجود است. موضوعاتی که به عنوان دانش کسب‌شده تیم پروژه از تجربه‌های پیشین تلقی می‌شوند باید به همراه اقدامات اصلاحی مؤثری که انجام شده است مورد توجه قرار گیرد. همچنین موضوعات جدید و در حال ظهور باید به روشنی همراه با جزییاتی در خصوص اقدامات مورد نیاز ارائه گردد. ارائه گزارش‌های بی‌محتوا و پیچیده نه‌تنها راهکاری ایجاد نمی‌کند بلکه در مواقعی سبب مشکلاتی می‌شود.
نحوه ارائه گزارش
درست است که محتوای گزارش از درجه اهمیت بالایی برخوردار است، اما میزان اثربخشی و انتقال درست محتوا وابسته به چگونگی نحوه ارائه گزارش نیز هست. اگر شیوه ارائه گزارش نامناسب باشد، شاید تلاش‌هایی که در راستای تهیه محتوای گزارش انجام شده است را به ثمر نرساند.
به‌موقع بودن گزارش: ارائه به‌موقع گزارش به‌ویژه در محیط‌های چابک، جهت اتخاذ تصمیمات راهبردی و کاهش ریسک پروژه بسیار حائز اهمیت است.
در مسیر پیشرفت پروژه به منظور به حداکثر رساندن شانس موفقیت، لازم است تا بررسی وضعیت پروژه، مشکلات و چالش‌های آن و نحوه مشارکت تیم اجرایی، تحت یک سیستم موثر و فرایندی مشخص در قالب گزارش‌های مدیریت پروژه ارائه شود. در واقع کنترل پروژه بدون گزارش‌های وضعیت پروژه ممکن نیست زیرا تصمیم‌گیری به موقع و مناسب در پروژه، مستلزم وجود گزارش‌های مناسب و کارا است.
مروری بر شاخص‌های عملکردی پروژه
شاخص عملکرد برنامه زمانی (SPM)
شاخص عملکرد برنامه زمانی (Schedule Performance Metric) شاخص پیشرفت واقعی در مقابل پیشرفت برنامه‌ریزی شده است. اگر این نشانگر در محدود سبز قرار گیرد، پروژه مطابق برنامه زمان‌بندی یا جلوتر از آن قرار دارد. اگر نشانگر در محدوده زرد قرار گیرد، پروژه شروع به عقب افتادن کرده است. اگر نشانگر در محدوده قرمز قرار گیرد، پروژه به طور چشم‌گیری عقب مانده و نیازمند اقدامات اصلاحی است. SPM از طریق نسبت بین ارزش کسب شده و ارزش برنامه‌ریزی‌شده محاسبه می‌شود.
شاخص عملکرد پیشایندی هزینه (CCPM)
شاخص عملکرد پیشایندی هزینه (Cost Contingency Performance Metric) معیاری است که هزینه‌های احتمالی را نسبت به پیشرفت پروژه تا امروز مقایسه می‌کند. اگر نشانگر این شاخص در محدوده سبز قرار بگیرد، احتمالاً تمامی هزینه‌ها تا زمان اتمام پروژه پوشش داده خواهد شد. اگر نشانگر در محدوده زرد قرار بگیرد، هزینه‌های احتمالی باقی‌مانده ممکن است تأمین شود اما نظارت دقیق‌تر ضروری است. اگر نشانگر در محدوده قرمز قرار بگیرد، احتمالاً بودجه باقی‌مانده ناکافی است. از این رو، تجزیه و تحلیل کمی ریسک ممکن است ضروری باشد تا میزان هزینه اضافی احتمالی مورد نیاز را تعیین کند. شاخص CCPM در پروژه‌هایی که بودجه مشخص و ثابتی دارند، ابزاری مناسب برای نظارت بر عملکرد هزینه پروژه است.
شاخص عملکرد ایمنی (SPM)
شاخص عملکرد ایمنی (Safety Performance Metric) برای مقایسه ضریب ایمنی پروژه نسبت به میانگین ضریب ایمنی ملی صنعت استفاده می‌شود. نرخ حوادث (IR)[efn_note]Incident Rate[/efn_note]، تعریف شده توسط اداره بهداشت و ایمنی حرفه‌ای یا OHSA (Occupational Health and Safety Administration)، اساس محاسبه این شاخص است.
شاخص تضمین کیفیت (QAM)
شاخص تضمین کیفیت (Quality Assurance Metric) شاخصی است که برای ارزیابی برنامه کنترل کیفیت پیمانکاران استفاده می‌شود. مالک پروژه، کیفیت مورد نیاز پروژه را تعیین و آن را در مشخصات قرارداد درج می‌کند و پیمانکار موظف است استانداردهای کیفیت تعیین شده را رعایت کند. از این رو، وجود یک برنامه کنترل کیفیت برای اطمینان از انطباق لازم است. QAM می‌تواند روی یک جنبه از برنامه کیفیت تنظیم شود و یا می‌تواند جنبه‌های زیادی را در بر گیرد.
سیستم گزارش‌گیری پروژه
یکی از نکات قابل توجه در هنگام راه‌اندازی سیستم‌های مدیریت پروژه در سازمان‌های پروژه‌محور، متفاوت بودن و تخصصی بودن عملکرد در هر یک از این سازمان‌ها است. به بیان دیگر، هر چند که روش کلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در سازمان‌های مختلف مشابه است ولی هر سازمان از یک سری روال‌ها و اطلاعات خاص جهت کنترل پیشرفت پروژه‌های خود و تهیه گزارش وضعیت پروژه برای مدیریت پروژه دارد. بنابراین نیازمند گزارش‌های خاص و متفاوت بر اساس اطلاعات مورد نیاز خود خواهد بود. در نتیجه مناسب است که سیستم مدیریت پروژه، تا حد امکان از قابلیت انعطاف‌پذیری جهت سازگار شدن با روال‌های کنترل پروژه در سازمان‌های مختلف برخوردار بوده و توانایی ارائه گزارش‌های مختلف دوره‌ای و مدیریتی را داشته باشد. یک سیستم مدیریت پروژه باید قابلیت ارائه گزارش‌هایی را بدهد که:
- منبع اصلی ارائه اطلاعات در خصوص وضعیت عملکرد پروژه باشد.
- اطلاعات عملکرد را تجزیه و تحلیل کرده و نتایج را از طریق ابزارهای گرافیکی مانند نمودارها نشان دهد.
- روند اجرای پروژه را نظارت کند.
- انحرافات موجود در روند اجرای پروژه را نسبت به برنامه‌ریزی اولیه شناسایی کند.
- در مورد ریسک‌های پروژه با پتانسیل تأثیرگذاری بر برنامه، هزینه، ایمنی و کیفیت بحث کند.
یک سیستم خوب گزارش وضعیت پروژه باید بتواند در حداقل زمان ممکن داده‌های خام پروژه را گردآوری، پردازش و پالایش کند و در نهایت اطلاعات معتبر و تحلیل شده مورد نیاز را در سطوح مختلف ارائه دهد. این سیستم باید بتواند نتایج حاصل از تحلیل عملکرد داده‌ها را با استفاده از نمودارها و جداول به طور مؤثر منتقل کند. ابزارهای گرافیکی در جلب توجه مدیران پروژه بسیار مؤثر هستند زیرا به آنها اجازه می‌دهد عملکرد کلی پروژه را با یک نگاه درک کنند. نتایج عملکرد در گزارش‌ها باید به صورت سلسله‌مراتبی سازمان‌دهی شود و به مدیران و کاربران پروژه اجازه دهد تا با نگاهی به صفحه داشبورد پروژه، وضعیت کلی عملکرد پروژه را درک کنند. در عین حال با حرکت به سطوح پایین‌تر – برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر در مورد هر یک از رده‌های عملکرد پروژه – بتوانند جزئیات بیشتری را به دست آورند.
ارائه به موقع PSR (گزارش وضعیت پروژه) برای موفقیت یک سیستم گزارش‌دهی بسیار مهم است. بنابراین روند جمع آوری داده‌ها باید ساده‌سازی شود و فرد مسئول سیستم گزارش‌دهی باید در صدر تحولات پروژه باشد تا اطمینان حاصل گردد که داده‌های مربوط به موضوعات جدید یا در حال تحول، در سیستم گزارش‌دهی پروژه ثبت می‌شوند. این یک جنبه مهم برای تضمین محتوای گزارش‌دهی مؤثر است. همچنین تأیید و نظارت مدیران ارشد یکی دیگر از عوامل موفقیت سیستم گزارش عملکرد هر پروژه است. در واقع مدیران پروژه‌ای که به‌طور منظم گزارش‌های خود را مرور می‌کنند و انحرافات موجود در روند پیشرفت پروژه را از تیم پروژه خود پیگیری می‌نمایند، به طور مؤثر موفقیت یک سیستم گزارش‌دهی را تضمین می‌کنند.
برای اطمینان از اینکه آیا گزارش‌ها برای مدیران ارشد کاربردی هستند یا خیر، باید دقت داشت تا گزارش‌ها مطابق با ذهنیت و انتظارات آنها آماده و ارائه شود. بعید است که مدیران ارشد پروژه به گزارش‌های قطور درباره جزئیات تجزیه و تحلیل فنی پروژه علاقمند باشند.
مدیران پروژه بیشتر گزارشی را ترجیح می‌دهند که بتواند نتایج عملکرد را به طور خلاصه ارائه کند. از این رو، استفاده از ابزارهای گرافیکی، راه حل ایده‌آل است. علاوه بر این، تمرکز بر نقاط بحرانی و ریسک‌های پروژه، علاقه آنها به گزارش را در طول چرخه پروژه حفظ خواهد کرد.
تا هنگامی که مدیران پروژه از گزارش‌ها به عنوان یک ابزار مورد نیاز جهت بررسی انحرافات عملکرد پروژه و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه استفاده می‌کنند، به طور مؤثر در حال ایجاد یک فرآیند روش‌مند برای شناسایی، مستندسازی و کاهش انحراف‌های اصلی پروژه از ابتدا تا انتهای آن هستند. این روند نه تنها شانس موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد، بلکه با گذشت زمان و سیر پیشرفت پروژه، دانش سازمانی ایجاد می‌شود و می‌تواند برای پروژه‌های آینده نیز به کار رود.
یک رویکرد مطلوب، برگزاری منظم جلسات پیشرفت است که توسط مدیر کنترل پروژه و به ریاست مدیر ارشد برگزار می‌شود. در این جلسات، مدیر ایمنی، مدیر کنترل کیفیت و سایر کارمندان یا واحدها نیز در صورت لزوم شرکت خواهند کرد. مدیر کنترل پروژه وضعیت شاخص‌های عملکرد برنامه و هزینه را توضیح می‌دهد (به عنوان مثال، اگر شاخص‌ها به رنگ زرد یا قرمز باشد، مدیر کنترل پروژه دلایل کمبود را نیز توضیح می‌دهد؛ همچنین اگر اقدامات اصلاحی وجود دارند و نتایجی مورد انتظار است نیز توسط وی توضیح داده می‌شود).
مجری پروژه تصمیمات پروژه را اتخاذ کرده و بخشنامه‌هایی را در رابطه با اقدامات اصلاحی صادر می‌کند. همین روند برای امنیت و کیفیت تکرار می‌شود. مدیران اجرایی همچنین ممکن است سایر کارمندان و کارشناسان مربوطه یا SMEها (Subject Matter Experts) را برای حضور در این زمینه و بحث بیشتر در مورد مسائل فنی مؤثر بر عملکرد دعوت کنند. این رویکرد پیشنهادی به طور خودکار مدیران پروژه و مدیران اجرایی را درگیر خواهد کرد و توجه آنها را به مهم‌ترین انحراف‌های عملکرد پایه پروژه که نتایج پروژه را هدایت می‌کند متمرکز می‌سازد.
شاخص‌های عملکردی را می‌توان برای هر مقوله‌ای ایجاد کرد که توجه مدیران پروژه را جلب کند. چهار دسته اصلی که بیشتر پروژه‌های ساختمانی از آن استفاده می‌کنند عبارتند از: «برنامه، هزینه، ایمنی و کیفیت». با این حال، این شاخص‌ها می‌تواند به مقوله‌های دیگری مانند محیط زیست و … گسترش یابد. اصلی‌ترین عامل تعریف شاخص، عملکردی است که بر ماهیت پروژه تأثیرگذار باشد. به عنوان مثال، اگر مرحله اجرا مستلزم تأثیرات بالقوه قابل توجهی بر محیط باشد، می‌توان یک شاخص عملکردی برای محیط زیست ایجاد کرد. ممکن است فاکتورهای مختلفی وجود داشته باشد که روی یک معیار سنجش عملکرد خاص تأثیر بگذارد. با این وجود، تأثیر هر عامل می‌تواند در سلسله مراتب پایین PSR بررسی و بحث شود. به عنوان مثال، هزینه پروژه می‌تواند به طور مستقیم تحت تأثیر فرآیندهای طراحی، تدارک و ساخت باشد و از سایر هزینه‌های تحمیل‌شده از طرف مالک مانند بیمه تأثیر غیرمستقیم بپذیرد. در این سناریو، یک شاخص عملکردی برای هزینه ایجاد می‌شود. با این حال، بررسی و بحث درباره هر عامل می‌تواند در بخش هزینه دقیق PSR مورد بحث قرار گیرد.
شاخص‌ها می‌تواند به مقوله‌هایی غیر از برنامه، هزینه، ایمینی و کیفیت نیز گسترش یابد. اصلی‌ترین عامل تعریف شاخص، عملکردی است که بر ماهیت پروژه تأثیرگذار باشد. مثلا ممکن است ما نیازمند شاخص محیط زیست باشیم.
سرانجام گزارش وضعیت پروژه
به طور خلاصه، استفاده از PSR به عنوان بستری برای نمایش‌های منظم عملکردی که توسط مدیر کنترل پروژه و به ریاست کارفرما یا مالک پروژه انجام می‌شود، راهی مؤثر برای درگیرکردن مدیران پروژه و مدیران اجرایی برای پرداختن به انحراف‌های مهم از اهداف تعیین شده پروژه است. نتایج این رویکرد همچنین می‌تواند برای مستندسازی نتایج موفق یا ناموفق از اقدامات بهبود و اصلاحی در طول چرخه عمر پروژه استفاده شود. این یک مزیت بسیار ارزشمند برای هر سازمانی است که یک روند بهبود مداوم را ایجاد کند.
پی‌نوشت: این یادداشت، برداشتی آزاد از مقاله Project Performance Reporting از اینجا است.
