از نقش سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) در موفقیت پروژه غافل نشوید!

هر پروژه‌ای همیشه حاوی یک‌سری اطلاعات مهم، داده‌ها و اسنادی است که توسط آنها به نتیجه قطعی و مثبت می‌رسد. مدیر پروژه نیز همیشه دنبال بهترین ابزار و تکنیکی است که یاری‌دهندۀ او در مسیر پروژه و چالش‌های پیش رویش باشد. بدون وجود یک نرم‌افزار درست و اصولی جهت دسته‌بندی و مرتب کردن اطلاعات پروژه، پیگیری دقیق کار سخت خواهد شد. پس باید سراغ تکنیکی به نام PMIS (Project Management Information System) به معنای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه رفت که در ادامه بیشتر با آن آشنا خواهید شد.

 

PMIS چیست؟

PMIS در اصل نرم‌افزاری برای برنامه‌ریزی و کنترل روند پروژه، دسته‌بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های مربوط به پروژه است. مدیران پروژه‌های مختلف با استفاده از این سیستم برای مسیر اصولی کار برنامه‌ریزی کرده و روند تکمیل پروژه را کنترل می‌کنند. بنابراین اعضای تیم پروژه هم مؤثرتر کارکرده و بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. معمولاً این قبیل برنامه‌ها امکاناتی از جمله به اشتراک‌گذاری داده‌ها، مدیریت زمان، برنامه‌ریزی ساعات کار، جمع‌آوری اطلاعات و تقسیم‌کار میان اعضا را نیز انجام می‌دهند.

 

PMIS چگونه کار می‌کند؟

پیش از بررسی ویژگی‌های PMIS بیایید نگاهی به این نکته مهم داشته باشیم که اصلاً نقش این برنامه در مدیریت پروژه چیست؟!

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بر اساس نیاز مدیر و ویژگی‌‌های مشخص هر پروژه طراحی شده است. در نتیجه هر PMIS کارکرد یا اصطلاحاً فانکشن (functions) متفاوتی دارد که بر اساس هدف پروژه و نیاز مشتری تعریف شده است.

فاز ابتدایی و آغازین پروژه

خب بیایید برای درک بهتر کارکرد PMIS در پروژه‌ها مرحله‌به‌مرحله پیش برویم. اول ببینیم که وقتی یک پروژه قرار است شروع به کار کند، PMIS چه نقشی می‌تواند داشته باشد؟!

وظایفی که در این مرحله مدیریت خواهند شد:

• تعیین بودجه و تخمین تمام هزینه‌ها و منابع مالی موردنیاز
• تعیین و مشخص‌کردن تمامی قسمت‌های پروژه و آماده‌کردن اهداف کار
• تقسیم وظایف کاری و سپردن آن به اعضای مرتبط تیم
• مرتب‌کردن اطلاعات ضروری پروژه
• تهیه گزارش از عملکرد و روند کار قسمت‌های کلیدی برای اعضا، مشتری و مدیران

فاز برنامه‌ریزی پروژه

در فاز برنامه‌ریزی پروژه یعنی تا پیش از شروع عملی، PMIS برای اهداف زیر مورد استفاده است:

• برنامه‌ریزی دقیق پروژه که شامل جلسات تحلیل روند انجام کار، جلسات نقد و نظرسنجی است
• مدیریت مالی که شامل کنترل هزینه، تحلیل بودجه و تمامی متریک‌های KPI می‌شود

برنامه‌ریزی منابع برای تمام پروژه و البته تعیین منابع قابل‌استفاده همراه با مشخص‌کردن آن‌ها در فاز برنامه‌ریزی انجام می‌شود. در نهایت نوبت به تخمین نهایی هزینه‌ها می‌رسد تا به مرحله کاربردی یعنی شروع عملی پروژه برسیم.

شروع عملی پروژه

در شروع پروژه فراموش نکنید که وقتی روند کار شروع شود، پیگیری تسک‌ها، ارتباط با اعضای تیم و حتی مشتری می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. پس استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را پیشنهاد می‌کنیم تا از امکانات زیر برخوردار شوید:

• امکان ذخیره‌سازی تمام ارتباطات و پیشنهادهای مطرح شده میان اعضای تیم
• امکان ذخیره‌سازی فایل‌ها و اسناد مرتبط با کار که در عین محرمانه بودن باید در دسترس اعضای تیم باشند
• امکان مقایسه داده‎های عملی پروژه با آن چه در برنامه‌ریزی تخمین زده شده است
• امکان تصحیح مجدد هزینه‌های پروژه یا اصلاح برخی از برنامه‌های از پیش تعیین شده از سمت مدیر پروژه
• حمایت از تسک‌های انجام‌شده همراه با ارائه الگوهای لازم برای آماده‌کردن گزارش‌‌های عملکرد
• قابلیت سنجش پیشرفت پروژه و عملکرد اعضا که برای مدیریت مالی و مدیر پروژه حائز اهمیت است

قسمت پایانی پروژه

مرور دوباره پروژه برای برنامه‌ریزی قسمت آخر و تکمیلی را باید مهم‌ترین فاز هر پروژه دانست. زیرا دقیقاً زمانی است که پروژه به نتیجه رسیده و زحمات اعضای تیم قابل دیده شدن است. در این مرحله بازهم می‌توان از PMIS استفاده کرد.

برنامه PMIS این امکان را فراهم کرده تا مدیر پروژه اطمینان حاصل کند، نتایج به‌دست‌آمده دقیقاً همان چیزهایی است که به آن نیاز داشتند و پروژه را بر اساسش تعریف کردند.

از طرف دیگر مرتب و منظم‌کردن تمامی اطلاعات پروژه در هاب مرکزی برای دسترسی آسان و مرور دوباره پروژه در این فاز توسط PMIS انجام می‌شود. آرشیو کردن تمامی اطلاعات پروژه بر اساس تاریخ داده‌ها نیز انجام می‌شود. این آرشیو به عنوان دانش پروژه ذخیره شده و قاعدتاٌ در پروژه‌های بعدی نیز قابل‌ استفاده است.

در نهایت هم PMIS قرار است در تولید آخرین گزارش از عملکرد پروژه نقش اساسی داشته باشد و از قابلیت‌هایش برای تحلیل پروژه استفاده شود.

 

مزایای سیستم مدیریت پروژه چیست؟

استفاده از چنین سیستمی که تمام این قابلیت‌ها را دارد باید مزایای بسیاری نیز همراه داشته باشد. در واقع با شروع هر مرحله از پروژه باید سیستمی جهت ارزیابی جریان پیشرفت کار وجود داشته باشد.  مدیر مربوطه و سرپرست تیم‌ها از طریق این سیستم می‌توانند مطمئن شوند کار بر اساس نیاز و هدف نهایی به مرحله پایانی رسیده است. از طرف دیگر هر کاری که نیاز باشد اعضا انجام دهند، مانند اشتراک‌گذاری مدارک، برنامه‌ریزی و تقسیم‌کار میان اعضا و … توسط PMIS انجام می‎شود. به بهانه همین تصمیم گرفتیم کمی بیشتر درباره مزایای استفاده از PMIS همراه با جزئیات صحبت کنیم.

پیگیری لحظه‌ای پروژه

با کنترل هزینه پروژه، زمان‌بندی کارها و موارد مشابه که همگی از طریق PMIS انجام می‌شود، شما کنترل امور را در دست گرفته و اجازه نمی‌دهید حتی ذره‌ای از هزینه و وقت تیم هدر برود. همچنین بر اساس تقسیم کاری که انجام شده و برنامه زمانی می‌توانید روند پروژه را دنبال کرده و پیگیر تمام جزئیات باشید.

بیشتر مدیران پروژه‌ها زمانی که احساس کنند بخشی از کار طبق برنامه پیش نمی‌رود، از طریق ارسال ایمیل یا پیام با اعضای تیم صحبت کرده و تذکرات لازم را می‌دهند. این در حالی است که در PMIS اگر کاری طبق برنامه از پیش تعیین شده انجام نشود، بلافاصله  درخواست جدید، اصلاحیه و تسک کاری جدیدی تعریف شده و ذره‌ای تخطی در روند کاری پروژه پیش نمی‌آید.

با این واکنش سریع برای اصلاح برنامه، وضعیت اعضای تیم کنترل شده و در نتیجه بهره‌وری و راندمان بیشتری در مسیر کارشان خواهند داشت. در واقع این پیگیری از سمت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه نقش رقابت مؤثر (effectivecompetitive edge) برای تیم را ایفا می‌کند.

همکاری میان اعضا و بهبود کار تیمی

فرض کنید زمانی که کار در حال انجام است و وارد مرحله جدیدی شده، تعدادی از اعضا هنوز تسک‌هایشان را تمام نکرده و در حال انجام مراحل قبلی هستند! در چنین شرایطی زمان، انرژی و تلاش بسیار زیادی هدر خواهد رفت، در نتیجه پروژه می‌تواند حتی یک تا دو روز دیرتر از زمان موعد به مشتری تحویل داده شود. برای اجتناب از چنین معضلی PMIS وارد می‌شود تا کنترل، به‌روزرسانی و اشتراک‌گذاری اسناد و مدارک مهم را در زمانی که برایش برنامه‌ریزی شده، بر عهده بگیرد.

هر زمان هم که مدرک جدید یا داده‌های جدیدی به پروژه اضافه شود، به‌روزرسانی خودکار توسط PMIS انجام شده و به اطلاع همه اعضا خواهد رسید تا کار تیمی مطمئن‌تر از هر وقت دیگری پیش برود.

مزایای رقابتی برای مجموعه!

داده‌ها هسته اصلی و مهم هر پروژه هستند. نظر سنجی مکنزی نشان می‌دهد سازمان‌هایی که بر اساس اطلاعات منسجم عمل می‌کنند تا بیست مرتبه امکان جذب مشتری جدید را بیشتر دارند و تصمیم‌های پول‌ساز و بهتری برای کسب‌وکارشان می‌گیرند. حالا PMIS قابلیتی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید در تحلیل داده‌ها موفق‌تر عمل کرده و توانایی‌ بیشتری در مرتب‌سازی اطلاعات داشته باشید.

اتخاذ تصمیم‌های بهتر

اتخاذ تصمیم درست و مناسب در هر کسب‌وکار به صحت اطلاعات بستگی دارد. در این مورد هم باز سیستم اطلاعات مدیریت پروژه حرفی برای گفتن دارد. زیرا به‌این‌ترتیب تیم‌ها و اعضای مسئول در هنگام تصمیم‌گیری دسترسی به اطلاعات درست و واقعی دارند. در ضمن علاوه بر مزایای رقابتی، PMIS می‌تواند عملکرد منظم تیم برای رسیدن به اهداف پروژه را نیز ارتقا دهد.

مدیریت پروژه‌های مختلف به‌صورت هم‌زمان

در بسیاری از کمپانی‌ها و شرکت‌های بزرگ، پروژه‌های مختلفی به‌صورت هم‌زمان توسط تیم‌ها در حال انجام است و اگر ابزار درستی در دست نداشته باشید، مدیریت آن‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.

برای کمپانی‌هایی که پروژه‌های هم‌زمان دارند، PMIS مسیر درست را برای هر پروژه تعیین می‌کند تا هم بر اساس برنامه زمانی حرکت کرده و هم بتوانند منابعشان را به‌‍خوبی مدیریت کنند. چه پروژه در حال انجام و چه تکمیل شده باشد، سیستم مدیریت پروژه این قابلیت را فراهم کرده تا چندین پروژه حتی به‌صورت هم‌زمان در مسیر درست و اصولی‌شان حرکت کنند.

 

چالش‌های استفاده از سیستم مدیریت پروژه چیست؟

خب حالا شاید دربارۀ چالش‌های این سیستم مدیریتی هم سؤال‌هایی داشته باشید. به همین خاطر تصمیم گرفتیم نگاهی به مرتبط‌ترین و شایع‌ترین چالش‎ها داشته باشیم که ممکن است در مسیر تکمیل یک پروژه و استفاده از PMIS پیش روی شما باشد.

عدم هماهنگی

وجود ارتباط و تناسب درست بین اعضای تیم برای رسیدن به موفقیت در هر پروژه لازم است ولی گاهی اوقات تیم‌ها با اختلافاتی مواجه می‌شوند که مختص به یک حوزه کاری هم نیست و در بسیاری از شرکت‌ها دیده می‌شود. این مشکل مشترک یعنی عدم هماهنگی بین اعضا گاهی حتی مانند ویروس از تیمی به تیم دیگر منتقل می‌شود و ممکن است در حین استفاده از سیستم مدیریت پروژه افزایش هم داشته باشد.

هدررفتن زحمات

هماهنگی ضعیف گاهی نتیجه‌ای جز هدررفتن زحمات و انرژی تیم ندارد، به‌خصوص وقتی که برنامه تیم‌های مختلف هماهنگ نباشد یا زمان تحویل پروژه به مشتری نزدیک باشد. مدیران پروژه برای حل چنین چالشی باید همیشه آماده چک کردن تمام تسک‌های کاری اعضا با جزئیات ریز باشند و بتوانند هر مشکلی را پیش از اثرگذاری منفی برطرف کنند.

عدم علاقه اعضا به کار در تیم و پروژه

هر تغییر اساسی در سازمان یا شرکت نیازمند حداقلی از همراهی کارمندان نیز هست ولی بسیاری از مدیران چنین نکته مهمی را کاملاً فراموش می‌کنند. ارتباطات سست و اختلافات، فرهنگ سازمانی ضعیف و نامناسب، عدم آموزش اصولی کارمندان همگی می‌تواند همراه با ده‌ها فاکتور دیگر به ازبین‌رفتن انگیزه کل تیم منجر شود. زمانی هم که چنین مشکلی رخ بدهد، حل کردن آن چندان آسان نخواهد بود.

استفاده از کارمندان غیرمتخصص

معرفی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه نیازمند تعدادی از نیروهای متخصص و آموزش‌دیده در سازمان است. زیرا اگر تیم شما متشکل از افراد بی‌تجربه یا فاقد تجربه کافی باشد با هر تغییری ممکن است دچار مشکلات جدی در حوزه فنی، مدیریت منابع یا اطلاعات شوید. پس اول مطمئن شوید که افراد مناسب با توانایی‌های مناسب را برای پروژه انتخاب کردید و سپس سراغ استفاده از سیستم مدیریت پروژه PMIS برود.

 

ویژگی‌های سیستم مدیریت پروژه PMIS چیست؟

خب حالا که با نقش کلیدی و مؤثر سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در موفقیت پروژه آشنا شدید، به نظر شما این سیستم باید علاوه بر ویژگی‌هایی مانند کنترل اطلاعات، جمع‌آوری داده‌ها و ذخیره آن‌ها دیگر چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

یادتان باشد که سیستم PMIS باید ارتباطات اعضای تیم را بهبود ببخشد و بتواند به‌خوبی پروژه را برای رسیدن به نتیجه نهایی به قسمت‌های مختلفی تقسیم کند.

از طرف دیگر، مدیریت هزینه‌های پروژه و ریسک‌هایی که در انتظار کار است هم باید توسط PMIS مدیریت شود. در واقع این را باید همیشه به‌خاطر داشته باشید که استفاده از PMIS در پروژه‌های مختلف، ریسک‌های مختلف را تا حد زیادی کاهش داده و موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های جاری می‌شود تا در نهایت بهره‌وری پروژه نیز بیشتر شود و در زمان مناسب به نتیجه‌ای که مدنظر مشتری است، برسد.

البته حدس می‌زنم که تا پیش از تهیه سیستم PMIS برای کسب‌وکارتان، احتمالاً هنوز دنبال جستجو درباره ویژگی‌های این برنامه و مزایایی باشید که قرار است در اختیارتان قرار دهد، پس خیلی خلاصه علاوه بر تمام مواردی که تا اینجا گفتیم، مزایای زیر را هم در زیرمجموعه نکات مثبت استفاده از PMIS اضافه کنید.

 

نکات مثبت استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

• مدیریت پروژه و تخمین زمان دقیق تحویل کار همراه با تعیین زمان برای تحلیل و بررسی دقیق هر بخش
• تقسیم تسک‌های مختلف و پیگیری روند تکمیل هر قسمت از سمت تیم مسئول
• مدیریت داده‌های هر پروژه همراه با حفظ امنیت و دسترسی تمام اعضای تیم به اسناد
• کنترل پروژه همراه با صرف زمان منطقی برای هر تسک و تکمیل هر قسمت از کار بر اساس اهداف برنامه‌ریزی شده
• ارائه گزارش از عملکرد پروژه و فراهم‌کردن اطلاعات لازم برای تصمیم‌های جدید

استفاده از PMIS دو متد اساسی و مهم نیز دارد که شامل موارد زیر است:

1. متد جمع‌آوری و مرتب‌سازی اطلاعات
2. ارائۀ برنامه‌ای جامع برای تمام مراحلی که تا رسیدن به هدف اصلی پروژه باید انجام شود.

هر سیستمی با این دو مورد می‌تواند به‌عنوان یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه عمل کند. مثلاً یک فایل اکسل که برای جمع‌آوری داده استفاده می‌شود یا یک سیستم مدیریت پروژه که روند تکمیل کار را ارائه دهد، در حکم یک PMIS عمل کرده است.

 

استفاده از سیستم مدیریت پروژه سمین به‌عنوان PMIS

چگونه می‌توانید از تیم پروژه خود حمایت و پشتیبانی کنید؟! بهترین روش استفاده از یک سیستم موثر جهت تسهیل تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌های مهم است تا ایشان را هرچه بیشتر در مدیریت پروژه کمک نماید.

سیستمی مانند سمین گزینه مناسبی برای برنامه‌ریزی دقیق پروژه بر اساس اهداف از پیش تعیین شده است. به‌این‌ترتیب هدررفتن هزینه‌ها به حداقل می‌رسد، راندمان تیم بالا رفته و با استفاده از ابزارهای مختلفی مانند گانت چارت، بورد کانبان و …، بهترین نتیجه نصیب تیم شما خواهد شد.