سه راهکار برای مشارکت افراد سازمان در ثبت و پیگیری زمان
معمولاً ثبت و پیگیری زمان (Time Tracking) برای سازمان‌ها به‌ویژه سازمان‌ها و کسب‌وکارهای خدماتی به‌عنوان سد غیرقابل نفوذ تلقی می‌شود! این کاملاً قابل درک است. با توجه به این که اغلب ما افرادی خلاق هستیم، ترجیح می‌دهیم زمان خود را صرف انجام کارهای خلاقانه کنیم، نه ساعت کاری و اجرای گزارش! اما واقعیت این است که پیگیری زمان آسان‌تر از آنچه ما فکر می‌کنیم است. از سوی دیگر، مزایای آن بسیار بیشتر از تنش اولیه در متقاعد کردن تیم خلاق برای پذیرش آن است.
آماده‌اید که از مزایای مدیریت زمان استفاده کنید؟ در اینجا سه نکته برای شروع کار با ردیابی زمان در شرکت‌های خدماتی ارائه می‌شود.
پیگیری زمان را آسان کنید
رایج‌ترین توصیه ما به سازمان‌هایی که با نرم‌افزار پیگیری زمان شروع می‌کنند، این است که کار کوچکی را شروع کنند. ترجیحاً یک پروژه را انتخاب کنید که هنوز شروع نشده است و تیم شما وقت خود را از شروع کار تا خاتمه ثبت و پیگیری کند. این یک روش کم ریسک برای آشنا کردن تیم شما با نرم‌افزار پیگیری زمان سازمان شما است. اگر ثبت زمان روی پروژه اول درست پیش نمی‌رود، سعی کنید در پروژه دوم بهتر عمل کنید. آن را آهسته انجام دهید و همانطور که ادامه می‌دهید، یاد بگیرید.
مدیریت زمان را سرگرم‌کننده کنید
ثبت و پیگیری زمان بهترین چیزی که از آب درآمده باشد نخواهد بود، اما هنوز هم می‌تواند سرگرم کننده باشد. به عنوان مثال ، شما می‌توانید آن را به یک رقابت دوستانه در سطح سازمان تبدیل کنید تا ببینید چه کسی می‌تواند دقیق ترین زمان خود را ثبت و مدیریت کند. از طرف دیگر می‌توانید زمان صرف شده برای یک فعالیت غیر متعارف – مانند بازی فوتبال هنگام صبحانه کاری – را ردیابی کنید و یک گزارش تصویری برای اشتراک آن بسازید! زمانی که پیگیری زمان را به یک تجربه لذت‌بخش تبدیل می‌کنید، تعداد بیشتری از تیم به پذیرش آن می‌پردازند. همین موضوع – یعنی پذیرش تیمی – مهمترین شاخص موفقیت هنگام تطبیق نرم افزار پیگیری زمان در سازمان شما است.
ثبت زمان را مفید کنید
هم در طول پروژه و هم بعد از اتمام آن، داده‌های پیگیری زمانی که جمع‌آوری کرده‌اید را بازبینی کنید. چند گزارش را اجرا کنید، چند نمودار بسازید و داده‌ها را با هر انتظاری که در ابتدا داشتید مقایسه کنید. داده‌ها باید حوزه‌هایی را که تیم شما در آنها عملکرد ضعیفی داشته و یا دلیل اینکه چرا پروژه بیش از حد انتظار طول کشیده است را مشخص کنند. همچنین باید آنچه را که درست انجام داده‌اید – مانند اختصاص زمان کافی برای جلسات – را تایید کند. دلیل اصلی برای اتخاذ ثبت زمان سازمان، بهبود بهره‌وری و سودآوری یک پروژه در یک زمان مشخص است. اولین قدم پیگیری زمان است. وقتی که این کار را انجام دادید، می‌توانید داده‌ها را با انتظارات اصلی خود مقایسه کنید، ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنید، و یک استراتژی برای بهبود به دست آورید.
پی‌نوشت: این محتوا، ترجمه‌ای نسبتاً متعهدانه از این یادداشت است.
