چگونگی مدیریت تیم هیبریدی
در زمان شروع ویروس کرونا، و با پیدایش تیم هیبریدی که در آن برخی از کارمندان در یک دفتر مستقر هستند و برخی دیگر کار خود را از راه دور انجام میدهند، چالشهای بسیاری را برای مدیران ایجاد کرده است. شما باید شیوههایی را به کار ببرید تا کارمندانی که در دفتر کار میکنند با کارمندان در خانه هماهنگ باشند. همچنین باید انصاف و انعطافپذیری را در روند کار خود ایجاد کنید.
با تیمهای خود در مورد اینکه چگونه میتوانند در این محیط جدید به بهترین وجه همکاری کنند، صحبت کنید. درباره زمان کار و چگونگی برقراری ارتباط، سلسله مراتب تصمیمگیری و ساختار کارکنان بحث کنید. برای برقراری مساوات نسبت به کسانی که از نظر فیزیکی در جلسه نیستند، شرط بگذارید که جلسات همه تیمها به صورت آنلاین برگزار شود. اولویتها و اهداف را برای هر هفته تعیین کنید تا کارمندان برنامهریزی مشخصی برای هفته پیش رو داشته باشند. این امر به کارکنان کمک میکند تا در هنگام بروز اختلالات ناگهانی چابک بمانند.
به عنوان رهبر تیم هیبریدی:
- چگونه شرایط مختلف را منصفانه مدیریت میکنید؟
- چه پروتکلهایی برای همگام بودن کارمندان در دفتر با کارمندان در خانه دارید؟
- با توجه به اینکه هر لحظه ممکن است برنامهها تغییر کند، چگونه منعطف باقی میمانید؟ و چگونه به کارمندان خود کمک میکنید تا استرس خود را مدیریت کنند؟
- و …
لیان دیوی (بنیانگذار ۳COze Inc و نویسنده کتاب “الهامبخش تیم خود باشید تا کارهای بزرگ انجام دهند“) میگوید: داشتن تیمی که در آن برخی از کارمندان در یک دفتر مستقر هستند و برخی دیگر کار خود را از راه دور انجام میدهند (تیمهای هیبریدی)، چندین چالش برای مدیران ایجاد میکند.
ممکن است بسیاری از این چالشها تکراری باشند و قبلاً هم صاحبان کسب و کار کم و بیش درگیرش بوده باشند اما به گفته لیندا هیل، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد و (از نویسندگان کتاب رئیس بودن: ۳ ضرورت برای تبدیل شدن به یک رهبر بزرگ) چالشهای جدید و بسیاری ایجاد شدهاند. به عنوان مثال، کار کردن به هنگام پاندمی کرونا، لایه دیگری از استرس و مشکلات را اضافه میکند. به همین دلیل، مهم است که در این مدت با دلسوزی رهبری کنید. هیل به شما پیشنهاد میکند که ابتدا با پرسیدن این سوال شروع کنید: “تجربهای که کارمندان من در کار دارند چیست و چگونه میتوانم آنها را توانمند کنم تا بهترین کار را انجام دهند؟” در ادامه به بیان چند نکته میپردازیم.
۱- خدمات پشتیبانی ارائه دهیم
نقش اصلی شما به عنوان مدیر، حمایت از کارمندان است. در میان بحران جهانی کرونا، عدم اطمینان و نگرانیهای اقتصادی و اجتماعی، یک سال هولناک برای همگی ایجاد کرده است. دیوی میگوید: “کارمندان تحت فشار روانی زیادی قرار دارند” و برخی از آنها “ممکن است شوکه شوند.” این وظیفه شماست که راه را هموار کنید. با همکاران خود ارتباط داشته باشید و با کارگران دورکار خود مکالمه ویدیویی یک به یک داشته باشید. از آنها در مورد شرایط فردی و زندگیشان بپرسید. از نگرانیهای آنها مطلع شوید. ممکن است بسیاری از این موارد را هنگام آغاز همهگیری ویروس انجام داده باشید اما به دلیل احتمال تغییر شرایط، به بررسی خود ادامه دهید.
۲- انتظارات خود را مشخص و تنظیم کنید
در مرحله بعد، با تیم هیبریدی خود در مورد شیوهها و پروتکلهای جدید صحبت کنید. هیل میگوید: “یک بحث صریح در مورد چگونگی و زمان برقراری ارتباط داشته باشید.
- چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد
- چه کسی باید در چه جلساتی حضور داشته باشد
- و چه کسی مسئول تصمیمگیری است
- …
او توصیه میکند برای برقراری ارتباط در مورد جلسات به توافق برسید. آیا در جلسه همیشه باید کل تیم حضور داشته باشند؟ آیا گیرندگان باید هر پیامی را تأیید کنند؟ و دستورالعملهایی را برای زمان استفاده از کانال، ایمیل، تلفن و غیره تنظیم کنید.
همچنین در مورد چگونگی برنامهریزی کارکنان برای ساعت کاری خود صحبت کنید. هیل میگوید: ” هدف شما به عنوان مدیر یک گروه این است که فرهنگ جدیدی را ایجاد کنید و بدانید که بهترین روش کار در این محیط چیست. ”
۳- اولویتبندی را همراه با انعطافپذیری در نظر بگیرید
در حال حاضر تنها یقین این است که آینده قابل پیشبینی نیست. مدارس ممکن است باز هم تعطیل شوند یا در واقع هرگز باز نشوند. ممکن است دستورالعملهای بهداشتی تغییر کند. برخی از شهرها ممکن است در قرنطینه بمانند. دیوی میگوید: بهترین راه برای آمادهسازی، تعیین اولویتهای مشخص است تا همه اعضای تیم مهمترین موارد را بدانند. او پیشنهاد میکند یک “جلسه در روزی مشخص و به طور منظم برگزار کنید که شما بتوانید مهمترین کارها را که باید در آن هفته انجام شود اولویتبندی کنید.
۴- در تیم هیبریدی بر مشارکت تأکید کنید
هیل میگوید: هنگامی که یک تیم هیبریدی را اداره میکنید ، ایجاد یک محل کار عادلانه پیچیدهتر خواهد بود. او میگوید یک تعصب در نگاه به تیمهای هیبریدی وجود دارد که میگوید: “افراد حاضر در دفتر، از کسانی که حضور ندارند، بازده بیشتری دارند”. به عنوان یک رهبر، شما باید روشهایی را برای مقابله با این موضوع اعمال کنید. دیوی پیشنهاد میکند یک قانون پایه ایجاد کنید که جلسات همه تیمها در یک فضا برگزار شود، حتی اگر برخی افراد در دفتر با هم باشند. او میگوید: “سخت است که گوش کنی وقتی آنجا نیستی.”
۵- مراقب علائم فرسودگی شغلی باشید
بسیار مهم است که در طول این تحولات، به میزان استرس اعضای تیم هیبریدی خود توجه کنید. بسیاری از افراد دچار استرس، کج خلقی و خستگی میشوند، از جمله شما. . دکتر هیل اظهار دارد: تغییر رفتار افراد؛ مثلاً کسی که خوش صحبت و صریح بود اکنون مطیع و کم صحبت شده است یا کسی که آرام و خونسرد بود اکنون سریع عصبانی شده است، نشانه فرسودگی شغلی است.
همچنین دیوی توصیه میکند برای کمک به کارمند خود گام بردارید. به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای تیم به شما گفت که بیش از حد خسته شده است، سعی کنید به او در اولویتبندی کمک کنید. اگر کسی در کاری عملکرد خوبی ندارد، روز به روز برای بهتر شدن به وی کمک کنید. تمرکز و اتصال پادزهر فرسودگی شغلی است.
۶- سرگرمی را وارد کار کنید
همچنین لازم است به این فکر کنید که “چگونه برخی از سرگرمیها را به روز کاری بیاوریم. بسیاری از ما خنده و سبک زندگی قبل از همهگیری ویروس کرونا را از دست دادهایم. پیشنهاد میشود هر روز ساعت ناهار یک اتاق جلسه غیررسمی برای اعضای تیمهای هیبریدی خود برگزار کنید تا افراد بتوانند مانند آنچه در اتاق ناهار اداری صحبت میکنند آزادانه گپ بزنند. اطمینان حاصل کنید که این رویدادها بدون در نظر گرفتن محل کار برای همه اعضای تیم آزاد است. همیشه لازم نیست محیط کاری جدی باشد. هدف شما، ایجاد احساس اجتماعی بودن است و مطمئناً تأثیر خوبی بر کیفیت کاری کارمندان دارد.
۷- شجاع باشید
سرانجام انتظار نداشته باشید که هیچ یک از این موارد آسان باشد. در طول مسیر موانعی ایجاد خواهد شد. فروتن و صبور باشید. هیل میگوید: دوره جدیدی است و این نیاز به سطح کاملاً جدیدی از حضور، چابک بودن و توانایی سازگاری دارد. اما به قسمت مثبت آن نگاه کنید. دیوی میگوید: این بحران شما را مجبور به توسعه مهارتها و اجرای شیوههایی میکند که شما را برای سایر کارها سرپا نگه دارد.
اصولی که باید در مواجه با تیم هیبریدی بخاطر بسپارید
- اولویتها و اهداف مشخص را تعیین کنید تا همه اعضای تیم روی مهمترین موارد تمرکز کنند.
- فراگیر عمل کنید. حتی اگر بعضی از افراد در دفتر کار هستند، جلسات را بصورت آنلاین برگزار کنید تا همه حضور منصفانهای داشته باشند.
- در تعصبات و تمایلات خود تأمل کنید. از خود بپرسید “آیا افرادی از گروه من هستند که به هیچ وجه حاضر نباشم با آنها ارتباط برقرار کنم؟ و چه شکلی به نظر میرسد؟ “
- سفت و سخت نباشید. آینده در حال حاضر غیر قابل پیشبینی است و همه باید انعطافپذیر باشند.
- نشانههای استرس تیم خود را نادیده نگیرید. همدل باشید و به افراد کمک کنید تا آنچه که مهم است را در اولویت قرار دهند.
- تفریح را فراموش نکنید. به دنبال راههایی برای لذت بردن از برقراری ارتباط با تیم خود و بازیگوشی در روز کاری باشید.
