با استفاده از این ده اصل یک تیم مجازی خوب بسازید

دکتر مایکل واتکینز استاد رهبری و تغییر سازمانی در انستیتوی بین المللی توسعه مدیریت سوئیس است. او دو دهه گذشته را صرف کار با مدیران و مدیریت تیم های مختلف کرده و در این خصوص کتاب “۹۰ روز اول یک مدیر” را نوشته است. به گفته واتکینز امروزه تیم مجازی به یک واقعیت در دنیای کسب و کار تبدیل شده‌ است. بنابراین چه باید کرد تا کارمندان به طور مؤثرتر کار کنند؟

این سؤالی بود که دکتر واتکینز در ۱۰ ژوئن ۲۰۱۳ در لینکدین خود مطرح کرد. نظرات و تجربیات زیادی در این پست بیان شد. وی نتایج بدست آمده را خلاصه و با تحقیقات خود ترکیب و “کتاب ۹۰ روز اول” را در مورد چگونگی ارزیابی و همسویی رهبران جدید در ۹۰ روز اول کار تیم‌شان،  منتشر کرد. در واقع ۹۰ روز اول کار تیمی، زمانی است که مهم‌ترین پایه‌ریزی برای ایجاد عملکرد برتر چه در تیم‌های مجازی و چه حضوری اتفاق می‌افتد.

از نظر دکتر واتکینز تیم‌های مجازی گروه‌های کاری هستند که:

1. اعضای تیم اساساً از طریق راه‌های الکترونیکی با یکدیگر تعامل دارند.
2. اعضای تیم دارای وظایف وابسته به یکدیگر هستند. یعنی به معنای واقعی تیم می‌باشند و مستقل از هم کار نمی‌کنند.

در اینجا به ده اصل اساسی برای ایجاد یک تیم مجازی خوب می‌پردازیم:

1. در مراحل اولیه و پیش از شروع کار با اعضای تیم مجازی، جلسه حضوری تشکیل دهید.

شاید این موضوع با ماهیت تیم‌های مجازی متناقض به نظر برسد. از آنجا که ایجاد روابط و تقویت اعتماد، مبنای اصلی کار تیمی مؤثر است. و همچنین تاثیر ارتباطات رو در رو هنوز هم بهتر از مجازی است، بنابراین اهمیت این موضوع مشخص می‌شود. اگر نمی‌توانید این کار را انجام دهید مشکلی نیست. اما سعی کنید تمرکز و وقت خود را صرف کمک به اعضای تیم برای شناخت بهتر یکدیگر از نظر شخصیتی و موقعیت شغلی کنید. همچنین لازم است یک دیدگاه مشترک و مجموعه‌ای از اصول راهنمای نحوه کار تیمی، ایجاد شود. اگر امکان تشکیل جلسه به صورت حضوری داشتید برای آن برنامه‌ریزی کنید و سعی کنید به طور مرتب (شش ماهه یا سالانه) برگزار شود.

2. علاوه بر اهداف و نقش‌ها، وظایف و فرآیندها را نیز به طور واضح مشخص کنید.

مدیران باید تیم خود را در ۹۰ روز اول کار بر اساس اهداف، نقش‌ها و مسئولیت‌ها هماهنگ کنند. هماهنگی تیم‌های مجازی یک چالش بزرگ است، زیرا افراد در یک مکان مستقر نیستند. بنابراین توجه بیشتر به جزئیات طراحی کار و فرآیندهای مورد استفاده، مهم است. کار را تا حد ممکن ساده کنید. در حالت ایده‌آل کارها را به زیرگروه‌های دو یا سه نفره واگذار کنید و مطمئن شوید که روند کار به وضوح برای آنها مشخص است. برای مثال تعیین کنید که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهد. سپس به طور دوره‌ای کارهای انجام شده را ارزیابی و بررسی کنید. همچنین اصلاحات فرآیندها و نیازهای آموزشی را شناسایی کنید.

3. متعهد به اساس‌نامه ارتباطی باشید.

ارتباطات در تیم‌های مجازی معمولاً کم‌رنگ‌تر است و نسبت به تعامل رو در رو از ارزش کمتری برخوردار است. زیرا تعاملات حضوری اطلاعات بیشتری را در مورد حالات عاطفی و موارد دیگر ارائه می‌دهد. تنها راه برای جلوگیری از ایجاد مشکلات در ارتباطات مجازی این است که در مورد نحوه برقراری ارتباط اعضای تیم با یکدیگر به صورت کاملا شفاف صحبت کنید. اساس‌نامه‌ای ایجاد کنید که هنجارهای رفتاری را هنگام شرکت در جلسات مجازی ارائه دهد. مانند محدود کردن سر و صدای پس زمینه و مکالمات جانبی، گفت‌وگو واضح، سرعت اینترنت مناسب، گوش دادن با دقت و تسلط داشتن بر مکالمه و غیره. این اساس‌نامه همچنین باید شامل دستورالعمل‌هایی باشد که در شرایط مختلف از چه راه‌های ارتباطی استفاده کنید.

4. از مناسب‌ترین فناوری‌های ارتباطی استفاده کنید.

فناوری‌های ارتباطی از نرم افزارهای مدیریت تیم مجازی گرفته تا ویدئو کنفرانس‌ها بدون شک همکاری وارتباطات تیم را آسان‌تر می‌کند. با این‌حال انتخاب بهترین فناوری‌ها لزوماً به معنای استفاده از جدیدترین و یا پرقابلیت‌ترین فناوری نیست. شما نباید پایایی روش کار خود را قربانی لبه تکنولوژی بودن کنید. اگر استفاده از تکنولوژی باعث شود که اعضای تیم برای برقراری ارتباط دچار تقلا و یا اتلاف وقت شوند، تلاش کل تیم تحلیل خواهد رفت. بنابراین به منظور افزایش اثربخشی تمایل خود را به سمت پایداری و استحکام تیم سوق دهید تا استفاده از تکنولوژی‌های نوین. چه بسا در این راه و در جهت حفظ نظام یکپارچه تیم مجبور به چشم پوشی از برخی قابلیت‌های جدید شوید.

5. یک تیم مجازی منظم و هماهنگ بسازید.

وقتی بعضی یا همه اعضای تیم جداگانه کار کنند، ماهیت تیم مختل خواهد شد. پادزهر این مشکل، ایجاد نظم و هماهنگی در تیم مجازی است. برای مثال یک زمان مشخص در هفته را برای برگزاری جلسات منظم تخصیص دهید. دستور جلسه را از پیش تعریف کرده و به اشتراک بگذارید. در خصوص بستر جلسات مجازی و پروتکل‌های ارتباطی به توافق برسید. اگر اعضای تیم از نظر جغرافیایی پراکنده هستند، ساعت تشکیل جلسه را به‌گونه‌ای تعیین نمایید که فشار بار منطقه زمانی به طور عادلانه بین اعضای تیم تقسیم شود.

6. در مورد زبان مشترک توافق کنید.

تیم‌های مجازی غالباً تیم‌هایی با فرهنگ‌هایی متفاوت هستند و این چالش‌های ارتباطی را بیشتر می‌کند. خصوصاً زمانی که اعضا فکر می‌کنند با یک زبان صحبت می‌کنند اما در واقع اینگونه نیست. جورج برنارد شاو نمایشنامه‌نویس معروف، مردم آمریکایی و انگلیسی را دو ملت تقسیم شده توسط یک زبان مشترک توصیف کرده است. سخنان وی چالش حفظ تفاهم مشترک در میان فرهنگ‌ها را بیان می کند. وقتی حوزه کار تیمی فنی باشد، در آن صورت زبان‌های علم و مهندسی اغلب پایه محکمی برای برقراری ارتباط مؤثر را فراهم می‌کنند. با این حال، وقتی که تیم‌ها روی وظایفی مانند خلق ایده یا حل مشکلات کاری که شامل ابهام بیشتر است، کار می‌کنند، احتمال برداشت اشتباه یا برعکس می‌تواند یک خطر جدی باشد. وقت بگذارید و درباره توافق در مورد تفسیرهای مشترک کلمات و عبارات مهم مذاکره کنید.

7. یک کولر آبی مجازی ایجاد کنید.

تصویر جمع شدن همکاران در اطراف یک کولر آبی استعاره‌ای از تعاملات غیررسمی است که همکاران اطلاعات را به اشتراک می‌گذارند و پیوندهای اجتماعی را تقویت می‌کنند. از طرفی هم این موضوع کار محور است یعنی اگر اطلاعات مهم به اشتراک گذاشته نشود، انسجام تیم ضعیف خواهد شد. یک راه ساده برای جلوگیری از این مسئله: ابتدای هر جلسه با ورود به سیستم، هر یک از اعضای چند دقیقه در مورد کارهایی که انجام می‌دهد، صحبت کند و موارد خوب و چالش یرانگیز کار خود را بیان کند.

8. تعهدات را به روشنی بیان و پیگیری کنید.

هنگامی که تیم‌ها دورکار هستند، قطعاً انجام کارها دشوارتر خواهد بود زیرا هیچ راه آسانی برای مشاهده مشارکت و بهره‌وری وجود ندارد. همانطور که در بالا ذکر شد، می‌توان با طراحی دقیق وظایف و جلسات منظم وضعیت و از همه مهم‌تر مشخص کردن تعهدات اعضای تیم و پیگیری پیشرفت کارها این مسئله را تا حدی برطرف کرد. داشبورد قابل تحویل یک ابزار مفید برای همه اعضای تیم است که در هر بخش از کار قابل مشاهده است. از طرفی سعی کنید از مدیریت ذره‌بینی دوری کنید. بین پیگیری مناسب تعهدات و نظارت بیش از حد (و بی‌انگیزه کردن) مرز باریکی وجود دارد.

9. رهبری مشترک را در تیم مجازی تقویت کنید.

تعریف محصولات خروجی و پیگیری تعهدات بایدهایی را ارائه می‌دهد که به وسیله آن اعضای تیم متمرکزتر و کارآمدتر خواهند بود. راه‌هایی برای مشارکت دیگران در هدایت تیم پیدا کنید. به عنوان مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: تعیین مسئولیت پروژه‌های خاص، مانند شناسایی و به اشتراک‌گذاری بهترین روش‌ها، اعضا را به مربیگری دیگران در زمینه های تخصصی خود وادار کنید، اختصاص آنها به عنوان مربی برای کمک به اعضای جدید تیم و یا از آنها بخواهید یک تمرین ساخت تیم مجازی را انجام دهند. با رهبری مشترک، نه تنها تعامل را افزایش می‌دهید، بلکه مقداری از بار مسؤلیت را از دوش خود کم می‌کنید.

10. مدیریت یک به یک  اعضای تیم مجازی را فراموش نکنید.

ارزیابی عملکرد و ایجاد تعامل با هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه، بخش اساسی مدیریت تیم مجازی است. این اصل را نه تنها برای بررسی وضعیت و گرفتن بازخورد، بلکه به منظور پررنگ کردن نقش اعضای تیم در موفقیت، انجام دهید.

سرانجام اگر مدیریت یک تیم به شما واگذار شد، سابقه آن را بررسی کنید.  برای چگونگی عملکرد مدیر سابق وقت بگذارید.  همانطورکه کنفوسیوس گفت: “برای ساخت آینده زیبا، بهتر است گذشته را مطالعه کنید”. این کار، هنگام مدیریت یک تیم مجازی از اهمیت بیشتری برخوردار است.  زیرا ساختارها و فرایندهایی که برای مدیریت ارتباطات و هماهنگی یک تیم مجازی استفاده می‌شود، تأثیر بی نظیری بر عملکرد آن دارند. شما می توانید از این ده اصل به عنوان چک لیست برای تشخیص اینکه چگونه رهبر قبلی تیم را اداره کرده است و به شناسایی و اولویت‌بندی آنچه که باید در ۹۰ روز اول انجام دهید، استفاده کنید.

یادداشت‌های دیگر:

ده استراتژی برای مدیریت بهتر تیم مجازی پنج کلید مؤثر برای دورکاری افراد در تیم های مجازی چگونگی مدیریت تیم هیبریدی